Der ultimative Event Marketing Guide 2024

Das Event-Marketing-Handbuch aus der Zeit vor der Pandemie ist nicht mehr zeitgemäß. Es muss dringend für die neue Welt der Events umgeschrieben werden. Zum Glück sind wir genau deshalb hier. 

Der folgende Leitfaden gliedert sich in das "Was", das "Warum" und das "Wie" des Event Marketings. Er enthält alles, was ein*e Event Marketer*in braucht, um die neuen Tools, Technologien und Techniken zu nutzen, mit denen unvergessliche Events geschaffen werden können, die auf die individuellen Marketingziele zugeschnitten sind.

Unser ultimativer Event Marketing Guide 2024 behandelt B2B- und B2C-Events aller Formen, Größen und Formate und beginnt mit den Grundlagen, bevor er fortgeschrittene Techniken untersucht. Die Leser*innen erfahren, wie sie die beispiellose Bandbreite an Event Marketing-Tools optimal nutzen können, um ihre persönlichen, virtuellen oder hybriden Veranstaltungen zu einem durchschlagenden Erfolg zu machen.

Das WAS

Ein kurzer Überblick über die Grundlagen, die Geschichte und den aktuellen Stand des Event Marketings.

Was ist Event Marketing? 

Event Marketing ist mehr als nur ein weiterer Marketingkanal.  

Die größten Veranstaltungen haben Zehntausende von Teilnehmenden, während bei den kleinsten nur eine Handvoll Gäste an einem runden Tisch sitzt. Event Marketing umfasst Unternehmensveranstaltungen, Produkteinführungen, Spendenaktionen für Start-ups und Wohltätigkeitsorganisationen, Kongresse, Messen, Konferenzen, Seminare, Workshops, Webinare und sogar den kleinen Pop-up-Shop.  

Unabhängig vom Thema der Veranstaltung fällt ihre Planung, Organisation und Durchführung unter den Begriff Event Marketing, wenn die Veranstaltung die ausdrückliche Absicht hat, ein Produkt, eine Marke und/oder eine Dienstleistung zu bewerben. Es ist Erlebnismarketing, das durch die Organisation eines unvergesslichen Ereignisses verwoben wird. 

Bei einem so breiten Spektrum ist es nicht verwunderlich, dass sich Event Marketing nicht nur mit anderen Kanälen wie Social Media, Influencer*innen und Content Marketing überschneidet, sondern diese auch als Unterkanäle mit einbezieht.

Das Herzstück des Event Marketings

Es gibt unzählige Branchen und Sektoren, die Event Marketing mit großem Erfolg einsetzen, von Wohltätigkeitsorganisationen und Non-Profit-Organisationen bis hin zu Regierungen und großen Unternehmen. 

Jede der oben genannten Veranstaltungsarten verfolgt unterschiedliche Ziele im Event Marketing. Einige Eventtypen eignen sich am besten, um die Markenbekanntheit und den Wiedererkennungswert zu steigern und die Suchmaschinenoptimierung zu verbessern. Andere eignen sich am besten für den Aufbau von Markenautorität, indem sie CxOs als Vordenker der Branche und Spezialisten etablieren. Wieder andere sind am besten geeignet, wenn die vorrangigen Ziele die Gewinnung von Leads, der Abschluss von Verkäufen und der Ausbau von Geschäftsnetzwerken sind.

Jedes dieser Ziele könnte durch andere Marketingkanäle erreicht werden, die weniger ressourcenintensiv sind als Event Marketing. Das wirft die Frage auf: Was ist der Sinn des Event Marketings? Welcher gemeinsame Zweck verbindet all diese unterschiedlichen Ziele und Veranstaltungsarten? 

Die Antwort? Die Teilnehmenden zu unterhalten und zu fesseln und ihr Leben durch einen Mehrwert zu bereichern. Ein gut organisiertes und vermarktetes Event hat die Kraft, zu faszinieren, zu inspirieren, zu bilden und anzuregen. Veranstaltungen haben die Kraft, Teilnehmende zu vereinen und verschiedene Bereiche einer Branche zusammenzubringen, damit sie voneinander lernen und faszinierende neue Kooperationen eingehen können. Sie tun dies auf eine Art und Weise, die andere Marketingkanäle einfach nicht können. 

Und in den Jahren 2023 und 2024 ist Einigkeit wichtiger denn je. 

Mehr über die Vorteile und die Bedeutung von Event Marketing erfährst du in den Artikeln Die Magie des Event Marketings und 10 Vorteile des Event Marketings (siehe unten).

Die Entwicklung des Event Marketings

Bis vor kurzem war Event Marketing anspruchsvoll, aber relativ einfach. Veranstaltungen sollten das Bewusstsein fördern. Und die Aufgabe des Event Marketers war es, dafür zu sorgen, dass diese Werbung effektiv, positiv und weitreichend war. Erfolg war also ein vages und nicht messbares Konzept.  

Mit dem Aufkommen der datengesteuerten Event Marketing Software konnten Event Marketer/innen auf konkretere Ziele hinarbeiten. Doch erst mit der Pandemie, bei der die Verbreitung digitaler Events die Einführung von Event Marketing Software beschleunigte, änderte sich das Event Marketing grundlegend.  

Daten werden nicht länger in Silos aufbewahrt. Die moderne Eventtechnologie hat einen umfassenden analytischen Ansatz ermöglicht, der die zuvor fragmentierten Bilder des Erfolgs wieder zusammenführt.

Die Folgen dieser Entwicklung sind weitreichend und verändern nicht nur die Strategie, Durchführung und Messung des Event Marketings, sondern auch den Zweck des Event Marketings und die Art und Weise, wie sein Erfolg definiert wird.

Der Stand des Event Marketings im Jahr 2024

Veranstaltungen florieren. Sie sind ein zentraler Bestandteil der Marketingstrategien im Jahr 2024. Laut einer der detailliertesten Branchenumfragen des Jahres, unserem eigenen 2024 State of Event Management Report, fließen 37,5 % der Marketingbudgets in diesem Jahr in die Eventabteilung. Zugegeben, wie jeder Veranstalter weiß, sind Events teuer. Aber diese Zahl spricht auch für das Vertrauen der Vermarkter in Veranstaltungen, die trotz der vielen Möglichkeiten, die um ihre Aufmerksamkeit buhlen, mehr als ein Drittel ihrer Budgets für einen Kanal aufwenden.

Die Wirkung traditioneller Marketingkanäle wie Pay-per-Click (PPC) und Social Media Marketing (SMM) stagniert oder nimmt ab. Im Niedergang anderer Kanäle liegt das Geheimnis des Aufstiegs des Event Marketings verborgen. Die Teilnehmenden haben es satt, dass ihnen Produkte "verkauft" werden, dass sie wie wandelnde Geldbörsen behandelt werden, die pausenlos mit Werbung überflutet werden. Events verfolgen einen anderen Ansatz. Sie durchbrechen den unaufhörlichen Ansturm der Werbung, indem sie die Teilnehmenden wie Menschen behandeln und ihnen den Mehrwert bieten, den sie suchen. 

Trotz ihrer Beliebtheit wäre es ein großer Fehler, zu den Marketingstrategien von vor der Pandemie zurückzukehren. Die Branche hat sich grundlegend verändert, und Event Marketer*innen müssen ihre Strategien anpassen, um diesen Veränderungen gerecht zu werden.

Viele der Veränderungen in unserer Branche sind positiv und längst überfällig. Events sind datengesteuerter, messbarer und erschwinglicher als je zuvor. Und da die Teilnehmenden des verkaufsorientierten Bombardements von oben herab überdrüssig sind, rücken Vertrauen und Community wieder in den Mittelpunkt. Die Eventbranche, die aus dieser Pandemie hervorgeht, wird größer, stärker und zielgerichteter sein als je zuvor.

Florian Kühne CEO von Sweap

Veranstaltungen haben jetzt engere Ziele, aber eine breitere geschäftliche Bedeutung. Im neuen Universum des Event Marketings werden diejenigen, die diese neuen Herausforderungen und Möglichkeiten verstehen und sich am effektivsten darauf einstellen, auf Gold stoßen. 

Wenn sich ein Event Marketing Team die neuesten Trends und Technologien zunutze macht, wird es sich die Teilnehmenden vom Leib halten. Entscheidend für den Erfolg in diesem Event Marketing-Goldrausch sind datengestützte Event Marketing-Strategien, die umfassend, Community-orientiert und an messbare Geschäftsziele gebunden sind. 

Mehr über die Event Marketing Trends 2024 und die Prognosen für 2024 erfährst du in den 10 Event Marketing Trends für 2023 und 2024.

Die 10 Gebote

Bevor wir uns zu sehr in das "Was", "Warum" und "Wie" des Event Marketings vertiefen, findest du hier 10 Event Marketing Grundsätze, die du während des gesamten Event Marketing Lebenszyklus im Hinterkopf behalten solltest:

1. Du sollst dein Zielpublikum besser kennen als deinen eigenen Ehepartner 

2. Du sollst dein Publikum wertschätzen, als wäre es dir heilig 

3. Du sollst in den Schuhen der Teilnehmenden laufen, um ihre Perspektive kennenzulernen 

4. Du sollst die Phasen des Event Marketings studieren und deine Strategie entsprechend anpassen 

5. Du sollst bei deinen Marketingbemühungen mehrere Kanäle effektiv nutzen 

6. Du sollst bei jeder Gelegenheit einen Mehrwert bieten 

7. Du sollst nie den Wert der Community unterschätzen 

8. Du sollst nicht auf die besten Tools und Software verzichten 

9. Du sollst tief aus dem Becher der Daten schlürfen 

10. Du sollst das Unerwartete zum Erwarteten machen

Die vielen Formen von Events

Wie Schneeflocken, Fingerabdrücke und erste Verabredungen sind keine zwei Events identisch. Abgesehen von Fragen zu Ort, Dauer, Thema und ähnlichem hat jedes Event eine andere Kultur, ein anderes Publikum und eine andere Atmosphäre. Auch wenn es in manchen Ratgebern heißt, es gäbe keine Einheitslösung, die für alle passt. Tatsächlich gibt es nichts, was auch nur annähernd passt. 

Event Marketer*innen sollten mit Eventmanager*innen und Organisator*innen zusammenarbeiten, um die beste Art von Veranstaltung für ihre Geschäftsziele zu finden. Außerdem müssen die Event Marketer*innen die Feinheiten jeder dieser Veranstaltungsarten kennen und wissen, wie sie aus der Marketingperspektive am besten genutzt werden können. 

Nachfolgend findest du einen Überblick über Format, Größe und Publikum der verschiedenen Event Arten und ihre Bedeutung für die Event Vermarktenden.

B2B vs B2C

Obwohl im Event Marketing häufig darauf verwiesen wird, sind die Bezeichnungen B2B und B2C eher ungeschickt für die Beschreibung von Veranstaltungen. Viele Event Marketer*innen arbeiten nicht für "Unternehmen" und viele Teilnehmende sind weder "Unternehmen" noch "Verbraucher*innen".  

Außerdem sind sich die Strategien für eine "B2B-Veranstaltung" und eine "B2C-Veranstaltung" heute ähnlicher als je zuvor, auch wenn sie sich historisch gesehen unterscheiden. Die Ratschläge für das eine Event lassen sich heute meist auch auf die andere übertragen. Das liegt vor allem daran, dass die Unternehmen die Teilnehmenden nicht mehr wie Rädchen in einer Maschine oder gar wie "Verbraucher*innen" behandeln wollen.
 

Wir müssen aufhören, zu sehr in B2B und B2C zu denken - am Ende des Tages kaufen sowohl Verbraucher*innen als auch Unternehmen von Teilnehmenden. Das bedeutet, dass wir als Event Marketer*innen unsere Veranstaltungen an Teilnehmende verkaufen, nicht an Unternehmen.

Oliver Edwards Head of Marketing bei Sweap

Natürlich sollte es trotzdem einige Unterschiede im Ton, in der Unterhaltung und in der Herangehensweise geben.

Business to Business (B2B) Event Marketing  

Die meisten Ratschläge in diesem Leitfaden für Event Marketing beziehen sich auf B2B-Events, deshalb werden wir uns hier nicht lange aufhalten. Spaß und Unterhaltung sind zwar nach wie vor wichtig, sollten aber bei einer geschäftsorientierten Veranstaltung nicht im Mittelpunkt stehen. Und das meinen wir nicht nur metaphorisch.  

Vermarktende von Unternehmensveranstaltungen sollten bedenken, dass anders als im B2C-Bereich nicht unbedingt die Gäste selbst die Eintrittskarten kaufen oder die Entscheidung für die Teilnahme treffen. Daher sollten sich die Marketingmaterialien auf die greifbaren geschäftlichen Vorteile der Teilnahme konzentrieren.

Business to Consumer (B2C) Event Marketing 

Beim B2C Event Marketing hingegen sollten die persönlichen Nutzer*innen, der Beitrag und das Vergnügen im Vordergrund stehen, im Gegensatz zum Nutzen für den Arbeitgeber.  

Natürlich umfasst B2C nicht nur Festivals und Konzerte, sondern auch Veranstaltungen wie Spendenaktionen, Wohltätigkeits-Telethons, Ausstellungen, Eröffnungen und Produkteinführungen. Für den Event Marketer wird sich das vor allem bei der Zielgruppenforschung bemerkbar machen. Doch dazu später mehr.

Eventformate 

Im weiteren Verlauf dieses ultimativen Event Marketing Guides werden wir uns mit den aktuellen Trends bei Event Formaten befassen. Einige davon sind, gelinde gesagt, überraschend. In der Zwischenzeit wollen wir uns die Grundlagen von Live-, virtuellen und hybriden Event Formaten ansehen.

Vor-Ort, Live-Events

Persönliche Interaktionen dürfen nicht unterschätzt werden. Sie sind nicht nur von unschätzbarem Wert für unsere Arbeitszufriedenheit und psychische Gesundheit, sondern auch ein Katalysator für sehr wertvolle Geschäftsbeziehungen. Egal wie aufregend ein gemeinsames digitales Whiteboard oder eine Keynote in virtueller Realität auch sein mag, es gibt nichts, was die Interaktion von Angesicht zu Angesicht ersetzen kann.  

Daher sind "persönliche" oder "Live"-Veranstaltungen unübertroffen in ihrer Fähigkeit, deine Marke zu vermenschlichen, die Kundenbindung zu stärken und die Aufmerksamkeit potenzieller Partner*innen und Kund*innen auf sich zu ziehen, um Verkäufe, Kontakte oder Partnerschaften zu fördern. Während andere Event Formate harte Arbeit erfordern, um eine Atmosphäre des Networkings und der Kameradschaft zu schaffen, ist dies bei Live-Events oft ein natürliches Ergebnis, wenn man Teilnehmende mit gemeinsamen Interessen in einen Raum bringt.  

Auch wenn es wie eine Kleinigkeit erscheinen mag, sind Live-Events, wenn sie gut organisiert sind, auch die schönsten. Und wenn du als Event Marketer*in dafür sorgst, dass die Teilnehmenden nicht nur das Gefühl haben, etwas gelernt zu haben, sondern auch Spaß zu haben, wird sich das in Dankbarkeit und Loyalität gegenüber deiner Marke niederschlagen.

