Eventmanagement-Software, die Veranstalter dabei unterstützen, ihr virtuelles oder hybrides Event zu planen, durchzuführen und auszuwerten, sind gerade in aller Munde. Du bist dir noch unsicher, ob du so etwas brauchst oder weißt nicht, worauf du bei der Wahl einer geeigneten Plattform achten sollst? Dann ist dieser Artikel genau das Richtige für dich.
Was ist eine Eventmanagement-Software überhaupt?
Eine gute Eventmanagement-Software unterstützt dich bei der gesamten Planung, Durchführung und Auswertung eines Events sowie der gesamten Organisation drumherum. Im Grunde ist es also ein extra für Events entwickeltes All-in-One-Projektmanagement-Tool, das dir alles, was mit deinem Event zusammenhängt, so einfach wie möglich macht. Welche Bereiche eine Eventmanagement-Software abdeckt, ist von Plattform zu Plattform unterschiedlich. Häufige Funktionen sind z.B.:
digitales Gästemanagement, also die gesamte Kommunikation mit Gästen vor, während und nach dem Event
die Einbindung von Marketingtools
die Plattform, auf der das digitale Event durchgeführt wird, also eine Art digitaler Raum, in dem die Teilnehmer*innen sich treffen, Vorträgen lauschen, sich vernetzen können, Chatfunktionen usw.
passende Tools für Engagement und zur anschließenden Auswertung des Events
Brauche ich eine Eventmanagement-Software für mein Event?
Eine gute Eventmanagement-Software hat vielfältige Funktionen und damit einige Argumente, die für ihre Nutzung sprechen:
Eine Eventmanagement-Software ist die Basis deines virtuellen Events
Fakt ist: Auch ein virtuelles Event muss irgendwo stattfinden. Für manche Zusammenkünfte genügt eine einfache Videokonferenz, aber gerade für größere Veranstaltungen, die eine gewisse Professionalität ausstrahlen sollen, sind smarte Lösungen notwendig, um die Elemente, die ein Vor-Ort-Event mitbringt, wie Networking, verschiedene Vortragsräume, Workshops, Talks, Ausstellungen usw. ins Digitale zu übertragen.
Eine gute Eventmanagement-Software spart dir jede Menge Zeit und Nerven
Eine Eventmanagement-Software deckt alle diese Bereiche ab und unterstützt dich im besten Fall auch noch mit dem nötigen Know-How und allen Tools drumherum. Mit einer guten Eventmanagement-Software bekommst du im Normalfall nämlich nicht nur die Software selbst, sondern auch Experten, die dich dabei unterstützen, die Plattform bestmöglich für deine Zwecke zu nutzen und für dein Event zu individualisieren. Heißt für dich: effizientere Planung und zielgerichtete Ergebnisse.
Eine gute Eventmanagement-Software sorgt für einen reibungslosen Ablauf
Ganz nebenbei sorgt eine gute Eventmanagement-Software für einen reibungslosen Ablauf. Im Dashboard siehst du auf einen Blick, was als nächstes geplant ist, und deine Gäste finden alle Inhalte und Informationen auf einer zentralen Oberfläche, ohne dafür zwischen verschiedenen Fenstern hin und her wechseln zu müssen. Wenn die Plattform dann noch das "Look & Feel" deines Unternehmens (Corporate Identity) hat, sorgt das für den perfekten, professionellen Auftritt, den du und deine Gäste sich wünschen.
Eine gute Eventmanagement-Software erhöht die Interaktion zwischen und mit deinen Gästen
Im besten Fall fühlt sich ein virtuelles Event genauso nahbar und interaktiv an wie ein Vor-Ort-Event – denn darum geht es schließlich: Sich mit den Menschen zu connecten, sie zu engagen* und unvergessliche Markenerlebnisse zu kreieren. (*Möchtest du das Engagement deines Publikums bei deinen virtuellen und hybriden Veranstaltungen steigern? Dann lade dir unsere kostenlose Event Engagement Checkliste herunter).
Dafür sind smarte Lösungen notwendig, die die Teilnehmer*innen unkompliziert und intuitiv zum Networking miteinander und zur Interaktion mit deinem Unternehmen und den Eventinhalten einladen. Eine gute Eventmanagement-Software hat das immer im Blick und bietet die Möglichkeit, interaktive Funktionen einzubinden, die das Engagement und die Kommunikation fördern. Chat- und Survey-Integrationen geben den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich mit dir und anderen zu verbinden. Live-Umfragen und Q&As halten die Gäste während der gesamten Veranstaltung bei der Stange, ohne dass es sich unnatürlich anfühlt.
Noch auf der Suche nach einer guten Virtual Event Platform? Dann nimm dir die drei Minuten für dieses Video
Eine gute Eventmanagement-Software beantwortet alle Sicherheits- und Datenschutzfragen für dich
Virtuelle Events werfen ganz neue Fragen bezüglich Sicherheit und Datenschutz auf. Eine gute Eventmanagement-Software denkt für diese bereits mit und findet auch für strenge interne Datenschutzregeln passende Integrationstools, die deine persönliche Datenschutz-Strategie berücksichtigen. Du willst mehr über Datenschutz bei virtuellen Veranstaltungen erfahren? Dann ließ unseren Beitrag "Virtuelle Events-Das gibt es laut DSGVO zu beachten".
Eine gute Eventmanagement-Software macht die Auswertung deines Events zum Kinderspiel
Fast so wichtig wie das Event selbst ist die anschließende Auswertung. Mit den richtigen Tools siehst du in deiner Eventmanagement-Software auf einen Blick, was deinen Teilnehmer*innen gefallen hat und was nicht, wo es gehapert hat und was richtig gut lief und kannst so für kommende Events daraus lernen, um deinen Teilnehmern zukünftig noch bessere Erlebnisse zu bieten.
Fazit
Wenn du dein virtuelles oder hybrides Event professionalisieren willst, ist eine Eventmanagement-Software fast unumgänglich. Achte bei der Wahl einer passenden Plattform darauf, dass sie
eine Einbindung aller Tools, die dir wichtig sind, ermöglicht
Sicherheitslösungen mit anbietet
dir einen Experten zur Seite stellen kann, der dir bei Fragen und Problemen schnell und unkompliziert helfen kann und dich bei Individualisierungen unterstützt
Tools zur Auswertung der wichtigsten KPIs integriert hat