SWOT-Analyse für Events

SWOT-Analysen sind Teil des kleinen Einmaleins der Betriebswirtschaftslehre und werden an Universitäten und Schulen auf der ganzen Welt gelehrt. Doch wie viel steckt hinter dem theoretischen Konzept und wie hilft es bei der Planung deiner nächsten Veranstaltung?

Wir haben uns die Theorie genauer angesehen und geben einige praktische Tipps für SWOT-Analysen im Eventmanagement. Außerdem kannst du dir dein eigenes SWOT-Analyse Template hier herunterladen.

Was ist eine SWOT-Analyse

Die SWOT-Analyse ist eine beliebte Methode zur Situationsanalyse und wird vor allem in den Bereichen Marketing, Management und auch in der Führungskräfteentwicklung häufig verwendet. Aber auch bei der Beurteilung des Erfolgs deines Events kann sie gute Dienste leisten.

Grundlegend für die SWOT-Analyse ist eine valide Einschätzung von Stärken, Schwächen, Risiken und Chancen. Auf der Basis m dieser Einschätzung können Status Quo beurteilt und Strategien und Zukunftsperspektiven betrachtet und evaluiert werden.

Der Name, SWOT, lässt sich an diesen vier Kategorien ableiten.

1. Stärken (strengths)

2. Schwächen (weaknesses)

3. Chancen (opportunities)

4. Risiken (threats)

Diese Kategorien werden in einer Tabelle, der sogenannten SWOT-Matrix, dargestellt. Verschiedene Faktoren können hier anhand der Wichtigkeit geordnet werden. Weiter unten in diesem Beitrag haben wir einige Vorschläge für die SWOT-Analyse für dich und dein Event vorbereitet.

Wie die SWOT-Analyse beim Eventmanagement helfen kann

SWOT hilft dir bei der Erfolgsanalyse von gegenwärtigen, vergangenen und bei der Planung deiner nächsten Veranstaltungen. Mit der SWOT-Analyse erkennst du nicht nur die Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken deines Projekts, sondern teilst die Faktoren auch in interne und externe ein. Das erleichtert die Einschätzung für das nachfolgende Projekt. An den meisten äußeren Faktoren deines Events, beispielsweise am Wetter, kannst du nichts ändern. Aber du kannst dafür sorgen, gut auf alle Gegebenheiten vorbereitet zu sein. Wichtiger Hinweis für deine SWOT-Analyse: Bleibe realistisch: Keine Beschönigung, keine Schwarzmalerei.

Eine erste SWOT-Analyse solltest du immer schon vor deinem Event-Termin durchführen. So erkennst du Schwachstellen, aber auch Chancen und kannst deine Strategie dahingehend anpassen, das macht den Prozess effizienter und vervielfacht den Erfolg.

Doch wie sieht so eine SWOT-Analyse für Events aus? Wir haben eine Vorlage für dein Eventmanagement vorbereitet und geben dir eine Inspiration, mit welchen Faktoren du sie füllen könntest.

Interne und externe Faktoren für die SWOT-Analyse deines Events

Die SWOT-Analyse unterteilt nicht nur in die 4 Faktoren Stärke, Schwäche und Chancen und Risiken, sondern auch in externe und interne Faktoren.

Mit dieser Unterteilung solltest du anfangen: Welche sind die externen und welche die internen Faktoren?

Zu internen Faktoren der SWOT-Analyse gehören individuelle Stärken und Schwächen deines Events und des Projektteams: Personal, Image, Motivation, Führungsqualitäten etc. Diese Faktoren sind sehr individuell und können auch für verschiedene deiner Events unterschiedlich sein. Sie sollten also immer individuell entwickelt werden. Sinnvoll kann eine SWOT-Analyse auch für ein konkurrierendes Veranstaltungskonzept sein. Setzt du zufällig auf ein Feld, worin dein Mitbewerber stark, aber du schwach bist, fällt das hier auf und du kannst deine Strategie anpassen.

Zu externen Faktoren der SWOT-Analyse zählen beispielsweise Trends, politische Veränderungen oder rechtliche Gegebenheiten. Spätestens seit der Covid-Pandemie und dem Infektionsschutzgesetz ist jedem bewusst, welche Tragweite auch externe Faktoren für den Erfolg der eigenen Veranstaltung haben können.

Zur Inspiration haben wir hier einige Faktoren für deine Schwächen und Stärken und Risiko- und Chancenanalyse für dich zusammengefasst:

Was sagt mir die SWOT-Analyse meines Events?