Wenn du dich für eine Live-Veranstaltung entscheidest, kann sich das auch auf die Kanäle auswirken, über die du die Veranstaltung vermarktest. Wenn du ein breites Publikum ansprechen willst, kannst du zum Beispiel mehr von lokalisierten Printanzeigen oder DooH-Plakaten in den relevanten Gebieten der Heimatstadt deines Veranstaltungsortes profitieren als von gezielter Werbung in den sozialen Medien.

Virtuelle Events  

"Sandra! Sandra, du bist auf stumm!" Niemand hat die letzten Jahre überstanden, ohne eine virtuelle Veranstaltung zu erleben. Sei es ein Kneipenquiz mit der Familie, um in der Einsamkeit nicht den Verstand zu verlieren, oder der digitale Ersatz für eine riesige Konferenz.  

Es gibt viele Vorteile, eine Veranstaltung virtuell durchzuführen, nicht zuletzt die Tatsache, dass sie deutlich billiger sind als Live-Events. Sie erfordern auch viel weniger Vorbereitung und ermöglichen eine effiziente Datenerfassung in Echtzeit, was eine ständige Optimierung ermöglicht.  

Konferenzsoftware und rudimentäre digitale Hosting-Plattformen gibt es zwar schon seit vielen Jahren, aber die Pandemie hat die Entwicklung der virtuellen Veranstaltungssoftware beschleunigt und die Branche in die Zukunft katapultiert.

Wie wir später noch näher erläutern werden, hat die Verbreitung dieser Software jedoch zu einer Überforderung mit virtuellen Veranstaltungen geführt, so dass sich viele von diesem Format ermüdet fühlen. Außerdem sind die Schwächen virtueller Veranstaltungen - der Mangel an Anregung, Engagement, Spannung und authentischen zwischenmenschlichen Kontakten - nach einer Vielzahl von virtuellen Veranstaltungen nur allzu deutlich geworden.

Hybride Events

Ein weiteres Format, das im letzten halben Jahrzehnt an Beliebtheit gewonnen hat, ist das Hybrid Event. Allerdings nimmt auch seine Popularität ab, da sich wieder mehr Teilnehmende wohlfühlen und/oder begeistert sind, wenn sie persönlich an Veranstaltungen teilnehmen. Außerdem haben Event Marketer*innen gute Gründe, dieses Format zu vermeiden. Nämlich, dass es fast doppelt so viel Arbeit macht, doppelt so viel kostet und doppelt so viele Dinge schief gehen können. 

Dennoch hat das hybride Veranstaltungsformat auch viele Vorteile. Es ermöglicht den Teilnehmenden, eine Veranstaltung in ihrer eigenen Bequemlichkeit zu genießen. Es kann verhindern, dass geografische, finanzielle oder persönliche Probleme die Teilnahme verhindern, und bietet denjenigen, die es wünschen, trotzdem das volle Veranstaltungserlebnis. 

Die Kombination eines virtuellen Events mit einem Live-Event ist eine gute Lösung, und es liegt an den Event-Vermarkter*innen, die Details der Aufteilung zwischen virtuellen und Live-Angeboten zu entscheiden. Diese Entscheidung bedeutet, viele Fragen zu beantworten: Wird die Hybrid-Veranstaltung nur eine Live-Veranstaltung mit per Livestream übertragenen Keynote-Reden sein? Wird es eine vollständig integrierte Kombination sein? Wirst du für jedes Format unterschiedliche Ticketpreise anbieten? Wird es exklusive Inhalte für bestimmte Formate geben? Wird es Sessions geben, die nur digital oder nur live übertragen werden?  

Eine optimale Kombination zu finden, ist anspruchsvoll. Die Kunst besteht darin, das Format zu einem Teil der Attraktivität zu machen, um dein Publikum mit deiner Kompetenz, Kreativität und Innovation zu beeindrucken. Hybride Veranstaltungen können beeindrucken, aber sei auf einen hohen Arbeitsaufwand vorbereitet.

Event Größen

Die Größe ist wichtig. Aber bei Veranstaltungen ist größer nicht immer besser. Eine der wichtigsten Entscheidungen, die ein Event-Marketer treffen muss, ist die Größe der Veranstaltung selbst.

Makro Events 

Makroveranstaltungen mit Tausenden von Teilnehmenden können einen großen Einfluss auf die Branche haben. Sie sorgen für großes Aufsehen und tragen dazu bei, dass sich die gastgebende Marke als die erste Adresse für ihr Produkt oder ihre Dienstleistung etabliert. Großveranstaltungen sind teure, komplizierte und erlebnisreiche Events. Ihre Planung kann ein Jahr oder länger dauern und sich über mehrere Tage erstrecken. Aber wenn sie gut durchgeführt werden, wird die ganze Branche über deine Marke sprechen.

Mikro Events 

Ganz groß rauskommen oder nach Hause gehen? Denk nochmal nach. Auf der anderen Seite können Kleinstveranstaltungen mit einem ausgewählten Publikum tatsächlich effektiver sein, um bestimmte Unternehmensziele zu erreichen. Wenn du auf den Nervenkitzel verzichtest und dich darauf konzentrierst, einem ausgewählten Publikum einen Mehrwert zu bieten, ist das oft der beste Weg, eine Nischenzielgruppe anzusprechen.

Arten von Events

Nachdem wir nun festgestellt haben, welche Entscheidungen Event Marketer*inne treffen müssen, um die beste Form eines Events zu finden, wollen wir uns einige der beliebtesten Beispiele ansehen:

Konferenzen und Kongresse

Konferenzen und Kongresse, die in der Regel von einem einzigen Unternehmen veranstaltet, aber von vielen Marken und Unternehmen gesponsert werden, haben in den letzten Jahren online und offline stattgefunden. Während Konferenzen in der Regel eher auf B2B ausgerichtet sind, sind Conventions oft das B2C-zentrierte Pendant. Sie bieten interessante Keynotes, Workshops und Seminare und sind unübertroffen in ihrer Fähigkeit, Kontakte zu knüpfen.

Fachmessen und Ausstellungen

Messen und Ausstellungen sind Konferenzen und Tagungen nicht allzu unähnlich, konzentrieren sich aber meist auf eine bestimmte Branche oder Produktkategorie. Messen sind eine großartige Gelegenheit für Marken, ihre neuesten Produkte und Projekte vorzustellen. Wenn das Ziel deiner Veranstaltung die Maximierung von Leads und Verkäufen ist, sind Messen und Ausstellungen ideal, da die meisten Teilnehmenden vorqualifizierte Käufer*innen sind. 

Seminare, Webinare und Diskussionsrunden 

Seminare (und ihr digitales Äquivalent, Webinare) sind viel kleiner, kürzer und einfacher zu organisieren. Sie können als Teil einer größeren Konferenz oder als eigenständige Veranstaltungen durchgeführt werden. Sie bieten intimere Gelegenheiten zum Netzwerken, die sich um Vorträge, Diskussionen und Bildungsinhalte drehen. Runde Tische sind ähnlich, aber noch kleiner. Hier diskutieren in der Regel mehrere Expert*innen mit ähnlichem Fachwissen über ein bestimmtes Thema.

Workshops 

Ähnlich wie bei Seminaren, Webinaren und Rundtischgesprächen handelt es sich bei Workshops um kleine, auf Bildung ausgerichtete Veranstaltungen. Der Unterschied liegt in den Teilnehmern. Während Seminare und Runde Tische exklusive Veranstaltungen sind, zu denen nur geladene Gäste kommen, sind Workshops in der Regel offen für alle Branchenangehörigen oder sogar für die breite Öffentlichkeit. Auch wenn es bei ihnen nicht um Produkte und Verkäufe geht, haben sie dennoch große geschäftliche Vorteile - sie bauen die Autorität der Marke auf und helfen, die Redner*innen als Vordenker*innen der Branche zu etablieren.

Einführungspartys, Aktivierungen und Feiern

Launch-Partys können genutzt werden, um ein neues Start-up, ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung auf den Markt zu bringen oder um eine neue Richtung, einen Meilenstein oder eine Erklärung offiziell zu verkünden. Oft handelt es sich um eine intime Veranstaltung mit VIP-Charakter, bei der eine Marke verkünden kann: "Wir sind hier, wir haben etwas Großartiges, und ihr solltet genauso begeistert sein wie wir! 

Sie dienen dazu, den Bekanntheitsgrad einer Marke zu steigern, Kontakte und Investoren zu gewinnen, Beziehungen zu knüpfen und zu stärken oder eine besondere Leistung zu präsentieren. Einladungen zu solchen Veranstaltungen können auch eine gute Möglichkeit sein, deinen wichtigen Kontakten zu zeigen, dass du sie schätzt.

Andere Event Beispiele

Das sind natürlich nur ein paar der verfügbaren Veranstaltungsarten. Es gibt Teambuilding-Wochenenden, Festivals, Pop-up-Shops, Wettbewerbe, Jobmessen, Patenschaften, Preisverleihungen, Schulungsveranstaltungen und viele mehr. Nur du kannst sagen, was für dich das Richtige ist, aber du solltest deine Optionen sorgfältig prüfen, bevor du dich festlegst.

Das WARUM

Die Gründe für Event Marketing und warum es so wichtig ist, verpackt in 10 saftige Vorteile.

Die Magie des Event Marketings 

Events funktionieren nicht nur, sie bewirken Wunder. Sie bringen Marken mit bestehenden und potenziellen Kund*innen in einer sinnvollen und unterhaltsamen Veranstaltung zusammen, die Community und Markenbildung miteinander verbindet.  

Durch die Gestaltung von Veranstaltungen von Grund auf können Marken ein Erlebnis schaffen, das sie in dem Licht erscheinen lässt, in dem sie gesehen werden wollen. Gut organisierte Veranstaltungen erhöhen die Glaubwürdigkeit und den Bekanntheitsgrad der Marke und stärken die Bindung zwischen Kunden, Experten, und Partnern. Sie etablieren Marken als Experten in ihrem jeweiligen Bereich, bauen dauerhafte Communities auf, generieren neue Kontakte und Verkäufe und bieten unvergleichliche Möglichkeiten zum Networking.

10 Vorteile des Event Marketings 

1. Event Marketing steigert die Markenbekanntheit

   Der beliebteste Grund, eine Veranstaltung zu organisieren, ist die Bekanntmachung deiner Marke. Unabhängig von deiner Branche findet die Interaktion mit deiner Marke in einem zunehmend digitalen Raum statt. So dynamisch diese Räume auch sind, sie haben auch ihre Grenzen. Veranstaltungen bieten einen physischen Raum, um mit einer Marke in Verbindung gebracht zu werden. Wenn du den Raum außergewöhnlich gestaltest, werden die Teilnehmenden auch deine Marke als außergewöhnlich empfinden.  

   Veranstaltungen bringen die Teilnehmenden zum Reden, sei es durch Mundpropaganda, traditionelle Medienberichterstattung, soziale Medien oder teilnehmende Influencer.

2. Event Marketing stärkt die Markenautorität

   Mehr als nur Bekanntheit, Autorität. Veranstaltungen sind eine einzigartige Gelegenheit, den Teilnehmenden zu zeigen, was deine Marke gut macht. Du kannst deine Leistungen stilvoll präsentieren und den Teilnehmenden zeigen, dass du der/die Beste in deinem Fach bist.  

   Und die Verbreitung von Markenbewusstsein und Autorität bei deiner Zielgruppe wird zweifellos zu etwas Greifbarerem führen...

3. Event Marketing generiert Leads

   Du hast dein Fachwissen unter Beweis gestellt, dein Produkt vorgestellt, gezeigt, dass du die Marke bist, die es zu schlagen gilt, und wichtige Daten über potenzielle Partner und Kunden gesammelt. Außerdem hast du dich an eine bestimmte Gruppe von Teilnehmenden aus deiner Branche gewandt. Das kann nur eines zur Folge haben - vielversprechende Leads über dein Registrierungsformular. Event Marketing schafft unzählige kurz- und langfristige Geschäftsmöglichkeiten, sowohl voraussehbare als auch unvorhergesehene.

4. Event Marketing generiert Umsatz

   Je nach Branche kannst du auch direkt zum Verkauf übergehen. Events können mit Produktdemos, exklusiven Rabatten, Empfehlungsaktionen und Frühbucherangeboten kombiniert werden. Du hast das ultimative Schaufenster für dein Angebot geschaffen und kannst nun an Kunden verkaufen, die Stunden oder sogar Tage damit verbracht haben, sich darauf zu freuen. 

   Auch wenn Veranstaltungen, bei denen der Verkauf von Eintrittskarten im Vordergrund steht, eher in den Bereich des Eventmanagements als des Eventmarketings fallen, besteht die Möglichkeit, mit dem Ticketing einen guten Gewinn zu erzielen. Einige große Firmenveranstaltungen verlangen Hunderte von Euro für die Teilnahme und haben Tausende von Teilnehmenden. Rechne selbst nach.

5. Event Marketing sammelt Daten

   Daten sind digitales Gold. Schon bei der Registrierung erstellst du Listen mit Details über potenzielle Kunden. Umfragen, Wettbewerbe und Check-Ins bieten im Laufe des Veranstaltungszyklus noch mehr wertvolle Möglichkeiten zum Sammeln von Daten. 

   Wie wir später noch sehen werden, kann die Veranstaltungssoftware außerdem detaillierte Datenprofile der Teilnehmenden erstellen. Wenn du zum Beispiel nachverfolgst, welche Seminare einer Konferenz bestimmte Teilnehmer/innen besucht haben, kannst du sie in Kategorien einteilen, die du später mit maßgeschneiderten E-Mails oder Anzeigen ansprechen kannst.

6. Event Marketing baut Beziehungen und Netzwerke auf

   Die Networking-Möglichkeiten bei Veranstaltungen sind unübertroffen. Wir gehen davon aus, dass auf Konferenzen und Kongressen mehr Hände geschüttelt und Visitenkarten ausgetauscht werden als bei jeder anderen Gelegenheit auf der Welt. In einer zunehmend digitalen Welt bieten vor allem Live-Events die seltene Gelegenheit, persönlich in Kontakt zu treten. 

   Ob das erste "Hallo!" eines Teilnehmers oder ein Gespräch bei einem Bier mit einem Gastredner - wenn du Kontakte knüpfen willst, solltest du auf Event Marketing setzen.

7. Event Marketing fördert die Kundenbindung

   Betrachte eine Veranstaltung wie eine Schmiede, die nicht nur neue Verbindungen schafft, sondern auch alte stärkt. Veranstaltungen sind eine gute Möglichkeit, dein Engagement für bestehende Kunden zu zeigen, die von den Marketingkanälen allzu oft vernachlässigt werden. Biete deinen Gästen ein VIP-Erlebnis, um sie wissen zu lassen, dass sie geschätzt werden. Erforsche neue Wege der Zusammenarbeit und biete ihnen einen Mehrwert, damit sie einen Anreiz haben, in deiner Gunst zu bleiben. 

