Bei virtuellen Events hast du Zugriff auf so viele Daten wie noch nie, aus denen du wertvolle Rückschlüsse auf deine Zielgruppe und deren Bedürfnisse ziehen kannst. Du weißt nicht, wo du anfangen sollst? Wir gehen den gesamten Prozess Schritt für Schritt mit dir durch und verraten dir dabei, wie du Daten richtig sammelst, auswertest und schließlich nutzt, um zukünftige Events noch erfolgreicher zu machen.
Schritt 1: Die richtigen Daten sammeln
Heutzutage lassen sich Daten so einfach sammeln wie noch nie. Egal ob über dein Gästemanagement-System, deine Eventmanagement-Software, über mobile Apps, Social-Media-Kanäle, Engagement-Tools, Umfragen während des Events oder Feedback-Bögen im Anschluss – die Masse an Datenauswertungsmöglichkeiten ist gigantisch. Aus dieser Masse herauszufiltern, welcher dieser Daten eigentlich wertvoll sind, um daraus Rückschlüsse für künftige Events zu ziehen, kann eine Herausforderung sein. Daher ist es essenziell, dass du die vorliegenden Daten erst einmal selektierst und ordnest, bevor du sie weiterverarbeitest.
1. Welche Daten hast du?
Erstelle eine Übersicht über alle Daten, die bereits erhoben werden – am besten schon vor dem Event.
Welche Tools und Plattformen nutzt du und welche Daten werden darin automatisch erhoben?
Hast du darüber hinaus noch weitere Datenerfassungsmöglichkeiten, z.B. durch Umfragen, Einbindungen weiterer Tools o.ä.?
Welche Daten erhebst du und dein Team manuell, z.B. durch Feedback-Fragebögen nach dem Event?
Auf welche Daten früherer Events hast du Zugriff? In welcher Form liegen sie vor?
Sammle alle Daten, die du online und offline finden kannst, und ordne sie in einer Liste.
2. Welche Daten brauchst du?
Welche dieser Daten für doch relevant sind oder ob du darüber hinaus weitere Daten benötigst, hängt einerseits natürlich von deinem konkreten Event und seinem Verlauf ab, andererseits aber auch von dem Ziel, das du mit der Datenerhebung verfolgst. Im Normalfall gibt es zwei primäre Ziele, mit denen Event-Daten erhoben werden: erstens um deine Event-Strategie anzupassen und zukünftige Events noch besser zu machen, zweitens um intern den Erfolg eines Ziels zu reporten, zum Beispiel an Partner, Chefs, Sponsoren usw. Beides erfordert natürlich unterschiedliche Daten. Für Ersteres ist es vielleicht interessant, welche Marketingkanäle besonders erfolgreich waren oder welche Speaker*innen Ihre Teilnehmenden als besonders relevant wahrgenommen haben, für Letzteres sind z.B. Kosten-Nutzen-Kalkulationen oder der Impact bestimmter Sponsor*innen wichtige Kennzahlen. Überlege dir also im Vorfeld genau, welche Daten du benötigst und wie du sie erhalten kannst bzw. ob die Daten, die du bereits standardmäßig erhebst dafür ausreichen oder ob du z.B. durch die Nutzung von Feedback-Fragebögen oder den Wechsel auf eine andere Eventmanagement-Software weitere für dich relevante Daten erhalten kannst.
3. So erhebst du die richtigen Daten
Für die Erhebung relevanter Daten kannst du im Normalfall auf die folgenden vier Datenquellen zugreifen. Frage dich im Vorfeld, wie du sie am besten nutzen kannst, um für dein Event relevante Daten zu erfassen. Wenn es dir hilft, kannst du dafür auch Thesen aufstellen, z.B. "Zielgruppe x wird sich besonders für Thema y interessieren, weil...", die du im Anschluss an das Event anhand der Daten prüfen kannst. Behalte jedoch unbedingt eine gewisse Flexibilität, um auch auf unerwartete Daten reagieren zu können.
Datenquellen
Hier sind die gängigsten Datenquellen.
