5 Probleme beim Gästelistenmanagement und wie man sie löst

Erfolgreiche Veranstaltungen setzen sich aus vielen Faktoren zusammen: einem passenden Veranstaltungsort und qualitatives Catering (für reale Veranstaltungen), nützlichen Tools und technologischen Innovationen (für virtuelle Veranstaltungen), einem unterhaltsamen oder lehrreichen Programm, inspirierenden Rednern oder Darstellern. Aber ein Schlüsselelement wird immer der Maßstab für Ihren Erfolg sein: zufriedene Gäste. Um sicherzustellen, dass Sie stets den Überblick darüber haben, wer auf Ihre Veranstaltung kommt und was Ihre Besucher benötigen, müssen Sie Gästelisten professionell verwalten. Was auf den ersten Blick einfach und logisch erscheinen mag, kann sich als komplex und sehr zeitaufwendig erweisen. Dies ist ein guter Grund, die häufigsten Probleme beim Gästelistenmanagement und deren Lösung aufzuzählen.

Woraus muss eine Gästeliste bestehen und warum ist sie für Veranstaltungen so wichtig?

Eine Gästeliste ist eine Auflistung der Teilnehmer Ihrer Veranstaltung. Je nach Art der Veranstaltung und der Gäste, die Sie erwarten, können Ihre Anforderungen an diese Liste variieren.

Beginnen Sie mit den Grundlagen: Der Name, da dieser zur Identifizierung des Besuchers benötigt wird. Kontaktinformationen, z.B. E-Mail oder Telefon, können sehr nützlich sein, wenn Sie nach Ihrer Veranstaltung mit dem Gast in Kontakt treten wollen - obwohl Sie sicherstellen müssen, dass Sie DSGVO-konform bleiben. Es kann auch interessant sein, nach einem Firmennamen zu fragen, wenn Sie diesen z.B. auf einem Badge drucken möchten.

Beispiel einer gut geführten digitalen Gästeliste

Je nach Art Ihrer Veranstaltung können weitere Informationen über den Besucher sehr nützlich sein. Mit einem dynamischen und intelligenten Registrierungsformular können Sie sich über Essensgewohnheiten, Anreise, Begleitpersonen und vieles mehr informieren. Warum Sie das brauchen? Weil Information Macht bedeutet und Ihnen die Möglichkeit gibt, sich perfekt auf Ihre Veranstaltung vorzubereiten. Dies ist der Moment, in dem Gästelistenmanagement anfängt, Spaß zu machen!

Aber warum ist das Gästelistenmanagement so zeitaufwändig?

Schnelle Antwort: Ist es nicht! Mit den richtigen Tools wird sich Ihre Gästeliste von selbst verwalten. Sie müssen nur den Überblick behalten und bei Bedarf Anpassungen vornehmen. Aber dazu später mehr!

Im Allgemeinen wird eine Gästeliste in 4 Schritten erstellt:

Anleitung zur Erstellung einer Gästeliste für Veranstaltungen

Die Verwaltung von Gästelisten wird dann zeitaufwändig und fehleranfällig, wenn die Quellen Ihrer Daten zu stark variieren. Informationen kommen in unterschiedlichen Formaten und teilweise unvollständig an. Sobald wir anfangen, Informationen aus vielen verschiedenen Dateien in eine Datei zu kopieren, besteht die große Gefahr eines Datenverlusts. Auch wenn Informationen über verschiedene Kanäle ankommen, müssen Sie damit rechnen, dass sie unvollständig sind. Diese Daten in eine Gästeliste zusammenzuführen, kann also sehr zeitaufwändig sein.

Wir haben die 5 häufigsten Probleme beim Gästelistenmanagement und die Lösungen hier für Sie aufgelistet:

Problem 1: Ich habe nicht genug Daten, um meine Gästelisten zu verwalten

Die Datenbeschaffung kann die zeitaufwändigste Aufgabe während Ihres Gästelistenmanagements sein. Die Kontaktdaten Ihrer Gäste zu finden, ist mühsam. Sie können sich in E-Mails, Excel-Tabellen und alten Gästelisten verstecken, oder sie sind möglicherweise nicht einmal digital.