   Gemeinsame Erlebnisse sind das Geheimnis von Verbundenheit und Community. Eine zweitägige Veranstaltung kann mehr zur Stärkung einer Geschäftsbeziehung beitragen als drei Jahre lang gelegentliche E-Mails.

8. Event Marketing erreicht konkrete Geschäftsziele

   Dank des Zustroms neuer Event-Plattformen und -Software kann Event Marketing genutzt werden, um bestimmte Unternehmensziele zu erreichen. Bist du auf der Suche nach erfahrenen Beta-Testern, die ein neues Produkt testen? Willst du deine E-Mail-Liste um 1.500 Personen erweitern? Willst du 10 neue Unternehmen dazu bringen, sich für deinen Premium-Service anzumelden? Egal, ob es sich um eine Kleinstveranstaltung mit einem bestimmten Ziel oder eine größere Veranstaltung mit mehreren spezifischen Zielen handelt, messbare Ziele sind jetzt nicht nur möglich, sondern der neue Status quo.

9. Event Marketing erleichtert die Produktaufklärung

   Die meisten Veranstaltungen haben eine direkte oder indirekte Bildungskomponente. Vielleicht hast du ein Nischenprodukt oder eine Dienstleistung, die sehr nützlich ist, deren Vorteile aber erst erklärt werden müssen. Vielleicht hast du ein technisches Angebot, das du CTOs, CEOs und anderen CxOs aus erster Hand zeigen musst.  

   Veranstaltungen sind deine Chance zu erklären, warum deine Produkte oder Dienstleistungen wichtig sind. In der hektischen, überfüllten Geschäftswelt, in der wir leben, gibt es nur selten eine Gelegenheit, die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden so lange zu halten wie eine Veranstaltung. Das Geheimnis eines ausgeklügelten Event Marketings liegt darin, die von dir beworbenen Waren und Dienstleistungen subtil in ein breiteres Bildungs- und Unterhaltungsprogramm einzubinden.

10. Event Marketing verbessert die Branche

    Der Bildungscharakter von Veranstaltungen in Kombination mit der Förderung von Kooperation und Zusammenarbeit kommt ganzen Branchen zugute. Veranstaltungen bieten Entscheidungsträgern und anderen einflussreichen Teilnehmenden die Möglichkeit, die eher theoretischen, philosophischen und/oder technischen Elemente einer Branche zu erkunden. Sie bringen die besten Köpfe der Branche in einem gemeinsamen Schmelztiegel der Ideen zusammen. 

    Das mag wie ein selbstloser Akt erscheinen, aber als Gastgeber der Veranstaltung hast du alle Vorteile, plus die Dankbarkeit der Teilnehmenden und den Ruf, an der Spitze der Innovation in deiner Branche zu stehen.

Das WIE

Wie du eine effektive Event Marketing Strategie in deinem Unternehmen umsetzt.

Die Phasen des Event Marketings 

Eine Veranstaltung zu vermarkten ist so einfach wie das ABC, oder? Nun, leider nein. Es ist eher wie x=MC². Zum Glück haben wir diese komplexen Prozesse vereinfacht, indem wir sie in fünf wichtige Schritte unterteilt haben. Es ist zwar nicht ganz das ABC, aber zumindest das ABCDE.

1. Planung, Strategie und Forschung 

2. Marketingpläne und Vorregistrierungsaktionen 

3. Ticketverkauf und Registrierung 

4. Die Veranstaltung 

5. Post-Event

Um die oben genannten Vorteile zu nutzen, brauchen wir Event Marketing-Experten, die den gesamten Lebenszyklus von Veranstaltungen genau kennen. Event Marketing ist zeitkritisch. Die Herangehensweise, der Ton und die verwendeten Kanäle sollten sich von Phase zu Phase stark unterscheiden. Im Folgenden gehen wir näher auf diese wichtigen Phasen ein. Merke dir die einzelnen Phasen gut, denn wir werden in diesem Leitfaden für Event Marketing immer wieder auf sie Bezug nehmen.

A) Planung, Strategie und Recherche

Die Tatsache, dass du dir die Zeit genommen hast, unseren umfassenden Event Marketing Leitfaden zu lesen, ist ein gutes Zeichen dafür, dass du die Planungsphase ernst nimmst. Doch die Recherche zum Event Marketing ist nur der Anfang - ein Bruchteil der Recherche, die für den Erfolg des Event Marketings nötig ist.

A1. Definiere die Ziele deines Events

Die Event Marketing Software- und Datenrevolution der letzten Jahre hat das Erreichen von sehr spezifischen, quantifizierbaren Geschäftszielen ermöglicht. Dank dieser neuen Technologie kann der Erfolg viel genauer und konkreter gemessen werden. Mach dir das zunutze, indem du deine Ziele für das Event Marketing am Tag 0 festlegst und jeden weiteren Schritt darauf ausrichtest, diese Ziele zu erreichen. 

Die S.M.A.R.T.-Zielsetzung ist mittlerweile so weit verbreitet, dass sie schon fast ein Klischee ist. Aber wie so viele Klischees ist auch dieses aus gutem Grund beliebt. Setze dir mehr als ein Ziel für ein Ereignis und achte darauf, dass jedes davon ein Ziel ist:

S - Specific 

M - Measurable 

A - Attainable 

R - Relevant 

T – Timely 

Indem sie ihre Ziele anhand dieser Kriterien überprüfen, vermeiden Event Marketer vage Ziele wie "den Umsatz steigern". Stattdessen könnten sie sich für "Den Umsatz von Produkt X bis zum 15. August um 25 % steigern" oder "Die Mailingliste bis zum Ende des dritten Quartals um 750 Personen erweitern" entscheiden. Außerdem gibt die klare Definition dieser Ziele dem restlichen Planungsprozess und auch der Durchführung und Messung eine Richtung.  

Vielleicht möchtest du dir aber auch zusätzliche Ziele setzen, die sich nicht so leicht messen und quantifizieren lassen. Ziele wie die Steigerung des Markenrufs sind schwieriger zu quantifizieren, aber es gibt dennoch Möglichkeiten, sie zu messen, z. B. durch Umfragen nach der Veranstaltung, bei denen qualitative Meinungen durch numerische Werte dargestellt werden.

A2. Budgetierung 

Wenn du deine Ziele definiert hast, ist es an der Zeit, mit der Planung der Details zu beginnen. Event Marketing ist ein ungewöhnlicher Marketingkanal, denn die meisten Veranstaltungen, vor allem die größeren, erfordern eine Menge eigenes Marketing.  

Die Budgets für Events sind im Voraus nicht immer leicht zu erkennen. Die Zahlen für Sponsoring und Finanzierung sind nicht immer von vornherein bekannt und steigen oft im Vorfeld einer Veranstaltung an. Die Budgetierung ist ein entscheidender Faktor, denn sie bestimmt die Herangehensweise an fast jeden Aspekt der Organisation deiner Veranstaltung, vom Veranstaltungsort über die Unterhaltung bis hin zum Werbebudget. 

Da ein so wichtiger Faktor oft nicht in Stein gemeißelt ist, kannst du als Event Marketer nur versuchen, das Budget so genau wie möglich einzuschätzen und dir gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität und Notfallplänen zu bewahren.

A3. Zielgruppenforschung

Zielgruppen- und Zielkundenforschung ist die wichtigste Forschung überhaupt. Dein Ziel als Event Marketer ist es nicht, die Besucherzahlen zu maximieren, sondern die richtigen Leute durch die Tür zu bekommen. Dein ideales Publikum zu erreichen, zu verstehen und anzusprechen, ist entscheidend für den Erfolg im Event Marketing.  

Wenn du entscheidest, wer die idealen Teilnehmenden sind, beziehe dich immer wieder auf deine S.M.A.R.T.-Ziele und deine übergeordneten Organisationsziele. Je genauer du dein ideales Publikum definieren und ansprechen kannst, desto besser. 

Jede Marke glaubt, ihren Zielmarkt zu kennen, aber Intuition reicht bei weitem nicht aus. Um jemanden effektiv anzusprechen, musst du seine Beweggründe, Gewohnheiten, Ziele, bevorzugten Plattformen, Budgets, Ängste, Sorgen und Hoffnungen kennen.  

Zielgruppen sind nicht homogen. Nachdem du deine Zielgruppen recherchiert hast, musst du sie in eine Reihe von Untergruppen unterteilen und dir dann Zeit nehmen, um dich in die Perspektive jeder einzelnen Gruppe einzufühlen. Diese Untergruppen sollten nicht nur bestimmen, wie du deine Veranstaltung planst und vermarktest, sondern auch, wie du mit den Mitgliedern der jeweiligen Gruppe kommunizierst - von der Einladung bis zur Umfrage nach der Veranstaltung. Achte darauf, dass du jede Untergruppe mit den neuen Daten und Informationen, die du im Laufe der Veranstaltung erhältst, aktualisierst.

A4. Formate

In diesem Stadium solltest du eine gute Vorstellung von deinem Budget und ein klares Bild von der Zielgruppe haben, die du ansprechen möchtest. Jetzt ist es an der Zeit, ein kostengerechtes Event zu entwerfen, das diese Zielgruppe direkt anspricht. In dieser Phase solltest du Entscheidungen über alle Veranstaltungsformate treffen, die im Abschnitt "Die vielen Formen von Veranstaltungen und Event Marketing" oben aufgeführt sind.  

Entscheidest du dich für einen dreitägigen hybriden Kongress oder für einen dreistündigen virtuellen Mikro-Roundtable? Eine bildungsorientierte Konferenz oder ein unterhaltungsorientierter Markenrelaunch? Wie viel von deinem Budget wirst du für den Veranstaltungsort ausgeben? Wollt ihr ein neues Thema setzen, um der Veranstaltung eine besondere Note zu geben? 

Hier solltest du die Fragen nach dem Wann und Wo beantworten, deinen Veranstaltungsplan recherchieren und skizzieren, mit den Hauptrednern Kontakt aufnehmen und über die Workshop Sessions nachdenken, die deine Zielgruppen ansprechen würden. Natürlich musst du nicht alle Entscheidungen treffen, bevor du mit der Vermarktung deiner Veranstaltung beginnst, aber wenn du nicht das Fyre Fest 2.0 werden willst, solltest du einige Schlüsselelemente im Voraus festlegen.

B) Marketing-Pläne und Werbung für die Vorregistrierung

The earlier people hear about an event, the better. If you wait until absolutely everything is in place, you will lose out on crucial marketing time. As well as building initial excitement for your event, this time should be used to solidify your marketing plan and begin the time-consuming process of reaching out to partners, sponsors, media, and collaborators. Then, when the time is right, they too will be ready to help you spread the word. 

There are other advantages of starting your marketing initiative early too. The earlier would-be attendees hear about an event, the more likely they are to remember it. Moreover, attendees are more likely to be free on your chosen dates, and marketers have more time to work their magic. 

B1. Einen Marketingplan erstellen

Zu diesem Zeitpunkt solltest du mehr als genug Informationen haben, um einen Marketingplan zu erstellen. Im folgenden Abschnitt dieses Leitfadens findest du eine Aufschlüsselung der empfohlenen Kanäle für die verschiedenen Veranstaltungstypen und Tipps, wie du sie nutzen kannst. Spätestens an diesem Punkt im Lebenszyklus einer Veranstaltung solltest du den Stift zu Papier bringen und einen detaillierten Aktionsplan erstellen.  

Die Natur von Veranstaltungen ist dynamisch. Im Laufe des Prozesses werden neue Daten und Informationen hinzukommen, und dein Marketingplan muss möglicherweise aktualisiert werden. Sei anpassungsfähig.

B2. Eine Zeitleiste erstellen

Deine Veranstaltung muss bereits Monate vor ihrem Start beworben werden. Deine Marketingkanäle sollten so konzipiert und aufeinander abgestimmt sein, dass sie sich gegenseitig ergänzen. Ein integrierter Multi-Touch-Werbeplan, der E-Mail, soziale Medien, Text, Anzeigen, Newsletter, Apps und Anrufe umfasst, gibt deinem komplexen Marketingplan eine wertvolle Struktur und stellt sicher, dass du nicht einfach alles gegen die Wand wirfst, um zu sehen, was hängen bleibt.

B3. Vorregistrierungsaktion

Der Hype um deine Veranstaltung beginnt früher, als du denkst. Noch bevor die Tickets im Vorverkauf erhältlich sind, solltest du eine übersichtliche Website und SEO-freundliche Social-Media-Seiten einrichten, um den Hype und die Spannung zu steigern.  

Wenn nötig, kannst du schon Aufmerksamkeit und Spannung aufbauen, bevor du überhaupt ein konkretes Datum, einen Ort oder einen Veranstaltungsnamen hast. Selbst einfache Meldungen wie "In deiner Stadt ist bald etwas Großes los!" können später zu einem großen Anstieg der Registrierungen führen. In dieser frühen Phase des Werbeprozesses geht es darum, Begeisterung zu wecken, das Interesse zu testen und den Grundstein für die Community der Veranstaltung zu legen.

C) Ticketverkauf und Registrierung

Jetzt ist es an der Zeit, die wichtigsten Marketingmaßnahmen zu ergreifen und alle Tricks, Tipps und Fachkenntnisse zu nutzen, die deinem Team zur Verfügung stehen.

C1. Frühaufsteher

Du hast die Aufmerksamkeit auf deine Veranstaltung gelenkt und einen ersten Hype ausgelöst, jetzt ist es an der Zeit, die ersten Tickets zu verkaufen. Wenn du VIPs für deine Veranstaltung gewinnen oder bestehende Mitglieder deiner Community belohnen willst, solltest du ihnen Tickets vor der allgemeinen Veröffentlichung zur Verfügung stellen.  

Nach deiner ersten Marketingaktion und den VIP-Einladungen solltest du das frühe Interesse durch die Veröffentlichung von Frühbucher-Tickets zu vergünstigten Preisen belohnen. Wenn du diese "First Mover" berücksichtigst, ist das nicht nur ein Trost für dein Team, sondern hat auch einen Werbeeffekt. Es bringt Gespräche in Gang, fördert organische Mund-zu-Mund-Propaganda, liefert dir wertvolle Schätzungen darüber, wie viel du für spätere Ticketverkäufe zur Verfügung hast, und hilft dir beim Cashflow. 

Die Staffelung der Ticketpreise in verschiedene zeitliche Stufen bietet Anreize für die Teilnehmenden, ihre Tickets frühzeitig zu kaufen, und schafft ein Gefühl der Dringlichkeit, das zögernde Teilnehmende schneller in den Trichter führt. Erwäge, Erinnerungs-E-Mails oder App-Benachrichtigungen an Gäste zu schicken, die bereits Interesse bekundet haben - "Es gibt nur noch 35 Super-Frühbucher-Tickets, verpasse sie nicht! Sei dir darüber im Klaren, dass die Teilnehmenden gegenüber diesen Techniken etwas desensibilisiert sind; umgehe ihren Zynismus, indem du an diesen Druckpunkten etwas Subtilität und Fingerspitzengefühl zeigst. 