Deine SWOT-Tabelle ist ausgefüllt, aber was sagt dir die SWOT-Matrix jetzt? Wie beeinflusst eine Tabelle den Erfolg deines Events?

Grob gesagt gibt es 4 Strategien, die du aus dieser Tabelle ableiten kannst.

Die SO-Strategie (strength - opportunities) – Fördern

Im besten Fall ist dieser Bereich bei eurem Event sehr groß: hier treffen eure Stärken auf Chancen. Hier kannst du die Fähigkeiten deines Teams gewinnbringend nutzen und dir einen Vorteil verschaffen. Stelle deine Stärken deinen Chancen gegenüber und versuche beide zu “matchen” – so erkennst du Anschlusspunkte und kannst deine Vorteile weiter ausbauen.

Die ST-Strategie (strength - threats) – Neutralisieren

Deine Stärken kannst du nutzen, um Risiken abzumildern und zu vermeiden. Erkannte Risiken lassen sich durch die eigenen Fähigkeiten und Planung verhindern - man redet hier von Neutralisierungsstrategien.

Die WO-Strategie (weaknesses - opportunities) – Aufholen

Niemand kann alles. Auch im Team kann es gewisse Schwächen geben, beispielsweise durch personellen Mangel auf einem Gebiet. Aber wer Schwächen erkannt hat, kann gezielt daran arbeiten. Durch diese Umwandlungsstrategien können Stärken in Schwächen verwandelt werden. Besonders wichtig ist diese Strategie, wenn du feststellst, dass du vor allem in einem Bereich schlecht abschneidest, in dem dein Mitbewerber stark ist.

Die WT-Strategie (weaknesses - threats) – Vermeiden

Im Idealfall ist dieser Bereich deiner Matrix sehr klein, denn hier droht Gefahr für den Erfolg deines Events. Solltest du ein Zusammentreffen der beiden nicht vermeiden können, gilt es den Schaden so klein wie möglich zu halten: Arbeite an deinen Schwächen, während du versuchst den möglichen Schaden so klein wie möglich zu halten.

Beispiele für SWOT-Analysen bei Events

Hier sind ein paar Beispiele, wie dieses Instrument zur Bewertung einer Veranstaltung eingesetzt werden kann:

Ein Musikfestival könnte eine SWOT-Analyse durchführen, um seine Stärken (z.B. ein beliebtes KünstlerInnenprogramm, eine landschaftlich reizvolle Lage), Schwächen (z.B. begrenzte Parkmöglichkeiten, schlechtes Wetter), Chancen (z.B. potenzielle Sponsoren, neue Einnahmequellen) und Gefahren (z.B. Konkurrenz durch andere Festivals, Bedenken hinsichtlich der öffentlichen Sicherheit) zu ermitteln.

Eine politische Kampagne könnte mit Hilfe einer SWOT-Analyse ihre Erfolgschancen einschätzen, indem sie Faktoren wie ihre Stärken (z.B. ein bekannter Kandidat, eine starke Basisarbeit), Schwächen (z.B. fehlende finanzielle Mittel, niedrige Zustimmungsraten), Chancen (z.B. günstige demografische Verhältnisse, eine gespaltene Opposition) und Bedrohungen (z.B. negative Medienberichterstattung, Wählerverdrossenheit) untersucht.

Eine Wohltätigkeitsorganisation könnte eine SWOT-Analyse durchführen, um eine geplante Benefizveranstaltung zu bewerten. Diese Analyse könnte ergeben, dass die Veranstaltung Stärken wie ein überzeugendes Anliegen und ein starkes Netzwerk von Spender*innen hat, aber auch Schwächen wie mangelndes Bewusstsein in der Gemeinde und ein begrenztes Budget. Sie könnte auch Chancen wie mögliche Partnerschaften mit lokalen Unternehmen und Gefahren wie die Konkurrenz durch andere Spendenaktionen aufzeigen.

Gratis SWOT-Analyse-Template

Die SWOT-Analyse für dein Event kann mühsam sein, aber mit der richtigen Vorlage und dem Whitepaper bist du gut gerüstet. Hier kannst du das kostenlose SWOT-Analyse-Paket für deine Veranstaltung herunterladen.

