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  • Event-Strategie

5 Probleme beim GÀstelistenmanagement und wie man sie löst

Guest list and apple computer
  1. Inhalt des Artikels
  2. Woraus muss eine GĂ€steliste bestehen und warum ist sie fĂŒr Veranstaltungen so wichtig?
  3. Aber warum ist das GÀstelistenmanagement so zeitaufwÀndig?
  4. Problem 1: Ich habe nicht genug Daten, um meine GĂ€stelisten zu verwalten
  5. Problem 2: Meine Daten stammen aus zu vielen Quellen
  6. Problem 3: Meine Datenanforderungen Ă€ndern sich regelmĂ€ĂŸig
  7. Problem 4: Meine Anmeldungen aktualisieren sich nicht automatisch
  8. Problem 5: Ich kann nicht nachvollziehen, wer tatsÀchlich zu der Veranstaltung erschienen ist
  9. Zusammenfassung

Erfolgreiche Veranstaltungen setzen sich aus vielen Faktoren zusammen: einem passenden Veranstaltungsort und qualitatives Catering (fĂŒr reale Veranstaltungen), nĂŒtzlichen Tools und technologischen Innovationen (fĂŒr virtuelle Veranstaltungen), einem unterhaltsamen oder lehrreichen Programm, inspirierenden Rednern oder Darstellern. Aber ein SchlĂŒsselelement wird immer der Maßstab fĂŒr Ihren Erfolg sein: zufriedene GĂ€ste. Um sicherzustellen, dass Sie stets den Überblick darĂŒber haben, wer auf Ihre Veranstaltung kommt und was Ihre Besucher benötigen, mĂŒssen Sie GĂ€stelisten professionell verwalten. Was auf den ersten Blick einfach und logisch erscheinen mag, kann sich als komplex und sehr zeitaufwendig erweisen. Dies ist ein guter Grund, die hĂ€ufigsten Probleme beim GĂ€stelistenmanagement und deren Lösung aufzuzĂ€hlen.

Woraus muss eine GĂ€steliste bestehen und warum ist sie fĂŒr Veranstaltungen so wichtig?

Eine GÀsteliste ist eine Auflistung der Teilnehmer Ihrer Veranstaltung. Je nach Art der Veranstaltung und der GÀste, die Sie erwarten, können Ihre Anforderungen an diese Liste variieren.

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Der Name, da dieser zur Identifizierung des Besuchers benötigt wird. Kontaktinformationen, z.B. E-Mail oder Telefon, können sehr nĂŒtzlich sein, wenn Sie nach Ihrer Veranstaltung mit dem Gast in Kontakt treten wollen - obwohl Sie sicherstellen mĂŒssen, dass Sie DSGVO-konform bleiben. Es kann auch interessant sein, nach einem Firmennamen zu fragen, wenn Sie diesen z.B. auf einem Badge drucken möchten.

Beispiel einer gut gefĂŒhrten digitalen GĂ€steliste

Je nach Art Ihrer Veranstaltung können weitere Informationen ĂŒber den Besucher sehr nĂŒtzlich sein. Mit einem dynamischen und intelligenten Registrierungsformular können Sie sich ĂŒber Essensgewohnheiten, Anreise, Begleitpersonen und vieles mehr informieren. Warum Sie das brauchen? Weil Information Macht bedeutet und Ihnen die Möglichkeit gibt, sich perfekt auf Ihre Veranstaltung vorzubereiten. Dies ist der Moment, in dem GĂ€stelistenmanagement anfĂ€ngt, Spaß zu machen!

Aber warum ist das GÀstelistenmanagement so zeitaufwÀndig?

Schnelle Antwort: Ist es nicht! Mit den richtigen Tools wird sich Ihre GĂ€steliste von selbst verwalten. Sie mĂŒssen nur den Überblick behalten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Aber dazu spĂ€ter mehr!

Im Allgemeinen wird eine GĂ€steliste in 4 Schritten erstellt:

Anleitung zur Erstellung einer GĂ€steliste fĂŒr Veranstaltungen

Die Verwaltung von GĂ€stelisten wird dann zeitaufwĂ€ndig und fehleranfĂ€llig, wenn die Quellen Ihrer Daten zu stark variieren. Informationen kommen in unterschiedlichen Formaten und teilweise unvollstĂ€ndig an. Sobald wir anfangen, Informationen aus vielen verschiedenen Dateien in eine Datei zu kopieren, besteht die große Gefahr eines Datenverlusts. Auch wenn Informationen ĂŒber verschiedene KanĂ€le ankommen, mĂŒssen Sie damit rechnen, dass sie unvollstĂ€ndig sind. Diese Daten in eine GĂ€steliste zusammenzufĂŒhren, kann also sehr zeitaufwĂ€ndig sein.