Manchmal erhalten Sie die Kontaktdaten in sehr unterschiedlichen Formaten und müssen diese sammeln und manuell zu Ihrer Liste hinzufügen. Vielleicht stellen Sie auch fest, dass Ihnen Daten fehlen, z.B. wenn Sie versuchen, eine bestimmte Anzahl von Gästen zu einer Veranstaltung einzuladen, aber nicht über genügend Kontakte verfügen.

Die Lösung: Indem Sie eine detaillierte, gut gestaltete Einladung zu einer Veranstaltung versenden, die an andere potenzielle Besucher weitergegeben werden kann, können Sie Ihre Veranstaltung einem breiteren Personenkreis zu vermarkten. Sie können Ihre Kontakte bitten, die Einladung an andere Personen aus der Branche weiterzugeben. Solange Sie über eine Veranstaltungswebsite mit allen Informationen und einem zentralen Registrierungsformular verfügen, werden alle Anmeldungen in eine Gästeliste zusammengeführt.

Problem 2: Meine Daten stammen aus zu vielen Quellen

Dies ist eines der häufigsten Probleme bei der Arbeit mit verschiedenen Datenquellen. Wie viele potenzielle Besucher haben keine Einladung erhalten, weil Ihre Daten während eines Kopiervorgangs zwischen verschiedenen Excel-Dateien verloren gegangen sind? Wie viele E-Mail-Adressen wurden manuell falsch getippt oder waren aufgrund von Handschrift unleserlich? Endlos. Oft wird bei der Verwendung verschiedener Quellen für Ihre Daten etwas verloren gehen.

Die Lösung: Die erste Regel ist hier klar: Versuchen Sie, Ihre Gäste dazu zu bringen, sich an einem zentralen Ort für Ihre Veranstaltung anzumelden. Dies kann eine E-Mail-Adresse, eine Veranstaltungswebsite oder eine Postadresse sein. Vermeiden Sie es, Informationen aus zu vielen Quellen zu erhalten, da dies die Zusammenführung erschwert.

Digitales Teilnehmermanagement hilft, den Verlust von Daten zu verhindern. Indem Sie Ihre Gäste verschiedenen Gästekategorien zuweisen, können Sie sicherstellen, dass Sie genau die Daten anfordern, die Sie suchen - je nachdem, was Sie benötigen. Intelligente Systeme ermöglichen es Ihnen auch, Daten, die Sie vergessen haben, anzufordern, indem Sie eine Aktualisierung per E-Mail versenden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Daten unter einem Dach bleiben.

Problem 3: Meine Datenanforderungen ändern sich regelmäßig

Welche Art von Daten von Ihren Besuchern benötigt werden, oder besser gesagt: welche Art von Daten Sie glauben, von Ihren Besuchern zu benötigen, kann sich in der Vorveranstaltungsphase ändern.

Die Lösung: Wenn Sie feststellen, dass Ihnen bei der Verwaltung der Gästelisten wesentliche Informationen fehlen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können diese Informationen entweder im Voraus, z.B. per E-Mail, anfordern, was einen erheblichen Mehraufwand bei der Aktualisierung Ihrer Listen bedeutet. Oder Sie fordern die Informationen vor Ort an, wobei Sie das Risiko eingehen, keine vollständige Liste liefern zu können. Wofür auch immer Sie sich entscheiden, wir empfehlen Ihnen, vorher eine Strategie zu haben, um minimalen Zeitverlust und maximale Genauigkeit zu gewährleisten.

Für diese Situation gibt es aber auch eine einfache Lösung: Sweap bietet Ihnen die Möglichkeit, nachträglich fehlende Information mit nur wenigen Klicks einzuholen.

