Event-Marketing-Strategie: Ultimativer Guide 2024

Die Veranstaltungsbranche ist heute im Vergleich zu noch vor wenigen Jahren kaum wiederzuerkennen. Die Pandemie hat zu einem raschen Wandel geführt, der durch neue Trends, Technologien und erzwungene Anpassungen vorangetrieben wurde. Die neu entstehende Veranstaltungsbranche ist in vielerlei Hinsicht besser, effektiver. Sie ist datengesteuerter, stärker an Gemeinschaft (Community) orientiert und viel präziser bei der Erreichung spezifischer Geschäftsziele.

Aber mit dieser neu reformierten Veranstaltungsbranche müssen auch verfeinerte Event Marketing-Strategien einhergehen. Die beliebtesten Event Marketing-Techniken aus der Zeit vor der Pandemie sind heute weit weniger effektiv. Der folgende umfassende Event Marketing-Leitfaden untersucht die wirkungsvollsten Techniken für B2B und B2C und deckt dabei hybride, virtuelle und persönliche Veranstaltungen ab.

Warum Event-Marketing?

Ob es sich um eine Konferenz, eine Messe, einen Workshop oder ein Webinar handelt, eine gut organisierte Veranstaltung wirkt Wunder für den Ruf einer Marke. Veranstaltungen erhöhen das Markenbewusstsein und die Glaubwürdigkeit und stärken gleichzeitig die Bindungen zwischen Kund*innen und Partner*innen. Sie etablieren Unternehmen als Expert*innen auf ihrem Gebiet, bauen Geschäftsgemeinschaften auf, bieten unvergleichliche Networking-Möglichkeiten, generieren neue Leads und Verkäufe und konvertieren Kund*innen. Um diese enormen Vorteile zu nutzen, müssen die Event-Marketer in ihrer Rolle brillieren.

Event-Marketing-Strategie 101

Abgesehen von Woodstock und den gelegentlichen unkontrollierten Hauspartys von Teenagern verkaufen sich Veranstaltungen in der realen Welt selten "von selbst". In Wirklichkeit erfordern erfolgreiche Veranstaltungen eine sorgfältige Planung, Strategie, Optimierung, Verfeinerung und, offen gesagt, auch ein wenig Glück.

Sei misstrauisch gegenüber Branchenmoden. Du wirst andere Event-Strategie-Ratgeber finden, die versprechen, dass die Zukunft in hybriden Events liegt, die große Erlebniswelten anpreisen oder die eine Einheitslösung für das Event-Marketing befürworten. Die Wahrheit ist, dass Format-Trends kommen und gehen, dass sich die Branche immer noch schnell verändert und dass es keinen einzelnen "Generalschlüssel" gibt, der alle Türen zum Erfolg im Event-Marketing öffnen kann.

Wie man eine effektive Event-Marketing-Strategie entwickelt

Dank neuer Technologien und neuer Datenströme sind hyper-spezifische Geschäftsziele leichter zu erreichen als je zuvor. Das ist eine gute Nachricht für alle, die eine Veranstaltung organisieren, denn so können sie nicht nur den Erfolg genauer messen, sondern auch eine viel effektivere Marketing-Strategie verfolgen. Sowohl Eventmanager*innen als auch Event-Marketing sollten immer mit ihren finalen Geschäftszielen beginnen und rückwärts arbeiten.

Eine zeitliche Abfolge für Event-Marketing

Von den Anmeldungen vor der Veranstaltung bis zum letzten Anruf ist Event-Marketing zeitkritisch. Die Herangehensweise, die Kanäle und der Tonfall der Vermarkter*innen sollten sich erheblich ändern, je nachdem, in welcher Phase des Prozesses sie sich befinden und wie nah die Veranstaltung ist:

Stufe 1: Vorregistrierung

Der Aufbau des Bewusstseins für die Veranstaltung und der Hype um die Veranstaltung sollten beginnen, lange bevor Geld durch den Ticketverkauf eingenommen wird. In dieser Phase sollten sich die Marketer darauf konzentrieren, das Interesse zu wecken, Neugierde zu wecken, Begeisterung zu erzeugen und den Grundstein für eine Event-Gemeinschaft legen.

