Die FUNKE Mediengruppe skaliert: 200 Events, 6 Standorte, 90 User, ein System
Wie die FUNKE Mediengruppe durch innovative Lösungen in Sweap ihre Event-Management-Prozesse vereinheitlicht, die Teilnehmerzahlen erhöht und den Datenschutz stärkt.
Die Herausforderung
Die Koordination und Verwaltung von hunderten Events pro Jahr in diversen Formaten. Die gemeinsame Zusammenarbeit über 6 Standorte und 90 User hinweg, inklusive der Integration externer Stakeholder. Kontrollierter und beschränkter Zugriff auf spezifische Event-Daten für bestimmte Rollen, unter strenger Beachtung des Datenschutzes.
Die Lösung
Durch Sweaps Gästemanagement, Event-Registrierung und -Kommunikation sowie maßgeschneiderten Sichtbarkeitsgruppen und Rechtemanagement wurde eine Plattform geschaffen, die den Datenschutz gewährleistet und eine standortübergreifende Koordination ermöglicht. Die Integration externer Stakeholder sowie das Handling von Daten für verschiedenste Eventformate wurden deutlich vereinfacht, was zu einer spürbaren Verbesserung in der Organisation und Durchführung der Events führte. Die FUNKE Mediengruppe konnte die Gästezahlen signifikant steigern, indem gezielt auf die Datenhistorie zurückgegriffen wurde, um die Gäste persönlicher und effektiver anzusprechen.
Die FUNKE Mediengruppe, ein führendes Unternehmen im Bereich Medien und Kommunikation, nutzt Sweap, um die Herausforderungen eines dezentral organisierten Event-Managements zu meistern. Events dienen dem Unternehmen als wesentlicher Marketing- und Kommunikationskanal, wobei es ein breites Spektrum an Veranstaltungen erfolgreich umsetzt – von Workshops mit 10 Teilnehmenden bis hin zu großen Messen mit Tausenden von Gästen.
Mehr Effizienz im Event-Management der FUNKE Mediengruppe
Die FUNKE Mediengruppe hat ihr Event-Programm durch die Implementierung von Sweap erfolgreich skaliert, was zu einer erfolgreichen Organisation und Durchführung von über 200 jährlichen Events führte. Mit Sweap gelang es, die Event-Management-Prozesse zu zentralisieren und gleichzeitig die individuellen Anforderungen der verschiedenen Standorte und Eventformate zu berücksichtigen. Diese Skalierung ermöglichte eine deutliche Steigerung der Effizienz in der Planung und Ausführung, wodurch Ressourcen besser zugewiesen und genutzt werden konnten. Das Resultat ist ein erfolgreiches Event-Programm, das qualitativ hochwertige Veranstaltungen bietet und die Marke FUNKE Mediengruppe im Wettbewerbsumfeld stärkt und hervorhebt.
Die FUNKE Mediengruppe organisiert über 200 Events pro Jahr mit Sweap
Sweap als Brücke zwischen Standorten und Teams
Durch den innovativen Einsatz von Sichtbarkeitsgruppen bietet Sweap der FUNKE Mediengruppe eine kreative Lösung, um 90 Usern in 6 Standorten und externe Stakeholder effektiv in ihr Event-Management einzubinden. Diese Strategie erlaubte es, spezifischen Teams und externen Partnern gezielten Zugriff auf relevante Event-Daten zu gewähren, ohne dabei Kompromisse beim Datenschutz eingehen zu müssen. Diese maßgeschneiderte Zugriffskontrolle förderte eine verbesserte Zusammenarbeit, indem sie sicherstellte, dass alle Beteiligten genau die Informationen erhielten, die sie benötigten, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.
