Wir nehmen mal vorweg: Hybride Veranstaltungen entwickeln sich aktuell zu dem absoluten Veranstaltungsmodell der Zukunft. Die aktuelle Realität hat zu einem regelrechten Boom bei virtuellen Veranstaltungen geführt. Von Meeting bis Konferenz: Inzwischen findet alles virtuell statt. Doch was passiert nach Corona? Werden virtuelle und hybride Veranstaltungen wieder verschwinden und wir kehren zum alten Normal zurück? Wir sagen: Nein!
Die Chancen und Stärken virtueller Veranstaltungen (mehr dazu später) sind viel zu groß, um sie als Veranstalter*in nicht auch in Zukunft zu nutzen. Verbindet man diese nun mit den stärken realer Veranstaltungen landet man automatisch bei dem Konzept, um das es in diesem Artikel geht: Hybride Veranstaltungen.
Hybride Eventkonzepte umweht ein Hauch von Zukunft. Sie vereinen das Beste aus traditionellen Konzepten mit den innovativen und vor allem interaktiven Möglichkeiten, die uns das Internet gibt. Virtuelle Realität, Videochats und Plattformen zur Interaktivität sorgen dafür, dass aus traditionellen Veranstaltungen hybride Events werden. Das neue Konzept hat viele Vorteile: Unter anderem können mit hybriden Konzepten eine viel größere Zielgruppen aus verschiedenen Nationen angesprochen werden. Mehr Reichweite sorgt für mehr Gewinn, nicht zuletzt sind hybride Veranstaltungen zudem sehr nachhaltig. Was ein Event zum Hybrid macht, welche Vorteile und Nachteile damit einhergehen und wie du deine nächste Veranstaltung hybrid gestalten kannst erfährst du in folgendem Artikel.
Was ist eine hybride Veranstaltung?
Unter hybriden Veranstaltungen versteht man Events, die sowohl von anwesenden Gästen, als auch von einem interaktiven, virtuellen Publikum besucht werden können.
Was kompliziert klingt, ist es nicht: Der Vorläufer von hybriden Veranstaltungen sind große Sportevents wie Fußballweltmeisterschaften oder etwa die Olympischen Spiele: neben dem vor Ort physisch anwesendem Publikum werden diese Ereignisse an Millionen von Menschen ausgestrahlt.
Zur hybriden Veranstaltung wird so ein Event durch den interaktiven Charakter. Auch das kennen wir noch aus dem Fernsehen: Etwa bei Live-Samstagabendshows vor Publikum, bei denen auch Fernsehzuschauer*innen etwa mit einem Voting die Veranstaltung mitgestalten können.
Hybride Events sind also nicht neu, aber die Bedeutung von Virtualität und Interaktivität hat in letzter Zeit bei Veranstaltungen verschiedener Arten zugenommen.
Wie kann eine hybride Veranstaltung aussehen?
Eine Studie während des Global Meeting Industry Day im April 2020 hat ergeben, dass 62% der Eventplaner*innen in Zukunft Veranstaltungen im hybriden Stil durchführen werden, 18% gaben an, dass es zukünftig mehr rein virtuelle Events geben wird.
Aber wie sehen hybride Veranstaltungen in der Realität aus? Viele Eventarten eignen sich besonders für hybride Formate:
Hybride Events Business-Edition: Messen, Ausstellungen
Spannende Speaker*innen haben keine Zeit, auf der Messe vor Ort zu sein? Schalte sie auf einer großen Leinwand hinzu!
Auch innovative und noch ungewöhnliche Verfahren, wie Virtual Reality und Augmented Reality, können bei hybriden Events zum Einsatz kommen. Bei einer virtuellen Realität bewegen sich Nutzer*innen in einer virtuell kreierten Umwelt, während bei Augmented Reality mit Hilfe von Software Gegenstände in der wirklichen Welt sichtbar gemacht werden.
Virtual Reality ist immer ein Highlight auf Messen & Veranstaltungen
Hybride Events Business-Edition: Tagungen, Konferenzen, Kongresse, Produktpräsentationen
Tagungen, Konferenzen und Kongresse bieten sich hervorragend für hybride Veranstaltungen an. Beiträge können live an nicht anwesendes Fachpublikum übertragen werden und auch Feedbackmöglichkeiten über Chats oder Schaltungen zu nicht anwesenden Personen sind leicht zu realisieren.