Stufe 2: Registrierung und Ticketverkauf

In dieser Stufe sollten alle Marketing-Kanäle auf Hochtouren laufen. Sprich mit der Presse, engagiere Influencer, veröffentliche Blogs, teile Pressemitteilungen, bezahle für gezielte Werbung - all die Grundesteine für eine solide Marketing-Strategie.

Phase 3: Anmeldeschluss

Vielleicht würde man diese Phase eher als Phase 2,5 bezeichnen, aber wir haben ihr eine eigene Kategorie gegeben, weil sie einen besonderen Ansatz erfordert. In den letzten Tagen und Wochen, in denen es darum geht, den Ticketverkauf und die Anmeldungen zu maximieren, ist ein Wechsel der Strategie erforderlich. Dazu später mehr.

Stufe 4: Die Veranstaltung

Auch wenn die Hauptaufgaben von Marketing-Spezialist*innen erledigt sind, müssen sie während der Veranstaltung selbst noch eine wichtige Rolle spielen. Diese Aufgaben sind sowohl nach außen gerichtet (Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs, Unterstützung der Presse usw.) als auch nach innen (Einholen von Feedback der Teilnehmer*innen, Echtzeitanalysen usw.).

Stufe 5: Nach der Veranstaltung

Gerade als du dachtest, du könntest die Füße hochlegen und dich entspannen! Marketing-Spezialist*innen sollten in dieser Phase nach der Veranstaltung eine wichtige Rolle spielen, z. B. bei der Datenanalyse, beim Teilen von Foto- und Video-Highlights, beim Sammeln weiterer Rückmeldungen, beim Versenden von E-Mails und beim Legen der Grundlagen für das nächste Jahr. 

10 Top-Tipps für Event-Marketing-Strategien (alle Formate)

Wie bereits erwähnt, gibt es keine Einheitslösung für das Event-Marketing. Weiter unten werden wir spezifische Ratschläge für die verschiedenen Veranstaltungsformate untersuchen. Zunächst einmal sind dies jedoch 10 Event-Marketing-Taktiken, die zuverlässig in allen Bereichen angewendet werden können. Kombiniere die folgenden Event-Marketing-Strategien mit deinem eigenen Branchenwissen und du wirst für die meisten Zielgruppen, Formate und Veranstaltungsziele gut gerüstet sein.

1) Früh anfangen

Für die Voranmeldungsphase gibt es eigentlich kein "zu früh". Je mehr Menschen von deiner Veranstaltung hören, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sie in Zukunft wiedererkennen. Veranstaltungen, die für die ferne Zukunft angekündigt werden, wirken weniger einschüchternd, die Teilnehmer*innen sind eher frei und die Werbetreibenden haben mehr Zeit, ihre Sache gut zu machen. Außerdem ist die Suche nach Partner*innen, Sponsor*innen, Medien und Mitarbeiter*innen für deine Veranstaltung wichtig, aber zeitaufwändig. Sprich sie an, bevor die Veranstaltung offiziell gestartet ist, und sie werden dir helfen, die Veranstaltung bekannt zu machen.

Du brauchst nicht auf den Beginn des Ticketverkaufs zu warten, um eigene Web- und Social-Media-Seiten zu erstellen. Richte sie ein, auch wenn es noch nicht viele Details gibt. Du hast noch keinen Namen für die Veranstaltung? Schreibe "Etwas Großes ist auf dem Weg". Du hast noch kein Datum? "Demnächst". Baue Spannung auf. Spiele mit dem Geheimnis. Wecke früh das Interesse.

