Event-Budget: Der Leitfaden für deine Event-Marketing-Kostenplanung 2024

Die Festlegung eines Event-Budgets ist ein wichtiger Schritt in deinem Planungsprozess, nachdem du deine Ziele festgelegt hast. Event-Marketing ist eines der wichtigsten Instrumente, um die Einnahmen des Unternehmens zu sichern und zu steigern. Aus diesem Grund werden Finanzchef*innen jedes Jahr damit betraut, die finanziellen Aktivitäten des Unternehmens zu überprüfen und festzulegen.  

Angesichts der Tatsache, dass die Organisator*innen von Events im Jahr 2024 mit Budgetkürzungen für ihre Veranstaltungen rechnen müssen, ist es wichtiger denn je, den Wert des Return on Investment eines Events für ein Unternehmen nachzuweisen. Die Bedeutung der Budgetierung von Events kann gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Das gilt vor allem dann, wenn du mit begrenzten Mitteln konfrontiert bist und sorgfältig vorbereiten musst, wie du jeden einzelnen Euro ausgibst.  

In diesem Artikel zeigen wir dir, welche Maßnahmen du am besten ergreifen kannst, um ein Budget für ein Event zu erstellen, das für deine Organisation tragfähig ist. Hier sind die verschiedenen Phasen der Veranstaltungsplanung, damit du den Überblick über die einzelnen Schritte der Budgetierung behältst.  

Erstellen eines Event-Budgets

Die wichtigsten Kosten für ein Event sind das Catering, die audiovisuelle Ausrüstung und die Miete des Veranstaltungsortes. Laut einer Studie von PCMA CONVENE entfallen 33 % der Gesamtkosten auf den Bereich F&B (Essen und Getränke). Der Erfolg eines Events hängt von der Qualität der Erlebnisse ab, die du deinen Gästen bietest. Deshalb ist es wichtig, die Mittel so einzusetzen, dass sie die größte Wirkung auf die Teilnehmer*innen haben.  

Wenn du deine Prioritäten danach ausrichtest, was deine Gäste glücklich macht, kannst du die grundlegenden Kosten des Events im Zaum halten. Denke daran, dass deine Zielgruppe sich nicht dafür interessiert, wie viel du ausgibst, sondern wie sie sich fühlt und was sie von dem Event mitnimmt.   

Eine der wichtigsten Methoden, um für zufriedene Gäste zu sorgen, ist die Bereitstellung leckerer Erfrischungen. Laut PCMA CONVENE sollte mehr als die Hälfte deiner Ausgaben in das Wesentliche fließen: Essen, Getränke, audiovisuelle Ausrüstung und Unterhaltung.  

Wir bei Sweap haben auch ein Programm, das dir hilft, deine Gästeliste zu verwalten, damit du nicht zu viel Geld ausgibst. Mit unserem Programm kannst du doppelte Einträge in deinen Daten eliminieren, sie aktuell halten und organisieren. So musst du deine Gästeliste nicht mehr manuell verwalten.

Einnahmequellen für dein Event

Um deine finanziellen Verpflichtungen zu erfüllen, kannst du verschiedene Einnahmequellen nutzen. Werbe- und Managementgebühren, Sponsoring, Mietgebühren für Ausstellungsflächen, Verkauf von Speisen und Getränken und Anmeldegebühren sind Beispiele für mögliche Einnahmequellen.  

Damit du den Überblick behältst, sollte dein Budget für das Event nur aus einem einzigen Posten für Einnahmen und Ausgaben bestehen. Es kann auch hilfreich sein, die Kosten und Einnahmen deines Events getrennt zu klassifizieren. Mögliche Kategorien sind zum Beispiel "Dekoration", "Location" und so weiter. Wenn du deine Ausgaben eindeutig kennzeichnest, kannst du sie leichter überwachen und berichten.  

Schließlich musst du herausfinden, ob dein Event wirklich einen Gewinn abwirft. Mit der Wahl des Eventortes, der Ausrüstung und der Werbung kannst du warten, bis du deine finanziellen Grenzen genau kennst.  

Eventualitäten in deinem Event-Budget

Um finanziell auf alle möglichen Ergebnisse und Kosten vorbereitet zu sein, ist es ratsam, einen Notfallplan oder Fonds einzurichten. Dazu gehört, dass du deine Absicht, dich auf alle Eventualitäten vorzubereiten, schriftlich festhältst und anerkennst, dass du die Zukunft nicht vorhersehen kannst.  