Hybride Events bei Kulturveranstaltungen
Auch Kulturveranstaltungen eignen sich hervorragend als hybride Veranstaltungen. Vor allem Medien- und Kunstveranstaltungen spielen mit virtuellen Formaten wie Augmented Reality. Auch Wettbewerbe und Shows leben inzwischen von interaktiven Beiträgen durch Zuschauer*innen vor Ort und an verschiedenen Orten.
Hybride Veranstaltungen bei Sportevents
Wie eingangs erwähnt sind Sportevents im Fernsehen der Vorläufer von hybriden Events. Fußball, Wintersport, die olympischen Spiele – alle lassen sich schon seit Jahrzehnten vor Ort, beim Public Viewing oder von zu Hause aus verfolgen. Wird jetzt noch ein interaktiver Charakter durch Live-Chats, Live-Wetten oder Votings hinzugefügt, werden Sportevents zu hybriden Sport Veranstaltungen.
Was ist keine hybride Veranstaltung?
Die Kernfrage ist: Was unterscheidet eine hybride Veranstaltung von einer Veranstaltung mit Live-Stream? Die Interaktivität! Eine rein virtuelle Übertragung einer physischen Veranstaltung an ein Online-Publikum macht deine Veranstaltung nicht hybrid. Nutzt du allerdings Software und technische Plattformen, wie beispielsweise einen Chat oder eine Umfrage, um diesem virtuellen Publikum eine Feedbackmöglichkeit anzubieten, hast du ein hybrides Event. Entscheidend ist also die Möglichkeit der Mitgestaltung der Veranstaltung durch Publikum vor Ort und online.
Dementsprechend gibt es einige Events, die sich durch ihren Charakter weniger als hybride Veranstaltung eignen: Paraden, Umzüge und Karneval etwa. Hier gestaltet sich die Interaktivität durch ein nicht anwesendes Publikum äußerst schwierig. Auch interne Veranstaltungen wie Teambuilding Events und Mitarbeiterveranstaltungen erfordern meist die persönliche Anwesenheit aller Teilnehmenden.
Vorteile von hybriden Veranstaltungen
Warum erfreuen sich die interaktiven hybriden Veranstaltungen in letzter Zeit so großer Beliebtheit? Hier sind die größten Vorteile auf einen Blick:
Vorteil 1: Mehr Reichweite
Einer der größten Vorteile für hybride Veranstaltungen liegt auf der Hand. Mit einem virtuellen Zugang zu einer Veranstaltung, öffnest du sie für Gäste, die aus verschiedenen Gründen – zeitlich, finanziell, räumlich, ökologisch – nicht in Persona teilnehmen können. Du kannst mit diesem Konzept auch leicht eine verstreute Zielgruppe auf der ganzen Welt erreichen. Diese größere Reichweite kommt natürlich auch dir als Veranstalter*in zu Gute - beispielsweise mit einer höheren Markenrelevanz und mehr Gewinn.
Vorteil 2: Mehr Interaktion
Interaktive Online-Elemente geben deinen Gästen das Gefühl, das hybride Event mitgestalten zu können. Gerade Virtual und Augmented Reality sind für viele eine spannende und neue Erfahrung, die nachhaltig im Gedächtnis bleibt. Mit diesen Elementen kannst du deine Gäste eine Veranstaltung erkunden lassen oder Wege vorgeben.
Außerdem ist es für dich eine spannende Möglichkeit, sich von anderen Veranstaltungen positiv abzuheben. Je individueller und einzigartiger deine Veranstaltung, desto besser bleibt sie den Gästen im Gedächtnis.
Vorteil 3: ROI – Return on Investment
Zugegeben: Ein interaktives hybrides Event erfordert erst einmal ein Mehr an Planung und wahrscheinlich auch Kosten für die Anschaffung der Software oder Plattformen. Die höheren Investitionskosten amortisieren sich jedoch recht schnell durch eine höhere Teilnehmerzahl und damit höheren Umsatz durch Tickets. Außerdem sind die Softwareanschaffungen nachhaltig: Sie können auch zukünftig für gleichwertige Events genutzt werden.