Und was ist, wenn sich deine Tickets nicht verkaufen? Mache nicht einfach so weiter. Nimm dieses frühe Anzeichen zur Kenntnis und überprüfe deine Recherche, deinen Marketingplan, deine Botschaften, Kanäle und Techniken.

C2. Marketing auf die Spitze treiben

Hier sollten die Marketing-Unterkanäle auf Hochtouren laufen. Es ist an der Zeit, Pressemitteilungen zu verbreiten, deine Influencer zu aktivieren, Inhalte aller Art zu veröffentlichen, gezielte Werbung zu schalten, mit den Mainstream-Medien zu sprechen und vieles mehr.  

Du wirst wahrscheinlich versuchen, über dein bestehendes Netzwerk hinaus neue Kunden und Interessenten zu gewinnen. Eine oft übersehene Ressource für Veranstaltungen, die ein großes Publikum erreichen wollen, ist das Hinzufügen zu Webseiten mit Veranstaltungshinweisen. Es gibt viele davon, auch wenn ihre Beliebtheit von der geografischen Lage abhängt. Gib einfach "Best Event Listing Website" in deine lokale Google-Suche ein und du wirst die Qual der Wahl haben. 

Wenn du mehr über die effektivsten Kanäle für das Event Marketing erfahren möchtest, lies unten Event Marketing Kanäle und Unterkanäle.

C3. Letzter Aufruf (Late-Stage-Ticketverkauf)

Du hast deine bald stattfindende Veranstaltung intensiv beworben, aber du musst noch Tickets verkaufen. Späte Registrierungen erfordern einen besonderen Ansatz, um die unentschlossenen Teilnehmenden über die Ziellinie zu bringen.  

Wenn du effektiv Daten gesammelt hast, solltest du inzwischen eine Datenbank mit denjenigen Gästen haben, die Interesse an einer Teilnahme gezeigt, aber noch nicht zugesagt haben. Um dieses Interesse in späte Registrierungen umzuwandeln, kannst du mit Hilfe von Retargeting-Anzeigen diejenigen ausfindig machen, die bereits Interesse gezeigt haben.  

Ändere in deinen Retargeting-Anzeigen und in deinen "Final Call"-Kommunikationen den Ton in Richtung erhöhter Dringlichkeit. Verwende prominentere, direkte CTAs, die betonen, dass es wirklich "jetzt oder nie" heißt.  

Beweise in den sozialen Netzwerken, dass einige der Gäste oder Marken, die bereits zugesagt haben, begeistert sind. Unterschätze niemals die Macht der FOMO (Fear of Missing Out) und nutze sie zu deinem Vorteil. Wenn es wirklich hart auf hart kommt, zögere nicht, potenzielle Gäste höflich anzurufen.

D) Das Event

Du hast alles im Voraus dreifach überprüft, deine Karten für die Attendee Journey auf Schwachstellen untersucht, Notfallpläne aufgestellt, deine wichtigsten Teammitglieder an die Ziele deiner Veranstaltung erinnert und bist bereit, loszulegen.  

Auch wenn die traditionellen Marketingaufgaben vorbei sind, ist die Rolle des Event Marketers noch lange nicht erledigt. Im Theater der Veranstaltungen müssen Event Marketer viele Rollen spielen. Zu ihren Aufgaben gehören sowohl nach außen gerichtete Aufgaben (Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Betreuung von Presse und VIPs usw.) als auch nach innen gerichtete Aufgaben (Einholen von Feedback, Schadensbegrenzung, Echtzeitanalyse usw.).

D1. Werbung in Echtzeit

Auch wenn deine Veranstaltung bereits begonnen hat, musst du nicht aufhören, sie zu vermarkten. Setze Ressourcen für die Werbung während der Veranstaltung ein, um die Berichterstattung in letzter Minute aufzufangen und den Teilnehmenden, die sich nicht angemeldet haben, einen Vorgeschmack darauf zu geben, was sie verpassen, damit sie beim nächsten Mal nicht denselben Fehler begehen. 

Mach nicht nur über die traditionellen Medienkanäle, sondern auch über die sozialen Medien auf deine Veranstaltung aufmerksam. Achte darauf, dass die Teilnehmenden die Hashtags deiner Veranstaltung verwenden und ihre eigenen Inhalte und Gedanken teilen. Führe einen Livestream durch, twittere während der Veranstaltung und teasere alle wichtigen Ankündigungen an.

D2. Engagement fördern

Effektives Event Marketing erfordert Engagement vor, nach und während der Veranstaltung. Halte deine Gäste bei Laune, indem du Wettbewerbe, Gamification, Live-Umfragen, spezielle Apps und emotionale Video-Highlights einsetzt. Ermutige zur aktiven Teilnahme, wo immer du kannst, und tue alles, was du kannst, um sicherzustellen, dass deine Teilnehmenden eine angenehme und wertvolle Zeit haben.  

Weitere Ideen, wie du das Engagement auf unterhaltsame Weise fördern kannst, findest du in Event Marketing Techniques: Spaß und Spiele, weiter unten.

D3. Krisenmanagement

Wenn du denkst, dass du an einer Großveranstaltung teilgenommen hast, die reibungslos verlaufen ist, hast du entweder nicht genug aufgepasst oder das verantwortliche Team hat es geschafft, es gut zu verbergen. Veranstaltungen sind, in Ermangelung eines besseren Wortes, "ereignisreich". Dinge gehen schief.  

Viele dieser Probleme können zwar durch sorgfältige Planung vermieden werden, aber es ist unmöglich, für jedes Ereignis zu planen. Die Art und Weise, wie du mit diesen Problemen umgehst, wenn sie auftreten, macht den entscheidenden Unterschied. Wie wirst du reagieren, wenn sich ein Teilnehmender öffentlich auf Twitter beschwert? Wirst du Tickets für verärgerte Gäste zurückerstatten? Was machst du, wenn dein Hauptredner an einer Lebensmittelvergiftung erkrankt? Du musst den Überblick behalten, wenn du nicht willst, dass deine hart erarbeiteten Marketingbemühungen untergraben werden.

E) Post-Event

Bist du bereit, die Füße hochzulegen und dich im warmen Schein deines Erfolgs zu sonnen? Denk nochmal nach, der Spaß ist noch nicht vorbei.

E1. Post-Event-Kommunikation

Im Jahr 2024 ist die allgemeine Dankes-E-Mail nicht mehr ausreichend. Event Marketer müssen Foto- und Video-Highlights per E-Mail verschicken, personalisierte Umfragen und Danksagungen auf der Grundlage ihrer Zielgruppensegmentierung versenden, Einladungen an die Community verschicken, exklusive Inhalte veröffentlichen, Filmmaterial und Medien von der Veranstaltung online stellen und die Community festigen, die deine Veranstaltung mit aufgebaut hat.

E2. Erfolg auswerten

Später werden wir näher darauf eingehen, wie Event Marketer den Erfolg ihrer Veranstaltungen auf der Grundlage ihrer Geschäftsziele und intelligenten Zielsetzungen messen können und sollten. Eine gründliche Analyse bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Einer davon ist, dass du für die nächste Auflage deiner Veranstaltung bestens gerüstet bist. Es mag verfrüht erscheinen, sich Gedanken über die nächste Veranstaltung zu machen, aber der beste Zeitpunkt dafür ist direkt nach der letzten Veranstaltung, wenn die Stärken und Schwächen deines Teams noch in den Köpfen sind.

Tools, Techniken und Kanäle

Nachdem wir die wichtigsten Phasen des Event Marketings erläutert haben, wollen wir nun einen Blick auf die Instrumente, Techniken und Kanäle werfen, die für den Erfolg jeder Phase entscheidend sind. Denn sie entscheiden über die Effektivität, die Effizienz und die Wirkung deines Events.

Event Marketing-Kanäle und Unterkanäle:

Social Media Marketing und E-Mail-Marketing dominieren nach wie vor die Event Marketing-Kanäle, aber neue Konkurrenten beginnen, um den Thron zu kämpfen. Eine umfassende Event Marketing-Strategie umfasst viele sorgfältig aufeinander abgestimmte Kanäle für ein effektives Multi-Touch-Marketing.  

Es gibt viele Kanäle, von denen die meisten nicht nur die Reichweite und den Ticketverkauf erhöhen, sondern auch Engagement, Markenbekanntheit, Begeisterung und das immer wünschenswerte Gefühl der Community erzeugen.  

Wir raten davon ab, sich zu sehr auf die verkaufsstarken Kanäle zu verlassen, die im Laufe der Jahre immer gesättigter und weniger effektiv geworden sind. Die meisten Teilnehmenden in den Jahren 2023 und 2024 werden einen persönlicheren, menschlicheren Ansatz suchen. 

Egal, für welche Kanäle du dich entscheidest, achte darauf, dass sie in Ton, Botschaft und Stil einigermaßen einheitlich sind, es sei denn, du hast einen konkreten Grund, der dagegen spricht. Achte außerdem darauf, dass alle von dir veröffentlichten Marketingtexte und -materialien SEO-optimiert sind und auf den Surfgewohnheiten basieren, die du in deiner Zielgruppenforschung ermittelt hast.

Event Marketing-Kanäle: Deine Event-Website

Ganz gleich, ob du eine eigenständige Veranstaltungswebsite oder nur eine Landing Page auf der Hauptwebsite deiner Marke erstellst, die Website wird für potenzielle Teilnehmende wahrscheinlich die erste Anlaufstelle sein, um Informationen über deine Veranstaltung zu finden. Aus diesem Grund muss das Messaging absolut perfekt sein. 

Gestalte sie optisch ansprechend und mit prägnanten Botschaften, die das Alleinstellungsmerkmal deiner Veranstaltung unterstützen. Häufig gestellte Fragen (FAQ) und detaillierte Informationen können in die Navigationsleiste eingefügt werden, aber die Homepage sollte sich darauf konzentrieren, das Interesse in Anmeldungen umzuwandeln. Sie sollte die Kunden in so wenigen Schritten wie möglich zur Registrierung führen.  

Achte darauf, dass deine Website in den Suchmaschinenergebnissen ganz oben erscheint, und bezahle für die Werbung, wenn du damit keinen Erfolg hast. Vergiss nicht, deine Website vor, während und nach deiner Veranstaltung zu aktualisieren. Und ganz wichtig: Achte darauf, dass deine Inhalte auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich sind, indem du sie mit Untertiteln, klaren Schriftarten und Alt-Bildern versiehst. 

Event Marketing-Kanäle: Social Media Marketing (SMM)

In unserem oben erwähnten Eventmanagement-Bericht haben wir die Befragten gefragt, welche Technologie den größten positiven Einfluss auf Veranstaltungen hat. Die sozialen Medien waren mit 78% die mit Abstand meistgenannte Antwort. Soziale Medien sind ein sich ständig weiterentwickelndes Kraftwerk mit einer unglaublichen Reichweite und einem ebenso unglaublichen Engagement, wenn sie gut gemacht sind. Unterschätze sie niemals.  

Es gibt eine Vielzahl von Social Media Plattformen, aus denen du wählen kannst. LinkedIn, Facebook und Twitter sind die alte Garde, aber Instagram, Snapchat, TikTok und Twitch sind auch für Unternehmensveranstaltungen von Bedeutung, was dich vielleicht überrascht.  

Im Vorfeld einer Veranstaltung kann jede dieser Plattformen mit ihren eigenen Stärken genutzt werden, um Aufmerksamkeit zu erregen, Registrierungen zu akquirieren, Begeisterung zu wecken und vieles mehr. Aber auch während und nach der Veranstaltung solltest du die sozialen Medien für dein Event Marketing weiter nutzen. Die Verwendung spezieller Event-Hashtags ist im Jahr 2024 nahezu unverzichtbar. Ermutige die Teilnehmenden, ihre Inhalte auch während der gesamten Dauer der Veranstaltung damit zu taggen. Über den Hashtag hinaus solltest du mit Wettbewerben, Werbegeschenken, Umfragen, Bildunterschriftenwettbewerben, Diskussionsgruppen und vielem mehr kreative Elemente einbinden, die das Engagement fördern.

Event Marketing-Kanäle: Influencer Marketing

Influencer Marketing kann ein unglaublicher Segen für Veranstaltungen sein. Wenn du die richtigen Influencer dazu bringst, vor, während und nach der Veranstaltung über deine Veranstaltung zu sprechen, kann das ein natürliches Gefühl und authentische Begeisterung erzeugen. Stell dir vor, wie es auf unentschlossene Gäste wirkt, wenn sie sehen, wie ihr Lieblingsexperte leidenschaftlich über seine geplante Teilnahme spricht.  

Die Kunst des Influencer Marketings besteht darin, die idealen Influencer für deine Veranstaltung auszuwählen. In der Vergangenheit waren Superstar-Influencer mit einer großen Fangemeinde die offensichtliche Wahl. Bei B2B- und B2C-Veranstaltungen ist es jedoch viel engagierter und kostengünstiger, relevante, angesehene Branchen-Influencer zu finden, selbst wenn ihre Anhängerschaft nur einen Bruchteil davon ausmacht. Wenn du 1.000.000 € für ein fünfsekündiges TikTok-Video von Cardi B über deine Autoversicherungskonferenz ausgibst, ist das kein guter Einsatz deines Event-Marketing-Budgets.  

Studiere vertrauenswürdige Experten in deinem Bereich. Achte nicht auf eitle Metriken wie die Anzahl der Follower, die oft gekauft oder gefälscht sind. Sieh dir stattdessen die aktuellen Reichweiten und Engagement-Statistiken sowie die Inhalte an, die sie für frühere Kampagnen produziert haben.  

Es lohnt sich, teilnehmenden Influencern eine VIP-Behandlung zukommen zu lassen. Je glücklicher sie sind, desto authentischer und leidenschaftlicher werden sie ihr treues Publikum für dich loben.

Event Marketing-Kanäle: E-Mail-Marketing

E-Mail-Marketing hat seit einem Jahrzehnt den besten ROI aller Marketingkanäle. Das liegt an der enormen Reichweite und dem individuellen Weg zur Korrespondenz. 

In der heutigen Zeit der Nischen-Influencer auf TikTok, der interaktiven DooH-Plakate und der schlagzeilenträchtigen Guerilla-Marketing-Kampagnen klingt E-Mail-Marketing wie ein Dinosaurier. Aber im Gegensatz zu diesen prähistorischen Raubtieren hat sich das E-Mail-Marketing mit der Zeit weiterentwickelt.  

Als direkter Kanal zu den Gästen und Einladenden, der es ihnen ermöglicht, in aller Ruhe zu reagieren, ist E-Mail-Marketing der beste Freund des Event-Marketers. Sorgfältig gestaltete, regelmäßige E-Mails, die entsprechend deiner Zielgruppensegmentierung personalisiert sind, sollten während des gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung verschickt werden. Von Einladungen für Frühbucher bis hin zu Planänderungen in letzter Minute - E-Mails sollten deine erste Anlaufstelle sein. 