Du solltest die Ergebnisse vorhersehen, die zu unerwarteten Kosten führen könnten, und Vorbereitungen treffen, um mit ihnen umzugehen. Hast du zum Beispiel darüber nachgedacht, wie du mit Aktivitäten im Freien umgehst, wenn es zu stürmen beginnt? Du müsstest dich nicht stressen, wenn du etwas Geld für unvorhergesehene Ausgaben für das Event beiseite gelegt hättest.  

Lege Ziele für dein Event fest

Die Festlegung der Ziele deiner Veranstaltung ist ebenfalls entscheidend für die Entwicklung eines tragfähigen Budgets. Sobald du die grundlegenden Kosten der Veranstaltung im Griff hast und weißt, wo du Geld sparen kannst, kannst du detailliertere Ziele für die Veranstaltung festlegen.  

Die Budgetplanung für ein Event ist einfacher, wenn du ein klares Bild davon hast, was du erreichen willst und was du bereit bist, dafür auszugeben. Wenn du das meiste aus deinem Event-Budget herausholen willst, solltest du von Anfang an konkrete Ziele vor Augen haben.   

Dazu gehören z. B. die Anzahl der verkauften Eintrittskarten und die Summe, die du mit Sponsor*innen einnehmen willst. Wenn du deine Prioritäten richtig setzt, ist es wahrscheinlicher, dass du dich an deinen Ausgabenplan hältst und finanzielle Rückschläge vermeidest.  

Wenn du nach alternativen Möglichkeiten suchst, deine Events zu vermarkten, solltest du unbedingt unser Event-Kommunikationsprogramm ausprobieren. Mit vollständig automatisierten und individualisierten E-Mail-Kampagnen kannst du das Interesse deiner Besucher*innen wecken und Anmeldungen fördern.  

Nutze die historischen Daten deiner Events

Die Ergebnisse früherer Events sind ein hervorragender Gradmesser für den Erfolg oder Misserfolg der verschiedenen Taktiken, die du bei deinem aktuellen Vorhaben einsetzt. Als Eventorganisator*in oder Marketingplaner*in geben dir die Daten früherer Events die nötige Munition, um schwierige Entscheidungen über das Marketing-Budget deiner Events zu treffen. Bedenke jedoch, dass es bei virtuellen oder hybriden Veranstaltungen schwierig sein kann, historische Daten zu nutzen.    

Wenn dein Unternehmen bereits viele Event-Marketingkampagnen durchgeführt hat, solltest du die historischen Datenvorlagen nutzen, die dir zur Verfügung stehen. Achte auf alle relevanten Fakten. Wenn du verstehst, was in der Vergangenheit funktioniert hat und was nicht, sparst du Zeit und kannst bei der Erstellung des Budgets für deine Events die richtige Auswahl treffen.  

Daten sind jetzt verfügbar. Das Speichern von Daten hilft dir zu wissen, was funktioniert hat und was nicht. Das Beste an der Technologie ist, dass du in Echtzeit Antworten von deinem Publikum erhalten kannst. Du kannst zum Beispiel eine Umfrage auf sozialen Plattformen durchführen, um herauszufinden, ob die Leute bereit sind, für Tickets zu zahlen, wenn die Preise um 5€ erhöht werden. Auf diese Weise musst du nicht an den bisherigen Methoden festhalten, auch wenn sich die Dynamik verändert hat.  

In diesem Artikel erfährst du, wie du mit Hilfe von Daten die Probleme bei der Eventplanung lösen kannst und so dein Event zum Erfolg führst.  

Wie Datenanalyse Herausforderungen im Event-Marketing löst

Nachdem wir nun festgestellt haben, warum Daten der neue Game Changer in der Eventplanung sind, wollen wir herausfinden, wie sie helfen, Situationen zu retten, die sonst zum Nachteil werden können. Noch schlimmer ist es, wenn das Budget knapp bemessen ist. Du könntest einen scheinbar unbedeutenden Aspekt auslassen, der im Nachhinein den Unterschied für deinen ROI ausmachen könnte.  

  

1. Schätzung des Event-Budgets  

Wenn du nicht über fundierte Daten verfügst, wirst du dich bei der Budgetplanung zwischen Vermutungen und Schätzungen bewegen. Wenn du ein Budget auf der Grundlage von Schätzungen erstellst, hast du Spielraum, um die Kosten für einzelne Posten zu überschätzen oder zu unterschätzen. Du könntest zum Beispiel 500 € für Lebensmittel veranschlagen, brauchst aber stattdessen 550 €.  

Der Unterschied mag vernachlässigbar sein, aber stell dir vor, dass alle Posten des Budgets um 50 bis 100 € über den "geschätzten" Preisen liegen. Am Ende des Events wird das Unternehmen einen großen finanziellen Schaden haben.  

