5 Jahre DSGVO Die neuesten Entwicklungen in der Event-Industrie

Fünf Jahre sind seit der Einführung der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vergangen und die Veranstaltungsbranche hat erhebliche Veränderungen im Umgang mit personenbezogenen Daten erlebt.

Basierend auf unserem Artikel 2 Jahre DSGVO werden wir nun in diesem Folgeartikel die Veränderungen untersuchen, die seit unserer vorherigen Analyse stattgefunden haben, und Veranstaltungsprofis mit wichtigen Einblicken in die Einhaltung der DSGVO versorgen. Von den höchsten Strafen für Verstöße gegen die DSGVO bis hin zu den wichtigsten Überlegungen für Veranstaltungsorganisator*innen beleuchten wir die sich entwickelnde Landschaft des Datenschutzes in der Veranstaltungsbranche.

Was Event-Profis über DSGVO wissen müssen

Veranstaltungsexpert*innen spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung in ihren Organisationen. Hier sind einige wichtige Überlegungen und Best Practices, die dabei helfen, die Feinheiten des Datenschutzes zu meistern:

• Rechtmäßige Grundlage für die Verarbeitung: Veranstaltungsorganisator*innen müssen eine rechtmäßige Grundlage für die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten schaffen. Die Einwilligung ist eine solche Grundlage, aber sie muss freiwillig, ausdrücklich, in Kenntnis der Sachlage und unmissverständlich erteilt werden. Darüber hinaus können auch berechtigte Interessen, die Erfüllung von Verträgen und gesetzliche Verpflichtungen als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dienen.

• Datenminimierung: Veranstaltungsfachleute sollten nur personenbezogene Daten erheben, die für den Zweck der Veranstaltung notwendig sind. Die Minimierung der Datenerfassung trägt dazu bei, Risiken zu verringern und die Einhaltung der DSGVO-Grundsätze zu gewährleisten. Es ist wichtig, herauszufinden, welche Daten wirklich benötigt werden, und zu vermeiden, dass übermäßige oder irrelevante Informationen gesammelt werden.

• Zustimmungsmanagement: Eine klare und ausdrückliche Zustimmung ist entscheidend, wenn personenbezogene Daten von Veranstaltungsteilnehmenden erhoben werden. Die Einwilligungsformulare sollten den Zweck der Datenverarbeitung und die Kategorien der erhobenen Daten klar angeben und den Personen eine einfache Möglichkeit bieten, ihre Einwilligung jederzeit zurückzuziehen. Veranstaltungsfachleute sollten Aufzeichnungen über die eingeholten Einwilligungen führen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

• Anbietermanagement: Bei der Zusammenarbeit mit externen Dienstleister*innen müssen die Organisator*innen sorgfältig prüfen, ob diese die DSGVO-Vorschriften einhalten. Die Verträge sollten spezielle Datenschutzklauseln enthalten, die sicherstellen, dass die Anbieter*innen personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den DSGVO-Vorschriften behandeln. Regelmäßige Audits und Due-Diligence-Prüfungen sind notwendig, um die Einhaltung der Vorschriften in der gesamten Lieferkette von Veranstaltungen zu gewährleisten.

• Datensicherheit und Reaktion auf Datenschutzverletzungen: Die Umsetzung robuster Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ist entscheidend. Veranstaltungsfachleute sollten sensible Daten verschlüsseln, den Zugang auf autorisiertes Personal beschränken und Protokolle für die sofortige Reaktion auf Datenschutzverletzungen erstellen. Ein umfassender Plan zur Reaktion auf Datenschutzverletzungen trägt zur Risikominderung bei und gewährleistet die Einhaltung der Meldepflichten nach der DSGVO.

• Internationale Übertragungen: Da Veranstaltungen oft grenzüberschreitend sind, müssen Veranstaltungsexperten die Regeln für internationale Datenübertragungen kennen. Bei der Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) sollten angemessene Sicherheitsvorkehrungen wie Standardvertragsklauseln oder verbindliche Unternehmensregeln getroffen werden.