Allerdings kann es auch zu viel des Guten geben. Und wo genau die Grenze gezogen wird, ist von Gast zu Gast unterschiedlich. Deine Zielgruppensegmentierung sollte dir zwar eine Vorstellung davon geben, wie viel Kommunikation ein Gast erhalten möchte, aber eine effektivere Methode ist es, ihm die Wahl zu lassen, indem du ihm die Macht über seine eigenen E-Mail-Präferenzen gibst.  

Einige Teilnehmende wollen nur das Nötigste in so wenigen E-Mails wie möglich. Andere wollen eine E-Mail für alles: Wettervorhersagen, Verkehrswarnungen, aktuelle Termine, Ankündigungen neuer Redner/innen, Wettbewerbe, Unterhaltung und mehr. Wenn du den Gästen die Entscheidung überlässt, erhöht sich nicht nur deine CTR und du vermeidest lästige Gäste, sondern du zeigst ihnen auch, dass du ihre Vorlieben schätzt.  

Oft lohnt es sich, für Veranstaltungen eigene E-Mail-Adressen einzurichten, damit die Kommunikation über Veranstaltungen von den allgemeinen Marketingmaßnahmen getrennt ist. Das stellt auch sicher, dass du keine weiteren Kommunikationsmöglichkeiten verlierst, wenn du die Balance verlierst und deine Gäste die gefürchtete "Abmeldung" oder noch schlimmer "als Müll markieren" wählen. Achte nur darauf, dass du die DSGVO einhältst.

Event Marketing-Kanäle: Content Marketing

Inhalte gibt es in vielen Formen, und wir werden im Folgenden einige ihrer interessantesten Varianten untersuchen. Aber egal, wie vielfältig deine Inhalte sind, eine klassische Form sollte immer eine Schlüsselrolle in deiner Event Marketing Strategie spielen - das geschriebene Wort. 

Veröffentliche Longform- und Shortform-Inhalte, wie z. B. kurze Updates, gründliche Bildungsinhalte und Interviews mit deinen Event-Persönlichkeiten. Die besten schriftlichen Inhalte für das Event Marketing sind informativ und wertschöpfend, aber gleichzeitig unterhaltsam, authentisch und ein wenig unterhaltsam.  

Wenn du nicht über ein talentiertes Team mit viel Zeit verfügst, musst du professionelle Autoren und Redakteure einstellen, um all diese Ziele zu erreichen. Im Idealfall arbeiten sie jedoch eng mit deinen eigenen Fachleuten zusammen, indem sie regelmäßig mit dir zusammenarbeiten oder dir detaillierte Anweisungen geben. Auf diese Weise könnt ihr eure Botschaften aufeinander abstimmen und konsistent bleiben. 

Apropos konsistent: Die Wahl des Inhaltsformats sollte auch mit den übergeordneten Zielen deiner Organisation übereinstimmen. Ist es das Ziel deiner Veranstaltung, deine CxOs als Vordenker zu etablieren? Dann entscheide dich für hochwertige Inhalte, die in ihrem Namen geschrieben wurden. Ist es dein Ziel, Markenautorität aufzubauen? Entscheide dich für gut verlinkbare Deep Dives. Willst du durch die Gewinnung neuer Kunden mehr Leads und Verkäufe erzielen? Konzentriere dich auf suchmaschinenoptimierte Inhalte, die auf die richtigen Schlüsselwörter ausgerichtet sind, um deine Teilnehmenden anzulocken.

Event Marketing-Kanäle: Video Marketing

Videomarketing ist ein mächtiges Instrument, vor allem wenn es mit Social Media Marketing kombiniert wird. Die meisten Social-Media-Plattformen bevorzugen inzwischen Videoinhalte. 

Variiere deine Videoinhalte je nach Zielgruppe und Plattform. Erstelle kürzere, persönlichere Teaser-Videos für Plattformen wie TikTok. Lade längere "Best of"-Videos mit den Höhepunkten früherer Veranstaltungen auf Facebook, YouTube und Twitter hoch. Erstelle einfache, tonlose Hintergrundvideos für deine Website. Starten Sie Interview-Serien mit den Hauptrednern auf Ihrer LinkedIn-Seite. Und überlege dir sogar, ob du exklusive, nur im Internet verfügbare Bildungsinhalte für diejenigen, die sich angemeldet haben, bereitstellst.  

Wenn die Veranstaltung näher rückt (Phasen A-C), füge Videos hinter den Kulissen hinzu, um die Spannung zu erhöhen. Während der Veranstaltung (Phase D) kannst du einige deiner interessantesten Vorträge per Livestream übertragen. Und nach der Veranstaltung (Phase E) präsentierst du Highlight-Reels und spannende Ausschnitte. 

Wenn du über ein kompetentes Team verfügst, kannst du einige dieser Videos auch selbst produzieren, vor allem wenn es um Videos geht, die von einem persönlicheren Ansatz profitieren. Du solltest jedoch wissen, dass die Qualität der Videos in den letzten zehn Jahren stark gestiegen ist, selbst bei Amateurproduzenten. Damit sind auch die Erwartungen gestiegen. Wenn du etwas Komplexes mit deinen Videoinhalten vorhast, solltest du Profis mit dem Filmen und Bearbeiten beauftragen.

Event Marketing-Kanäle: Podcasts und Webinare

Podcast-Marketing ist ein viel zu wenig genutzter Marketingkanal, der sich hervorragend für das Event Marketing eignet.  

Ähnlich wie Webinare sind Podcasts sehr wirkungsvoll und günstiger als je zuvor zu erstellen. In deinen Podcasts und Webinaren können Hauptredner/innen und einflussreiche Gäste zu Gast sein und/oder sie können sogar von denselben Persönlichkeiten moderiert werden wie deine Veranstaltung. Du kannst Themen vor einer Veranstaltung anreißen und nach der Veranstaltung vertiefen - diese können als VIP-Inhalte für diejenigen angeboten werden, die deiner Community beigetreten sind. 

Apropos Communitys: Der Unterhaltungscharakter eines Podcasts ist hervorragend geeignet, um sie zu schaffen. Wenn sie gut gemacht sind, eignen sich Podcasts hervorragend, um die Autorität einer Marke zu stärken. Um diesen zentralen Mehrwert herum bilden sich dann engagierte Communities von Gleichgesinnten. Ein guter Podcast gibt den Hörern das Gefühl, Teil des Gesprächs zu sein.

Mit nur wenigen Schritten kannst du dein eigenen Podcast erstellen und dieses Video zeigt dir wie.

Event Marketing-Techniken:

Nachdem wir uns die Event Marketing-Kanäle mit der größten Reichweite und dem größten Engagement angeschaut haben, wollen wir nun einen Blick auf die effektivsten Event Marketing-Tricks und -Techniken werfen, um sie zu nutzen.

Event Marketing-Techniken: Community Marketing

Heute kann Community im Event Marketing als Kanal, als Technik, als Ressource und als Ziel fungieren.  

Wir alle wurden während der Pandemie in der einen oder anderen Form isoliert. Deshalb ist ein Gefühl der Community heute wichtiger denn je. Mehr Stimmen sind besser als wenige. Ein auf die Community ausgerichtetes Event Marketing führt zu organischer Werbung und entlastet das Marketingteam. Wenn du noch keine Community hast, baue dir eine eigene auf.  

Auf die Trends der Community im Event Marketing werden wir später noch genauer eingehen. Für den Moment solltest du diese Tipps zum Aufbau und zur Förderung der Community beachten:

• Erleichtere und fördere die Erstellung von Inhalten durch die Teilnehmenden, wie z.B. Blogs, Engagement in den sozialen Medien, Erfahrungsberichte, Fotos und Videos.

• Erstelle einen einzigartigen Veranstaltungs-Hashtag und verbreite ihn während der gesamten Veranstaltung und über deine sozialen Medienkanäle. Von den vielen Vorteilen eines Veranstaltungs-Hashtags wird oft übersehen, dass er das organische Networking zwischen den Teilnehmenden erleichtert.

• Sorge dafür, dass es Möglichkeiten für soziale Kontakte gibt, z.B. durch Unterhaltung, Aufwärmübungen, geselliges Beisammensein, Spiele und Buddy-Systeme.

• Schaffe ein Veranstaltungsumfeld und eine Atmosphäre, in der sich die Teilnehmenden wohl und wertgeschätzt fühlen, wenn sie ihre Gedanken und Gefühle mitteilen.

• Biete Boni wie Gratisgeschenke, Rabatte, frühzeitigen Zugang und exklusive Angebote an, damit die Teilnehmenden das Gefühl haben, Teil eines Eliteclubs zu sein.

• Richte private Social-Media- und App-Gruppen ein, in denen du Vorschläge einbringen, Fragen beantworten und neue Kontakte zwischen den Teilnehmenden knüpfen kannst.

Wenn du diese Tipps befolgst, kannst du ein Community-gesteuertes Event Marketing mit weitreichenden Vorteilen aufbauen. Du wirst PR-Möglichkeiten, Ticketvorverkäufe, Mund-zu-Mund-Propaganda, Sichtbarkeit und eine bessere Suchmaschinenoptimierung erreichen.

Event Marketing-Techniken: Aktive Teilnahme

Die aktive Beteiligung von Teilnehmenden ist eng mit dem Community Marketing verbunden und hat langfristig weitreichende Vorteile. Wenn du die Teilnehmenden dazu bringst, ihre eigenen Inhalte zu erstellen, kannst du kostenlose Werbung mit der Authentizität des Influencer Marketings zu einem Bruchteil des Preises machen. 

Aktive Teilnehmende und die Einbindung der Community geben den Gästen zu Recht das Gefühl, dass sie ein Teil des Erfolgs einer Veranstaltung waren. Das gibt ihnen das Gefühl, in die Veranstaltung investiert zu haben und stolz auf die Ergebnisse zu sein. Es ersetzt das veraltete, von oben herab geführte "Wir und die anderen" durch ein "Wir". Außerdem wird die Community gestärkt, das Engagement erhöht, die Stimmen, die mit der Veranstaltung in Verbindung gebracht werden, variiert und die Reichweite erhöht, da die Teilnehmenden eventbezogene Inhalte, an denen sie direkt beteiligt waren, eher auf ihren persönlichen Kanälen teilen.  

Dieses Gefühl der Beteiligung ist umso stärker, je früher sich die Teilnehmenden einbringen. Der beste Zeitpunkt, um mit der aktiven Teilnahme zu beginnen, ist also der Tag Null. Beziehe die Teilnehmenden in Phase A:Veranstaltungsplanung, -strategie und -forschung über Umfragen, Meinungsumfragen oder auch nur getwitterte Fragen ein: "Was würdest du gerne auf unserem XYZ-Gipfel 2023 sehen?"

Event Marketing-Techniken: Kollaborationen

Teilnehmende und Community-Mitglieder sind nicht die einzigen Nicht-Teammitglieder, deren Inhalte von deiner Veranstaltung profitieren können. Wenn deine Veranstaltung der Branche nützt, können auch Konkurrenten dazu motiviert werden, sie zu verbreiten. Lade Branchenexperten, Sponsoren und sogar deine Konkurrenten ein, Artikel in deinem Blog zu veröffentlichen. Diese können im Gegenzug für ihre Blogs angeboten werden, so dass ihr euer Publikum gegenseitig austauschen könnt. Auf diese Weise kannst du deine Reichweite verdoppeln und deine Botschaft an neue Zielgruppen weitergeben. 

Diese Kooperationen funktionieren auf fast allen Kanälen, die im vorherigen Abschnitt beschrieben wurden: Lade Fachleute zu Podcasts ein, führe Interviewreihen mit Branchenführern durch, lass deine Veranstaltung in den Newsletter eines anderen Unternehmens aufnehmen und ermutige das gegenseitige Teilen von Posts in den sozialen Medien.

Event Marketing-Techniken:: Die Presse anrufen

Nutze die beiden "PRs" gut: Öffentlichkeitsarbeit und Pressemitteilungen. 

Lade die Presse ein, biete ihr Freikarten an und behandle sie wie VIPs. Denk auch daran, dass überlastete Journalisten, die nicht an deiner Veranstaltung teilnehmen, vielleicht trotzdem darüber berichten wollen. Sorge dafür, dass du die Nachricht weitergibst, damit du in Zusammenfassungen wie "Die 10 spannendsten XYZ-Veranstaltungen dieses Jahr" nicht übersehen wirst.  

Die Berichterstattung in den Medien führt nicht nur direkt zu mehr Registrierungen, sondern erhöht auch den Bekanntheitsgrad, die Begeisterung, die Reputation und die Suchmaschinenoptimierung deiner Veranstaltung - was wiederum zu indirekten Registrierungen führen kann. Außerdem verleiht die Berichterstattung in renommierten Medien deiner Veranstaltung Legitimität, was bei der Akquise von Sponsoren, Rednern und Multiplikatoren hilfreich ist. 

Die betreffende Presse könnte die lokale Presse, die Branchenpresse und/oder die Mainstream-Medien sein, wenn deine Veranstaltung groß oder einzigartig genug ist. Neben dem empfohlenen Schritt, eine etablierte PR-Firma zu beauftragen, kannst du die Sache auch selbst in die Hand nehmen, indem du die Presse durch Kaltakquise, Kontaktaufnahme mit etablierten Kontakten und die Nutzung von Journalistenportalen, auf denen Pressemitteilungen nach Branchen und Kategorien geteilt werden, erreichst. 

Apropos Pressemitteilungen: Sie sind eine Kunst, die nicht unstudiert bleiben sollte. Journalisten haben viel zu tun und sind immer auf der Suche nach einem heißen Eisen. Deine Aufgabe ist es, deine Veranstaltung so darzustellen, dass sie zu gut ist, um nicht darüber zu berichten, und ihnen gleichzeitig das Leben leichter zu machen:

• Achte darauf, dass alle wichtigen Details zum Ereignis im ersten Absatz der Pressemitteilung zusammengefasst werden.

• Füge Zitate von Hauptrednern oder CxOs von Unternehmen ein.

• Füge beeindruckende Zahlen und Argumente hinzu.

• Stelle begleitende Pressemappen mit Bildern, Logos und Videos zur Verfügung, damit die Journalisten nicht selbst danach suchen müssen; stelle sicher, dass sie von guter Qualität und in hilfreichen Formaten sind.

• Überlege dir einen guten Aufhänger für den Titel oder die Betreffzeile jeder Pressemitteilung. Frage dich, was an deiner Veranstaltung einzigartig ist? Was macht deine Veranstaltung interessanter und spannender als andere? Was würde eine gute Schlagzeile ergeben?

• Mache deine Pressemitteilung nicht zu verkaufslastig. Wenn ein seriöser Journalist denkt, dass er nur das Marketingmaterial eines Unternehmens wiederholt, wird er abgeschreckt.

• Wenn du Pressemitteilungen per E-Mail an Journalisten schickst, solltest du eine aussagekräftige Betreffzeile und eine persönliche Einleitung verfassen. Füge die Pressemitteilung in den Text der E-Mail ein; angehängte Pressemitteilungen sind seit einem Jahrzehnt aus der Mode gekommen.