Vorteil 4: Nachhaltigkeit
Wie eben schon erwähnt, nicht nur die einmalige Anschaffung der Software ist im Hinblick auf zukünftige Veranstaltungen eine nachhaltige Anschaffung. Mit einer hybriden Veranstaltung hilfst du auch dabei, der Umwelt etwas Gutes zu tun, Stichwort: Green Events. Durch die virtuelle Teilnahme sparst du deinen Gästen Wege, die sonst wahrscheinlich durch Flüge oder Autofahrten zurückgelegt werden müssten. Das spart ordentlich CO2.
Nachhaltig bist du vor allem, wenn du durch das hybride Konzept viele kleine Veranstaltungen an verschiedenen Orten zu einer großen Veranstaltung zusammenfassen kannst.
Vorteil 5: Langfristige Bindung
Ein hybrides Event kann dir helfen, deine Gäste langfristig an deine Veranstaltungsreihe zu binden. Vor allem bei wiederkehrenden Reihen macht das Sinn.
Zunächst sinkt durch die Virtualität die Schwelle zur Teilnahme: Gäste können sich spontaner entscheiden, müssen keine Reise oder sogar Übernachtung planen. Außerdem hast du die Chance, deine Gäste von einem neuen innovativen Konzept zu überzeugen. Durch die Interaktionsmöglichkeit wirkt deine Veranstaltung individueller und bleibt eher im Gedächtnis.
Vorteil 6: Nachbereitung und Analyse
Digitales Teilnehmermanagement erleichtert die Auswertung der Teilnehmerdaten Ihres Events und das ganz DSGVO konform. Du kannst dann zum Beispiel erfassen, welche Aspekte oder Vorträge die Besucher*innen besonders spannend fanden oder welche Elemente nicht so gut angenommen wurden. Das hilft dir auch für die Planung des nächsten Events.
Hybride Veranstaltungen: Die Nachteile
Wir wollen ganz offen mit dir sein: Durch die Organisation einer hybriden Veranstaltung kommen natürlich auch ein paar Herausforderungen auf dich zu.
Technische Herausforderungen
Die Organisation des virtuellen Parts einer Veranstaltung kann gerade mit neuer, ungewohnter Software tückisch sein. Der Erfolg der Veranstaltung steht und fällt mit dem Funktionieren der Technik, denn die Abbruchquote bei virtuellen Veranstaltungen durch technische Schwierigkeiten ist sehr hoch.
Hochwertige technische Ausstattung machen hybride Veranstaltungen kostenintensive
Personeller Aufwand
Neben der Betreuung der Gäste vor Ort, brauchst du nun auch Personal für die Betreuung der virtuellen Gäste und vor allem für die Bedienung der Technik, um einen reibungslosen Durchlauf zu gewährleisten.
Komplexer Ablauf
Statt nur einer Gruppe von Live-Teilnehmer*innen musst du bei einer hybriden Veranstaltung sicherstellen, dass beide Teilnehmergruppen mit je unterschiedlichen Bedürfnissen zufriedengestellt werden. Das ist vor allem hinsichtlich der notwendigen Informationen zur Teilnahme, aber auch der Kommunikation während des Events eine Herausforderung.
Eventuell weniger Live-Teilnehmer
Wenn du deinen Gästen die virtuelle Teilnahme anbietest, musst du damit rechnen, dass diese vielleicht einer Teilnahme vor Ort vorgezogen wird. Unter Umständen hast du dann vor Ort weniger Gäste im Saal sitzen.
Durchführung einer hybriden Veranstaltung: 5 Tipps
Du hast noch nie eine hybride Veranstaltung organisiert, aber deine nächste Veranstaltung soll unbedingt hybrid werden? Hier haben wir einige Tipps für dich zusammengefasst. So wird deine hybride Veranstaltung zum Erfolg!