Aufkommende Trends und technologische Überlegungen

Die Veranstaltungsbranche entwickelt sich weiter, integriert neue Technologien und steht vor den Herausforderungen der DSGVO. Hier sind einige neue Trends und technologische Überlegungen, die Event-Profis kennen sollten:

• Mobile Apps für Veranstaltungen: Mobile Anwendungen werden immer häufiger eingesetzt, um das Veranstaltungserlebnis zu verbessern. Veranstaltungsorganisatoren müssen jedoch sicherstellen, dass diese Apps mit den DSGVO Bestimmungen übereinstimmen. Eine transparente Datenerfassung, klare Zustimmungsmechanismen und eine sichere Datenspeicherung sind bei der Nutzung von mobilen Apps für Veranstaltungen unerlässlich.

• Gesichtserkennung: Die Erfassung biometrischer Daten mit Hilfe von Gesichtserkennungstechnologien ist zwar generell verboten, aber es gibt Ausnahmen, insbesondere für Sicherheitszwecke. Event-Profis müssen die Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit des Einsatzes von Gesichtserkennungstechnologien sorgfältig abwägen, die Auswirkungen auf die Privatsphäre berücksichtigen und gegebenenfalls eine ausdrückliche Zustimmung einholen.

• Veranstaltungsanalyse und Personalisierung: Der Einsatz von Event-Analysen und personalisierten Erlebnissen ist auf dem Vormarsch. Event-Profis sollten Anonymisierungs- und Pseudonymisierungstechniken anwenden, um die Identität der Teilnehmenden zu schützen und dennoch Erkenntnisse zur Verbesserung der Veranstaltung zu gewinnen.

DSGVO bei der Registrierung von Veranstaltungen und das Ticketing

Bei der Registrierung von Veranstaltungen und beim Ticketing werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Event-Profis müssen in jeder Phase die Einhaltung der DSGVO sicherstellen. Dazu gehören das Einholen der ausdrücklichen Zustimmung, die Bereitstellung transparenter Informationen über die Datennutzung und die Umsetzung geeigneter Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Daten der Teilnehmenden.

DSGVO bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen

Die Zunahme virtueller und hybrider Veranstaltungen hat neue Herausforderungen für die Einhaltung der DSGVO mit sich gebracht. Event-Profis müssen ihre Datenschutzmaßnahmen anpassen, um die einzigartigen Aspekte virtueller Plattformen und Online-Interaktionen zu berücksichtigen.

Wenn du virtuelle oder hybride Veranstaltungen organisierst, ist es wichtig, robuste Datenschutzmaßnahmen für virtuelle Plattformen zu implementieren. Dazu gehört auch, dass die gewählte Plattform über angemessene Sicherheitsmaßnahmen verfügt, um die Daten der Teilnehmenden bei der Registrierung, den Live-Sessions und den Netzwerkaktivitäten zu schützen. Event-Profis sollten eine gründliche Due-Diligence-Prüfung durchführen, um zu beurteilen, ob die Plattform die Anforderungen der DSGVO erfüllt.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die sichere Datenübertragung. Event-Profis müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten sicher zwischen Teilnehmenden, Veranstaltern und Drittanbietern übertragen werden. Verschlüsselung und sichere Datenübertragungsprotokolle sollten eingesetzt werden, um die Vertraulichkeit und Integrität der Daten zu schützen.

Die Zustimmung der Teilnehmenden zu virtuellen Interaktionen ist unerlässlich. Event-Profis sollten die klare und eindeutige Zustimmung der Teilnehmenden zur Erhebung, Verarbeitung und Weitergabe ihrer personenbezogenen Daten in der virtuellen Veranstaltungsumgebung einholen. Die Zustimmungsmechanismen sollten transparent und leicht zugänglich sein und den Personen die Möglichkeit geben, ihre Zustimmung jederzeit zu widerrufen. Wenn du mehr über virtuelle Veranstaltungen und die DSGVO erfahren möchtest, lies unseren Artikel und tauche tief in das Thema ein.