Wenn das Interesse geweckt ist und du bereits einige SEO-freundliche Seiten eingerichtet hast, ist es an der Zeit, mit dem Ticketverkauf zu beginnen. Entscheide dich immer für ein Frühbuchersystem mit gestaffelten Ticketpreisen. Der Verkauf von Frühbucher-Tickets kann den Cashflow verbessern und gleichzeitig Anreize für die ersten Anmeldungen schaffen. Sobald sich die ersten Personen registriert haben, wird die Mund-zu-Mund-Propaganda beginnen.

Der Verkauf von Frühbucher-Tickets kann genutzt werden, um ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln, vor allem in Kombination mit anderen Marketing-Kanälen - "Die Uhr tickt: Sei schnell, um unsere Super-Frühbucher-Tickets zu bekommen, es gibt nur noch 35 in dieser Preisklasse!

2) Führe Zielgruppenforschung durch

Beim Event-Marketing geht es darum, dein ideales Publikum zu erreichen, zu verstehen und anzusprechen. Wenn du eine Veranstaltung größeren Ausmaßes organisierst, musst du über dein bestehendes Netzwerk hinausgehen, um neue Teilnehmende und Leads zu gewinnen.

Du denkst vielleicht, dass du deine Zielgruppe kennst, aber wie gut kennst du sie? Um erfolgreiches Event-Marketing zu betreiben, musst du die Motivation, Gewohnheiten, Ziele, bevorzugten Plattformen und Budgets der potenziellen Teilnehmenden kennen. Unterteile die potenziellen Zielgruppen in Untergruppen und versetze dich in die Lage jeder einzelnen. Nimm dir die Zeit, um wirklich zu erfahren, was diese Gruppe sucht und was sie vermeiden will. In Anbetracht der Pandemie solltest du die möglichen sozialen Ängste und gesundheitlichen Bedenken der Gäste im Auge behalten.

Dein Ziel bei einer Firmenveranstaltung ist es nicht, so viele Teilnehmenden wie möglich durch die Tür zu quetschen. Es geht darum, die richtigen Leute für deine Ziele zu gewinnen. Erinnere dich also immer wieder an die Ziele der Veranstaltung und daran, wie sie mit den übergeordneten Unternehmenszielen zusammenhängen. Geht es bei der Veranstaltung in erster Linie um den Verkauf von Eintrittskarten, den Aufbau einer Marke oder um Kontakte? Je genauer du die potenziellen Teilnehmenden auf diese Ziele ansprechen kannst, desto erfolgreicher wird die Veranstaltung insgesamt sein.

3) Automatisiere das Alltägliche (Veranstaltungssoftware und Tools)

Ein kürzlich veröffentlichter umfassender Bericht über das Event-Management hat gezeigt, wie wenig Software zur Automatisierung von Veranstaltungen im Jahr 2022 noch genutzt wird. Während die meisten in der Branche zumindest einige ihrer Prozesse automatisiert haben, gibt es immer noch ein großes Potenzial für die Automatisierung banaler, sich wiederholender, trivialer und zeitraubender Aufgaben.

Automatisierung spart nicht nur Zeit, Geld und Energie, sondern es gibt auch viele Aufgaben, die maschinelles Lernen und Automatisierungssoftware einfach besser erledigen können. Wofür ein Team vielleicht einen Tag braucht, kann die richtige Software in wenigen Augenblicken erledigen. Aber keine Angst, Menschen - wir in der Veranstaltungsbranche sind noch nicht überflüssig. Was gute Martketer zu großartigen Marketern macht, ist ihre Fähigkeit, ihre Zielgruppe wirklich zu verstehen. Und wenn Automatisierungstools die alltäglichen Aspekte des Event-Marketings übernehmen, hat das Team mehr Zeit für all die Aufgaben, die von einer menschlichen Note profitieren.

4) Nutze die Macht des E-Mail-Marketings

E-Mail-Marketing mag im Zeitalter von TikTok-Mikro-Influencern und zielgerichteter AR-Werbung altmodisch erscheinen, aber der alte Moloch hat sich mit der Zeit weiterentwickelt. Im Event-Marketing ist die E-Mail dein bester Freund - sie ist ein direkter Kanal zu den Kunden, die in ihrer eigenen Freizeit reagieren können.

