Leadgenerierung bei online Events – was sagt der Datenschutz?

Im B2B-Sektor ist die Leadgenerierung ein wichtiger Punkt, der in keinem Marketingkonzept vernachlässigt werden sollte. Events spielen dabei eine wichtige Rolle. 

Neben klassischen Veranstaltungen wie Messen oder Workshops gesellen sich auch immer mehr online Events dazu. Webinare und virtuelle Veranstaltungen sind ebenfalls gute Anlaufbahnen für die Leadgenerierung.  

Dabei gibt es jedoch einen Fallstrick: Die viel gefürchtete Datenschutz Grundverordnung (kurz DSGVO). Wieso vor allem hybride Events bei der Leadgenerierung in Zukunft die Nase vorn haben werden und was es bei den DSGVO Regelungen zu beachten gibt, erfährst du in diesem Artikel.   

Event-Marketing: Typische (virtuelle) B2B-Events

Wenn es darum geht, Leads zu generieren, denken viele Marketer*innen direkt an typische B2B-Events. Hier tummeln sich wichtige Gesichter der Branche, mit denen man bedeutende wichtige Kontakte knüpfen kann. Möchtest du Leads generieren, bist du auf einem Event also genau richtig.  

Event ist aber nicht gleich Event. Es gibt heutzutage viele verschiedene Veranstaltungen: Diese zeichnen sich durch unterschiedliche Charakteristika aus. Somit sind hier auch unterschiedliche Menschen anzutreffen. Welche B2B-Events für dich interessant sein könnten, erfährst du jetzt.  

Messen und Konferenzen  

Messen sind für die Leadgenerierung besonders beliebt. Sie haben den Vorteil, dass sie auf neutralem Boden ausgetragen werden und branchenspezifisch ausgerichtet sind. Das erleichtert eine Menge Arbeit, denn ein Großteil der Besucher*innen ist wahrscheinlich sowieso schon an deinem Produkt oder Unternehmen interessiert. Dasselbe gilt für Konferenzen.  

Während Messen in der Regel (aber nicht ausschließlich) an einen bestimmten Ort gebunden sind, können Konferenzen heutzutage praktischerweise auch ganz einfach online stattfinden.  

Workshops  

Workshops bestehen oft aus informativen Vorträgen gepaart mit praktischen Übungen. Die Natur einer solchen Veranstaltung kommt der Leadgenerierung sehr entgegen: Man kommt ganz automatisch mit den anderen Teilnehmenden ins Gespräch und tauscht sich aus. Hier steht der persönliche Kontakt im Vordergrund. Das ist ideal, um Beziehungen zu knüpfen und das Netzwerk zu erweitern.  

Webinare 

Ein Webinar ist ein typisch virtuelles Event. Leadgenerierung läuft schon lange nicht mehr nur face-to-face ab. Veranstaltungen im Netz sind wesentlich weniger aufwändig als analoge Events. Es gibt keine lange Anfahrt und eine Übernachtung ist auch nicht nötig. Webinare sollten mit einem Chat oder einem abschließenden Gespräch mit jedem Teilnehmenden enden. So wird die Leadgenerierung digital.  

Social Events  

Es gibt heutzutage auch viele eher informelle B2B-Events. Dabei kann es sich um ein lockeres Gründerfrühstück oder auch um ein Gründerstammtisch handeln. Auch Grillabende mit wichtigen Teilnehmenden aus bestimmten Branchen sind möglich.  

Solche Social Events haben einen bedeutenden Vorteil: Sie sind eher ungezwungen und finden meist in einer angenehmen Atmosphäre statt. Das macht die Leadgenerierung besonders für Unerfahrene deutlich leichter.

Vor- und Nachteile zur Leadgenerierung auf (digitalen) Events

Events, egal ob analog oder digitaler Natur, sind ein wichtiger Marketingkanal. Jede Art der Veranstaltung hat dabei ihre eigenen Vor- und Nachteile, die du für deinen Erfolg nutzen kannst.  

Analoge Events: Persönlicher Kontakt mit viel Aufwand  

Auf analogen Events gibt es einen ganz klaren Vorteil: Der persönliche Kontakt mit anderen Teilnehmenden. Man bleibt dadurch besser im Gedächtnis des/der Gesprächspartner*in und kann unmittelbar auf die Person eingehen. Um Beziehungen zu festigen, gilt der persönliche Austausch immer noch als erfolgreichste Option. Perfekt für die Leadgenerierung. 