Wir haben die 5 hĂ€ufigsten Probleme beim GĂ€stelistenmanagement und die Lösungen hier fĂŒr Sie aufgelistet:

Problem 1: Ich habe nicht genug Daten, um meine GĂ€stelisten zu verwalten

Die Datenbeschaffung kann die zeitaufwĂ€ndigste Aufgabe wĂ€hrend Ihres GĂ€stelistenmanagements sein. Die Kontaktdaten Ihrer GĂ€ste zu finden, ist mĂŒhsam. Sie können sich in E-Mails, Excel-Tabellen und alten GĂ€stelisten verstecken, oder sie sind möglicherweise nicht einmal digital.

Manchmal erhalten Sie die Kontaktdaten in sehr unterschiedlichen Formaten und mĂŒssen diese sammeln und manuell zu Ihrer Liste hinzufĂŒgen. Vielleicht stellen Sie auch fest, dass Ihnen Daten fehlen, z.B. wenn Sie versuchen, eine bestimmte Anzahl von GĂ€sten zu einer Veranstaltung einzuladen, aber nicht ĂŒber genĂŒgend Kontakte verfĂŒgen.

Die Lösung: Indem Sie eine detaillierte, gut gestaltete Einladung zu einer Veranstaltung versenden, die an andere potenzielle Besucher weitergegeben werden kann, können Sie Ihre Veranstaltung einem breiteren Personenkreis zu vermarkten. Sie können Ihre Kontakte bitten, die Einladung an andere Personen aus der Branche weiterzugeben. Solange Sie ĂŒber eine Veranstaltungswebsite mit allen Informationen und einem zentralen Registrierungsformular verfĂŒgen, werden alle Anmeldungen in eine GĂ€steliste zusammengefĂŒhrt.

Problem 2: Meine Daten stammen aus zu vielen Quellen

Dies ist eines der hĂ€ufigsten Probleme bei der Arbeit mit verschiedenen Datenquellen. Wie viele potenzielle Besucher haben keine Einladung erhalten, weil Ihre Daten wĂ€hrend eines Kopiervorgangs zwischen verschiedenen Excel-Dateien verloren gegangen sind? Wie viele E-Mail-Adressen wurden manuell falsch getippt oder waren aufgrund von Handschrift unleserlich? Endlos. Oft wird bei der Verwendung verschiedener Quellen fĂŒr Ihre Daten etwas verloren gehen.

Die Lösung: Die erste Regel ist hier klar: Versuchen Sie, Ihre GĂ€ste dazu zu bringen, sich an einem zentralen Ort fĂŒr Ihre Veranstaltung anzumelden. Dies kann eine E-Mail-Adresse, eine Veranstaltungswebsite oder eine Postadresse sein. Vermeiden Sie es, Informationen aus zu vielen Quellen zu erhalten, da dies die ZusammenfĂŒhrung erschwert.

Digitales Teilnehmermanagement hilft, den Verlust von Daten zu verhindern. Indem Sie Ihre GÀste verschiedenen GÀstekategorien zuweisen, können Sie sicherstellen, dass Sie genau die Daten anfordern, die Sie suchen - je nachdem, was Sie benötigen. Intelligente Systeme ermöglichen es Ihnen auch, Daten, die Sie vergessen haben, anzufordern, indem Sie eine Aktualisierung per E-Mail versenden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Daten unter einem Dach bleiben.

Problem 3: Meine Datenanforderungen Ă€ndern sich regelmĂ€ĂŸig

Welche Art von Daten von Ihren Besuchern benötigt werden, oder besser gesagt: welche Art von Daten Sie glauben, von Ihren Besuchern zu benötigen, kann sich in der Vorveranstaltungsphase Àndern.

Die Lösung: Wenn Sie feststellen, dass Ihnen bei der Verwaltung der GĂ€stelisten wesentliche Informationen fehlen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können diese Informationen entweder im Voraus, z.B. per E-Mail, anfordern, was einen erheblichen Mehraufwand bei der Aktualisierung Ihrer Listen bedeutet. Oder Sie fordern die Informationen vor Ort an, wobei Sie das Risiko eingehen, keine vollstĂ€ndige Liste liefern zu können. WofĂŒr auch immer Sie sich entscheiden, wir empfehlen Ihnen, vorher eine Strategie zu haben, um minimalen Zeitverlust und maximale Genauigkeit zu gewĂ€hrleisten.

