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Was macht eine Veranstaltung zu einer erfolgreichen Veranstaltung? Wir erklären, was den Unterschied ausmacht - in allen Planungsschritten von der Organisation über die Durchführung bis zur Nachbereitung. Wirf mit uns einen Blick auf Erfolgsfaktoren, hilfreiche Software, Sponsoring, SWOT-Analysen, Tipps zum Live-Streaming und die wichtigsten KPIs.
Was macht eine Veranstaltung erfolgreich?
Jeder, der eine Veranstaltung plant, möchte eine erfolgreiche Veranstaltung planen. Aber wie wird eine erfolgreiche Veranstaltung geplant, wie wird sie durchgeführt, und wie sieht die Nachbereitung aus? Und nicht zuletzt die entscheidende Frage: Wann ist meine Veranstaltung erfolgreich?
Im folgenden Artikel gehen wir dem Erfolg einer Veranstaltung auf den Grund.
Wie du eine erfolgreiche Veranstaltung planst
Der wahrscheinlich zeitaufwändigste und langwierigste Teil einer Veranstaltung ist die Planung. Ohne gute Planung riskierst du schnell den Erfolg deiner Veranstaltung. Aber worauf solltest du bei der Planung deiner erfolgreichen Veranstaltung besonders achten? Wir stellen dir einige Erfolgsfaktoren vor, zeigen dir, wie Software und eine Sponsoringstrategie helfen können und geben dir Tipps für die SWOT-Analyse deiner Veranstaltung.
Diese Erfolgsfaktoren werden deine Veranstaltung voranbringen
Unabhängig davon, ob du ein physisches oder virtuelles Event planst, gelten einige Erfolgsfaktoren für beide Arten von Veranstaltungen gleichermaßen:
Gastgeber und Unterhaltung: Eine Veranstaltung ist nur so gut wie ihr Gastgeber. Auch wenn es potenziell schwieriger ist, mit Persönlichkeit zu überzeugen, je größer eine Veranstaltung ist: Die Teilnehmer sollten sich immer gut betreut, informiert und unterhalten fühlen. Der Service für deine Gäste steht bei allen Veranstaltungen an erster Stelle. Versorge sie mit allen wichtigen Informationen über die Veranstaltung, mit inhaltlichen Informationen zur Veranstaltung und auch mit dem Rahmenprogramm. Eine Veranstaltung sollte auch Spaß machen, also sorge dafür, dass deine Teilnehmer/innen den Spaß nicht verpassen. Sei es durch menschliche Interaktion oder durch Gratisgeschenke und kleine Aufmerksamkeiten und Leckereien.
Kommunikation: Kommunikation ist das A und O, ob bei virtuellen oder physischen Veranstaltungen. Sorge für klare Informationen und vor allem für einen guten Überblick über alle Informationen auf verschiedenen Kanälen, zum Beispiel über eine Website mit einem Login-Bereich für Teilnehmer/innen bei größeren Veranstaltungen wie Messen oder Konferenzen. Bei kleinen Veranstaltungen reicht eine Mikro-Website mit einem Download-Bereich für alle Informationen aus. Plane auch Werbung und Kommunikation auf verschiedenen Plattformen, die für die Zielgruppe relevant sind, wie soziale Medien oder Fachzeitschriften.
Auch bei der Veranstaltung selbst ist die Kommunikation entscheidend, und bei virtuellen Veranstaltungen ist die Qualität sogar noch etwas wichtiger. Sorge für stabile Internetleitungen, gute Bild- und Tonqualität für die Übertragung und überprüfe beides mehrmals im Voraus.
Networking: Networking ist ein wesentlicher Bestandteil von Veranstaltungen und wird von den Teilnehmenden sehr geschätzt. Vor allem bei virtuellen Veranstaltungen wird dieser Teil jedoch oft vernachlässigt. Sorge dafür, dass Teilnehmer/innen, Partner/innen, Investor/innen und Referent/innen einen Raum zum Netzwerken und Kennenlernen haben.