E-Mail-Marketing sollte den gesamten Lebenszyklus einer Veranstaltung abdecken. Sorgfältig gestaltete, regelmäßige E-Mails sollten mit Frühbucherangeboten für diejenigen beginnen, die sich bereits angemeldet haben, und dann mit der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung fortfahren. Es gibt viele Neuigkeiten, die eine E-Mail wert sind: die Ankündigung eines neuen Referenten, Angebote und Gewinnspiele, Bitten um Feedback, neue Unterhaltungsangebote, Wetterwarnungen, Wettbewerbe und so ziemlich alles andere.

Der SWEAP Tipp: Natürlich kann es auch zu viel des Guten geben. Die beste Lösung, um das richtige Gleichgewicht zu finden? Überlasse den Empfänger*innen die Kontrolle. Lass sie selbst entscheiden, welche Mitteilungen sie erhalten möchten, damit du die CTR maximieren und gleichzeitig die Zahl der Abmeldungen minimieren kannst. 

Das E-Mail-Marketing ist das perfekte Beispiel für einen Bereich, in dem eine weitreichende Automatisierung eingesetzt werden kann; heutzutage gibt es unglaubliche E-Mail-Marketing-Tools, die deinem Team Wochen an Arbeit ersparen. Diese Tools nutzen personalisierte E-Mail-Drip-Sequenzen, Segmentierung und Datenanalyse. Im E-Mail-Marketing gibt es keine unbedeutenden Kennzahlen, daher solltest du immer ein Auge auf das Optimierungspotenzial haben. 

5) Stell die Daten in den Mittelpunkt der Veranstaltungsstrategie

Leider sind nicht alle Bereiche des Event-Marketings frei von Eitelkeitsmetriken, wobei die sozialen Medien die schlimmsten Übeltäter sind. Dein Team sollte datenkompetent sein, und ein eigener Datenspezialist ist von großem Vorteil. Aber auch ohne sie machen die heutigen Datentools die Analyse und Optimierung von Veranstaltungen zugänglicher denn je.

Mit maßgeschneiderten Tools lassen sich handlungsrelevante Kennzahlen zu Anmeldungen, Verkäufen, Leads und Einnahmen erfassen. Sie können auf fast alle Aspekte des Prozesses angewandt werden und ermöglichen es, Veranstaltungen mit sehr spezifischen Geschäftszielen zu verknüpfen. Im Kern geht es bei der Datenanalyse und - optimierung darum, herauszufinden, was genau funktioniert und was nicht; Veranstaltungen haben lange Lebenszyklen, was sie zum idealen Gebiet für den Einsatz solcher Tools macht.

6) Die Gemeinschaft in den Vordergrund stellen

Eng verbunden mit der Kenntnis deiner Zielgruppen ist die Idee der Event-Community. Wenn du schon am ersten Tag der Veranstaltungsplanung eine Community aufbaust und sie fragst, was sie wollen, wird deine Veranstaltung nicht nur eher wertvoll für sie sein, sondern sie werden auch in den Erfolg der Veranstaltung selbst investiert. Die Teilnehmenden sind viel eher bereit, sich an einer Veranstaltung zu beteiligen und sie zu teilen, wenn sie das Gefühl haben, dass sie ein Teil des Erfolgs waren.

In den letzten Jahren, in denen wir von unseren Unterstützungsnetzwerken getrennt waren, wird ein Gemeinschaftsgefühl mehr denn je geschätzt. Frag dich immer wieder, was für meine Gäste drin ist. Denke nicht in Kategorien wie "Welche Inhalte wird meine Veranstaltung haben?", sondern "Welchen Nutzen hat sie für die Teilnehmenden?".