Der Nachteil an analogen Events ist hingegen, dass sie sehr viel Aufwand mit sich bringen. Sie müssen von langer Hand geplant und organisiert werden. Dadurch sind natürlich auch die Kosten höher als bei einem reinen digitalen Event.  

Digitale Events: Unkomplizierter Kontakt auf Distanz  

Digitale Events punkten damit, dass unkompliziert an ihnen teilgenommen werden kann. Es muss nur ein kleines Zeitfenster freigehalten werden. Das Beste daran: Man kann das Event von überall aus verfolgen, sei es im Büro, Zuhause auf dem Sofa oder im Zug. Es gibt kaum etwas zu organisieren und die Kosten sind überschaubar. Manchmal fallen Gebühren an. 

Gleichzeitig bleibt man dadurch auf Distanz zu den anderen Event-Besucher*innen. Gerade der Erstkontakt fällt schwer, wenn kein persönliches Gespräch möglich ist. Digitale Events müssen deshalb Möglichkeiten der Interaktion bieten. 

Hybride Events: Kommunikation auf zwei Ebenen  

Bei hybriden Events handelt es sich meist um analoge Veranstaltungen, die um einen Online-Bereich ergänzt werden. Wie umfangreich dieser ist, hängt von dem Event selbst ab. Veranstalter*innen haben hier die verschiedensten Möglichkeiten, das Event für die Teilnehmede so attraktiv wie möglich zu machen. Flexibilität ist dabei ein wichtiges Stichwort, das sich auch positiv auf die Leadgenerierung auswirkt. 

Man kann sagen, dass auf hybriden Events die Bedürfnisse der Teilnehmenden im Fokus stehen – genau das wünschen sich Führungskräfte, die oftmals gar nicht die Zeit haben, persönlich zu einer Messe zu reisen.

DSGVO-konforme Leadgenerierung: 5 wichtige Regeln

Bevor man sich an die Leadgenerierung macht, sollte man sich vorher mit den Regelungen der DSGVO vertraut machen, damit du als Unternehmer*in weißt, wie du mit personenbezogenen Daten umzugehen hast. 

Zunächst ist es erstmal wichtig zu wissen, dass unterschiedliche Aufgaben und Richtlinien gibt. Man unterscheidet dabei zwischen dem Datenauftragsverarbeiter*innen und dem/der Datenverantwortlichen. Der/die Datenverantwortliche bestimmt, für welchen Zweck Daten verwendet werden und wo diese gespeichert werden. Diese werden dann an den Datenauftragsverarbeiter*in weitergegeben, der/die für die anschließende Verwendung der Daten zuständig ist.  

Damit ist die DSGVO auch maßgebend für die Leadgenerierung. Diese fünf allgemeinen Regeln helfen dir dabei, Leads DSGVO-konform zu generieren.  

1. Incentives auch ohne Werbeansprache ermöglichen: Incentives, also Gewinnspiele und ähnliche Anreize, sind eine gute Methode der Leadgenerierung. Gewinne sollten dabei aber nicht an die Zustimmung zur Werbeansprache gebunden sei, damit sie DSGVO-konform sind. 

2. Transparent vorgehen: Zeige Transparenz und lass deinen Leads konkrete und übersichtliche Informationen darüber zukommen, was mit ihren Daten geschieht. Wie eine Werbeeinwilligung widerrufen werden kann, sollte ebenfalls kommuniziert werden. 

3. Anzahl der Sponsoren niedrig halten: Sponsoren helfen bei der Leadgenerierung. Hier gilt es, nicht zu viele Partner zu haben, denn so wird es schnell unübersichtlich und könnte zu ungewollten Verstößen führen. 

4. Die Kosten im Blick behalten: Die Einführung der DSGVO hat dazu geführt, dass die Kosten für einen Lead deutlich gestiegen sind. Schicke deinen Leads also am besten genau den Content, den sie brauchen. Dabei gibt es Unterschiede, welche Informationen zu welchem Zeitpunkt benötigt werden, um das meiste aus ihnen herauszuholen.  

5. Fokus auf das Datenmanagement legen: Für die Speicherung von personenbezogenen Daten ist eine sichere und transparente Datenbank nötig. Richtiges Datenmanagement ist ebenso von hoher Bedeutung. Nur wer ein zuverlässiges und sicheres Datenbanksystem nutzt und pflegt, handelt DSGVO-konform.  