Lösung  

Du musst dir nicht den Kopf über die Kosten der Produkte zerbrechen. Vor allem bei der aktuellen Inflation kannst du dir die Preise nicht aus dem Kopf schlagen und denken: "Die Kosten können doch nicht so überhöht sein, wie sie im letzten Jahr waren". Überraschenderweise können sie doppelt so hoch sein.  

Eine einfache Recherche oder die Überprüfung früherer Budgets kann helfen, die richtigen Preise zu ermitteln. Aber auch diese Lösungen können ein Volltreffer oder ein Fehlschlag sein. Und warum sollte man zu viel Zeit damit verbringen, online zu blättern und Anbieter anzurufen, wenn eine Lösung nur eine Eventplanungssoftware entfernt ist? Sweap hilft dir in solchen Zeiten, dein Budget zu automatisieren, damit dir nicht die Kinnlade runterfällt, wenn es Zeit ist, Rechnungen zu bezahlen.  

2. Vergessen der Steuern im Event-Budget  

Gemeinnützige Organisationen tappen aufgrund ihrer Steuerbefreiung eher in diese Falle. Das heißt aber nicht, dass gewinnorientierte Unternehmen vor diesem Fehler sicher sind. Denke daran, dass die Umsatzsteuer eine ganz andere Sache ist.  

Wenn dein Unternehmen es versäumt, die Umsatzsteuer auf die wichtigsten Ausgaben deines Events zu berücksichtigen, wirst du keine andere Wahl haben, als deine Haushaltsreserve häufiger zu nutzen, als dir lieb ist.  

Lösung  

Die oberflächlichste und offensichtlichste Lösung ist, die Steuern bei der Erstellung des Event-Budgets zu berücksichtigen. Hier brauchst du jedoch mehr Einsicht.  

Beziehe die Steuern sogar in die recherchierten Kostenvoranschläge und die Angebote von Veranstaltungsanbieter*innen ein. Wenn dein Unternehmen mehrere Events im Jahr durchführt, ist eine genaue Aufzeichnung der Ausgaben und Einnahmen bei der Steuererklärung von großer Bedeutung. Das hat Auswirkungen darauf, ob du einen ROI erzielt hast oder das ganze Jahr für das Finanzamt gearbeitet hast - ja, das ist schon vielen Organisationen und Unternehmen passiert, und du könntest der/die Nächste sein  

Zunächst einmal sind die Feinheiten der Steuererklärung bereits zu kompliziert. Tatsächlich wissen Unternehmer*innen, dass sie mehr als jedes andere Personal einen fachkundigen Buchhalter brauchen - damit sie ihr Unternehmen nicht in den Ruin treiben, ohne es zu merken. Wie wäre es mit einer Software, die dir hilft, alle deine Transaktionen zu verfolgen, damit du in Zukunft problemlos planen und Steuern einhalten kannst? Ja, auch gemeinnützige Organisationen müssen steuerlich konform sein.  

3. Versäumnisse bei der Vermarktung deines Events  

Einer der überraschend häufigsten, aber schlimmsten Fälle bei der Veranstaltungsplanung ist das Fehlen einer Marketingstrategie. Du kannst viel Zeit, Geld und Energie in die Planungsphase stecken und trotzdem nicht genug Leute informieren oder bei der Werbung wichtige Informationen auslassen. Deine Marketingstrategie muss den Leuten einen Grund geben, an dem Event teilzunehmen, oder du wirst mit viel Essen und Trinken, toller Musik und leeren Stühlen dastehen.  

Das wird nur passieren, wenn es einen Fehler im Marketing gibt. Die Ankündigung des Zwecks, des Datums und des Veranstaltungsortes ist eine Sache, die Vermarktung eine andere. Niemand zieht sich für dich an, wenn du ihm keinen Grund gibst, zu kommen. 

Verstehe die aktuellen Event-Trends

Ein effizientes Budget für ein Event erfordert neben der Suche nach Schnäppchen auch einen bewussten und strategischen Einsatz der Mittel. Dein Ziel sollte es sein, eine Verbindung zu den Zuhörer*innen/Leser*innen/Zuschauer*innen/etc. herzustellen. Aber wie kannst du das erreichen?    

Wenn du dich über die neuesten Trends in der Veranstaltungsbranche auf dem Laufenden hältst, kannst du entscheiden, welche Ausgaben bei der Vorbereitung eines Events Priorität haben und wie viel Geld du für jede Ausgabenkategorie beiseite legen solltest.   