Es gibt viele Tricks und Tipps, um die Gemeinschaft zu fördern und zu unterstützen. Hier sind nur ein paar davon : Fördere von den Teilnehmenden erstellte und mit anderen Teilnehmenden geteilte Inhalte wie Veranstaltungsvideos, Fotos, Beiträge in sozialen Medien und Erfahrungsberichte.

• Richte deine Veranstaltung auf einen bestimmten Hashtag aus, der die verschiedenen Mitglieder der Community zusammenbringt.

• Erleichtere das Networking durch soziale Veranstaltungen, Tools und sogar Einführungssysteme für nervöse Einzelteilnehmer*innen.

• Fordere mit Umfragen und anderen Mitteln Feedback ein, um den Teilnehmenden das Gefühl zu geben, dass ihre Meinung geschätzt wird, während du gleichzeitig wichtige Daten sammelst.

• Biete Werbegeschenke, Community-Rabatte, exklusive Inhalte und frühen Zugang an. Gib den Teilnehmenden das Gefühl, Teil eines Clubs zu sein. Du kannst sogar kleinere Veranstaltungen organisieren, um die Hauptveranstaltung zu bewerben.

• Erstelle private Gruppen in sozialen Medien, professionellen Netzwerken und Kommunikationsplattformen. Nutze diese Gruppen, um Fragen zu beantworten, um Anregungen zu bitten und um deine Veranstaltung im Gedächtnis der Gäste zu behalten.

7) Kreativ werden (Spaß und Engagement)

Event-Marketer*innen müssen viele verschiedene Hüte tragen, um in ihrer Rolle wirklich gut zu sein. Für viele wird es eine Erleichterung sein, wenn sie ihre Hüte für die Datenanalyse zur Seite legen und sich bei Spiel und Spaß austoben können.

Bei vielen Veranstaltungen wird es eine Art Wettbewerb geben, aber du brauchst nicht zu warten. Verlosungen, Spiele, Wettbewerbe in den sozialen Medien, Bildunterschriftenwettbewerbe, Werbegeschenke und Fotowettbewerbe sind nur einige Möglichkeiten, um die Leute zu begeistern, zu engagieren und zu entspannen. Sie sollten vor, während und nach einer Veranstaltung eingesetzt werden - und je lustiger und kreativer, desto besser.

Der SWEAP Tipp: Lege fest, dass die Beiträge, die das meiste Engagement erhalten, gewinnen. Wenn du es schaffst, auch nur ein paar Teilnehmende für den Wettbewerb zu begeistern, werden sie die Beiträge teilen und mögen und dir einen großen Teil deiner Arbeit abnehmen.

Große Blockbuster-Shows oder berühmte DJs waren in den letzten Jahren eine beliebte Methode, um den Ticketverkauf anzukurbeln. Achte darauf, wie viele deiner Ressourcen du dafür einsetzt, ein Firmenevent zu einem Erlebnis zu machen - die jüngsten Trends, vor allem im B2B-Bereich, zeigen, dass die Prioritäten der Gäste derzeit viel stärker auf den geschäftlichen Mehrwert ausgerichtet sind.

8) Verschaffe deiner Stimme Gehör (verstärke deine Reichweite)

Bevor du zum sprichwörtlichen Megafon greifst, überprüfe, ob deine Botschaft perfekt ist. Gestalte eine elegante Website ohne zu viel Text und mit einem präzisen, gut sichtbaren Alleinstellungsmerkmal. Achte darauf, dass die Seite auf Registrierungen optimiert ist. Und wie bei all deinen Botschaften solltest du alles tun, was du kannst (Untertitel, klare Schriftarten usw.), um sie für Menschen mit Behinderungen zugänglich zu machen.

Wenn das alles erledigt ist, ist es an der Zeit, deine Reichweite zu erhöhen. Aber lass dich nicht dazu verleiten, die gleichen verkaufslastigen Kanäle zu nutzen, die schon seit Jahren gesättigt sind. Im Jahr 2022 wollen die Menschen ein persönlicheres, menschlicheres Erlebnis. Hier sind ein paar gute Möglichkeiten, das zu erreichen:

• Veröffentliche unterhaltsame, informative Blogs, die die Leser wie Menschen behandeln, nicht wie Kunden. Engagiere professionelle Autor*innen, aber lass sie eng mit deinen Branchenexpert*innen zusammenarbeiten, damit sie wirklich nützliche Inhalte produzieren, die dich als Vordenker*in etablieren.

