Berlin Social Academy: 50 Events in einer Woche

Die Komplexität von
50 Events in einer Woche meistern

Mit der Herausforderung konfrontiert, bis zu 50 Einzelveranstaltungen innerhalb einer Woche zu koordinieren, hat Rebekka und ihr Team auf die umfassenden Funktionen von Sweap gesetzt. Die Möglichkeit, jedes Event individuell zu planen und gleichzeitig den Gesamtüberblick zu behalten, war entscheidend. Die effiziente Gestaltung der Event-Registrierung, Event-Kommunikation und des Gästemanagements über Sweap ermöglichte es dem Team, den hohen koordinatorischen Aufwand zu bewältigen und gleichzeitig die Teilnehmendenzahl im Vergleich zu den letzten Jahren zu steigern. 

Technische Umsetzung
& Teilnehmendenreise

Einige Hauptfunktionsgruppen von Sweap wurden für die Berlin Social Academy zielgerichtet eingesetzt, um die Veranstaltungsreihe effizient durchzuführen. Die Bewerbung der gesamten Veranstaltung erfolgte in diesem Fall nicht durch Swaep, sondern mittels eigenen Mailings. Diese Mailings führten Interessierte auf die Webseite der Berlin Social Academy, auf der eine einbettbare Sweap Veranstaltungsübersicht alle Events darstellte. Von dort aus wurden die Teilnehmenden zu den Sweap-Registrierungsseiten der einzelnen Events geleitet, wo sie sich anmelden konnten. 

Jedes Event wurde individuell in Sweap angelegt, wobei für virtuelle Events einfache Link-Einbindungen genutzt wurden. Diese Links führten die Teilnehmenden zu den jeweiligen Online-Plattformen der Kurse, sei es Zoom, Microsoft Teams oder andere Tools, die von den Referenten ausgewählt wurden. 

Die Event-Kommunikation über Sweap spielte eine entscheidende Rolle in der Reise der Teilnehmenden. Automatisierte E-Mail-Benachrichtigungen sorgten für eine durchgehende Informationskette – von der Bestätigung über Erinnerungen bis hin zum Feedback nach den Events. Diese technische Lösung erlaubte es, trotz der Komplexität und des Umfangs der Event-Woche eine persönliche und aktivierende Teilnehmendenerfahrung zu gewährleisten. Sweap erlaubte eine nahtlose Integration in das bestehende technische Setup der Berlin Social Academy.

Die Macht der
Echtzeit-Event-Übersicht 

Sweap bietet die Möglichkeit, in Echtzeit den Status jedes einzelnen Events zu überwachen. Diese Funktion erwies sich als unverzichtbar für die schnelle Anpassung an unerwartete Änderungen und die effektive Kommunikation mit Referenten und Teilnehmenden. Die Transparenz und Kontrolle, die durch die Live-Daten gewährleistet wurden, trugen maßgeblich dazu bei, die Komplexität der Event-Woche zu managen. 

Vereinfachung der
virtuellen und physischen Event-Koordination

Durch die Nutzung von Sweap gelang es, sowohl virtuelle als auch physische Events mit Leichtigkeit zu koordinieren. Die Plattform ermöglichte eine flexible Handhabung der Veranstaltungsformate, indem für virtuelle Events einfache Link-Einbindungen und für Vor-Ort-Events detaillierte Teilnehmerinformationen bereitgestellt wurden. Diese Flexibilität erleichterte die Anpassung an die Bedürfnisse der Teilnehmenden und Referenten und förderte eine hohe Teilnahme- und Zufriedenheitsrate. 

Ein erfolgreiches Event
mit Sweap

Dank Sweap konnte Rebekka mit ihrem Team die logistischen Herausforderungen der Event-Woche der Berlin Social Academy meistern. Die Plattform unterstützte das Team nicht nur bei der Bewältigung logistischer Herausforderungen, sondern trug auch zu einer signifikanten Zeitersparnis und einer Reduktion von Support-Anfragen bei. Das erfolgreiche Abschneiden unterstreicht, wie Sweap die Qualität der Veranstaltung und die Erfahrung der Teilnehmenden verbesserte und bestärkt die Berlin Social Academy in der Entscheidung, auch zukünftige Events auf dieser Grundlage zu planen