Die sich ständig weiterentwickelnde digitale Landschaft von hybriden und virtuellen Events macht es umso wichtiger, mit den Entwicklungen in der Branche Schritt zu halten. Es ist wichtig, mit den neuesten Entwicklungen in der technologischen Welt Schritt zu halten.    

Wenn du deine Kundschaft verstehst und herausfindest, was bei ihnen wirklich ankommt, kannst du ein strategisches Eventbudget erstellen, das deine Rendite steigert.  

Verbessere deine Event-Werbung

Bewirb die wichtigsten Aspekte des Events:  

  

• Was tust du, um die Leute dazu zu bewegen, sich anzumelden oder Tickets zu kaufen?  

• Bietet ihr Möglichkeiten für Freiwillige?  

• Gibt es Angebote für die Anmeldung, z. B. vier Tickets zum Preis von drei?  

• Wird es Geschenke, Spiele und ihre Lieblings-Influencer geben?  

• Sollen sie bei der Registrierung bestimmte Apps installieren?    

• Mit welchen anderen Unternehmen hast du zusammengearbeitet und wie sprichst du das Publikum an?    

• Wie oft erinnerst du die Leute an die Tage?  

 

Eine verbesserte Event-Promotion wird dir helfen, mehr aus deinem Event-Budget herauszuholen.  

Anpassen, personalisieren, automatisieren

Es gibt so vieles, was zu einer erfolgreichen Veranstaltungsplanung gehört. Es ist keine leichte Aufgabe, all das innerhalb eines Event-Budgets unter einen Hut zu bringen. Aber wenn du es besser wüsstest, müsstest du dir nicht einmal über die Hälfte dieser Überlegungen Gedanken machen. Automatisiere einfach alles.    

Es gibt Tools, die dir dabei helfen, mit den Leuten in Kontakt zu bleiben, indem sie das Event vermarkten, Anfragen beantworten, technische Probleme lösen und auf dein Geheiß hin Tickets ausstellen. Diese Tools können anhand der Daten aus den Antworten sogar vorhersagen, ob deine Veranstaltung über- oder unterbucht sein wird (vor allem bei Veranstaltungen wie Konzerten).   

Wirksames Marketing hängt auch vom Budget ab. Auch wenn es absolut notwendig ist, kostensparende Lösungen einzubauen, solltest du nicht an allem sparen. Kosten zu senken ist nicht gleichbedeutend mit Qualitätseinbußen.   

Der Einsatz von Automatisierungswerkzeugen hilft dir auch dabei, Daten zu sammeln und zu speichern, die du beim nächsten Mal wieder verwenden kannst. Eine Feedback-Methode, mit der du Daten für die spätere Verwendung sammeln kannst, ist das Stellen von Fragen nach dem Event. Wenn du die Leute zum Beispiel fragst, wie sie von dem Event erfahren haben, kannst du herausfinden, welche Marketingplattformen du beim nächsten Mal besonders hervorheben solltest.  

Optimiere dein Event-Budget

Kostensenkungen bei Events sind wichtiger denn je, da die Teilnehmer*innen mehr von kleineren Budgets verlangen. Dein Ziel ist es, die Ausgaben für deine Events so gering wie möglich zu halten, ohne dabei Kompromisse bei der Qualität oder Bedeutung einzugehen. Zunächst musst du genau wissen, was du mit dem Event erreichen willst, bevor du über ein Budget nachdenkst.    

Nimm dir Zeit für die Planung des Events, nachdem du deine Ziele festgelegt hast. Der Veranstaltungsort, die Redner*innen, die Veranstaltungssoftware, die Werbung und die Zusatzmaterialien sind es wert, finanziert zu werden. Nachdem du eine Liste mit allem erstellt hast, was finanziert werden muss, kannst du dein Budget planen, indem du deine Ausgaben in zwei Kategorien unterteilst: wiederkehrende und einmalige Ausgaben.   

Wir wissen, dass die Optimierung der Daten und des Budgets professionelle Hilfe braucht. Deshalb haben wir eine Eventmanagement-Plattform entwickelt, die sicherstellt, dass dein Event erfolgreich ist. Du hast keine Ausrede mehr, dich auf Spekulationen zu verlassen, wenn es Tools gibt, die dir helfen, eine erfolgreiche Messe zu organisieren. Um sicherzustellen, dass dein Event gut läuft, ist es wichtig, eine zuverlässige Eventmanagement-Software zu wählen. Bist du also darauf vorbereitet, die Ausgaben für deine Veranstaltung zu minimieren? Kontaktiere uns jetzt für eine kostenlose Beratung.