Kreativität: Kreativität wird bei Veranstaltungen oft unterschätzt, aber sie könnte genau das sein, was deine Veranstaltung von anderen abhebt. Für den WOW-Effekt ist es wichtig, über den Tellerrand hinauszuschauen, aber mit ein bisschen Kreativität kannst du eine Veranstaltung schaffen, die deine Gäste nie vergessen werden.
Natürlich ist das nur eine kleine Auswahl, die zu einer Vielzahl von Veranstaltungstypen passt. Welche du genau wählst, hängt von deinem Konzept und deiner Strategie, deinem Thema und natürlich von deinen Teilnehmern ab. Du planst eine virtuelle Veranstaltung? In diesem Artikel haben wir die Erfolgsfaktoren von virtuellen Veranstaltungen für dich analysiert und einige Beispiele gezeigt.
Software für deinen Veranstaltungserfolg
Besonders für hybride und virtuelle Veranstaltungen ist eine gute Software ein entscheidender Erfolgsfaktor. Sie unterstützt dich bei der Planung, Durchführung und Auswertung deiner Veranstaltung. Es gibt viele verschiedene Plattformen und Softwareangebote, aber zu den gängigsten Funktionen gehören diese:
Digitales Gästemanagement: Deine Veranstaltungssoftware hilft bei der kompletten Kommunikation mit den Gästen. Zum Beispiel bei der Einladungsverwaltung, der datenschutzkonformen Speicherung von Gästeinformationen, Aktualisierungs-E-Mails, dem Check-in und der Nachbereitung mit den Teilnehmern.
Marketing: Die meisten Anbieter integrieren Marketing-Tools, z. B. für E-Mail-Marketing, und einige helfen beim Aufbau einer Website oder mit Schnittstellen zu Social-Media-Plattformen für Social Walls.
Plattform für Streaming: Digitale und hybride Veranstaltungen brauchen eine digitale Plattform zur Durchführung. Hier können sich Referenten und Teilnehmer treffen, Vorträge stattfinden oder Menschen in Chatrooms oder bestimmten digitalen Seminaren miteinander interagieren
Auswertung: Der große Vorteil von Veranstaltungssoftware sind die Daten, die sie sammelt. Sie machen die Auswertung zum Kinderspiel, Statistiken werden übersichtlich dargestellt und KPIs und der Erfolg der Veranstaltung können leicht überprüft werden.
Fragst du dich jetzt, ob du eine Veranstaltungssoftware für deine nächste Veranstaltung brauchst? In diesem Leitfaden für Eventmanagement-Software gehen wir dieser Frage auf den Grund
Sponsoring
Du hast eine tolle Idee für eine Veranstaltung, aber dir fehlt das nötige Kleingeld, um sie zu finanzieren? Event-Sponsoring könnte die Lösung sein.
Sponsoring ist bei Sportveranstaltungen gang und gäbe, warum sollte es nicht auch in anderen Bereichen funktionieren? Im besten Fall ist Event-Sponsoring eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten: Organisatoren, Sponsoren und auch die Teilnehmer können davon profitieren. Das sind einige der Vorteile:
Finanzielle Unterstützung: Das Sponsoring muss nicht immer finanzieller Natur sein: Sponsoren können z.B. auch den Veranstaltungsort, das Catering oder die Software beisteuern. Der Vorteil des finanziellen Sponsorings sind die zahlreichen Möglichkeiten: Du kannst die zusätzliche Finanzspritze nutzen, um neue Referenten zu gewinnen, bessere Technik zu kaufen oder in Marketing zu investieren, um deine Reichweite zu erhöhen.
More reach: Sponsoren bringen nicht nur finanzielle Anreize mit, sondern oft auch ihre eigene Zielgruppe, die, wenn sie gut ausgewählt ist, auch sehr interessant für deine Veranstaltung sein kann. Sponsoren können auch dazu beitragen, Beziehungen zu neuen Kunden aufzubauen. Achte bei der Auswahl deiner Sponsoren auf inhaltliche Überschneidungen.