Aufbewahrung und Löschung von Daten

Best Practices für Event-Profis: Die ordnungsgemäße Aufbewahrung und rechtzeitige Löschung von Daten ist ein wichtiger Aspekt der Einhaltung der DSGVO. Event-Profis sollten klare Richtlinien für die Datenaufbewahrung festlegen und sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht länger als nötig aufbewahrt werden. Um die Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, ist es wichtig, sichere Verfahren zur Datenlöschung einzuführen und genaue Aufzeichnungen über Datenlöschungen zu führen.

Auswirkungen der DSGVO auf Event Marketing und Kommunikation

Event Marketing und Kommunikationsstrategien müssen mit den Bestimmungen der DSGVO in Einklang stehen. Event-Profis müssen sicherstellen, dass die Zustimmung für Marketing-Kommunikation eingeholt wird und die Betroffenen die Möglichkeit haben, sich jederzeit dagegen zu entscheiden. Die Grundsätze des "Privacy by Design" sollten auf Marketingmaterialien angewendet werden, um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten geschützt und angemessen verwendet werden.

Grenzüberschreitende Veranstaltungen und DSGVO

Internationale Datenübertragungen navigieren: Bei der Organisation von grenzüberschreitenden Veranstaltungen müssen Event-Profis die Komplexität internationaler Datenübertragungen beherrschen. Um sicherzustellen, dass personenbezogene Daten, die außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermittelt werden, ein gleichwertiges Schutzniveau erhalten, wie es die DSGVO vorschreibt, sollten angemessene Sicherheitsvorkehrungen wie Standardvertragsklauseln oder verbindliche Unternehmensregeln getroffen werden.

Gleichgewicht zwischen Datenschutz und Personalisierung bei Veranstaltungen

Event-Profis sind bestrebt, personalisierte Erlebnisse zu bieten und gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen einzuhalten. Um ein Gleichgewicht zwischen Personalisierung und Datenschutz zu finden, sind eine transparente Kommunikation, klare Zustimmungsmechanismen und Anonymisierungstechniken erforderlich, um die Identität der Teilnehmenden zu schützen und gleichzeitig Erkenntnisse zur Verbesserung der Veranstaltung zu gewinnen.

Event Datenverstöße

Meldung und Management von Vorfällen nach der DSGVO: Im unglücklichen Fall einer Datenschutzverletzung sind Event-Profis verpflichtet, den Vorfall gemäß den Anforderungen der DSGVO unverzüglich zu melden und zu managen. Die Erstellung eines robusten Plans zur Reaktion auf eine Datenschutzverletzung, einschließlich der Benachrichtigung der betroffenen Personen und der zuständigen Behörden, ist entscheidend, um die Auswirkungen der Verletzung zu mildern und die Einhaltung der DSGVO zu gewährleisten.

Die höchsten Bußgelder für DSGVO-Verstöße der letzten Jahre:

Seit unserem letzten Artikel wurden bemerkenswerte Strafen gegen Organisationen wegen Nichteinhaltung der DSGVO verhängt. Während die in unserem letzten Artikel erwähnten Bußgelder zum damaligen Zeitpunkt erheblich waren, sind neue Fälle aufgetaucht, die die wachsende Bedeutung des Datenschutzes widerspiegeln. Werfen wir einen Blick auf einige der höchsten Strafen für Verstöße gegen die DSGVO in den letzten Jahren:

1. H&M: Im Jahr 2021 wurde der schwedische Bekleidungseinzelhändler H&M zu einer saftigen Geldstrafe von 35,3 Millionen Euro verurteilt. Das Unternehmen wurde für schuldig befunden, seine Mitarbeiter/innen umfassend überwacht zu haben, einschließlich der unrechtmäßigen Erhebung und Speicherung von personenbezogenen Daten über das Privatleben der Beschäftigten.

2. Amazon: Der globale E-Commerce-Riese Amazon wurde 2021 von der luxemburgischen Datenschutzkommission (CNPD) zu einer Geldstrafe von 746 Millionen Euro verurteilt. Die Strafe wurde verhängt, weil er gegen die Vorschriften der DSGVO über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Werbezwecken ohne ordnungsgemäße Zustimmung verstoßen hat.