5 Tipps zur Erstellung einer SWOT-Analyse für Events

Hier sind fünf Tipps für die Erstellung einer effektiven SWOT-Analyse für Events:

1. Beziehe eine vielfältige Gruppe von Interessengruppen in den Analyseprozess ein. So wird sichergestellt, dass eine Vielzahl von Perspektiven und Erfahrungen bei der Bewertung der Veranstaltung berücksichtigt werden.

2. Sei konkret und objektiv, wenn du die Stärken, Schwächen, Chancen und Gefahren des Ereignisses identifizierst. Vermeide Annahmen und voreilige Schlüsse und konzentriere dich auf Fakten und Daten, um deine Einschätzung zu untermauern.

3. Setze Prioritäten bei den Faktoren, die für den Erfolg der Veranstaltung am wichtigsten sind. Nicht alle Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen haben die gleichen Auswirkungen, also konzentriere dich auf die Faktoren, die den Erfolg der Veranstaltung am ehesten beeinflussen werden.

4. Entwickle umsetzbare Strategien, um die ermittelten Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen anzugehen. Eine SWOT-Analyse ist nur dann nützlich, wenn sie zu konkreten Schritten führt, die die Erfolgschancen der Veranstaltung verbessern können.

5. Aktualisiere die SWOT-Analyse regelmäßig, wenn die Planung der Veranstaltung voranschreitet. Es können neue Informationen und Entwicklungen auftauchen, die sich auf die Veranstaltung auswirken könnten. Deshalb ist es wichtig, die Analyse regelmäßig zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie relevant und genau bleibt.

Zusammenfassung der Erkenntnisse

• Wenn du die Stärken einer Veranstaltung identifizierst, können sich die Organisatoren darauf konzentrieren, diese Vorteile zu nutzen, um die Veranstaltung so erfolgreich wie möglich zu machen. Wenn eine Veranstaltung beispielsweise über eine starke Präsenz in den sozialen Medien verfügt, können die Organisatoren dies nutzen, um für die Veranstaltung zu werben und mehr Teilnehmer/innen anzuziehen.

• Wenn du die Schwächen einer Veranstaltung identifizierst, kannst du Maßnahmen ergreifen, um diese Probleme anzugehen und ihre negativen Auswirkungen zu mindern. Wenn eine Veranstaltung zum Beispiel in der Vergangenheit schlecht besucht war, können die Organisator/innen Strategien zur Verbesserung der Besucherzahlen einführen, z. B. Rabatte anbieten oder mit anderen Organisationen zusammenarbeiten.

• Indem sie die Möglichkeiten einer Veranstaltung identifizieren, können die Organisatoren neue Wege finden, um die Veranstaltung zu verbessern und zusätzliche Einnahmen zu erzielen. Wenn eine Veranstaltung zum Beispiel das Potenzial hat, Sponsoren anzuziehen, können die Organisator/innen potenzielle Sponsoren ansprechen und Verträge aushandeln, um zusätzliche Mittel und Ressourcen bereitzustellen.

• Indem sie die Bedrohungen für eine Veranstaltung identifizieren, können die Organisatoren Schritte unternehmen, um diese Risiken zu mindern und einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Wenn eine Veranstaltung beispielsweise von schlechtem Wetter bedroht ist, können die Organisatoren Eventualitäten wie die Bereitstellung von überdachten Bereichen oder die Verlegung der Veranstaltung planen.

Fazit

Die SWOT-Analyse kann ein hilfreiches Tool sein, wenn du einen schnellen Status Quo für die Strategie deiner Eventplanung brauchst. Sie bringt dir einen schnellen Überblick über deine Schwächen und Stärken und hilft dir Entscheidungen zu treffen. Mit Beteiligung aller Mitarbeitenden kann sie die interne Kommunikation stärken.

Dennoch ist die SWOT-Analyse kein Allheilmittel. Die Ergebnisse sind immer mit einer gewissen Vorsicht zu betrachten: Denn alle Einschätzungen sind auf subjektiver Basis getroffen, dementsprechend sind die Ergebnisse auch leicht zu manipulieren und lassen sich im schlimmsten Fall für ein bestimmtes Ergebnis instrumentalisieren. Auch Daten zur Mitbewerberanalyse sind immer abhängig vom jeweiligen Einblick und ob Informationen überhaupt vorhanden sind.

Sind diese möglichen Nachteile aber beim Prozess bewusst und Ergebnisse werden entsprechend eingeordnet kann die SWOT-Analyse auch im Eventmanagement ein einfaches aber kraftvolles Tool sein.