• Und schließlich solltest du es nicht bei einer einzigen Pressemitteilung belassen. Gib sie bei jeder größeren Ankündigung heraus. Blogger und Journalisten sind immer auf der Suche nach neuen Inhalten; lass deine Veranstaltung wie den nächsten heißen Knüller klingen, den man nicht verpassen darf.

Event Marketing-Techniken: Bezahlte Werbung

Veranstaltungen haben in der Regel einen langen Lebenszyklus, so dass genügend Zeit bleibt, um ein organisches Wachstum zu erzielen, ohne sich zu sehr auf bezahlte Werbung verlassen zu müssen. Dennoch gibt es mehrere Phasen des Prozesses, wie die oben beschriebene Phase C2, in der bezahlte Werbung notwendig ist, um die Dinge auf die nächste Stufe zu bringen. Zeit ist Geld; selbst für Event-Vermarkter, die nur über ein kleines Budget verfügen, kann bezahlte Werbung immer noch die kostengünstigste Lösung sein. 

Es gibt unzählige bezahlte Werbemöglichkeiten. Es gibt Google-Anzeigen, Werbemöglichkeiten in den sozialen Medien, Influencer, Retargeted Ads, DooH und viele weitere Optionen. Heutzutage sind alle diese Optionen schnell, zielgerichtet, messbar und effektiv. Die Entscheidung, welche Kombination du für deine Zielgruppen wählst, ist entscheidend.  

Außerdem ist eine ständige Bewertung der Leistung deiner bezahlten Werbung wichtig, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Wenn du nur über ein begrenztes Marketingbudget verfügst, beobachte die Beiträge, die organisch am besten laufen, und mache sie zum Ziel deiner bezahlten Werbung.

Event Marketing-Techniken: Journey Mapping der Teilnehmenden

Die Erstellung einer Journey für Teilnehmende ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass eine Veranstaltung reibungslos abläuft. Der Prozess sollte immer mit deiner Zielgruppenforschung und -segmentierung beginnen, auf deren Grundlage du verschiedene Journeys für die einzelnen Teilnehmenden erstellen kannst. Nimm dir die Zeit, um wirklich herauszufinden, was jede Untergruppe erreichen oder vermeiden möchte.  

Das Ziel deiner Event Journey ist es, dich in die Lage der Teilnehmenden hineinzuversetzen und herauszufinden, welche negativen und positiven Erfahrungen sie auf ihrem Weg machen werden. Mit diesen Informationen kannst du Schwächen vorbeugen und Schwierigkeiten ausräumen, bevor sie überhaupt entstehen.  

Wenn du wissen willst, warum und wie du die Attendee Journey kartieren sollst, empfehlen wir dir diesen Guide mit einem GRATIS Spickzettel zum Herunterladen, der auf die oben beschriebenen Phasen des Event Marketings abgestimmt ist.

Event Marketing-Techniken: Spaß und Spiel

Große Events mit Wow-Faktor sind in der heutigen wertorientierten Veranstaltungsbranche nicht mehr angesagt. Das heißt aber nicht, dass du den Partyhut an den Nagel hängen solltest. Nur weil du Drake nicht als Hauptdarsteller für deine Veranstaltung gebucht hast, heißt das nicht, dass du den Spaßfaktor unterschätzen solltest. 

Deine Gäste sind Teilnehmende, die sich auch bei einer Arbeitsveranstaltung amüsieren wollen. Sei kreativ bei der Unterhaltung mit einer Reihe von Wettbewerben, Fotowettbewerben, Spielen, Schatzsuchen, Puzzles, Verlosungen, Rätseln, Bildunterschriftenwettbewerben, Giveaways, Goodie Bags und mehr. Steigere den Einsatz und das Wettbewerbselement, indem du begehrte Preise anbietest. Diese Wettbewerbe und Spiele müssen sich nicht auf die Veranstaltung beschränken, sondern können von Phase C: Ticketverkauf und Registrierung bis zu Phase E: Nach der Veranstaltung stattfinden.  

Sie steigern nicht nur die Zufriedenheit der Teilnehmenden durch ein Gefühl der Spannung und Entspannung, sondern fördern auch das Engagement, sowohl offline als auch online. Gestalte deine Online-Wettbewerbe clever, indem du denjenigen Beitrag in den sozialen Medien zum Sieger machst, der die meisten Likes oder Shares erhält und deinen Veranstaltungs-Hashtag enthält. 

Denke daran, dass einige Teilnehmende die spielerischen Elemente deiner Veranstaltungen lieben werden, während organisierter Spaß andere abschrecken kann. Deshalb solltest du keines dieser Spiele zur Pflicht machen. Das gilt vor allem, wenn es bei deiner Veranstaltung um Alkohol geht. Nicht jeder mag eine Kneipentour; sorge dafür, dass deine Gäste sich nicht unter Druck gesetzt fühlen, auch wenn sie wissen, dass die Teilnahme freiwillig ist.  

Event Marketing-Techniken: Die VIP-Behandlung

Whether you make a point of officially distinguishing guests as VIPs or merely pay more attention to their experience, it’s an undeniable truth that some attendees will hold more sway over your event’s success. Keynote speakers, journalists, influencers, and major industry figures are all worth impressing.  

If you’re working with PR companies, request that they send their own representatives to look after media VIPs. If you’re on your own, you can offer free transport, exclusive content, early check-in, front-row seats, premium catering options, access to greenrooms, better accommodation, as well as regular check-ins to see if they need anything.  

People aren’t that complicated. If you want people to say good things about your events, give them special treatment and special treats. It’s as simple as that.  

Event Marketing-Techniken: Automatisierung und Event-Effizienz

Dank des technologischen Fortschritts können die besten Prozesse, die im Laufe der Jahre manuell ausgefeilt wurden, jetzt durch Automatisierung optimiert werden. Viele zeit-, energie- und arbeitsintensive Prozesse können jetzt nahtlos über Software abgewickelt werden, so dass sich die Teammitglieder auf die Aufgaben konzentrieren können, die am meisten von einer menschlichen Note profitieren.  

Bemerkenswert ist, dass 2024 nur die Hälfte der Event-Profis den Großteil ihrer Prozesse erfolgreich automatisiert hat. Viele Veranstaltungsorganisatoren nutzen immer noch veraltete Systeme wie Excel, um Gästelisten und Registrierungen zu verwalten. Die Einsparungen, die sie erzielen könnten, sind enorm und decken mehr oder weniger jeden Aspekt des Event-Marketing-Lebenszyklus ab. 

Effizienz- und Automatisierungstools für Veranstaltungen sind nicht nur für Eventmanager/innen gedacht, sondern es gibt auch viele ungenutzte Tools, die speziell dafür entwickelt wurden, das Leben von Eventmarketern/innen weniger mühsam und ihre Arbeit effektiver zu machen. Ein Teil des Problems besteht darin, dass Event Marketer/innen immer noch nicht wissen, wie umfangreich und vorteilhaft die Tools sind, die ihnen zur Verfügung stehen... 

Tools, Plattformen und Software für das Event Marketing:

Neue Tools, die jeden Aspekt des Event-Marketing-Workflows abdecken, sind alltäglich, wünschenswert und kosteneffektiv geworden. 

Mit maßgeschneiderten Softwaretools, die speziell für die Rationalisierung von Eventmanagement und -marketing entwickelt wurden, können endlose Arbeitsstunden eingespart werden. Die Software deckt Registrierung, Feedback, Berichte, Analysen und vieles mehr ab. Mit maschinellem Lernen, KI und Automatisierungssoftware kannst du nicht nur Zeit sparen, sondern auch viele Aufgaben effektiver erledigen als Teilnehmende und die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler verringern. 

Um sicherzustellen, dass du nicht zu den Event Marketern gehörst, deren Zeit unnötig durch banale, triviale und sich wiederholende Aufgaben vergeudet wird, solltest du die Tools und Software studieren, die über die untenstehenden Links verfügbar sind.  

Event Marketing Tools: Event Promotion Software

Auf die Frage, welche Technologie sich am positivsten auf Veranstaltungen auswirkt, gaben Veranstaltungsexperten zwei Antworten, die ganz oben auf der Liste stehen: Livestreaming und Veranstaltungssoftware.

Event-Promotion-Software ist ein Sammelbegriff, der Event-Apps, einfach einzurichtende Event-Websites, Event-Insights und E-Mail-Marketing-Automatisierung umfassen kann. 

Diese Softwareangebote ermöglichen einen vielseitigen Ansatz, mit dem du deine Ziele bei der Registrierung mit Leichtigkeit erreichen kannst. Von Landingpages, die für deine segmentierten Zielgruppen entwickelt wurden, bis hin zu einem optimierten Trichter für die Registrierung - bei Event Promotion Software geht es darum, die Konversionsrate mit minimalem Aufwand zu maximieren.

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Event Marketing Tools: Gästelisten-Management-Software

36% der Event-Profis nennen Gästemanagement-Tools als eine der nützlichsten Technologien für ihre Arbeit. Mit einer Gästemanagement-Software kannst du Gästelisten sofort importieren und sie dann nahtlos organisieren und segmentieren, wobei Vorlieben, Prioritäten, Duplikate und verwertbare Erkenntnisse berücksichtigt werden. Alle Daten deiner Teilnehmenden an einem Ort zu haben, ist äußerst nützlich, um die Komplexität segmentierter Zielgruppen im Griff zu behalten, vor allem, wenn die Software problemlos mit CRM-Tools für Marketing und Vertrieb synchronisiert werden kann. 

Wenn du im Jahr 2024 Stunden mit der Dateneingabe verbringst, ist es an der Zeit, einen langen Blick in den Spiegel zu werfen.

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Event Marketing Tools: Check-in-Software für Gäste

Die Ankunft bei einer Veranstaltung ist einer der frustrierendsten Momente überhaupt. Warteschlangen und Chaos sind an der Tagesordnung, wenn die Gäste gleichzeitig ankommen, Formulare ausfüllen, sich anmelden und ihre Armbänder oder Schlüsselbänder abholen. Da der erste Eindruck sehr wichtig ist, sind wir alle in der Veranstaltungsbranche dankbar, dass dies nicht mehr der Fall sein muss - fast ausschließlich dank der Software für den Gäste-Check-in. 

Automatisch gestraffte und gestaffelte Ankunftszeiten in Verbindung mit Apps, QR-Codes und automatisch gedruckten Namensschildern sorgen dafür, dass die Gäste den Empfang bekommen, den sie verdienen. Außerdem können die Gästedatenbanken in Echtzeit aktualisiert werden, sodass du wichtige Daten über die Anwesenheit erhältst. 

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Event Marketing Tools: Virtuelle Veranstaltungsplattformen

Ein mittelmäßiges virtuelles Event lässt sich leicht auf die Beine stellen. Eine außergewöhnliche Veranstaltung ist es sicher nicht. Gute virtuelle Veranstaltungsplattformen sind eine All-in-One-Lösung, die dir dabei hilft, das Außergewöhnliche zu erreichen, unabhängig von der Größe deiner virtuellen Veranstaltung. Die besten virtuellen Veranstaltungsplattformen bieten Flexibilität durch integrierte Widgets, Livestreams, Umfragen, Telefonkonferenzen, technische Unterstützung, virtuelles Networking, Zusammenarbeit, Spiele, interaktive Whiteboards und sogar virtuelle Geschenktüten.  

Außerdem nehmen sie den Stress und das Risiko des Datenschutzes durch die automatisierte Einhaltung der gängigsten Datenschutzbestimmungen wie DSGVO und CCPA. 

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Event Marketing Tools: Software für Veranstaltungskommunikation und E-Mail Marketing

Mit nur einem Mausklick kann die Event-Kommunikationssoftware alle Erinnerungen an deine Veranstaltungen verwalten und so deine Teilnehmenden schnell an dich binden. Darüber hinaus sammelt die Software während des gesamten Lebenszyklus der Veranstaltung wertvolle Daten.  

Nur wenige Aspekte des Event Marketings eignen sich besser für die Automatisierung als das E-Mail-Marketing. Software für die Veranstaltungskommunikation ermöglicht gezielte, personalisierte, ansprechende und segmentierte E-Mail-Kampagnen mit Drip-Sequenzen und Datenanalyse. Du solltest in der Lage sein, aus ästhetisch ansprechenden, codefreien Vorlagen mit Kalender- und Brieftaschenintegrationen sowie verfolgten Zustellraten zu wählen. 

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Andere nützliche Event Marketing Tools

In der heutigen technologiegetriebenen Welt sind dies natürlich bei weitem nicht die einzigen technischen Lösungen, um Event Marketing Prozesse zu optimieren. Es gibt unzählige Innovationen, die dazu dienen, menschliche Fehler zu minimieren, deine Veranstaltung unvergesslich zu machen oder einfach nur Zeit zu sparen.  

Dazu gehören unter anderem:

• Influencer Marketing Plattformen - Vergleiche den Erfolg und die Relevanz von tausenden von Influencern und ihren Kampagnen über Influencer- und Content Creator-Datenbanken, die nach Branche, Erfahrung, Zielgruppe und mehr durchsuchbar sind. Finde den perfekten Partner für dein Event.

• Social Media Software - Plane deine Posts im Voraus, vergleiche die Erfolgsraten deiner Posts und optimiere sie automatisch mit A/B-Tests. Richte Benachrichtigungen ein, wenn deine Veranstaltung erwähnt wird, finde heraus, welche Posting-Typen am besten funktionieren, und verfolge alle deine Posts und Kampagnen in Dashboards, die für eine einfache Bedienung und schnelle visuelle Analyse entwickelt wurden.

• Virtual Reality (VR) und Augmented Reality (AR) - verleihen persönlichen und Live-Veranstaltungen einen Wow-Faktor. Viele müssen die Wunder von VR und AR erst noch ausprobieren, dabei sind sie ideal, um das Publikum zu beeindrucken. Du kannst sogar versuchen, digitale Veranstaltungen ausschließlich in der virtuellen Realität durchzuführen. Wenn es sich um eine kleine Veranstaltung handelt, solltest du überlegen, ob du günstige Smartphone-kompatible Headsets wie Google Cardboard an alle Teilnehmenden verteilst.

• Event-Apps - Eine App für deine Veranstaltung ist ein weiterer todsicherer Weg, um zu beeindrucken. Eine Event-App ist ein direkter Draht zu den Teilnehmenden und kann für Benachrichtigungen, Erinnerungen, digitale Ticketbörsen, Zeitpläne, FAQs, Fragen an die Redner/innen, Gewinnspiele und vieles mehr genutzt werden. Du musst deine App nicht von Grund auf neu entwerfen, denn es gibt viele Apps, die speziell für Veranstaltungen entwickelt wurden und all diese Funktionen bereits bieten - du musst sie nur noch anpassen.

• Bluetooth Beacons und digitale Badges - Mach mit bei den cleveren Freizeitparks und Veranstaltungsorten, die ständig Daten sammeln, indem sie die Bewegungen und die Besucherzahlen von Veranstaltungen verfolgen. Diese Badges und Beacons können die Form von Apps oder sogar Armbändern haben, die die Besucherzahlen und mehr erfassen.