3. Google: In einem bahnbrechenden Fall wurde Google 2019 von der französischen Datenschutzbehörde (CNIL) zu einer Geldstrafe von 50 Millionen Euro verurteilt. Die Strafe wurde auf die mangelnde Transparenz des Unternehmens und die unzureichenden Zustimmungsmechanismen für personalisierte Werbung zurückgeführt.

Veranstaltungsverträge und -vereinbarungen unter Einhaltung der DSGVO

Veranstaltungsverträge und -vereinbarungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Einhaltung der DSGVO, indem sie klare Richtlinien und Verantwortlichkeiten für den Datenschutz festlegen. Bei der Ausarbeitung von Veranstaltungsverträgen ist es wichtig, spezielle Klauseln aufzunehmen, die die Verantwortlichkeiten für den Datenschutz, die Anweisungen zur Datenverarbeitung und die Pflichten aller Beteiligten im Umgang mit personenbezogenen Daten während der Veranstaltung regeln.

Diese Klauseln sollten darlegen, wie personenbezogene Daten erhoben, gespeichert und verarbeitet werden, sowie den Zweck und die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten. Es ist wichtig, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten jeder Partei in Bezug auf den Datenschutz klar zu definieren und sicherzustellen, dass alle Parteien ihre Verpflichtungen kennen.

Darüber hinaus sollten Veranstaltungsverträge Aspekte wie Datensicherheitsmaßnahmen, Vertraulichkeitsanforderungen, Datenaufbewahrungsfristen und Verfahren zum Umgang mit Datenschutzverletzungen abdecken. Durch die Aufnahme dieser Bestimmungen können Event-Profis einen Rahmen für die Einhaltung der DSGVO schaffen und sicherstellen, dass alle an der Veranstaltung beteiligten Parteien ihre Verantwortung für den Schutz personenbezogener Daten verstehen.

Datenschutzhinweise und -richtlinien bei der Event-Kommunikation

Datenschutzhinweise und -richtlinien sind wichtige Instrumente, um die Teilnehmenden einer Veranstaltung darüber zu informieren, wie ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden. Event-Profis sollten Datenschutzhinweise in ihre Event-Kommunikation integrieren, um die Teilnehmenden klar und transparent über die Datenverarbeitung zu informieren.

Datenschutzhinweise sollten leicht zugänglich und in einer klaren und prägnanten Sprache verfasst sein. Sie sollten den Zweck der Datenerhebung, die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, die Art der erhobenen personenbezogenen Daten und die Rechte des Einzelnen in Bezug auf seine Daten erläutern.Event-Profis sollten den Teilnehmenden auch Zugang zu einer umfassenden Datenschutzerklärung geben, in der die Datenschutzpraktiken der Organisation dargelegt sind.

Die Datenschutzrichtlinien sollten Themen wie die Aufbewahrungsfristen für Daten, die Weitergabe von Daten an Dritte, die Rechte der Teilnehmenden und Kontaktinformationen für Datenschutzanfragen abdecken.Indem Event-Profis Datenschutzhinweise und -richtlinien in die Event-Kommunikation integrieren, zeigen sie ihr Engagement für die Einhaltung der DSGVO und fördern das Vertrauen der Teilnehmenden. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Teilnehmenden gut darüber informiert sind, wie ihre persönlichen Daten behandelt werden, damit sie fundierte Entscheidungen über ihre Teilnahme an der Veranstaltung treffen können.

Datensicherheit bei Sweap

Sweap ist 100% GDPR-konform. Datenschutz ist immer ein Thema, wenn es um Gästedaten geht. Hast du strenge interne Datenschutzregeln? Wir bemühen uns stets um ein Höchstmaß an Datenschutz.

Die Zukunft der DSGVO

Voraussichtliche Aktualisierungen und sich entwickelnde Vorschriften:

Während sich die Veranstaltungsbranche weiter an die DSGVO anpasst, ist es wichtig, die Zukunft der Datenschutzbestimmungen zu berücksichtigen. Die zu erwartenden Aktualisierungen und sich weiterentwickelnden Vorschriften werden die Landschaft der DSGVO-Compliance für Veranstaltungen prägen. Hier sind einige wichtige Aspekte, die du im Auge behalten solltest:

DSGVO Erwägungsgründe und Leitlinien:  

Der Europäische Datenschutzausschuss (EDPB) veröffentlicht regelmäßig Richtlinien und Auslegungen der DSGVO. Event-Profis sollten sich über diese Veröffentlichungen auf dem Laufenden halten, um die Einhaltung der neuesten Empfehlungen zu gewährleisten.

