Die ConCon steigert Ticketverkäufe & begeistert durch schnellen Check-in
Wie die Content Convention die Herausforderungen im Ticketing und Gästemanagement meistert und den Check-in-Prozess signifikant beschleunigt.
Die Herausforderung
Die Content Convention stand vor der Herausforderung, ihr Ticketing-System zu optimieren, um mehr Kontrolle über Umsätze und Rechnungsstellung zu haben. Das Ticketing-System sollte manuelle Arbeit reduzieren und in ein bestehendes Event-Management System integriert sein. Außerdem musste ein potenzielles gleichzeitiges Ankommen von hunderten Gästen beim Check-in bewältigt werden. Lange Warteschlangen und ein manuelles, fehleranfälliges Ticketing-System führten zu Unzufriedenheit bei den Teilnehmenden.
Die Lösung
Mit Sweap fand die Content Convention eine zuverlässige und effiziente Lösung, die automatisiertes Event-Ticketing ermöglichte. Somit konnte sie die Ticketverkäufe steigern und den Check-in-Prozess erheblich beschleunigen, was zu einer verbesserten Teilnehmendenerfahrung führte.
SweapLizenz
Complete
Die Content Convention, ein Event von Inventive Studios GmbH und der Staatskanzlei Rheinland-Pfalz, ist eine der größten Content-Konferenzen Deutschlands, die nationale und internationale Expert*innen aus der Medien & Technologiebranche zusammenbringt
Dank Sweap konnte die Content Convention ihre Event-Management-Prozesse optimieren, von der Gästekommunikation bis zum reibungslosen Check-in am Veranstaltungstag. Durch den Einsatz von Sweap wurde die Planung und Durchführung der Convention vereinfacht und gleichzeitig die Ticketverkäufe gesteigert. Durch die Adaptivität bei der Erstellung der Ticketkategorien wurde eine zielgruppenspezifische Ansprache ermöglicht und die Flexibilität für die Teilnehmenden erhöht.
Technische Umsetzung & Teilnehmendenreise
Die Content Convention optimierte die Nutzung von Sweap durch die Erweiterung um die Event-Ticketing-Funktion, die eine direkte Verknüpfung ihrer eigens erstellten Event-Webseite mit dem Ticketverkauf ermöglichte. Dieser Schritt bot den Teilnehmenden eine nahtlose Anmeldung und eine direkte Integration in das Gästemanagement von Sweap: Mit jedem verkauften Ticket wurde automatisch ein Gastprofil angelegt, was die Verwaltung und Kommunikation erheblich vereinfachte.
Die Event-Webseite der Content Convention mit Option Tickets zu kaufen
Im Vorfeld wurden drei Ticketkategorien festgelegt – Ermäßigt, Early-Bird und Standard –, die über die benutzerfreundliche Oberfläche von Sweap konfiguriert wurden. Diese Differenzierung ermöglichte eine gezielte Ansprache verschiedener Zielgruppen.
Die drei Ticketkategorien auf der Sweap Registrierungsseite
Nach dem Kauf erhielten die Teilnehmenden automatisch eine in Sweap generierte Bestätigung per E-Mail, die ein Ticket mit QR-Code für den schnellen Check-in am Veranstaltungstag enthielt.
Die drei Ticketkategorien im Sweap Dashboard
Die Organisator*innen nutzten Sweap's Event-Check-In App, um QR-Codes zu scannen und Gäste effizient zu akkreditieren. Dies führte zu einem reibungslosen Ablauf ohne lange Warteszeiten, selbst bei dem potenziellen gleichzeitigen Ankommen von hunderten Gästen. Die direkte Verbindung des Ticketkaufs mit dem Gästemanagement erleichterte zudem die Echtzeit-Überwachung der Anwesenheitszahlen.
Namenschilder Druck per Sweap App
Sweap wurde somit nahtlos in die technische Infrastruktur der Content Convention integriert, um ein effizientes Event-Ticketing und Gästemanagement zu ermöglichen. Die Teilnehmenden profitierten von einem schnellen und einfachen Check-in-Prozess dank automatisierter Ticketbestätigungen und QR-Codes.
Echtzeit Daten geben den Überblick
Die präzise Gästeverwaltung und Echtzeit-Übersicht über die Ticketverkäufe durch Sweap ermöglichte ein effizientes Kapazitätsmanagement. Dies trug zu einem reibungslosen Ablauf der Convention bei und erhöhte die Zufriedenheit der Teilnehmenden. Das Event-Ticketing Widget ermöglichte einen ständig aktualisierten Überblick über die Verkaufszahlen.
Alles immer im Blick: Das Sweap Dashboard der ConCon
Innovative Lead-Generierung für Aussteller
Die Content Convention hat in Zusammenarbeit mit Sweap einen innovativen Ansatz zur Lead-Generierung für ihre Ausstellerinnen eingeführt, der das Networking und den Austausch von Kontakten auf der Veranstaltung revolutioniert hat. Durch die Beta-Version eines neuen Features ermöglichte Sweap den Ausstellern, Leads direkt vor Ort durch das Scannen von QR-Codes auf den Namensschildern der Teilnehmenden zu erfassen. Diese Leads wurden automatisch in die jeweiligen Sweap-Accounts der Ausstellerinnen übertragen, was eine nahtlose und effiziente Nachverfolgung und Kontaktaufnahme nach der Veranstaltung ermöglichte.
Die Einführung von Sweap war eine direkte Antwort auf unsere Herausforderungen mit Wartezeiten und komplexem, manuellem Ticketing. Diese Lösung hat nicht nur Supportanfragen minimiert, sondern auch die Zufriedenheit unserer Gäste spürbar erhöht.
Dieses neue Feature trug wesentlich dazu bei, die Hauptziele der Aussteller – die Steigerung ihrer Sichtbarkeit, die Präsentation neuer Innovationen und die Erstellung von Geschäftsbeziehungen – zu erreichen. Besonders hervorzuheben ist die Möglichkeit für die Aussteller, die gesammelten Leads nach der Veranstaltung gezielt anzusprechen und so langfristige Geschäftsbeziehungen aufzubauen.
Ausverkauftes Haus durch effiziente Event-Kommunikation
Mit der Hilfe von Sweap konnten wir die Herausforderungen, die durch das stark gestiegene Besucheraufkommen entstanden sind, problemlos bewältigen. Die automatisierte Kommunikationspipeline von Sweap ermöglichte es dem Event-Team, gezielte Erinnerungen und Informationen zu senden, was zu einer minimalen No-Show-Rate führte. Die automatisierten Erinnerungen trugen zu einer hohen Beteiligungsrate und geringen No-Show-Rate bei.
Optimiere dein Event-Management
bei einem persönlichen Gespräch mit unseren Event-Expert*innen.
Die Content Convention ist ein Paradebeispiel dafür, wie durch den Einsatz von Sweap nicht nur operative Herausforderungen gemeistert, sondern auch das Gesamterlebnis für alle Beteiligten verbessert werden konnte. Die Plattform bot Larissa und dem Team eine effektive Lösung, die die Bedürfnisse der Organisator*innen sowohl vor, während als auch nach dem Event entsprach.
Die Integration von Sweap in unsere Event-Management-Prozesse hat uns erlaubt, mehr Zeit in die inhaltliche Planung der ConCon zu investieren. Das Tool hat uns von administrativen Fesseln befreit und ermöglicht, dass wir uns auf das konzentrieren, was wirklich zählt: die Schaffung eines einzigartigen Event-Erlebnisses.
Larissa Rentel Projektmanagement, Inventive Studios