• Chatbots - Entlastet euer Team mit freundlichen, hilfsbereiten Chatbots, die die häufigsten Fragen der Teilnehmenden rund um die Uhr für euch beantworten. Auch wenn diese Chatbots immer leistungsfähiger werden, haben die meisten von uns schon einmal die Erfahrung gemacht, dass sie frustrierend sind; biete immer die Möglichkeit an, mit einem Menschen zu sprechen.

10 Event Marketing Trends

Es ist wichtig, den Unterschied zwischen Event Marketing Trends und Event Marketing Modeerscheinungen zu verstehen. Sogenannte "All-in-One-Event-Marketing-Lösungen" solltest du immer mit Vorsicht genießen. Pauschallösungen gibt es im Event Marketing einfach nicht, denn hier geht es darum, die ideale Lösung für deine spezifischen Zielgruppen zu entwickeln. Außerdem befindet sich die Branche im Umbruch und viele Lösungen, die noch vor ein paar Jahren Wunder gewirkt hätten, sind heute unwirksam. 

Dass es keine Modeerscheinungen und keinen "Generalschlüssel für den ultimativen Event Marketing Erfolg" gibt, bedeutet jedoch nicht, dass es keine wichtigen Branchentrends gibt, die deine Aufmerksamkeit verdienen.  

"Die Pandemie hat Veranstaltungen grundlegend beeinflusst. Neue Technologien, Versuche und Trends werden den Erfolg von Veranstaltungen weiterhin verändern und die Wege dorthin unterbrechen." Florian Kühne, CEO von Sweap 

Die folgenden Trends im Event Marketing zeigen nicht nur, was bei anderen Marken funktioniert, sondern stellen auch wichtige Veränderungen in den Einstellungen und Prioritäten der Teilnehmenden dar. Einige dieser Trends werden wahrscheinlich nicht länger als ein paar Jahre andauern. Andere, die durch die technologischen Fortschritte der oben genannten Event Marketing Tools erschlossen werden, werden sich langfristig durchsetzen.

1. Event Marketing Trend: Erwarte mehr Events

Es gibt unzählige Möglichkeiten, ein Produkt oder eine Dienstleistung zu vermarkten, viele davon sind innovativ und effektiv. Dennoch wendet fast ein Drittel der Unternehmen mindestens 50% ihres Marketingbudgets für Veranstaltungen auf. 

Die Unternehmen lösen sich von ihrem bisherigen, auf den Verkauf ausgerichteten Ansatz und setzen auf eine authentischere, persönlichere und wertsteigernde Art und Weise. Veranstaltungen sind ein idealer Weg, um dies zu erreichen, und das ist nicht unbemerkt geblieben. Mehr als die Hälfte der Event-Profis prognostiziert für dieses Jahr einen Anstieg der Zahl der Veranstaltungen, nur jeder Zehnte rechnet mit einem Rückgang. 

Für Event Marketer/innen ist dies eine wichtige Erkenntnis: Ihre Veranstaltung wird wahrscheinlich Konkurrenz haben. Die Untersuchung geplanter (oder vergangener) Veranstaltungen von Mitbewerbern hilft Event-Vermarktern, herauszufinden, wie sie ihre eigene Veranstaltung von anderen abheben können.

2. Event Marketing Trend: Lasst uns analytisch werden

Um den Erfolg einer Veranstaltung zu messen, musste man früher lediglich die Zufriedenheit der Teilnehmenden nachweisen. Das ist vorbei. Veranstaltungen sind heute viel stärker daten- und ergebnisorientiert, weil es immer mehr neue Instrumente gibt und die Geschäftsziele von Veranstaltungen immer genauer definiert werden können.  

Um diese Fähigkeit zu quantifizierbaren, messbaren Ergebnissen zu nutzen, ist es sehr empfehlenswert, Datenspezialisten in deinem Team zu haben. Aber auch das breitere Event Marketing Team braucht heute mehr denn je ein kompetentes Maß an Datenkompetenz.  

Schlagworte wie "Growth Hacking" mögen kommen und gehen, aber die sich ständig weiterentwickelnde Datenwissenschaft, die ihnen zugrunde liegt, wird nur noch gründlicher und komplexer werden.

3. Event Marketing Trend: Wachstum der Community

52% der Event-Profis vermarkten ihre Veranstaltungen bereits direkt an ihre Community. Damit ist dies der drittbeliebteste Kanal nach E-Mail und Social Media Marketing. Außerdem gaben 42% der Event-Profis an, dass Community und Markentreue für 2024 oberste Priorität haben.  

Wie bereits in Event Marketing Techniken erwähnt, ist dieser Drang zur Community zumindest teilweise auf die soziale Isolation während der Pandemie zurückzuführen. Das bedeutet jedoch nicht, dass das Konzept der Community bei Veranstaltungen in Vergessenheit gerät, wenn wir uns in das endemische Stadium von Covid-19 begeben. 

Dank der Pandemie haben Event-Marketer und die Gesellschaft im Allgemeinen jetzt die Mittel und das Know-how, um die physische Trennung nahtlos zu überwinden und gleichzeitig Communities aufzubauen und zu pflegen. Und es sieht so aus, als würden die Communities ihre Bedeutung behalten: 

"Ich glaube, die Pandemie hat das Wachstum von Communities im Jahr 2020 wirklich beschleunigt, und 2021 hat es noch mehr zugenommen [...] Es werden viel mehr Tools und Ressourcen für Communities entwickelt [...] Communities haben Teilnehmenden wie mir ein Gefühl von Zugehörigkeit gegeben. Ein Ort, an dem man Fragen stellen kann, ohne verurteilt zu werden, und an dem man seine Karriere auf ein ganz neues Niveau heben kann. Für viele Teilnehmende haben sie das Wachstum beschleunigt. Wir haben ihnen geholfen, Mentoren und neue Jobs zu finden und einfach weiter zu netzwerken." 

Nick Bennett, Director of Field, Community, & Partner Marketing bei Alyce

4. Event Marketing Trend: Menschlicher sein

Bei diesem Trend geht es darum, das Erlebnis der Teilnehmenden auf einer persönlicheren Ebene zu betrachten. Während des gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung sollten die Teilnehmenden als geschätzte Personen behandelt werden, nicht als Kunden oder Verbraucher. 

Zwei Gedankenexperimente sind nützliche Anhaltspunkte für Empathie: 

Erstens: Stell dir vor, du wärst der Gast. Was würde dich motivieren, an der Veranstaltung teilzunehmen oder einen Beitrag zu leisten? Was könnte dich abschrecken? Wahrscheinlich möchtest du das Gefühl haben, dass du dazugehörst, zur Community gehörst und dass dein Beitrag willkommen ist und geschätzt wird. Wenn du deine Zielgruppen eingeteilt hast, versuche, dich in deine Kolleginnen und Kollegen hineinzuversetzen, indem du ihre Wünsche, Ziele, Zweifel und Bedenken berücksichtigst.  

Die zweite Übung in Empathie besteht darin, dass du dich daran erinnerst, wie du dich bei deiner letzten Veranstaltung gefühlt hast. Vor allem, wenn du eine Veranstaltung über einen längeren Zeitraum hinweg vorbereitet hast, kann es allzu leicht passieren, dass du deine Pläne aus einer Top-down-Perspektive betrachtest. Als du das letzte Mal auf einer Veranstaltung warst, wie hast du dich bei der Registrierung gefühlt? Warst du nach dem ersten Tag müde? Was wolltest du mehr oder weniger? Erinnere dich jetzt an andere Teilnehmende oder Kollegen mit anderen Persönlichkeiten: Ging es ihnen genauso? Fühlten sich die schüchterneren Teilnehmenden irgendwann unwohl? Waren die geselligen Teilnehmenden in bestimmten Momenten unengagiert? 

Vergleiche diese Bedenken mit deinen Journey Maps, um die Gefahrenpunkte herauszufinden, an denen sie sich am stärksten bemerkbar machen würden. Nimm dann die erforderlichen Änderungen vor, um sie zu beseitigen, bevor sie überhaupt eintreten. 

Angesichts der Pandemie solltest du daran denken, dass viele Gäste immer noch gesundheitliche und soziale Ängste haben werden. Überlege dir, wie du diese Ängste abbauen kannst, z. B. durch Gesundheits- und Sicherheitsvorkehrungen, das Tragen von Masken oder sogar durch farblich gekennzeichnete Schlüsselbänder, die anzeigen, ob jemand "handschlagfreundlich" ist oder lieber auf Nummer sicher geht.  

5. Event Marketing Trend: Wertschätzung statt Effekthascherei 

61% der Event-Spezialisten gaben an, dass die "einzigartige Event-Konzeption und das Erlebnis für die Teilnehmenden" die größte Herausforderung in ihrer Rolle darstellen. Weitere 41% gaben an, dass dies der aufwändigste Teil ist. Obwohl das Erlebnis für die Teilnehmenden natürlich an erster Stelle steht und es wichtig ist, sich von der Masse der Veranstaltungen abzuheben, wird den Event Marketern immer bewusster, dass es nicht mehr ausreicht, mit einem großen Erlebnis zu glänzen.  

Showstopper haben ihre Berechtigung, aber die Prioritäten der Teilnehmenden liegen jetzt eher auf der Suche nach Möglichkeiten, die ihnen von gleichgesinnten Experten einen Mehrwert bieten. Es wäre ein Fehler, all deine Zeit, Energie und Ressourcen in die Jagd nach einem Aha-Erlebnis zu stecken, das die Teilnehmenden einfach so hinnehmen können. Verschwende nicht die Hälfte deines Budgets für etwas, das für die Ziele deiner Marke und deiner Teilnehmenden irrelevant ist.

6. Event Marketing Trend: Die Rückkehr zu Live-Events

Mehr als 50 % der Budgets für Event Marketing werden in diesem Jahr für Live-Events ausgegeben, was eine dramatische Veränderung gegenüber den von virtuellen und hybriden Veranstaltungen dominierten Jahren 2021 und 2020 bedeutet. Die überwiegende Mehrheit der Event-Profis organisiert derzeit Live-Events, die sie als grundlegend für ihre übergreifenden Marketingstrategien betrachten. 

Virtuelle und hybride Veranstaltungen haben einen langen Weg hinter sich, aber die Vorliebe der Teilnehmenden für persönliche Veranstaltungen ist unbestreitbar. Networking von Angesicht zu Angesicht, die Zufriedenheit der Teilnehmenden, die Beschleunigung der Markenbildung und die Kundenbindung sind nur einige der Community-orientierten Vorteile von Präsenzveranstaltungen, die digital nur schwer zu übertreffen sind. 

Selbst die Länder, in denen es noch Beschränkungen für die soziale Distanzierung gibt, werden diese wahrscheinlich noch vor Ende des Jahres aufheben. Die Veranstaltungsorte und Organisatoren sind jetzt auch gut gerüstet, um sicherere Veranstaltungen zu organisieren, sollte das Virus tatsächlich zurückkehren. Diese beiden Faktoren zusammengenommen bedeuten, dass wir davon ausgehen können, dass Live-Events in absehbarer Zeit wieder in den Mittelpunkt rücken werden.

7. Event Marketing Trend: Zoom-Müdigkeit

Zoom und andere Videokonferenzsoftware ist fast so schnell in Ungnade gefallen, wie sie aufgestiegen ist. Während der Pandemie war das virtuelle Veranstaltungsformat der König. Und doch kann eine gute Sache durch Überbeanspruchung ruiniert werden. Die Teilnehmenden sind gelangweilt von diesem Format und frustriert über seine Grenzen - und sehnen sich danach, die fragwürdigen Internetverbindungen durch greifbare menschliche Beziehungen zu ersetzen.

Auch wenn für 2023 und 2024 noch viele digitale Veranstaltungen geplant sind, ist es im Vergleich zu Hybrid- und Live-Veranstaltungen das bei weitem unbeliebteste Format.  

Virtuelle Veranstaltungen haben eine Menge Vorteile. Sie sind kosteneffizient, einfacher zu organisieren, in hohem Maße messbar und beseitigen viele geografische und finanzielle Einschränkungen für die Teilnehmenden. Außerdem ist die Pandemie weiterhin ein Problem, und virtuelle Veranstaltungen sind eindeutig die sicherste Lösung.  

Wenn du eine virtuelle Veranstaltung ausrichten möchtest, sollte dich ihre abnehmende Beliebtheit nicht unbedingt dazu veranlassen, sie abzusagen. Es sollte dich jedoch dazu bewegen, deine Veranstaltung vom Status quo abzuheben. Das bedeutet, dass du dich durch Originalität, Dynamik und Kreativität auszeichnen musst, damit die Gäste beeindruckt sind. Achte darauf, dass du moderne Plattformen nutzt, die qualitativ hochwertige, wertschöpfende Inhalte liefern.

8. Event Marketing Trend: Hybrid schlägt ein

Wir haben auf die potenziellen Fallstricke von Modeerscheinungen hingewiesen, und hybride Veranstaltungen könnten sich als einer davon erweisen. Trotz der vielen Blogs, in denen die Vorteile von Hybridveranstaltungen angepriesen werden, sehen viele Eventvermarkter/innen sie als das "Schlimmste aus beiden Welten" an.  

Hybride Veranstaltungen sind fast doppelt so teuer, doppelt so anstrengend und doppelt so stressig. Und dennoch wird von Event Marketern erwartet, dass sie sie ohne das doppelte Budget oder Team durchführen. 31% der Event-Spezialisten nannten den "Übergang zu hybriden Veranstaltungen" als die größte Herausforderung in ihrer Rolle. 

In Anbetracht der zusätzlichen Arbeit, des zusätzlichen Drucks und der Aufteilung wichtiger Eventressourcen ist die Durchführung eines effektiven, effizienten und wirkungsvollen Hybrid-Events eine Herausforderung, die viele Event-Marketer verständlicherweise abschreckt.  

Wenn das Team jedoch die Ressourcen hat, um es allen recht zu machen, besteht der Trick darin, das Format zu einem Teil der Attraktivität zu machen. Biete unterschiedliche Ticketpreise für die virtuelle und die persönliche Teilnahme an, erstelle für jede Veranstaltung eine eigene Landingpage und entwickle für jede Veranstaltung eigene Inhalte und Aktivitäten. Die Gratwanderung für hybride Event Marketer besteht darin, beide Arten von Gästen zufrieden zu stellen. Virtuelle Teilnehmende haben nur allzu leicht das Gefühl, Geld ausgegeben zu haben, nur um als Fliege an der Wand den Livestream einer Veranstaltung zu sehen, an der sie nicht wirklich teilnehmen.  

Wir vermuten, dass Hybrid nicht, wie manche vorhersagen, in Vergessenheit geraten wird. Wir vermuten auch nicht, dass es die magische Lösung für den Zwiespalt zwischen virtuellen und Live-Events ist, wie andere behaupten. Stattdessen gehen wir davon aus, dass das hybride Format in der Entwicklungsphase an Popularität verlieren wird, um dann in den kommenden Jahren wieder an Beliebtheit zu gewinnen.   