• Lade Branchenexpert*innen, Partner und auch Konkurrenten ein, Blog-Beiträge auf deiner Seite zu veröffentlichen, möglicherweise im Austausch gegen Beiträge auf ihrer Seite.

• Vergewissere dich, dass alle deine Inhalte für Suchmaschinen optimiert sind (SEO) und den Internetgewohnheiten entsprechen, die du bei deiner Zielgruppenrecherche herausgefunden habst.

• Bekämpfe die Monotonie und vergrößere deine Reichweite, indem du verschiedene Medien und Kanäle nutzt. Dazu gehören Interviews, Podcasts, YouTube-Serien, Infografiken, Whitepapers, Pressemitteilungen und sogar ein oder zwei Gifs.

• Setze Influencer Marketing ein, aber anstatt 3.000.000 € für einen Tweet von Madonna über den Automobilbau auszugeben, begeistere stattdessen einige Nischen-Mikro-Influencer, die vertrauenswürdige Expert*innen auf diesem Gebiet sind.

Diese Techniken sind vielfältig, und ihre Vorteile auch. Die meisten von ihnen erhöhen nicht nur die Reichweite und die Anmeldungen, sondern sorgen auch für Begeisterung, Engagement, Glaubwürdigkeit der Marke und das wichtige Gefühl der Gemeinschaft.

9) Zeit etwas Geld auf den Kopf zu hauen

Ein langer Event-Lebenszyklus ermöglicht es dir, zu testen, was funktioniert und was nicht, bevor du dein Konto für bezahlte Werbung leerst. Du hast einen Beitrag, der organisch gut läuft? Dann solltest du versuchen, ihn zuerst zu bewerben.

Organisches Wachstum ist jedoch meist zu langsam und erfordert viel Energie. Zeit ist Geld, und bezahlte Werbung in ihren vielen modernen Formen ist heute in der Regel zielgerichtet, schnell und effektiv. Social Media Ads, Google Ads, Influencer Marketing, Retargeted Ads und digitale Außenwerbung sind nur einige der unzähligen Möglichkeiten, die im Jahr 2022 zur Verfügung stehen. Für welche Kombination du dich entscheidest, hängt von der Branche und der Zielgruppe ab. Achte darauf, die Leistung der einzelnen Kanäle regelmäßig zu überprüfen.

Der SWEAP Tipp: Wenn du die Dienste von Influencern in Anspruch nimmst, achte nicht nur auf ihre Eitelkeitsmetriken. Bewerte ihre aktuellen Reichweiten und Engagement-Statistiken. Nimm dir außerdem die Zeit, ihre vergangenen Kampagnen zu studieren, bevor du entscheidest, ob sie eine geeignete und lohnende Wahl sind.

10) The Last Chance Saloon (Spätanmeldungen)

Du hast die Werbetrommel gerührt, die Nachricht verbreitet und alles getan, was du tun musstest. Die Veranstaltung findet bald statt, aber du musst noch Tickets verkaufen. Zweifellos hast du viele potenzielle Teilnehmende, die interessiert sind, aber noch nicht zugesagt haben. Das bedeutet, dass die Zeit drängt.

Es liegt in der menschlichen Natur, dass viele von uns Aufschieber und Zauderer sind. Um das Interesse in einen späten Verkauf umzuwandeln, bedarf es ähnlicher Techniken (Blogs, Posts in den sozialen Medien, E-Mail-Marketing-Kampagnen), aber mit einem ganz anderen Ton. Jede Kommunikation sollte das Gefühl der Dringlichkeit ("jetzt oder nie") haben. Verwende direktere CTAs (Call to Action) und zögere nicht, "Social Proof" einzusetzen, indem du andere Teilnehmenden oder Unternehmen erwähnst, die bereits zugesagt haben.

