Wie die Freeride World Tour die No-Show-Rate drastisch senkt.
Die Herausforderung
Die erfolgreiche Optimierung der Anmeldungen und Kommunikation, sowie eine bessere Koordination zwischen verschiedenen Gästekategorien.
Die Lösung
Die Freeride World Tour (FWT) hat Sweap's Event Efficiency Platform erfolgreich genutzt, um ihre wichtigste Saisonveranstaltung zu organisieren. Die Plattform automatisierte die Kommunikation, die Registrierung von Gästen je nach Kategorie und die Verwendung von E-Mail-Vorlagen für die Nachkommunikation. Die Option, mehrere User in einem Sweap Account zu verwenden, erleichterte die zentrale Planung und Durchführung der Veranstaltung für das gesamte Team.
Die Freeride World Tour (FWT) ist ein weltweit renommiertes Wettbewerbsformat im Freeride-Snowboarden und -Skifahren. Die besten Athlet*innen der Welt messen sich auf den steilsten und anspruchsvollsten alpinen Abfahrten in einigen der bekanntesten Skigebiete weltweit. Diese Athlet*innen kombinieren ihre Fähigkeiten in Kreativität und Technik, um beeindruckende Abfahrten auf unberührtem Schnee mit spektakulären Tricks zu zeigen.
Die Freeride World Tour (FWT) stand vor der Aufgabe, ihr jährliches globales Event zu planen und umzusetzen. Die Koordination von parallel stattfindenden Wettbewerben und die Kommunikation zwischen den Abteilungen waren entscheidend, um die Veranstaltungsziele zu erreichen: Kund*innen Gewinnung, Partnerbindung und hoher Return on Investment.
Steigende Teilnehmendenzahlen und Conversion-Rate durch optimierte Anmeldeprozesse
In der Vergangenheit hatte das Team der FWT Schwierigkeiten, den Überblick über die Anmeldungen für die verschiedenen Veranstaltungen zu behalten und die Kommunikation mit den Teilnehmenden zu optimieren. Doch durch die Anwendung von Sweap konnten sie nun sicherstellen, dass eine größere Anzahl der angemeldeten Teilnehmenden - mit einer beeindruckenden Steigerung um 17% im Vergleich zu den Vorjahren - tatsächlich an den Veranstaltungen teilnahm. Dabei wurden die Gäste über die Sweap-Registrierungsseiten angemeldet, wobei der Website-Builder eine zentrale Rolle spielte.
Je nach Gästekategorie wurden mehrere Websites erstellt, um die Anmeldeprozesse individuell anzupassen. Diese gezielte Optimierung führte dazu, dass ein breiteres Publikum erreicht wurde, und machte das Event noch attraktiver für Wintersportbegeisterte, wodurch auch die Konversionsrate gesteigert wurde.
Minimale No-Show-Rate durch automatisierte Event-Kommunikation
Die Koordination von E-Mail-Kampagnen stellt stets eine Herausforderung für Event-Manager*innen dar, da die erfolgreiche Teilnahme und Kommunikation mit den Gästen entscheidend für den Erfolg von Veranstaltungen ist. Durch den Sweap Kampagnen-Manager, der die E-Mails automatisiert von der FWT versendete, wurde eine reibungslose Kommunikation und erhöhte Teilnahme ermöglicht. Dabei wurden die E-Mails optimiert, beschleunigt und koordiniert, wodurch eine effiziente Kommunikation gewährleistet wurde.
Dank der Vorlagenfunktion (Templates) hatten die E-Mails für jeden E-Mail-Client das gleiche Aussehen und Gefühl. Diese Verbesserungen führten zu einer signifikanten Reduzierung der No-Show-Rate. Im Vergleich zu den Vorjahren konnte das Team sicherstellen, dass eine größere Anzahl der angemeldeten Teilnehmenden tatsächlich an den Veranstaltungen teilnahm.
Mehr Event-Qualität durch effiziente Veranstaltungsplanung
Die Optimierung der Eventplanung und -durchführung führte zu einer erheblichen Zeit- und Arbeitsersparnis für das Organisations-Team. Die Automatisierung von wiederholenden Aufgaben setzte wertvolle Ressourcen frei, die das Team nun verstärkt für die Verbesserung der Event-Qualität nutzen konnte. Dadurch konnten sie sicherstellen, dass die Veranstaltungen für die Teilnehmenden unvergessliche Erlebnisse werden, während gleichzeitig der organisatorische Aufwand minimiert wird. Dies trägt zu einer "Win-Win-Situation" für alle Beteiligten bei.
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Insgesamt verdeutlichen diese Erfolgsgeschichten FWT, wie die richtige Technologie, wie der Sweap Kampagnen-Manager, Event-Manager in komplexen Aufgaben unterstützen kann. Die FWT steigerte nicht nur die Teilnehmendenzahlen um 17%, sondern reduzierte auch die No-Show-Rate erheblich. Effizienzsteigerungen ermöglichten es dem Team, die Event-Qualität zu verbessern und unvergessliche Erlebnisse zu schaffen. Die effektive Nutzung von Technologie trägt zu einem erfolgreichen Veranstaltungserlebnis für Veranstalter*innen und Teilnehmenden bei.
Wir nutzen Sweap, um unsere gesamte Veranstaltungskommunikation zu optimieren und zu vermeiden, dass wir den Überblick verlieren. Die innovative Kampagnenfunktion hat uns dabei viel Zeit und Arbeit erspart. Wir haben großartiges Feedback zum Aussehen der E-Mails und der Registrierungsseiten erhalten.
Charlotte CurtetAccount Management Koordinatorin, Freeride World Tour
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Charlotte Curtet Account Management Koordinatorin, Freeride World Tour