Datenquelle 1: Dein Gästemanagement-System
Ein Gästemanagement-System unterstützt dich sowohl bei Vor-Ort-Events als auch bei virtuellen Events bei der gesamten E-Mail-Kommunikation um das Event herum, z.B. bei Einladungen, Remindern usw., sowie bei allem, was mit dem Check-In zu tun hat. Dabei sammelst du spannende Insights zu E-Mail -Öffnungsraten, Anmeldungen, Shows und No-Shows, wiederkehrenden Teilnehmer*innen usw. Bei virtuellen oder hybriden Events ist sie normalerweise in die Eventmanagement-Software integriert, für Vor-Ort-Events kannst dz sie auch einzeln nutzen.
Datenquelle 2: Deine Eventmanagement-Software
Virtuelle Events haben den großen Vorteil, dass viele Daten bereits automatisiert erhoben werden. Dabei spielen vor allem Eventmanagement-Softwares eine so wichtige Rolle wie noch nie. Sie sind gewisser- maßen deine digitale Event-Location, Schnittstelle, Planungs- und Kommunikationstool in einem. Wo du bei einem Vor-Ort-Event einzeln alle Teilnehmer*innen eines Talks zählen musst, zeigt dir die Eventmanagement-Software auf einen Blick an, wie viele Menschen teilgenommen haben, wer vorzeitig ausgestiegen ist, wie viele Teilnehmenden bis zum Rest zugehört haben und wer sich dabei inhaltlich eingebracht hat. Wie viele davon waren wiederkehrende Teilnehmer*innen? Gibt es Gruppen, für die ein bestimmter Talk besonders interessant oder uninteressant war? All diese Informationen sammelt deine Eventmanagement- Software während des Events und wertet sie für dich aus. Achte darauf, dass du eine Eventmanagement-Software brauchst, bei der du einen persönlichen Ansprechpartner hast, an den du dich bei Fragen zu den Daten wenden kannst. So kannst du das Potenzial deiner Daten voll nutzen.
Datenquelle 3: Das Feedback deiner Teilnehmer
Vieles, was du über dein Event wissen musst, lässt sich aus dem schlussfolgern, wie deine Teilnehmer*innen sich währenddessen verhalten, – aber eben nicht alles. Nutze daher die Möglichkeit und komme mit deinen Teilnehmenden ins Gespräch. Schon während des Events kannst du ihnen gezielt Feedback-Umfragen zuspielen und auch nach dem Event solltest du deine Gäste unbedingt um Feedback, Ideen, Verbesserungsvorschläge usw. bitten. Gerade dann, wenn anhand der erhobenen Daten Fragen offen bleiben, kannst du daraus wertvolle Kenntnisse ziehen. Auch hierbei kann dein Eventmanagement-Software dich unterstützen.
Datenquelle 4: Deine subjektive Wahrnehmung des Events
Frage nicht nur die Gäste nach Ihrem Eindruck. Auch du und dein Team haben während des Events mit Sicherheit interessante Insights gesammelt über das, was gut lief und wo noch Optimierungsbedarf besteht, bei welchen Themen sich die Teilnehmer*innen besonders (vielleicht auch nicht nur quantitativ, sondern auch qualitativ) eingebracht haben usw. Setzt euch zeitnah, das heißt maximal eine Woche nach dem Event, zusammen, solange eure Erinnerungen noch präsent sind. Du kannst auch einen eigenen Feedback-Fragebogen für dein Team entwickeln, der von allen nach dem Event ausgefüllt wird.
Schritt 2: Die gesammelten Daten richtig auswerten
Mindestens genauso wichtig wie das Sammeln der Daten ist ihre Auswertung. Wer seine Daten ungenutzt liegen lässt, verbraucht wertvolle Ressourcen und natürlich auch die Chance, aus ihnen wichtige Schlüsse über seine Zielgruppe und deren Bedürfnisse und Wünsche zu ziehen.
