Eventmarketing erfordert eine effektive Kommunikation, um eine optimale Wirkung zu erzielen. Das kann manchmal schwierig sein, wenn du gerade erst anfängst. Als Vermarkter*in weißt du bereits, dass Einladungen per E-Mail, Online-Werbung und Werbung in den sozialen Medien wirksame Mittel sind, um den Ticketverkauf und die Anmeldungen zu fördern. Aber wie optimierst du die Reise der Veranstaltungsteilnehmer*innen, um die Teilnehmer*innenzahl zu maximieren?
Eine Möglichkeit, das Beste aus deiner Event-Promotion-Strategie herauszuholen, ist ein Promotion-Kalender. Er legt fest, welche Aktivitäten du Wochen und Monate vor und nach einer Veranstaltung durchführen wirst. Zu diesen Aktivitäten gehört es, die richtigen Botschaften zur richtigen Zeit und über die geeignetsten Kanäle zu versenden. Hier ist ein grober Zeitplan, den du nutzen kannst, um deine Veranstaltung effektiv online zu bewerben.
Ein Beispiel für einen Social Media Kalender.
16 Wochen vor deinem Event
Es gibt viel zu tun, wenn du mit der Planung einer Veranstaltung beginnen willst, und es ist am besten, wenn du so früh wie möglich damit anfängst. Dazu gehören Verträge mit dem Veranstaltungsort und Anfragen von Lieferant*innen und Sponsor*innen. Wenn du dir Zeit nimmst, um in den Wochen nach der Veranstaltung Vorfreude und Spannung aufzubauen, ist das jede Mühe wert.
Informiere deine Follower*innen in den sozialen Medien über deine Pläne und teile ihnen mit, ab wann sie ihre Tickets kaufen können. Wenn du bereits eine Liste der Teilnehmer*innen einer früheren Veranstaltung hast, schicke eine E-Mail mit denselben Informationen.
The Happy Event Planner Einlandung
Arbeite hinter den Kulissen mit deinem Team, um den Grundstein für eine erfolgreiche Veranstaltung zu legen. Beziehe Referent*innen, Sponsor*innen und andere Partner*innen ein, um eine Cross-Promotion-Strategie für den Start zu koordinieren. Richte Suchmaschinenmarketing- und Display-Werbekampagnen ein, bei denen du Frühbucherrabatte anbieten kannst, um den Bekanntheitsgrad der Veranstaltung zu erhöhen.
The Happy Event Planner Linkedin-Anzeige.
6 Wochen vor deinem Event
Wenn deine Veranstaltung näher rückt, ist es an der Zeit, deine Nachrichten dringlicher zu gestalten und deine Aktivitäten zu finalisieren, damit die Veranstaltung ein Erfolg wird. Buche den Veranstaltungsort und treffe die ersten Sicherheitsvorkehrungen.
Du kannst Videomaterial von früheren Veranstaltungen auf den YouTube-Kanal deines Unternehmens hochladen, wenn dort dieselben Künstler*innen auftretet, die auch die kommende Veranstaltung bereichern werden. Optimiere die Videoinhalte für die Suchmaschinen, um die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe zu erhöhen.
Jetzt kannst du mehr denn je mit Retargeting beginnen, um alle zu erreichen, die sich bereits um ein Ticket bemüht haben. Erinnere sie daran, dass die Zeit fast abgelaufen ist und sie ein Ticket verpassen könnten, wenn sie länger warten.
3 Wochen vor deinem Event
Nimm mehrere Einträge vor, in denen du deine Zielgruppe ansprichst und deine Veranstaltung anmeldest.
Tipp: Wenn du deine Veranstaltung auf mehreren Listen bewerben willst, solltest du sie nicht länger als drei Monate im Voraus planen. Der Hauptgrund dafür ist, dass Websites unterschiedliche Genehmigungsverfahren für Inhalte haben. Wenn du früher als drei Monate vor der Veranstaltung mit der Werbung beginnst, kann es sein, dass der Inhalt viel Aufmerksamkeit erhält.
Wenn du dagegen Kanäle wie E-Mail, soziale Medien und mobiles Marketing nutzt, kannst du deine Veranstaltungswerbung so weit wie möglich im Voraus planen. Du kannst die Interaktion durch Kommentare, Likes und Shares jederzeit erhöhen. An dieser Stelle solltest du damit beginnen, deine Event-Community mit Community-Marketing aufzubauen.
2 Wochen vor deinem Event
Jetzt, wo deine Veranstaltung immer näher rückt, ist es an der Zeit, den letzten Anstoß zu geben. Sende eine letzte Follow-up-E-Mail an Personen, die die vorherigen E-Mails nicht geöffnet haben, und lass sie wissen, dass dies der letzte Aufruf ist. Fordere sie auf, etwas zu kaufen oder sich für die Veranstaltung anzumelden, bevor es zu spät ist.
The Happy Event Planner Follow-Up Email.
1 Woche vor deinem Event
Bewirb die Veranstaltung auf deinen Social-Media-Kanälen, um alle zu erreichen, die vielleicht keine E-Mail erhalten oder deine Videos nicht gesehen haben. Verwende relevante Twitter-Hashtags und bitte deine bestehenden Follower um Retweets.