Mithilfe deiner Gästedatenbank und deiner Registrierungssoftware solltest du wissen, wer kurz vor einer Zusage steht. Wenn du Telefonnummern hast, kannst du potentielle Teilnehmende sogar anrufen. Gehe nie so weit, dass du verzweifelt wirkst, aber habe keine Angst, den Gästen die gefürchtete FOMO (Fear of Missing Out) zu bereiten.

Bonus-Tipp: Die Kunst der Pressemitteilung

Im Eventmarketing sollte die Macht der Pressemitteilung nie unterschätzt werden. Achte darauf, dass du Pressemitteilungen über bestehende Kontakte, Cold-E-Mails und über spezielle Portale, die von Journalist*innen für die Suche nach Leads genutzt werden, an die Medien weitergibst. Letztere machen Pressemitteilungen nach Branche und Kategorie durchsuchbar. Selbst wenn Journalist*innen keine eigenen Artikel über deine Veranstaltung schreiben, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie sie in ihre Übersicht "Wichtige Veranstaltungen in der Branche XYZ" aufnimmt.

Die Berichterstattung in den Medien führt nicht nur zu mehr Bekanntheit und direkten Anmeldungen, sondern ihre Links beeinflussen auch deine Suchmaschinenoptimierung, was wiederum zu vielen weiteren indirekten Anmeldungen führen kann. Formelle Pressemitteilungen und Berichterstattung verleihen dir außerdem Legitimität, die dir bei der Akquise von Sponsoren und Influencer*innen helfen kann.

Die Welt im Jahr 2022 kann nie genug Inhalte bekommen. Es gibt immer Autor*innen, Blogger*innen und Fachjournalist*innen, die auf der Suche nach der nächsten heißen Story sind. Als Marketer ist es deine Aufgabe, eine Pressemitteilung zu verfassen, die so unwiderstehlich ist, dass die Journalist*innen gar nicht anders können, als über dein Event zu schreiben. Und so geht das:

• Füge die wichtigsten Details und einen Link zu deiner Veranstaltung in den ersten Absatz hinzu. Journalist*innen sind fast genauso überlastet wie Event-Marketer. Je einfacher du es ihnen machst, die wichtigsten Details schnell zu finden, desto eher werden sie über die Veranstaltung berichten.

• Wenn du Pressemitteilungen per E-Mail verschickst, füge eine persönliche Einleitung für jede*n Journalist*in und jede Veröffentlichung hinzu.

• Es ist 2022 und nicht 2002; füge die Pressemitteilung immer in den Text der E-Mail ein, nicht als Anhang.

• Lass die Journalist*innen nicht nach ihren eigenen Veranstaltungsmedien suchen, sondern füge Videos, Bilder und Logos bei, die sie herunterladen können.

• Verkaufe die Vorteile und die Bedeutung deines Events so, dass es wie eine "große Sache" wirkt, ohne dabei zu sehr auf den Verkauf zu setzen. Nenne dem Journalist*innen einige wichtige Zahlen und Argumente sowie ein oder zwei Zitate der Geschäftsführung.

• Versetze dich in den Kopf der Journalist*innen und überlege dir einen Aufhänger, auf den sie ihre Inhalte stützen könnten. Ist deine Veranstaltung die erste ihrer Art? Ist sie etwas Besonderes? Wird es prominente Gäste oder besondere Auftritte geben? Was macht deine Veranstaltung interessanter als die meisten anderen?

• Bleib nicht bei einer Meldung stehen. Gib immer wieder neue Pressemitteilungen heraus, wenn es etwas Neues gibt. Gib in jeder der fünf Phasen, die in der Einleitung erwähnt wurden, mindestens eine Pressemitteilung heraus.