Brand Awareness: Eine größere Reichweite kann auch sehr hilfreich sein, um deinen Bekanntheitsgrad und das Image deiner Marke zu steigern. Das kann sich nicht nur auf die Veranstaltung auswirken, die du planst, sondern langfristig auch auf deinen Umsatz. Das Gleiche gilt für dein Image. Sponsoring und eine größere Reichweite helfen dir, dein Image in der Branche zu verbessern, dir einen Namen zu machen und potenziellen Kunden zu helfen, Vertrauen zu dir aufzubauen.
Willst du mehr über Event-Sponsoring erfahren? In diesem Artikel erfährst du mehr über das Konzept des Event-Sponsorings und bekommst einige Tipps, wie du es umsetzen kannst.
SWOT-Analyse für Veranstaltungen
Die SWOT-Analyse kommt aus der Betriebswirtschaftslehre und gehört dort zum kleinen 1x1 des strategischen Managements.
Die SWOT-Analyse hat ihren Namen von diesen vier Kategorien, die oft in Form einer Matrix dargestellt werden.
Der Name SWOT lässt sich von diesen vier Kategorien ableiten.
Strengths (Stärken)
Weaknesses (Schwächen)
Opportunities (Chancen)
Risks (Bedrohungen)
Es wird dann noch zwischen externen und internen Faktoren unterschieden. SWOT-Analysen können in verschiedenen Planungsphasen einer Veranstaltung eingesetzt werden. Wir empfehlen eine erste SWOT-Analyse bereits in der Planungsphase. Auf diese Weise kannst du Schwachstellen beseitigen, deine Strategie anpassen und deinen Prozess effizienter gestalten. Eine Vorlage für eine SWOT-Analyse für Veranstaltungen, einschließlich einer Matrix und möglicher Faktoren, findest du in diesem Blogbeitrag.
Die Durchführung einer erfolgreichen Veranstaltung
Die Planung ist abgeschlossen und jetzt wird es spannend: Die Veranstaltung kann beginnen. Aber die gleichen Erfolgsfaktoren gelten auch für die Durchführung, hier wird besonders darauf geachtet:
Gastgeber: Ein guter Gastgeber glänzt natürlich vor allem während des Events. Das Wichtigste dabei ist, dass die Teilnehmenden alles haben, was sie brauchen. Das gilt sowohl für die Redner als auch für die Gäste. Klare Kommunikation, Freundlichkeit und Service sind das A und O.
Kommunikation: Eine gute Kommunikation, eine klare Beschilderung, Karten und allgemeine Informationen sollten leicht zu finden sein und auch ein reibungsloser Check-in sorgt für eine erfolgreiche Veranstaltung. Zur Kommunikation gehört auch die Qualität: Die Informationen sollten klar verständlich sein, wenn nötig in allen erforderlichen Sprachen, und die Ton- und Audioqualität sollte nicht eingeschränkt sein.
Interaktion: Eines der wichtigsten Elemente für ein erfolgreiches Event ist die Interaktion - schließlich wollen die Teilnehmenden mit anderen reden. Als Event-Organisator/in solltest du Räume schaffen, in denen man sich austauschen und vernetzen kann, vor allem wenn es sich um eine virtuelle Veranstaltung handelt.
Während viele erfahrene Eventmanager/innen kein Problem damit haben, physische Veranstaltungen durchzuführen, setzen die neuesten Entwicklungen bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen neue Maßstäbe für das Streaming und stellen neue Herausforderungen dar. Live-Streaming ist ein Schlüsselfaktor für den Erfolg jeder Veranstaltung mit virtuellen Elementen. Sei es für Webinare, Webcasts oder hybride Events.
Hier sind einige der Elemente, die du beim Live-Streaming beachten solltest:c
Aufnahmequalität: Der Standard für Live-Streaming ist Full HD mit 1920x1080 Pixeln. Du brauchst also mindestens eine Kamera, die diese Qualität garantieren kann, und ein Teammitglied, das mit dieser Kamera umgehen kann. Du kannst jederzeit weitere Kameras hinzufügen, um mehr Perspektiven zu erhalten und deinen Stream noch professioneller zu gestalten.