Wie schon erwähnt: Mit der funktionierenden Technik steht und fällt deine hybride Veranstaltung. Hier kommt es auf eine gute Planung an:
Internet
Stell sicher, dass die Veranstaltungslocation über eine stabile Internetleitung verfügt. Du benötigst wahrscheinlich eine eigene verkabelte Internetleitung nur für das Streaming der Veranstaltung. Eine Übertragung per WLAN ist bei einem hybriden Event keine Option.Kameras
Die Wahl und die Anzahl der Kameras hängt von der Art der Veranstaltung ab - Podiumsdiskussion oder Interview mit Nahaufnahmen? Brauchst du Aufnahmen aus mehreren Winkeln und damit mehrere Kameras? Dann brauchst du jemanden, der diese Kameras schaltet. Welche Endgeräte nutzen die Gäste, die den Stream empfangen? Welche Bildschirme stehen vor Ort? Willst du in HD übertragen? All diese Fragen solltest du dir im Voraus deines hybriden Events stellen.Mikrofone
Stell sicher, dass hochwertige Mikrofone verwendet werden. Sowohl für die Redner*innen, die Kameras, als auch für das Publikum. Am sinnvollsten sind hier drahtlose Handmikrofone und Mikrofon Läufer, die durch das Publikum laufen können, um Fragen aufzunehmen. Alles was die Mikrofone aufnehmen, sollte auch für die virtuellen Zuhörer*innen deines hybriden Events gut zu verstehen sein.
Gerade wenn du zum ersten Mal eine hybride Veranstaltung durchführst: Gehe am besten auf Nummer sicher. Stelle eine/n Techniker*in oder Dienstleister*in ein, der/die sich vor Ort um alle technischen Belange kümmern kann. Mikrofone, Licht, Bildschirme und auch die virtuelle Übertragung sollten reibungslos funktionieren. Teste unbedingt in mehreren Durchläufen die Hardware und Software auf Herz und Nieren, damit es zum Zeitpunkt deines hybriden Events auf jeden Fall klappt.
Mache deine Veranstaltung so individuell und persönlich wie möglich - für die Teilnehmenden vor Ort, aber vor allem auch für die virtuellen Gäste. Beziehe sie ein, lass sie teilhaben und mitbestimmen. Schaffe viele Räume für Gespräche, Chats, Fragerunden und Diskussionen, Votings und Feedbackmöglichkeiten. Oder etablier ein Loyalitätsprogramm oder Incentives für weitere Veranstaltungen.
Hybride Veranstaltungen als Wirtschaftsbegriff sind ein relativ neues Konzept. Nur weil du dir dieses innovative Konzept zunutze machst, heißt das nicht, dass du es nicht auch für deine Werbung nutzen kannst.
Content- und Eventmarketing passt perfekt zu hybriden Veranstaltungen. Du kannst nicht nur im Vorfeld auf die Veranstaltung aufmerksam machen und ihr Konzept näher erläutern, sondern auch die Social-Media-Kanäle hervorragend nutzen, um deine neue, viel größere Zielgruppe zu erreichen und sie zur Teilnahme zu bewegen.
Nach der Veranstaltung kannst du das Material, das du in kleinen Teilen produziert hast, für deine Social-Media-Kanäle verwenden. So kannst du für dich werben und interaktiv mit deiner Zielgruppe in Kontakt bleiben.
Use virtual tours or 3D diagrams for your hybrid event. In the run-up to the event, you can get virtual and on-site guests in the right mood for the event - for example, in a video about theme-related delimited rooms. It can also be advantageous to share tours or diagrams during the event - for the orientation of guests on site and for virtual guests who get the impression that you are there live.
Fazit:
Hybride Veranstaltungen werden in der Eventbranche immer wichtiger: Das hat viele Vorteile. Sowohl für Gäste, die unabhängiger von Zeit und Raum teilnehmen können, als auch für Veranstalter*innen. Als Veranstalter*in kannst du mehr Reichweite für deine Veranstaltung generieren, das sorgt für mehr Relevanz und mehr Teilnehmer*innen.
Mit spannenden innovativen Elementen kannst du dich von der Masse abheben und nachhaltige einen bleibenden Eindruck hinterlassen.