Durchsetzung der Vorschriften und Sanktionen:

Da der Datenschutz immer mehr in den Mittelpunkt rückt, ist zu erwarten, dass die Aufsichtsbehörden die DSGVO-Vorschriften auch weiterhin rigoros durchsetzen werden. Event-Profis müssen wachsam bleiben und robuste Datenschutzmaßnahmen einführen, um hohe Strafen zu vermeiden.

Technologischer Fortschritt und Datensicherheit:

Da sich die Technologie weiterentwickelt, müssen Event-Profis ihre Datensicherheitspraktiken entsprechend anpassen. Um die Daten der Teilnehmenden zu schützen, ist es wichtig, die Grundsätze des "Privacy by Design" zu beachten und modernste Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.

Internationale Datenübertragungen:

Die Zukunft des internationalen Datentransfers wird sich wahrscheinlich weiter entwickeln. Veranstaltungen mit globaler Reichweite müssen sich in der sich entwickelnden Landschaft der Datenübertragungsmechanismen zurechtfinden und die Einhaltung der neuen Vorschriften sicherstellen.

Zustimmung und Kontrolle der Teilnehmenden:

Die Zukunft der DSGVO könnte dazu führen, dass die Einholung einer gültigen Einwilligung und die Kontrolle der Teilnehmenden über ihre persönlichen Daten noch wichtiger werden. Event-Profis sollten diese Anforderungen in ihren Datenverarbeitungspraktiken proaktiv berücksichtigen.

Erweiterte Rechte für betroffene Personen:

Die zu erwartenden Aktualisierungen der DSGVO könnten die Rechte der betroffenen Personen stärken, einschließlich des Rechts auf Löschung, Datenübertragbarkeit und Einschränkung der Verarbeitung. Event-Profis sollten sich mit diesen Rechten vertraut machen und Mechanismen einrichten, die die Ausübung dieser Rechte erleichtern.

Datenschutz-Folgenabschätzungen:

Die Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (Privacy Impact Assessments, PIAs) wird wahrscheinlich zu einem festen Bestandteil der Veranstaltungsplanung werden. PIAs helfen dabei, Datenschutzrisiken im Zusammenhang mit Datenverarbeitungsaktivitäten zu identifizieren und zu mindern, um die Einhaltung der DSGVO von Anfang an sicherzustellen.

Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden:

Der Aufbau enger Beziehungen zu den Datenschutzbehörden kann sich für Event-Profis als vorteilhaft erweisen. Die Einrichtung offener Kommunikationskanäle und das Einholen von Ratschlägen bei Bedarf fördern die Einhaltung der Vorschriften und zeigen, dass man sich für den Datenschutz einsetzt.

Fazit

Die DSGVO hat die Veranstaltungsbranche erheblich beeinflusst und Event-Profis dazu veranlasst, Datenschutz und Privatsphäre in den Vordergrund zu stellen. Indem sie die sich entwickelnden Vorschriften verstehen, sich an bewährte Praktiken halten und über zu erwartende Aktualisierungen auf dem Laufenden bleiben, können Veranstaltungsorganisatoren die Einhaltung der DSGVO sicherstellen und Vertrauen bei den Teilnehmenden aufbauen. In Zukunft müssen Event-Profis ihre Praktiken proaktiv an die neuen Anforderungen anpassen und einen datenschutzfreundlichen Ansatz bei der Eventplanung verfolgen.

Denke daran, dass die Einhaltung der DSGVO bei Veranstaltungen nicht nur eine rechtliche Verpflichtung ist, sondern auch ein Mittel, um die Privatsphäre der Teilnehmenden zu schützen, die Datensicherheit zu erhöhen und das Vertrauen in die Branche zu stärken.