Virtuelle Messe mit Sweap und vystem

A Case Study

Corona zwingt Veranstalter zu kreativen Lösungen, um Ihre Events durchzuführen. Vor allem für etablierte Veranstaltungen kann es eine Herausforderung sein, das Format auf virtuell zu wechseln. Hierfür bedarf es der Erfahrung und des Wissens von Event-Tech Unternehmen, um den Wechsel in die digitale Welt zu schaffen. Wie Sweap, zusammen mit unserem Partner Isardigital, einer Berufs- und Informationsmesse im Bildungsbereich, mit einer smarten Lösung unterstützt hat, erfahren Sie hier.

Sweap: die Schnittstelle zwischen Teilnehmer und Event

Die Veranstalter der erstmalig digitalen Bildungsmesse, haben für die Umsetzung der Veranstaltung unserern Partner vystem, eine Software für digitale Messen von Isardigital, verwendet. Diese bietet die Möglichkeit, z.B. Vorträge zu halten und 1:1 Gespräche mit Teilnehmern zu führen. Die Registrierung der Gäste und das Gästemanagement wurde mit Sweap durchgeführt.

"Die Zusammenarbeit mit Sweap war sehr effektiv und zielführend. Wir haben eine Schnittstelle von Sweaps Gästemanagement zu unserer Event-Plattform geschaffen, um Gäste zu authentifizieren und zu autorisieren. Das Zusammenspiel von Gästemanagement und digitaler Veranstaltungsplattform sehen wir als starkes Asset für Veranstalter."

Fabian Jaskotka, Gründer vystem

Die technische Umsetzung

Sweap lässt sich durch Schnittstellen besonders einfach an andere Systeme anbinden. In diesem Fall sind die Gastdaten, die über das Sweap Registrierungsformular auf der Eventwebseite gesammelt wurden, nahtlos in das vystem CMS übergegangen. Wie das genau funktioniert hat, erfahren Sie hier:

1. Gastanmeldung über Sweap Registrierung

Auf der Eventwebseite hat der Gast die Möglichkeit sich für die Veranstaltung zu registrieren. Hierbei werden alle Daten in der Sweap App gesammelt und können hier verwaltet werden.

Jedem Gast wird eine ID (Identification Number) zugewiesen. Alle Daten können diesem Gast in weiterer Folge über diese ID zugeordnet werden.

Nachdem die Registrierung durchgeführt wurde, erhält jeder Gast eine Bestätigungsmail mit einem Button. Dieser Button ist mit einem Link mit einem Platzhalter versehen. Dieser Link kann in den E-Mail-Einstellungen zur virtuellen Veranstaltung in Ihrer Sweap App hinterlegt werden.

Wird der Link hierüber angelegt, erstellt sich automatisch eine hilfreiche iCalendar Datei, mit der der Gast den Termin in seinem Kalender eintragen kann.

Wichtig: iCalendar wird nur eingebunden, wenn das im Vorhinein in der E-Mail ausgewählt wurde.

Sobald der Gast auf den Button geklickt hat, wird der Platzhalter mit seiner/ihrer jeweiligen Gast ID befüllt. Der Link sieht dann z.B. so aus (wir verwenden hier einen dysfunktionalen Beispiellink):

https://app.vystem.io/eventauth?provider=m4e&token...55qelfsdfs79sd894df97fsfcb97sdfs0

Hierrüber werden alle Gastdaten an das System von vystem übertragen.

4. Gastdaten im vystem System

Nach einem kurzen API Check werden die Gastdaten fehlerfrei in das System von vystem übertragen und der User braucht somit keine weiteren Daten einzutragen.

Fazit

Sweap ist nicht nur ein eigenständig funktionierendes Gästemanagement Tool, sondern lässt sich reibungslos und ohne großen technischen Aufwand über Schnittstellen mit anderen Produkten, z.B. Plattformen für virtuelle Veranstaltungen, verknüpfen. Wir unterstützen Sie hierbei gerne.

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