B2B-Event-Marketing-Strategien im Vergleich zu B2C-Event-Marketing-Strategien

B2B- und B2C-Strategien, die in der Vergangenheit unterschiedlich waren, sind sich heute ähnlicher denn je. Die Ratschläge für die eine Seite sind jetzt weitgehend auch auf die andere anwendbar. Das liegt daran, dass sich die Menschen dagegen wehren, wie Maschinen behandelt zu werden, weil heutzutage jeder es vorzieht, als individueller Mensch angesprochen zu werden.

Natürlich sollte es ein paar Unterschiede im Ton geben. B2B-Event-Marketing-Materialien sollten greifbare Geschäftsvorteile präsentieren. B2C-Event-Marketing sollte sich stärker auf den persönlichen Nutzen und das Vergnügen konzentrieren.

Event-Marketing-Strategien für verschiedene Veranstaltungsformate

Für eine detaillierte Aufschlüsselung der sich verändernden Trends und Techniken, die für verschiedene Eventformate empfohlen werden, empfehlen wir den kostenlosen State of Event Management Report 2022 herunterzuladen. Im Folgenden haben wir einige wichtige Erkenntnisse für Event-Marketing-Strategien zusammengefasst:

Vor-Ort Event-Marketing

Die überwiegende Mehrheit der Veranstaltungsprofis plant, in nächster Zeit eine Live-Veranstaltung zu organisieren, und betrachtet sie als wichtigen Bestandteil ihrer Marketing-Strategie.

Der große Auftritt mit einem spektakulären Headliner wird heute als weniger wertvoll angesehen als die Vermittlung eines Gemeinschaftsgefühls und eines geschäftlichen Mehrwerts für die Teilnehmenden. Außerdem lässt sich diese "größer ist nicht immer besser"-Mentalität auch auf die Veranstaltungen selbst übertragen - "Mikro-Events" können kostengünstig, leichter zu vermarkten und genauso wirkungsvoll sein wie eine breit angelegte Veranstaltung.

Virtuelles Event-Marketing

Nach mehreren Jahren der digitalen Dominanz während der Pandemie gibt es ein Gefühl der "Zoom-Fatigue" und Frustration über das virtuelle Veranstaltungsformat. Die Menschen sehnen sich nach konkreteren Kontakten. Natürlich gibt es nach wie vor eine Vielzahl von Vorteilen bei virtuelle Veranstaltungen. Doch sowohl Eventmanager als auch Marketer müssen innovativ sein, um ein wirkungsvolles Event auf die Beine zu stellen, das die Gäste zufrieden und beeindruckt zurücklässt.

Hybrides Event-Marketing

Es gibt Dutzende, wenn nicht Hunderte von Artikeln, in denen die Vorzüge des hybriden Veranstaltungsformats als "das Beste aus beiden Welten" angepriesen werden. In Wirklichkeit ist es völlig unrealistisch, zwei hervorragende Veranstaltungen zum Preis von einer zu erwarten. Um die Kunden zufrieden zu stellen, müssen die Event-Marketer daher die schwierige Gratwanderung bewältigen, ihre Veranstaltung anzupreisen und gleichzeitig die Erwartungen zu steuern. Verwende unterschiedliche Ticketpreise für jeden Gästetyp, mache das Format zu einem Teil der Attraktion, erstelle für jede Veranstaltung eine eigene Webseite und schaffe für jede Veranstaltung einzigartige Inhalte.

Abschließende Gedanken

Das Event-Marketing-Handbuch aus der Zeit vor der Pandemie ist zwar nicht völlig überholt, bedarf aber einer umfassenden Aktualisierung. Die Verfeinerung Ihrer Event-Marketing-Strategie im Jahr 2022 erfordert eine Rückkehr zum Reißbrett und eine echte Auseinandersetzung mit den neuesten Trends und Technologien. Wenn Sie diese neuen Möglichkeiten verstehen und sich darauf einstellen, werden die Teilnehmenden in Scharen zu dir strömen - ob virtuell oder vor-Ort.

Wir wünschen viel Erfolg!