Event Management Software: Ultimativer Guide 2023

Eine gute Eventmanagement-Software unterstützt dich bei der gesamten Planung, Durchführung und Auswertung eines Events sowie der gesamten Organisation drumherum. Im Grunde ist es also ein extra für Events entwickeltes All-in-One-Projektmanagement-Tool, das dir alles, was mit deinem Event zusammenhängt, so einfach wie möglich macht. Welche Bereiche eine Eventmanagement-Software abdeckt, ist von Plattform zu Plattform unterschiedlich. Häufige Funktionen sind z.B.:

• digitales Gästemanagement, also die gesamte Kommunikation mit Gästen vor, während und nach dem Event

• die Einbindung von Marketingtools

• die Plattform, auf der das digitale Event durchgeführt wird, also eine Art digitaler Raum, in dem die Teilnehmer*innen sich treffen, Vorträgen lauschen, sich vernetzen können, Chatfunktionen usw.

• passende Tools für Engagement und zur anschließenden Auswertung des Events

Eine Eventmanagement-Software deckt alle diese Bereiche ab und unterstützt dich im besten Fall auch noch mit dem nötigen Know-How und allen Tools drumherum. Mit einer guten Eventmanagement-Software bekommst du im Normalfall nämlich nicht nur die Software selbst, sondern auch Experten, die dich dabei unterstützen, die Plattform bestmöglich für deine Zwecke zu nutzen und für dein Event zu individualisieren. Heißt für dich: effizientere Planung und zielgerichtete Ergebnisse.

Im besten Fall fühlt sich ein virtuelles Event genauso nahbar und interaktiv an wie ein Vor-Ort-Event – denn darum geht es schließlich: Sich mit den Menschen zu connecten, sie zu engagen* und unvergessliche Markenerlebnisse zu kreieren. (*Möchtest du das Engagement deines Publikums bei deinen virtuellen und hybriden Veranstaltungen steigern? Dann lade dir unsere kostenlose Event Engagement Checkliste herunter).

Dafür sind smarte Lösungen notwendig, die die Teilnehmer*innen unkompliziert und intuitiv zum Networking miteinander und zur Interaktion mit deinem Unternehmen und den Eventinhalten einladen. Eine gute Eventmanagement-Software hat das immer im Blick und bietet die Möglichkeit, interaktive Funktionen einzubinden, die das Engagement und die Kommunikation fördern. Chat- und Survey-Integrationen geben den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich mit dir und anderen zu verbinden. Live-Umfragen und Q&As halten die Gäste während der gesamten Veranstaltung bei der Stange, ohne dass es sich unnatürlich anfühlt.

Fast so wichtig wie das Event selbst ist die anschließende Auswertung. Mit den richtigen Tools siehst du in deiner Eventmanagement-Software auf einen Blick, was deinen Teilnehmer*innen gefallen hat und was nicht, wo es gehapert hat und was richtig gut lief und kannst so für kommende Events daraus lernen, um deinen Teilnehmern zukünftig noch bessere Erlebnisse zu bieten.

Wenn du dein virtuelles oder hybrides Event professionalisieren willst, ist eine Eventmanagement-Software fast unumgänglich. Achte bei der Wahl einer passenden Plattform darauf, dass sie

• eine Einbindung aller Tools, die dir wichtig sind, ermöglicht

• Sicherheitslösungen mit anbietet

• dir einen Experten zur Seite stellen kann, der dir bei Fragen und Problemen schnell und unkompliziert helfen kann und dich bei Individualisierungen unterstützt

• Tools zur Auswertung der wichtigsten KPIs integriert hat