Dank Sweap & Zapier: Automatisierte Event-Prozessebei Infinigate Deutschland
Effizientes Teilnehmenden-Management und wasserdichter Datenschutz: So optimiert Infinigate Deutschland seine Events mit Sweap und Zapier.
Die Herausforderung
Infinigate Deutschland stand vor der Herausforderung, beim Innovation Summit Süd zu erfassen, welche Teilnehmenden an welchem Stand oder Vortrag anwesend waren. Gleichzeitig war es entscheidend, den Datenschutz durch gezielte Zugriffskontrollen der einzelnen Stakeholder zu gewährleisten und manuelle, zeitaufwändige Aufgaben im Event-Management zu automatisieren.
Die Lösung
Infinigate Deutschland nutzte Sweap, um die Gästeliste effizient zu verwalten und die Check-In-Prozesse zu automatisieren. Die Zapier-Integration ermöglichte es, Teilnehmendendaten innerhalb von Sweap in einzelne Events zu transferieren, die jeweils einzelne Austeller*innen und Vorträge repräsentierten. Somit konnten die Interessen der Gäste festgehalten werden und die Kommunikation nach dem Event wurde personalisierter. Sweap’s Sichtbarkeitsgruppen gewährleisteten, dass nur berechtigte Stakeholder Zugang zu spezifischen Daten hatten, was den Datenschutz gewährleistete.
Infinigate Deutschland GmbH ist ein führender Distributor für IT-Sicherheitslösungen, der als Bindeglied zwischen Herstellern und Systemhäusern fungiert. Das Unternehmen bietet umfassende Unterstützung in den Bereichen Workshop, Support und Monitoring, um sicherzustellen, dass die Lösungen optimal genutzt werden können.
Mehr Effizienz im Event-Management von Infinigate Deutschland
Infinigate Deutschland setzte Sweap umfassend ein, um Event-Management-Prozesse zu optimieren und den Datenschutz zu gewährleisten. Vor und während des Innovation Summit Süd wurden zahlreiche Funktionen von Sweap genutzt, um die Verwaltung und Nachverfolgung der Teilnehmendendaten effizient zu gestalten.
Innovation Summit Süd: Eine der wichtigsten Events für Infinigate Deutschland
Der Innovation Summit Süd ist eine von Infinigate Deutschland organisierte Messeveranstaltung und umfasste zahlreiche Workshops, Herstellerstände und Vorträge, die es den Teilnehmenden ermöglichten, sich umfassend über neueste Entwicklungen zu informieren und wertvolle Kontakte zu knüpfen.
Technische Umsetzung & Teilnehmendenreise
Die Gastdaten wurden zunächst über die eigene Webseite von Infinigate Deutschland gesammelt und anschließend in Sweap importiert. Kurz vor dem Event wurden E-Tickets mit QR-Codes erstellt und an die Teilnehmenden gesendet. Vor Ort nutzten die Gäste ihre E-Tickets für den Event Check-In, wobei QR-Codes gescannt und die Badges in Echtzeit ausgedruckt wurden.
Reibungsloser Event Check-in vor Ort mit Sweap
Während des Events konnten die Gäste an verschiedenen Stationen, wie Workshops, Herstellerständen und Vorträgen, gescannt werden. Diese Scans ermöglichten es, die Interessen der Teilnehmenden nachzuvollziehen und entsprechende Nachverfolgungsmaßnahmen zu ergreifen. Nach dem Event erhielten die Gäste Follow-Up-E-Mails, die abhängig von ihren Aktivitäten und Interessen beim Event weitere Informationen und Materialien bereitstellten.
Automatisiertes Teilnehmenden-Tracking mit Sweap und Zapier
Ein zentrales Element der technischen Umsetzung war die Zapier-Integration. Diese ermöglichte es, die Teilnehmendendaten in über 70 einzelne Events zu transferieren. Diese Events repräsentierten einzelne Aussteller*innen und Vorträge.
Um den Check-In an Ständen und zu Vorträgen zu tracken, wurden 70 Events erstellt.
Die Vorteile dieser Integration waren:
Effizientes Teilnehmenden-Tracking: Durch die automatische Übertragung der Daten konnten die Teilnehmenden nahtlos an verschiedenen Stationen des Events gescannt werden.
Zeitersparnis: Die manuelle Arbeit wurde erheblich reduziert, da die Daten nicht mehrfach eingegeben werden mussten.
Präzise Datenverwaltung: Die Interessen der Teilnehmenden konnten detailliert erfasst und ausgewertet werden.
Event-Kommunikation: Durch die Nachvollziehbarkeit der Interessen und Aktivtäten der Teilnehmenden, konnte eine personalisierte Nachverfolgung stattfinden.
Datenschutz durch Sichtbarkeitsgruppen & Rechtemanagement:
Zur Wahrung des Datenschutzes nutzte Infinigate Deutschland die Sichtbarkeitsgruppen von Sweap. Diese stellten sicher, dass nur berechtigte Stakeholder Zugang zu spezifischen Daten hatten. Die Hersteller konnten nur die Leads sehen, die sie selbst erfasst hatten, was die Vertraulichkeit der Teilnehmendendaten schützte und somit den Datenschutz jederzeit gewährleistete.
Sweap ist ein sehr intuitives Tool, welches sich sehr aufwandsarm integrieren lässt. Ebenso simpel gestaltet sich die Einbindung von Automation-Tools, wie z.B. „Zapier“, die individuelle Prozesse übernehmen und auf die Sweap-Umgebung zugreifen können. So kann der manuelle Aufwand stark reduziert werden und man kann sich auf das Projekt selbst konzentrieren!
Fabian GisderMultimedia Manager, Infinigate Deutschland GmbH
Diese umfassende Nutzung von Sweap ermöglichte es Infinigate Deutschland, Event-Prozesse zu optimieren, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig einen hohen Standard an Datenschutz und Effizienz zu gewährleisten.
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Dank Sweap und der Zapier-Integration konnten wir die Teilnehmerinteressen präzise erfassen und effektiv nachverfolgen, was uns wertvolle Einblicke in das Verhalten unserer Teilnehmer gab. Durch das Rechtemanagement wurde der Datenschutz gewährleistet und sichergestellt, dass nur berechtigte Stakeholder Zugang zu den Teilnehmerdaten haben.
Fabian GisderMultimedia Manager, Infinigate Deutschland GmbH
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Fabian Gisder Multimedia Manager, Infinigate Deutschland GmbH
