Wie die OstseeSparkasse Rostock (OSPA) Herausforderungen der individuellen Kommunikation bei Events überwindet.
Die Herausforderung
Die erfolgreiche Umsetzung mehrerer paralleler Veranstaltungen im Rahmen eines hybriden Event-Formats, welches eine personalisierte, individuelle Kommunikation mit unterschiedlichen Zielgruppen erfordert.
Die Lösung
Die OSPA wusste, dass sie auf eine zuverlässige und effiziente Softwarelösung setzen muss, um eine Veranstaltung in diesem Umfang zu meistern. Sweap bot eine personalisierte Kommunikation und eine Multi-Session-Lösung, die es ermöglichte, eine breite Zielgruppe anzusprechen und die Planung und Durchführung der Veranstaltungen zu vereinfachen.
Die OstseeSparkasse Rostock (OSPA) ist mit ihren über 600 Mitarbeitenden eine der erfolgreichsten Sparkassen Deutschlands. Mit mehr als 40 Filialen sowie zusätzlichen SB-Standorten im Geschäftsgebiet der Region Rostock garantiert die OSPA eine bestmögliche Betreuung ihrer rund 300.000 Kunden direkt vor Ort – auf www.ospa.de und mit dem Online-Banking auch rund um die Uhr. Als größter Förderer der Region, attraktiver Arbeitgeber und starker Finanzpartner steht die OSPA für die Themen Sport, Kultur, Soziales und Ehrenamt sowie Nachhaltigkeit ein.
Ein hybrides Event, 3 Tage, über 70 Einzelveranstaltungen
Für Susanne, die engagierte Event-Managerin der OSPA, stand die Planung und Durchführung einer 3-tägigen hybriden Veranstaltung für das Anlegerforum 4.0 bevor. Mit über 70 Einzelveranstaltungen war die Koordination von parallelen Sessions und die Kommunikation zwischen den Abteilungen eine komplexe Aufgabe. Die Veranstaltungsziele - Kund*innen Akquise, Partnerbindung und Return on Investment - stellten hohe Anforderungen an das Event-Team und erforderten innovative Lösungen.
Keine Angst mehr vor Überbuchungen
In der Vergangenheit hatte die OSPA bei parallelen Events mit begrenzter Teilnehmendenzahl vermehrt mit Überbuchungen zu kämpfen. Die Lösung besteht darin, für jeden Veranstaltungstag individuell angelegte Events in Sweap zu erstellen, um einen klaren Überblick und einen automatisierten Check-In-Prozess zu ermöglichen. Dadurch wurden Überbuchungen vermieden, und die Veranstaltung überzeugt durch eine professionelle Erfahrung für alle Gäste.
Minimale No-Show Rate durch automatisierte Event-Kommunikation
Um Zeit bei der Kommunikation mit Gästen effektiv einzusetzen, war Automatisierung gefragt. Mit dem Sweap Kampagnen-Manager, der die E-Mails automatisiert von der OSPA versendet, verringerte sich die No-Show Rate um 83% und es blieb mehr Zeit für die eigentliche Planung. Zusätzlich ermöglichten personalisierte Tokens in den E-Mails eine individualisierte Kommunikation mit verschiedenen Gästekategorien, was zu einem höheren Engagement der Teilnehmenden führte.
Mit Integrationen zum Erfolg
Die Integration virtueller Aspekte in eine hybride Veranstaltung stellt Event Manager*innen häufig vor Herausforderungen. Sweap meistert diese Herausforderung mit seiner Virtual Event Platform. Die Einbindung moderner Technologien, wie einem leistungsstarken Livestream und einem Chat, schafft ein gleichwertiges Erlebnis für die insgesamt über 300 virtuellen Gäste. Durch die Verwendung von Sweap konnte die OSPA ihre Veranstaltungen erfolgreich optimieren und die Registrierungen für das hybride Event des Anlegerforums 4.0 deutlich steigern.
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Die personalisierte Kommunikation und die effiziente Planung der Veranstaltungen haben dazu beigetragen, die Veranstaltungsziele zu erreichen und eine positive Erfahrung für die Teilnehmenden zu schaffen. Mit Sweap als Partner konnte die OSPA ihre Sichtbarkeit als vertrauenswürdiger Finanzpartner stärken und ihr Engagement in der lokalen Gemeinschaft gezielter nach außen tragen.
Das Sweap-Team hat stets ein Ohr für meine Bedürfnisse und entwickelt sich immer weiter. Man kann das Tool dadurch kreativ einsetzen und findet so die passende Lösung.
Dr. Susanne KrauseTeam Förderung & Events, OSPA Rostock
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Dr. Susanne Krause Team Förderung & Events, OSPA Rostock