Stelle dir für die Auswertung wenn möglich konkrete Fragen und versuche sie anhand der Daten zu beantworten. Stellst du beispielsweise fest, dass dein Event höhere Gewinne gemacht hat als das gleiche Event im Vorjahr, kannst du mithilfe der erfassten Daten rekonstruieren, woran das liegen könnte: Vielleicht sind deine Ausgaben durch günstigere Dienstleister gesunken, vielleicht hast du deine Marketing-Strategie geändert, vielleicht hat einer deiner Sponsor*innen neue Kontakte mitgebracht, die ebenfalls zu Kund*innen wurden? Jede Information, die du in diesem Schritt aus den Daten ziehen kannst, bringt dir wertvolle Insights, die du für künftige Events nutzen kannst. Vielleicht hast du auch im Vorfeld bereits Thesen formuliert, die du nun prüfen kannst. Wo gibt es Übereinstimmungen, wo Abweichungen? Wenn du im Auswertungsprozess merkst, dass dir Daten fehlen, kannst du den Teilnehmenden auch nach dem Event noch einen Feedback-Fragebogen zukommen lassen, der ganz konkret nach diesen Informationen fragt, z.B. indem du einen Bezug herstellst zwischen dem, was den Teilnehmer*innen besonders an deinem Event gefallen hat, und ob sie danach zu Käufern wurden. Involviere auch deine eigene Wahrnehmung des Events und vertraue deiner Intuition. Je näher der Auswertungsprozess zeitlich am Event liegt, umso besser.
Schritt 3: Die gesammelten, ausgewerteten Daten für die Planung zukünftiger Events nutzen
Die gesammelten, ausgewerteten Daten kannst du anschließend nutzen, um deine Event-Strategie für zukünftige Veranstaltungen anzupassen. Am besten besprichst du die Ergebnisse unmittelbar nach der Auswertung im Team und ihr sammelt gemeinsam Ideen, wie du auf Basis dessen zukünftige Events noch besser machen kannst.
Fragen, die ihr euch im Team dabei stellen könnt, sind z.B.:
Was lief gut?
Wo besteht Optimierungsbedarf?
Welche Speaker*innen oder Themen kamen gut an, welche weniger? Warum?
Was hast du anhand der Daten Neues über deine Zielgruppe und ihre Interessen gelernt?
Welche Marketingkanäle haben besonders gut funktioniert, welche weniger? Warum
Wie sieht das Kosten-Nutzen-Verhältnis für die verschiedenen Maßnahmen aus?
Für die Entwicklung und Anpassung zukünftiger Events bietet es sich an, im Team noch einmal in eure Unternehmensphilosophie einzusteigen. Fragt euch z.B.:
Hat das Event dazu beigetragen, deine Unternehmensmission zu verfolgen? Inwieweit? Welche Aspektesind oder waren dafür besonders relevant? Welche weniger?
Hat das Event die Bedürfnisse deiner Zielgruppe(n) erfüllt? Warum oder warum nicht? Aus welchen Gründen haben deine Teilnehmer an dem Event teilgenommen? Was würde dir fehlen, wenn das Event nicht stattgefunden hätte oder nicht erneut stattfinden würde?
Welche klaren Ziele kannst du auf Basis dessen für zukünftige Events formulieren? Wie kannst du sie erreichen?
Idealerweise verteilst du die Fragen bereits vor dem Meeting im Team. So haben alle Zeit, um schon im Vorfeld darüber nachzudenken, können das Event ganz in Ruhe Revue passieren lassen und kommen vorbereitet zum Meeting.
Fazit
Gerade bei virtuellen Events hast du Zugriff auf so viele Daten wie noch nie, aus denen du wertvolle Rückschlüsse auf deine Zielgruppe und deren Bedürfnisse ziehen kannst. Um die Daten bestmöglich auszuwerten und zu nutzen, kannst du dir folgende Fragen stellen:
Vor dem Event:
Auf welche Daten habe ich Zugriff?
Was erwarte ich von dem Event? Welche Ziele habe ich formuliert? Welche Maßnahmen habe ich ergriffen, um diese zu erreichen? Wie glaube ich, wird sich das in den Daten zeigen?
Reichen die Daten, die ich erhebe, dafür aus, oder muss ich weitere Daten sammeln?
Während des Events:
Wie nehme ich das Event wahr? Was läuft meiner Meinung nach gut, was weniger?
Welche Themen scheinen für meine Zielgruppe besonders relevant zu sein? Warum?
Nach dem Event:
Haben die Erwartungen, die ich im Vorfeld formuliert habe, sich bestätigt?
Passen meine Beobachtungen während des Events mit den erhobenen Daten zusammen?
Wo gibt es Unstimmigkeiten oder Abweichungen in den Daten? Wie lassen sich diese erklären?
Was lerne ich durch die Daten Neues über meine Zielgruppe und ihre Bedürfnisse?
Wie kann ich die gewonnenen Erkenntnisse für zukünftige Events nutzen?