FĂŒr diese Situation gibt es aber auch eine einfache Lösung: Sweap bietet Ihnen die Möglichkeit, nachtrĂ€glich fehlende Information mit nur wenigen Klicks einzuholen.

Problem 4: Meine Anmeldungen aktualisieren sich nicht automatisch

Veranstaltungen können geplant werden. Das Leben manchmal nicht. Dies fĂŒhrt dazu, dass angemeldete GĂ€ste auch mal entscheiden, nicht mehr teilzunehmen. Leider werden viele GĂ€ste vergessen abzusagen und einfach nicht kommen. Das ist Ă€rgerlich genug fĂŒr öffentliche Veranstaltungen mit unbegrenzter Teilnehmerzahl, aber stellen Sie sich vor, Sie haben eine maximale KapazitĂ€t und viele Leute kommen einfach nicht.

Das kann zu einem großen Problem werden und den Erfolg Ihres GĂ€stelistenmanagements und der eigentlichen Veranstaltung schmĂ€lern. Den Überblick ĂŒber die RĂŒckmeldungen zu behalten, kann mitunter schwierig werden, wenn Sie dies ĂŒber eine Excel/E-Mail-Kombination tun mĂŒssen.

Die Lösung: Kluge Veranstaltungsmanager können sich das Leben sehr erleichtern, indem sie Systeme verwenden, die die Besucher dazu anregen, Ihren Anmeldestatus selbststĂ€ndig zu aktualisieren. Dies geschieht, wenn eine Statusaktualisierung fĂŒr den Besucher nur einen Klick entfernt ist. Deshalb: Machen Sie ihnen das Leben leichter! Verwenden Sie ein System, das das ermöglicht.

Außerdem ist es sehr wichtig, immer einen Überblick darĂŒber zu haben, wer Ihre Einladung geöffnet hat, wer abgesagt hat und wer sich nie zurĂŒckgemeldet hat. Dies wird Ihnen helfen, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu bewerten.

Problem 5: Ich kann nicht nachvollziehen, wer tatsÀchlich zu der Veranstaltung erschienen ist

Der Moment, auf den Sie gewartet haben, ist gekommen: Ihre Veranstaltung hat begonnen. Der Raum fĂŒllt sich und nach einer Weile ist es unmöglich, die Personen zu zĂ€hlen oder ein klares Bild davon zu haben, wer tatsĂ€chlich gekommen ist. Möglicherweise haben Sie eine gedruckte Version der GĂ€steliste an der TĂŒr hinterlassen, aber diese ging verloren oder Ihr Pförtner/ Ihre Pförtnerin hat den Überblick verloren und konnte mit dem Streichen der Namen nicht mithalten.

Die Veranstaltung ist zu Ende, und Ihnen wird klar: Sie wissen eigentlich nicht, wer erschienen ist und wer nicht erschienen ist. Dies ist ein großes Problem fĂŒr erfolgreiches GĂ€stelistenmanagement.

Die Lösung: Zu verstehen, wer wann aufgetaucht ist, ist ein entscheidender Vorteil, um zu verstehen, wie erfolgreich Ihre Veranstaltung gelaufen ist. Außer hilft es Ihnen, Ihre GĂ€steliste fĂŒr Ihre nĂ€chste Veranstaltung zu verwalten. Professionelle Check-In-Systeme ermöglichen es Ihnen, GĂ€ste automatisch per QR-Code oder Daten (z.B. Name oder Firma) einzuchecken. Dies spart viel Zeit an der TĂŒr, besonders wenn die Zeit knapp ist und sich Schlangen bilden. Das Einchecken sollte nur wenige Sekunden dauern, neue GĂ€ste mĂŒssen schnell erfasst werden, und die Daten mĂŒssen zwischen allen GerĂ€ten automatisch aktualisiert werden.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, birgt GÀstelistenmanagement einige potenzielle Fallstricke, die sich nicht nur als sehr zeitaufwÀndig, sondern auch als sehr fehleranfÀllig erweisen können. Datenverlust und No-Shows resultieren aus diesen Fehlern. Es gibt zwar einige Tipps und Tricks, um Ihre analoge GÀsteliste auf dem neuesten Stand zu halten, aber die Zeit- und Geldersparnis, durch den Einsatz von digitalem Teilnehmermanagement, macht die zusÀtzliche Investition lohnenswert. Die Abwicklung von der Anmeldung bis zur Auswertung mit einer Software spart Zeit und steigert den Erfolg.

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