DSGVO-konforme Leadgenerierung bei Events: Was gibt es zu beachten?

Für dein nächstes analoges oder virtuelles Event solltest du also die Regeln der DSGVO beachten. Aber was heißt das konkret? Es geht dabei vor allem um die Einwilligung des Kontakts, die Verarbeitung und die Weitergabe der Daten.  

Das klingt alles sehr theoretisch. Du musst die Regelungen aber nicht nur kennen, sondern auch umsetzen können. Genau da versteckt sich häufig der Knackpunkt, wenn es um die Leadgenerierung geht. Wie du diese DSGVO-konform generierst, zeige ich dir jetzt.  

Datensparsamkeit  

Ein entscheidender Punkt ist Art. 5 der DSGVO. Das Grundprinzip der Verordnung ist die sogenannte Datensparsamkeit. Der Hintergrund dafür ist, dass nur jene Daten erfasst werden dürfen, die du auch tatsächlich benötigst. Telefonnummern zu dokumentieren, die aus keinem tatsächlichen Grund benötigt werden, ist demnach beispielsweise nicht DSGVO-konform. Zu der Datensparsamkeit gehört aber nicht nur die Menge an Daten, sondern auch die Speicherdauer und der Verarbeitungsumfang.   

Einverständnis in die Datenerhebung  

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Einverständnis in die Datenerhebung einzuholen bzw. zu dokumentieren. 

Eine Option dafür ist das berechtigte Interesse. Das heißt, dass du eine Person kontaktieren kannst, wenn sie objektiv gesehen ein berechtigtes Interesse an deinem Angebot hat. Das kann beispielsweise auch der Fall sein, wenn dir auf einer Messe eine Visitenkarte übergeben wird. Man kann davon ausgehen, dass damit auch automatisch in die elektronische Weiterverarbeitung der Daten eingewilligt wird. 

Nur wie soll man das nachhalten? Es bietet sich an, dem Lead eine automatische E-Mail zu schicken und darin über die Einwilligung und den Widerruf aufzuklären. Alternativ dazu kann man auch direkt eine Einwilligungserklärung anfertigen und ausfüllen lassen. 

Ein weiteres wichtiges Thema in diesem Zusammenhang sind Fotos. Möchtest du auf einer Messe eine Person fotografieren, brauchst du dafür das Einverständnis. Eine Ausnahme ist, wenn Personen nicht im Fokus stehen. Befindet sich die Person beispielsweise am Rand eines Fotos und ist nicht klar zu erkennen, brauchst du keine Einwilligung.  

Zusätzliche Regeln bei virtuellen und hybriden Events  

Bei virtuellen und hybriden Events gilt es, ganz genau hinzuschauen, was die DSGVO betrifft. Die Datensparsamkeit ist auch hier ein Thema. Sie führt sogar dazu, dass du eigentlich gar keine Namen der Teilnehmenden brauchst.  

In der Regel sollte nämlich auch eine E-Mail-Adresse für die Registrierung reichen. Natürlich kann es hier Ausnahmen und Sonderregelungen geben – du solltest aber dennoch versuchen, so wenige Daten wie möglich zu sammeln.  

Weitere wichtige Punkte sind die Vertraulichkeit und die Integrität. Personenbezogene Daten müssen verschlüsselt sein und dürfen nur dann übermittelt werden. Aktuelle Standards sollten auf jeden Fall eingehalten werden. 

Auch bei dem Tool, dass für virtuelle und hybride Events genutzt wird, ist Vorsicht geboten. Nicht alle Anbieter sind DSGVO-konform und erfüllen die hohen Anforderungen. Schau dir genau an, wo die Daten gespeichert und verarbeitet werden.

Fazit: DSGVO-konforme Leadgenerierung kann mit hilfreichen Tipps umgesetzt werden

Events sind schon jetzt der wichtigste Marketing-Kanal. Experten sind sich einig, dass sie in Zukunft sogar noch wichtiger für das Generieren von Leads werden. Das bietet dir zahlreiche Möglichkeiten und die Chance, den Erfolg deines Unternehmens zu steigern. 

Was du dabei allerdings nicht vergessen darfst, ist die DSGVO. Diese sieht strenge Regelungen für das Erfassen und die Verarbeitung von personenbezogenen Daten vor. Diese zu beachten, ist nicht immer ganz leicht. Hast du dich aber einmal intensiv mit dem Thema befasst, wird es dir leicht fallen, die entscheidende Punkte zu beachten.  

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