Bis dahin sollte zumindest klar sein, dass es unrealistisch ist, zwei Premium-Erlebnisse für den Preis von einem zu erwarten. Hybride Veranstaltungen erfordern eine kontrollierte Erwartungshaltung; sei vorsichtig, wenn du auf "Experten" hörst, die dir etwas anderes erzählen. 

9. Event Marketing Trend: Mikro-Events auf dem Vormarsch 

Wir haben bereits darüber geschrieben, dass die Devise "größer ist nicht besser" für Showstopper und Erlebnisse mit Wow-Faktor gilt. Der gleiche Grundsatz gilt auch für die Veranstaltungen selbst. Die meisten Event-Profis planen, ihre Veranstaltungen im Jahr 2024 klein zu halten, und das aus gutem Grund.  

Man könnte vermuten, dass das nur wegen der anhaltenden Covid-Sorgen so ist. Doch kleinere, markenzentrierte Veranstaltungen haben viele Vorteile gegenüber stadionfüllenden Bonanzas. Micro-Events im Event Marketing können, ähnlich wie Nano-Influencer im Influencer Marketing, viel effektiver, ansprechender und gezielter sein. Ganz zu schweigen von der Kosteneffizienz.  

Sie sind fokussiert, intim und konzentrieren sich auf Nischenthemen. Die Eingeladenen sind sehr ausgewählt und ihre Geschäftsziele sind in der Regel sehr viel enger gefasst. In Phase A: Planung, Strategie und Recherche solltest du gründlich darüber nachdenken, ob deine Ziele auch ohne eine riesige Gästeliste und ein Feuerwerk erreicht werden können. Sprichwörtlich oder nicht.

10. Event Marketing Trend: Grüne Events, nicht grün gewaschene Events 

Nachhaltige Veranstaltungen stehen vielleicht ganz unten auf der Liste, aber bei den Gästen stehen sie ganz oben. Da die Klimakatastrophe immer näher rückt, werden diese Bedenken nur noch stärker werden. Ganz gleich, ob du nicht Teil des Problems sein willst, weil du Teil der Lösung sein willst oder weil du einfach nicht willst, dass deine Gäste ein negatives Gefühl gegenüber deiner Marke haben, ergreife Maßnahmen, um deine Veranstaltung nachhaltig zu gestalten. 

Wenn du versuchst, deine Veranstaltung "grün zu waschen", indem du sie als nachhaltig darstellst, obwohl sie es nicht ist, wirst du im Jahr 2024 gerügt werden. Abgesehen von allem anderen kann das ein PR-Desaster sein. "Die Teilnehmenden wissen inzwischen, was funktioniert und was nicht, also führe eine Klimafolgenabschätzung durch und ergreife sinnvolle Maßnahmen, um deinen Schaden zumindest zu verringern. 

Wenn du dich als Vorreiter in Sachen Klimaschutz etablierst, zeigt das allen, die mit deinem Unternehmen zusammenarbeiten, dass du es gut meinst, gut informiert bist und dich mit den drängendsten Problemen der Welt auseinandersetzt. Es gibt viele Möglichkeiten, eine Veranstaltung nachhaltig zu gestalten, z. B. die Flüge deiner VIPs zu kompensieren, die gesamte Veranstaltung klimaneutral oder klimaneutral zu gestalten, den Plastikverbrauch zu minimieren, recycelbare Materialien zu verwenden, Vorträge über Nachhaltigkeit in der Industrie zu halten, Dekoration und Möbel zu recyceln, umweltfreundliche Caterer zu beauftragen, lokale nachhaltige Produkte zu kaufen, einen umweltbewussten Veranstaltungsort zu mieten und sich zu weigern, mit umweltschädigenden Sponsoren zusammenzuarbeiten.

Bonus Event Marketing Trend: Verwischung der Zuständigkeiten

Die Rolle des Event Marketers ist nicht mehr das, was sie einmal war. Das ist weniger ein Trend als eine Entwicklung. Event Marketing Teams werden immer enger mit Datenanalysten, Eventmanagern, Nachhaltigkeitsberatern, Social Media Managern, Vertriebsteams und anderen zusammenarbeiten. In dem Maße, in dem sich die Ziele der Abteilungen angleichen und Events einen engeren Fokus haben, wächst die Erkenntnis, dass sich die Beziehungen und Verantwortlichkeiten der einst isolierten Rollen von einer gelegentlichen Überschneidung zu einer vollständigen Verschmelzung entwickelt haben.  

Die Rolle des Event Marketers hat sich ebenso wie die des Event Managers vom Projektmanagement zum wertorientierten, ganzheitlichen Marketing gewandelt. Mit dem Verschwimmen der Verantwortlichkeiten und der engeren Zusammenarbeit als je zuvor, besteht ein erhöhter Bedarf zu definieren, wer letztendlich für jede Aufgabe verantwortlich ist. Vor allem jetzt, wo Marken messbare, nachweisbare Ergebnisse verlangen. Darüber hinaus müssen Event Marketer/innen neue Kompetenzen erwerben, wie z. B. Datenkompetenz.  

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass auf den Schultern von Event Marketern eine schwere Last lastet; weder ihre Ziele noch ihre Aufgaben sind dieselben wie früher. Auch wenn es viele hervorragende neue Tools gibt, die diese Last erleichtern, solltest du dich davor hüten, auszubrennen und dir mehr aufzuladen, als du bewältigen kannst.  

Erfolg von Events messen

Vorbei sind die Zeiten, in denen zufriedene, engagierte Gäste das einzige Maß für den Erfolg einer Veranstaltung waren.  

Die Fortschritte in der Event Marketing Software haben Event Marketern ein mächtiges neues Instrumentarium an die Hand gegeben, um erfolgreich zu sein. Mit der Einführung dieser Tools haben sich auch die Erwartungen an den Erfolg einer Veranstaltung erhöht. Event Marketing Erfolg ist nicht länger ein Gefühl, sondern eine mathematische Berechnung von quantifizierbaren KPIs. 

Die Definition dieser KPIs ist veranstaltungs- und branchenspezifisch; sie sollten in Phase A1: Definiere deine Veranstaltungsziele festgelegt worden sein. Nachfolgend haben wir jedoch die Berechnungen, Kennzahlen und KPIs aufgeschlüsselt, mit denen der Erfolg in der Regel gemessen wird.

Daten, Daten, Daten

Event-Profis haben endlich begonnen, Daten richtig zu nutzen. 89 % von ihnen sind der Meinung, dass der Erfolg von Veranstaltungen durch Daten nachgewiesen werden kann, und 53 % müssen ihren Erfolg bereits durch die Vorlage von Datenberichten belegen.  

Dies ist einer der Bereiche, in denen ein datenkundiges Event Marketing Team unerlässlich ist. Daten werden oft falsch verstanden oder fehlinterpretiert; es ist nur allzu leicht, auf irreführende Eitelkeitsmetriken von Social Media oder Influencer Marketing hereinzufallen. 

Glücklicherweise muss man kein vierjähriges Universitätsstudium absolvieren, um im Jahr 2024 datenkompetent zu sein. Die heutigen Datentools machen die Analyse und Optimierung von Veranstaltungen für alle zugänglich, die über ein Grundverständnis verfügen. Sie stellen deine Daten in leicht verständlichen Diagrammen dar, zeigen automatisch auf, wenn du hinter dem Plan zurückbleibst und machen in Echtzeit Vorschläge, wie du das Problem beheben kannst.  

Datengesteuerte Veranstaltungssoftware arbeitet mit umsetzbaren Metriken, die Verkäufe, Registrierungen, Leads, Einnahmen, Teilnehmende oder andere von deinem Team eingegebene Kriterien verfolgen. Auf diese Weise können deine hochspezifischen Geschäftsziele über den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung analysiert und optimiert werden, während die Software herausfindet, was funktioniert und was nicht.  

Umsatz und Leads im Vergleich zu den Kosten

Die Gewinnung von Verkäufen, Leads und Kundenkonversionen ist das häufigste Ziel des Event Marketings. Sie eignen sich natürlich hervorragend als KPIs. Um deinen Erfolg zu messen, musst du den finanziellen Nutzen dieser Verkäufe gegen die Kosten der Veranstaltung aufrechnen. Wenn dein Chef von dir einen Erfolgsnachweis für dein Event verlangt und du ihm zeigen kannst, dass die Einnahmen aus den Leads die Kosten übersteigen, sollte er zufrieden sein - vor allem, wenn er all die indirekten und nicht-finanziellen Vorteile bedenkt, die sich ebenfalls ergeben sollten. 

Im Grunde geht es nur darum, den ROI einer Veranstaltung zu berechnen - und das ist eine der einfachsten Berechnungen für den Erfolg einer Veranstaltung. Wenn du für den Verkauf von Eintrittskarten, Essen, Getränken oder exklusiven VIP-Angeboten Geld verlangt hast, solltest du auch diese Kosten in deine Berechnung einbeziehen. 

Bei "Leads" im Gegensatz zu direkten "Verkäufen" wird die Sache natürlich komplizierter. Manche Leads sind nicht neu für die Veranstaltung, aber die Veranstaltung bringt sie in die letzte Phase des Trichters. Bei anderen neuen Leads kann es Monate oder Jahre dauern, bis sie sich auszahlen. Um den Erfolg deines Events zu bewerten, musst du den durchschnittlichen Umsatz deines Unternehmens mit ähnlichen Leads schätzen und ihn mit den Eventkosten vergleichen.  

Registrierungen vs. Teilnehmende 

Wenn Verkäufe und Leads nicht deine KPIs sind, ist es wahrscheinlicher, dass du dich auf markenzentrierte Veranstaltungsziele konzentrierst. In diesem Fall kannst du deine Marketingbemühungen bewerten, indem du die Registrierungen mit den eingecheckten Teilnehmenden vergleichst. 

Schau dir die Registrierungsdaten genau an, um herauszufinden, zu welchen Zeiten die meisten und die wenigsten Tickets verkauft wurden. Waren sie zu den von dir erwarteten Zeiten da? Warum nicht? Was könntest du beim nächsten Mal anders machen? Wenn du feststellst, dass du nicht alle Antworten auf diese Fragen hast, solltest du dich mit den Teilnehmenden in Verbindung setzen, die sich zwar angemeldet, aber nicht teilgenommen haben, oder die ihr Interesse bekundet, sich aber nicht angemeldet haben. 

Feedback und Umfragen 

Die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen ist von größter Bedeutung, auch wenn sie gemeinhin nicht mehr als ausreichende Messung des Erfolgs der Veranstaltung anerkannt wird. Erstelle Umfragen nach der Veranstaltung und fördere das Ausfüllen durch Preise und Belohnungen.  

Eine sorgfältig ausgearbeitete digitale Umfrage sollte die Möglichkeit bieten, quantitative Antworten zu geben, z. B. Antworten von 1 (überhaupt nicht) bis 5 (sehr). Diese numerischen Darstellungen können dann aufgezeichnet, entschlüsselt und ausgewertet werden. Beispiele für quantifizierbare Umfragefragen sind:  

"Wie vertraut waren Sie mit unserer Marke vor der Veranstaltung?" 

"Wie vertraut bist du jetzt mit unserer Marke?" 

"Wie engagiert warst du auf der Veranstaltung?" 

"Wie war deine Erfahrung beim Einchecken?" 

"Würdest du uns als Branchenführer einstufen?" 

Umfragen sollten auch Raum für qualitative Antworten bieten: 

"Was hätten wir anders machen können?"  

"Welches Seminar fandest du am wertvollsten und warum?"  

"Was würdest du gerne bei unserer nächsten Veranstaltung sehen?" 

Wähle den Inhalt der Fragen sorgfältig aus, achte darauf, dass sie leicht verständlich sind, und stelle sicher, dass die Umfrage lang genug ist, um für deine Auswertung nützlich zu sein, ohne so lang zu sein, dass sie für die Teilnehmenden lästig wird. Und begehe nicht den ältesten Fehler der Welt, indem du unklar machst, ob 1 "sehr" oder "überhaupt nicht" bedeutet. 

Es lohnt sich, die Teilnehmenden um Erlaubnis zu bitten, einige ihrer Antworten weiterzugeben. Wenn die Teilnehmenden ein positives Erlebnis hatten, kannst du einige ihrer Antworten (qualitative Zitate und quantitative Zusammenfassungen) in den Inhalten nach der Veranstaltung und in den Marketingtexten für die nächste Ausgabe der Veranstaltung verwenden.

Abschließende Gedanken

Veranstaltungen bieten eine einzigartige Gelegenheit. Sie bieten einen sinnvollen Mehrwert, der von Experten in einem erlebnisorientierten und sozialen Kontext vermittelt wird.  

Die heutige Event Marketing-Branche ist jedoch nicht mehr mit der Branche von vor ein paar Jahren zu vergleichen. Hyperspezifische, messbare Ziele sind heute die Norm. Multitouch-Ansätze können geschickt eingesetzt werden, indem zurechenbare Kanäle und Techniken kombiniert werden. Podcasts, YouTube-Serien, Interviews und die Community sorgen dafür, dass die Veranstaltung viel länger dauert, als die Türen geöffnet sind. 

Trotz dieses neuen analytischen Ansatzes liegt die Magie von Veranstaltungen immer noch in ihrer Fähigkeit, echte menschliche Verbindungen zu schaffen. Die Pandemie war für uns alle eine gemeinsame Erfahrung, die viele unserer Sorgen, Kämpfe und Wünsche nach Interaktion in der Community zusammenbrachte. 

Wie wir hoffentlich in unserem Ultimativen Event Marketing Leitfaden 2024 gezeigt haben, steht ein persönlicher, authentischer Ansatz nicht nur im Einklang mit dem analytischen Ansatz, sondern beide können miteinander verschmelzen, um unvergleichliche Marketingergebnisse zu erzielen.  

Wenn wir Event Marketern nur einen Ratschlag für den Rest des Jahres 2023 und für das Jahr 2024 mit auf den Weg geben wollen, dann ist es dieser: Der Erfolg im Event Marketing ist für jeden anders. Die Werkzeuge, mit denen du deine Version des Event-Erfolgs erreichen kannst, stehen bereit. Ergreife sie. 

Wenn du diesen Leitfaden für Event Marketing nützlich fandest, unterstütze uns, indem du ihn mit deiner Community teilst. Die meisten Zahlen in diesem Leitfaden stammen aus unserer ausführlichen Branchenstudie zum Stand des Eventmanagements, die wir Anfang des Jahres durchgeführt haben. Wir empfehlen dir diese Studie als weiterführende Lektüre, wenn du mehr Einblicke in die Veranstaltungsbranche insgesamt suchst.  

Wenn du mehr über Event Marketing erfahren möchtest, empfehlen wir dir auch unsere aktuellen Blogs über Event Marketing Strategie, nachhaltige Events und die Attendee Journey. Und wenn du mehr darüber erfahren möchtest, wie Sweap dir helfen kann, deinen eigenen Erfolg im Event Marketing zu finden, schau dir unsere Lösungen an.