Ton: Gute Mikrofone sollten zur Ausstattung gehören - egal, ob dein Event auf der Stufe oder virtuell stattfindet. Es ist wichtig, dass das Publikum nicht zu viele unterschiedliche Lautstärken hört. Gute Tontechniker/innen können hier helfen.
Beleuchtung: Die richtige Beleuchtung deiner Stufe oder deines Streams kann ein Qualitätsfaktor sein. Achte darauf, harte Schlagschatten auf den Gesichtern deiner Redner/innen zu vermeiden.
Wenn du mehr über die Fehler erfahren willst, die du beim Live-Streaming vermeiden solltest, schau dir unser kleines 1x1 des Live-Streamings an.
Die Nachbereitung
Wie du überprüfen kannst, ob dein Event wirklich erfolgreich war
Nach dem Event ist vor dem Event. Die Nachbereitung eines Events wird oft vernachlässigt, dabei kann sie sehr wichtig sein. Für dich als Organisator, um deinen Erfolg zu überprüfen und für die nächsten Events zu lernen. Für deine Teilnehmenden, um ein erfolgreiches Event abzurunden, in Erinnerung zu bleiben, ihr Feedback einzuarbeiten und die Beziehung langfristig zu stärken.
Kommunikation nach dem Event
E-Mail-Kampagnen sind eine der beliebtesten Methoden, um nach dem Event mit den Gästen in Kontakt zu bleiben. Hier sind ein paar Ideen, wie eine solche E-Mail aussehen kann:
Dankeschön! Sag einfach Danke, schließlich haben sich deine Teilnehmenden viel Zeit genommen und aktiv mitgemacht. Ein einfaches, persönliches Dankeschön ist eine einfache Geste, hinterlässt aber einen guten Eindruck.
Schade! Sprich auch die Teilnehmenden an, die dein Event verpasst haben. Schicke eine kurze Zusammenfassung, einige spannende Daten und Ergebnisse und weise auf kommende ähnliche Events hin.
Umfrage! Ein hilfreiches Instrument, um den wahren Erfolg deines Events zu messen, ist eine Umfrage für das Feedback der Teilnehmenden.
Lies mehr: Verschicke eine gute Zusammenfassung deines Events mit Highlights und Kernpunkten. Du kannst sie mit Links zu thematischen Inhalten aus deinem Blog ergänzen oder Videos, Tutorials, Whitepapers und E-Books anbieten.
Die wichtigsten KPIs für dein Event
KPIs als Ziele vor dem Event, damit du mit deiner Erfolgsanalyse nach dem Event überprüfen kannst, ob du deine Ziele verfehlt, erreicht oder übertroffen hast. Hier ist eine kleine Auswahl an möglichen KPIs für dein Event.
Teilnehmende vor Ort: Ein wichtiger KPI ist die Anzahl der Teilnehmenden vor Ort oder online. Im besten Fall setzt du diese Zahl ins Verhältnis zu deinen Registrierungen. Wenn es eine Diskrepanz gibt, solltest du herausfinden, warum: War die Zeit oder der Ort ungünstig? Oder waren die Inhalte und Themen nicht gut für die Zielgruppe ausgewählt?
Engagement in den sozialen Medien: Finde heraus, welche Inhalte bei deiner Zielgruppe besonders gut ankommen und schau dir die Anzahl der Likes, Shares und Kommentare an. Die Teilnehmenden interagieren nur mit Inhalten, mit denen sie sich identifizieren.
Gewinn: Wurde das Event-Budget überschritten? Wo wurde es nicht voll ausgeschöpft und wo hätte sich eine Investition gelohnt? Gab es noch Spielraum für die Rendite der Investition?
E-Mail-Öffnungsraten: Wenn du groß angelegte E-Mail-Kampagnen für deine Veranstaltung durchgeführt hast, solltest du einen der wichtigsten KPIs im E-Mail-Marketing auf dem Radar haben: Öffnungsraten und Click-Throughs auf die Registrierungsseite.