Event Creation Prozess

Es folgt ein Monat voller Überraschungen für Sweap-Nutzer*innen: Wir bringen “Die Sweap 3" auf den Markt - ein Trio innovativer neuer Funktionen, die dafür sorgen werden, dass unsere Event Efficiency Platform auch weiterhin an der Spitze steht. Die nächsten beiden Features werden in den nächsten Wochen veröffentlicht, aber wir freuen uns, dir schon jetzt eine neue Funktion vorstellen zu können: "Event Creation".

Wenn du unsere Event-Plattform besuchst, wirst du eine neue Funktion finden: "Veranstaltung anlegen". Dieser kleine Button ist zwar unscheinbar, aber er hat es in sich. Wie wir alle wissen, haben Event-Profis wenig Zeit und stehen unter großem Druck. Mit der Funktion “Veranstaltung anlegen" kannst du mit nur wenigen Klicks ein Event mit all seinen Facetten erstellen und vermarkten.

Es dauert weniger als fünf Minuten, eine Veranstaltung auf unserer Plattform zu erstellen. Am Ende hast du als Nutzer*in eine maßgeschneiderte Veranstaltung mit individuellen Zielen, einschließlich verlinkter sozialer Medien, bis zu zehn verschiedene E-Mails basierend auf Vorlagen, eine Registrierungsseite veröffentlicht, eine modulare virtuelle Event-Plattform eingerichtet und/oder einen Plan für den Aufbau vor Ort erstellt. Und das ist nur die Spitze des Eisbergs.

Und vergiss nicht: nichts ist in Stein gemeißelt - die Sweap Event Efficiency Platform bietet dir die Möglichkeit, alle Segmente nach Herzenslust zu verändern.

“Erstellung von Veranstaltungen mit einem Klick.”

Klingt zu schön, um wahr zu sein? Ist es aber nicht. Sieh dir das Erklärungsvideo oben an oder tauch ein in eine kurze Übersicht über die Schritte unserer automatischen Event-Erstellung - jeweils mit einer Schätzung, wie wenig Zeit du dafür brauchen wirst.

Schritt 1: Event-Information

Geschätzter Zeitaufwand: 30 Sekunden

Das Wichtigste zuerst: Es ist an der Zeit, die Grundlagen deiner Veranstaltung festzulegen. Gib der Veranstaltung einen Namen, eine Sprache, ein Datum und eine Uhrzeit. Kommen die Teilnehmer*innen aus dem Ausland? Gib die Zeitzone hier ein, um Verwirrung zu vermeiden. Jetzt musst du nur noch wählen, ob deine Veranstaltung virtuell, vor Ort oder hybrid stattfinden soll. Von dieser Entscheidung hängt ab, welche Felder du später ausfüllen musst.

Schritt 2: Branding 

Geschätzter Zeitaufwand: 60 Sekunden

Jetzt ist es an der Zeit, deine Veranstaltung zu personalisieren. Lade dein Logo hoch und wenn du Markenfarben hast, wähle sie aus. Alternativ kannst du auch einfach eine Farbpalette wählen, die zu deiner Veranstaltung passt. Damit es in Zukunft noch schneller geht, kannst du diese Auswahl in deinem Konto speichern und sie bei der Erstellung zukünftiger Veranstaltungen automatisch auswählen.  

Als Nächstes lädst du ein Titelbild für die Veranstaltung hoch - entweder ein eigens angefertigtes oder ein entsprechendes rechtefreies Bild. Alle von dir in diesem Abschnitt getroffenen Entscheidungen werden automatisch für die Registrierungsseiten, die virtuellen Plattformen und die Kommunikation deiner Veranstaltung übernommen. Wie bei allen Aspekten dieses Features kannst du auch hier zu einem späteren Zeitpunkt Anpassungen vornehmen.

Schritt 3: Kommunikation

Geschätzter Zeitaufwand: 30 Sekunden

Das Einrichten deines Kommunikationsplans ist ein Kinderspiel. Füge einfach Sende- und Empfangs-E-Mail-Adressen hinzu und wähle die E-Mails aus, die du verschicken möchtest. Diese werden dann automatisch erstellt und können später von dir angepasst werden.

Schritt 4: Registrierung

Geschätzter Zeitaufwand: 60 Sekunden

Bei der Erstellung der Registrierungsseite für deine Veranstaltung musst du nur auswählen, was du hervorheben möchtest. Willst du die Liste der Referent*innen, die Sponsoren oder das Programm in den Vordergrund stellen? Vielleicht entscheidest du dich für eine visuelle Seite, die Videos und Medien in den Vordergrund stellt. Vielleicht auch alles zusammen.  

Anschließend gibst du an, wie viele Registrierungen du erreichen möchtest (und ob du eine maximale Anmeldezahl hast). Jetzt musst du nur noch einen Event-Suffix für die URL auswählen. Wir empfehlen den Namen der Veranstaltung.

Schritt 5: Virtual Platform (für virtuelle + hybride Veranstaltungen) 

Geschätzter Zeitaufwand: 30 Sekunden

"Content is king", vor allem, wenn es um professionelle Veranstaltungen geht. Wenn du dich in Schritt 1 für eine virtuelle oder hybride Veranstaltung entschieden hast, hast du jetzt Zugriff auf die modulare Seite der Virtual Event Platform. Wähle einfach die Module aus, die du einbauen möchtest, z. B. Live-Streaming oder einen Chat, und... los geht's!

Schritt 6: Vor-Ort Event (nur Live & Hybrid) 

Geschätzter Zeitaufwand: 30 Sekunden

Wenn du dich für eine Live-Veranstaltung oder ein hybrides Veranstaltungsformat entschieden hast, wirst du auf die kurze und übersichtliche Seite Vor-Ort-Einrichtung weitergeleitet. Wähle den Veranstaltungsort auf der Karte aus, füge die URL der Website ein und füge einige Kontaktdaten hinzu, damit die Gäste den Veranstaltungsort finden.

Schritt 7: Social Media 

Geschätzter Zeitaufwand: 30 Sekunden

Wenn Content der König ist, ist Konnektivität die Königin. Wenn du deine Social-Media-Kanäle einmal verlinkt hast, musst du das nie wieder in deiner Event-Kommunikation, auf den Registrierungsseiten oder auf virtuellen Event-Plattformen machen - das wird alles für dich erledigt.

Schritt 8: Zusammenfassung

Geschätzter Zeitaufwand: 20 Sekunden

Der letzte Abschnitt erfordert keinerlei Eingaben, vorausgesetzt, die anderen Schritte wurden korrekt ausgeführt. Der Zweck ist einfach: Die Zusammenfassung informiert dich darüber, ob einer der vorherigen Schritte unvollständig ist. Egal, ob du alle grünen Häkchen erhalten hast oder ob du noch etwas für später offen lässt und deine Veranstaltung ist erstellt.

Der letzte Schliff

Jetzt kannst du dein fertiges Event öffnen und nach Herzenslust anpassen. Du kannst deine vorformulierten E-Mails durchsehen und bei Bedarf bearbeiten, Kontakte importieren und exportieren und deine Veranstaltungsinformationen hinzufügen. 

Wie viel Zeit du mit der Anpassung dieser Bereiche verbringst, bleibt dir überlassen. Es können nur 5 Minuten sein, oder du kannst dir wirklich die Zeit nehmen, etwas Einzigartiges zu erschaffen. Je mehr Details du zuvor hinzugefügt hast, desto besser und spezifischer wird deine Veranstaltung sein.