Ein Tweet von einem/einer Follower*in mit deinem Eventg Hashtag.
Veröffentliche die Veranstaltung auf der Facebook-Seite deines Unternehmens, die du immer im Voraus als Entwurf einrichten und später bei Bedarf ändern kannst, um Zeit zu sparen. Erreiche zusätzliche Nutzer*innen, indem du die Tagging-Funktion auf Facebook nutzt, bei der du deine Eltern mit ihren Facebook-Namen markierst.
Eine beispielhafte Facebook-Veranstaltung.
4 Tage vor deinem Event
Jetzt, wo alles eingerichtet ist, kannst du die letzte E-Mail an deine Abonnentenliste schicken, um alle zu erinnern, die das Datum oder die Uhrzeit der Veranstaltung vergessen haben könnten. Achte darauf, dass du nicht zu viele E-Mails verschickst, denn sonst landen sie vielleicht direkt im Spam.
Die maximale Anzahl von E-Mails, die du für deine Veranstaltung verschicken kannst, sollte moderat sein, etwa zweimal pro Woche. Achte darauf, dass die E-Mails relevante Inhalte enthalten, die die Abonnent*innen über deine Veranstaltung wissen wollen.
Der finale Countdown
Bewirb deine Veranstaltung weiterhin auf Twitter und aktualisiere sie auf Facebook. Deine Tweets sollten eher informativ sein und nicht nur aufgemotzte Werbung. Halte dein Publikum auf dem Laufenden und sorge dafür, dass sie wissen, dass die Veranstaltung wie geplant stattfinden wird.
The Happy Event Planner Event-Countdown-Post.
Am Tag des Events
Wenn du planst, dieselbe Veranstaltung in Zukunft zu wiederholen, solltest du in Erwägung ziehen, während der Veranstaltung Tweets in Echtzeit zu posten, um die Aufmerksamkeit für deine nächste Veranstaltung zu erhöhen. Eine Möglichkeit, treue Follower*innen zu gewinnen, ist die Verwendung von @-Erwähnungen und das Retweeten von Leuten, die über ähnliche Themen twittern, die deine Follower*innen interessieren. Früher oder später werden sich die meisten Leute revanchieren.
Hinweis: Keine Marketingstrategie kann in einem Vakuum existieren. Es ist am besten, wenn du alle deine Inhalte miteinander verknüpfst, um einen Multiplikatoreffekt zu erzielen, der wahrscheinlich zu mehr Zuschauern führt.
Eine weitere gute Möglichkeit, die Social Media-Aktivitäten auf deiner Veranstaltung live zu zeigen, ist eine Social Wall. Damit kannst du Beiträge in den sozialen Medien präsentieren, die mit dem Hashtag deiner Veranstaltung versehen sind. So kannst du dein Publikum einbinden und es dazu motivieren, mehr Veranstaltungsinhalte in den sozialen Medien zu teilen.
Zu den weiteren Aktivitäten, die du durchführen kannst, gehören:
Mach dir Notizen über die Veranstaltung, einschließlich Zitaten und teilnehmenden Mitgliedern
Nimm Videos und Fotos auf
Poste das Bild und die Videos auf deinen sozialen Medien
Schicke die Notizen an die Autor*innen des Unternehmens für einen Blog nach der Veranstaltung
Innerhalb der ersten Woche nach dem Event
Your event was a success, but you have a little more to do to ensure your attendees do not forget about your business:
Eine Follow-up E-Mail zur Veranstaltung
Schreibe einen Blog über die Veranstaltung
Füge den Link einer Wohltätigkeitsorganisation zu deinen Webseiten hinzu
Vollende deine Bemühungen in den sozialen Medien, indem du dich bei allen Teilnehmer*innen bedankst
The Happy Event Planner Folgemail
Eine Woche nach dem Event
Jetzt ist es an der Zeit, den Erfolg deines Events in deiner Marketingkampagne oder Geschäftsstrategie zu messen. Erhalte Antworten auf Fragen wie:
Haben andere Websites deine Inhalte aufgegriffen?
Gibt es Kund*innen oder Klient*innen, die das Ereignis erwähnen?
Haben die Pressemitteilung, die Beiträge in den sozialen Medien und die Blog-Inhalte mehr Besucher*innen auf deine Website gelenkt?
Wurdest du schon in neuen lokalen Geschichten erwähnt?
Ereignisdatenanalyse in der Sweap-Plattform.
Fazit
Soziale Medien und Eventmarketing sind wie füreinander geschaffen. Dennoch brauchst du andere Kanäle, wie z. B. zuverlässige E-Mail-Kommunikationstools und Eventdatenanalysen, um deine Reichweite zu erhöhen und deine Botschaft zu verbreiten. Wir von Sweap helfen dir, alle zeitaufwändigen Aufgaben im Eventmarketing zu automatisieren, damit du deine ganze Energie in den Erfolg deiner Veranstaltungen stecken kannst. Fordere noch heute eine Demo an, um unsere Event-Effizienz-Plattform in Aktion zu erleben.