Sichtbarkeitsgruppen und Rechtemanagement in Sweap
Technische Umsetzung & Teilnehmendenreise
Sweap wird von der FUNKE Mediengruppe für eine breite Palette an Events eingesetzt, von großen Preisverleihungen über interne Mitarbeiterveranstaltungen bis hin zu öffentlichen Leseveranstaltungen. Durch den Einsatz von Funktionen für das Gästemanagement, die Event-Registrierung und die Event-Kommunikation, konnte die FUNKE Mediengruppe die Gästezahlen signifikant steigern. Individuelle Einladungs-E-Mails, personalisierte Registrierungsseiten und effektive Reminder-Kampagnen sorgten für eine hohe Beteiligungsrate. Vor Ort ermöglichte die Sweap-App eine schnelle und unkomplizierte Akkreditierung der Gäste, wobei sowohl QR-Codes als auch manuelle Suchfunktionen genutzt wurden. Dies verbesserte nicht nur die Gästeerfahrung, sondern gab auch wertvolle Einblicke in die Anwesenheitsdaten in Echtzeit, die für die flexible Anpassung des Eventablaufs genutzt wurden.
Ein Beispiel einer FUNKE Event-Registrierung mit Swaep
Die Möglichkeit, Namensschilder direkt vor Ort zu drucken, vereinfacht den Event-Check-in erheblich und trägt zu einem professionellen Erscheinungsbild der Events bei. Diese Funktion, kombiniert mit der mobilen App für eine schnelle Teilnehmerakkreditierung, ermöglicht es den Veranstaltern, einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen und gleichzeitig wertvolle Daten über die Anwesenheit der Gäste zu sammeln.
Die präzise Nachverfolgung der Gästehistorie und die gezielte Kommunikation mit den Teilnehmenden schaffen eine qualitativ hochwertige Datenbasis für zukünftige Veranstaltungen. Diese datengesteuerte Herangehensweise führt zu einer Optimierung der Gästekommunikation und einer Erhöhung der Teilnehmendenzahlen.
Premium Onboarding und fortlaufende Betreuung
Das Onboarding-Verfahren von Sweap bei der FUNKE Mediengruppe zeichnete sich durch einen besonders hohen Standard aus. Ein kleiner, speziell geschulter Kreis von maximal zehn Mitarbeiter*innen übernahm die Schlüsselrolle bei der Einführung des Systems. Diese Personen erhielten umfassende Schulungen, um die Admin-Funktionen von Sweap effektiv zu verwalten und anzupassen. Diese zentrale Betreuung sorgte für eine einheitliche und effiziente Verwendung der Plattform.
Der Support und die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Sweap haben einen maßgeblichen Anteil an unserem Erfolg. Die Möglichkeit, Anpassungen vorzunehmen und neue Funktionen zu integrieren, hat Sweap zu einem zentralen Bestandteil unserer Event-Strategie gemacht.
Laura BlankenburgTeamleiterin Events & Marketing, FUNKE Mediengruppe
Mehr Engagement, weniger Ausfälle: FUNKEs Erfolg mit Sweap
Ein signifikantes Ergebnis der Implementierung von Sweap bei der FUNKE Mediengruppe ist der Anstieg der Teilnehmendenzahlen bei gleichzeitiger Reduzierung der No-Show-Rate. Diese Entwicklung ist nicht nur ein Beleg für die Effektivität von Sweap als Event-Management-Lösung, sondern auch für die strategische Kompetenz der FUNKE Mediengruppe im Bereich Event-Marketing.
Optimiere dein Event-Management
bei einem persönlichen Gespräch mit unseren Event-Expert*innen.
Durch die Implementierung von Sweap konnten wir nicht nur unsere Event-Management-Prozesse über Standorte hinweg vereinheitlichen, sondern auch eine signifikante Steigerung der Teilnehmendenzahlen verzeichnen. Das System hat es uns ermöglicht, unsere Events effizienter zu planen, durchzuführen und dabei den Datenschutz zu gewährleisten. Besonders die Sichtbarkeitsgruppen und das detaillierte Rechtemanagement haben eine neue Dimension in der Zusammenarbeit und im Datenhandling eröffnet. Sweap ist ein unverzichtbares Tool in unserer Event-Strategie geworden.
Laura BlankenburgTeamleiterin Events & Marketing, FUNKE Mediengruppe
Effizientere Events mit Sweap.
Kostenlos starten oder Demo mit einem Event-Experten anfordern.
Laura Blankenburg Teamleiterin Events & Marketing, FUNKE Mediengruppe