Problem 4: Meine Anmeldungen aktualisieren sich nicht automatisch

Veranstaltungen können geplant werden. Das Leben manchmal nicht. Dies führt dazu, dass angemeldete Gäste auch mal entscheiden, nicht mehr teilzunehmen. Leider werden viele Gäste vergessen abzusagen und einfach nicht kommen. Das ist ärgerlich genug für öffentliche Veranstaltungen mit unbegrenzter Teilnehmerzahl, aber stellen Sie sich vor, Sie haben eine maximale Kapazität und viele Leute kommen einfach nicht.

Das kann zu einem großen Problem werden und den Erfolg Ihres Gästelistenmanagements und der eigentlichen Veranstaltung schmälern. Den Überblick über die Rückmeldungen zu behalten, kann mitunter schwierig werden, wenn Sie dies über eine Excel/E-Mail-Kombination tun müssen.

Die Lösung: Kluge Veranstaltungsmanager können sich das Leben sehr erleichtern, indem sie Systeme verwenden, die die Besucher dazu anregen, Ihren Anmeldestatus selbstständig zu aktualisieren. Dies geschieht, wenn eine Statusaktualisierung für den Besucher nur einen Klick entfernt ist. Deshalb: Machen Sie ihnen das Leben leichter! Verwenden Sie ein System, das das ermöglicht.

Außerdem ist es sehr wichtig, immer einen Überblick darüber zu haben, wer Ihre Einladung geöffnet hat, wer abgesagt hat und wer sich nie zurückgemeldet hat. Dies wird Ihnen helfen, den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu bewerten.

Problem 5: Ich kann nicht nachvollziehen, wer tatsächlich zu der Veranstaltung erschienen ist

Der Moment, auf den Sie gewartet haben, ist gekommen: Ihre Veranstaltung hat begonnen. Der Raum füllt sich und nach einer Weile ist es unmöglich, die Personen zu zählen oder ein klares Bild davon zu haben, wer tatsächlich gekommen ist. Möglicherweise haben Sie eine gedruckte Version der Gästeliste an der Tür hinterlassen, aber diese ging verloren oder Ihr Pförtner/ Ihre Pförtnerin hat den Überblick verloren und konnte mit dem Streichen der Namen nicht mithalten.

Die Veranstaltung ist zu Ende, und Ihnen wird klar: Sie wissen eigentlich nicht, wer erschienen ist und wer nicht erschienen ist. Dies ist ein großes Problem für erfolgreiches Gästelistenmanagement.

Die Lösung: Zu verstehen, wer wann aufgetaucht ist, ist ein entscheidender Vorteil, um zu verstehen, wie erfolgreich Ihre Veranstaltung gelaufen ist. Außer hilft es Ihnen, Ihre Gästeliste für Ihre nächste Veranstaltung zu verwalten. Professionelle Check-In-Systeme ermöglichen es Ihnen, Gäste automatisch per QR-Code oder Daten (z.B. Name oder Firma) einzuchecken. Dies spart viel Zeit an der Tür, besonders wenn die Zeit knapp ist und sich Schlangen bilden. Das Einchecken sollte nur wenige Sekunden dauern, neue Gäste müssen schnell erfasst werden, und die Daten müssen zwischen allen Geräten automatisch aktualisiert werden.

Zusammenfassung

Wie Sie sehen, birgt Gästelistenmanagement einige potenzielle Fallstricke, die sich nicht nur als sehr zeitaufwändig, sondern auch als sehr fehleranfällig erweisen können. Datenverlust und No-Shows resultieren aus diesen Fehlern. Es gibt zwar einige Tipps und Tricks, um Ihre analoge Gästeliste auf dem neuesten Stand zu halten, aber die Zeit- und Geldersparnis, durch den Einsatz von digitalem Teilnehmermanagement, macht die zusätzliche Investition lohnenswert. Die Abwicklung von der Anmeldung bis zur Auswertung mit einer Software spart Zeit und steigert den Erfolg.