Green Events

Stellen Sie sich vor, Sie sind bei einem Event und die Mülleimer quellen über vor lauter Plastikbechern, unnötigerweise ausgedruckten Papieren, Programmheften, Tickets und Essensresten – was assoziieren Sie mit dem Unternehmen, das hinter diesem Event steht? Wahrscheinlich Verschwendung und Maßlosigkeit – und beides zeugt nicht nur von schlechter Planung, sondern auch von Verantwortungslosigkeit im Umgang mit unseren Ressourcen. Wenn Sie im Arbeitsalltag Wert auf Nachhaltigkeit legen und sich das Thema als Wert auf die Fahnen geschrieben haben, sollten Sie das auch auf Ihre Eventplanung anwenden: Mit Green Events. Als Green Events bezeichnet man Veranstaltungen, die sich durch eine nachhaltige Planung, Organisation und Umsetzung auszeichnen. Dazu zählen beispielsweise eine komplett virtuelle Organisation der Veranstaltung oder das Minimieren der Reisekosten. Aber auch nicht virtuelle Events lassen sich grüner gestalten: mit “Green Food” - einem nachhaltigen Caterer und vielleicht einem veganen Menü, biologisch abbaubare Alternativen zu Plastikgeschirr und To-Go Bechern oder einem ganz papierlosem Event ohne Broschüren und Druckerzeugnisse.

Im Jahr 2020 lässt es sich nicht mehr leugnen: Nachhaltigkeit ist ein Thema, das uns alle etwas angeht. Es wird von Konsumenten und Geschäftspartnern gleichermaßen erwartet, hierbei als Unternehmen einen Beitrag zu leisten. Zum Beispiel mit der Planung und Umsetzung von nachhaltigen Green Events.

Klar: Ein Event zu organisieren ist sowieso schon mit viel Aufwand verbunden. Die Vorstellung, in diesem Prozess auch noch strukturelle Veränderungen für ein Green Event vorzunehmen, ist möglicherweise nicht unbedingt verlockend, aber: Es lohnt sich. Die Umstellung auf Green Events ist weder ein Trend oder eine temporäre PR-Maßnahme, sondern eine Bewegung, die sich Schritt für Schritt entwickelt. Trotzdem sollten Sie natürlich nicht vergessen Ihr Green Event nach außen zu kommunizieren.

Es geht nicht darum, von Anfang an perfekt zu sein, sondern zu zeigen, dass man sich als Unternehmen mit dem Thema Nachhaltigkeit auseinandersetzt – und das wird jeder Ihrer Gäste auf Ihrem Green Event zu schätzen wissen. Allerdings bedeutet nachhaltigeres Handeln gar nicht immer automatisch mehr Arbeit oder mehr Kosten – es gibt im Gegenteil sogar Möglichkeiten, die Ihnen durch smarte Lösungen Arbeit für ein Green Event abnehmen. Wir verraten Ihnen fünf Tricks, die gar nicht viel Aufwand benötigen, Ihr Event in Null Komma nix ein bisschen mehr zum Green Event machen und so ganz schnell für ein besseres Gefühl sorgen – bei Ihnen und bei Ihren Gästen.

Ob ein Event wirklich eine Green Event ist, lässt sich ganz einfach überprüfen. Sie können ihr Green Event zertifizieren lassen, etwa bei Green Globe, EMAS (Eco Management and Audit Scheme) oder der ISO Norm 20121. In Deutschland gibt es außerdem den Nachhaltigkeitskodex fairpflichtet - eine freiwillige Selbstverpflichtung für die Event- und Veranstaltungsbranche. Der Kodex beinhaltet Richtlinien für Green Events, Teilnehmende sind angehalten, über Einhaltung und Verstöße zu berichten.

Klar, manche Events müssen einfach in Persona stattfinden. Gar nicht so selten wäre allerdings ein virtuelles Event viel sinnvoller – auch virtuelle Events können Green Events sein. Auch niedrigere Kosten, weil keine Location, kein Catering und keine Anfahrt und Unterbringung notwendig sind, höhere Teilnehmerzahlen dank eines geringeren Teilnahme-Aufwands und die Möglichkeit für ganz neue Content-Konzepte und der Einbindung innovativer Tools stehen ebenfalls ganz oben auf der Vorteile-Liste. In der letzten Zeit sind virtuelle Events auch durch das verminderte Infektionsrisiko und gesetzliche Auflagen für manchen Veranstalter die einzig mögliche Wahl. Wie Sweap Ihnen bei Ihren vitrtuellen Events helfen kann, erfahren Sie hier.

Der effektivstevollste Schritt auf dem Weg zu mehr Nachhaltigkeit in der Eventplanung ist die Digitalisierung des Gästemanagements Ihres Events. Mittlerweile gibt es einen Haufen Möglichkeiten von elektronischen Einladungen über eine unkomplizierte Online-Registrierung bis hin zu einem papierfreien Check-In, die nicht nur Ihren Drucker entlasten, sondern auch wirtschaftliche und prozessoptimierende Vorteile haben.

Fragen Sie sich, bevor Sie etwas ausdrucken, ob das wirklich notwendig ist oder es nicht eine bessere, smartere papierfreie Alternative für Ihr Green Event gibt. Statt z.B. wie bisher alle Namensschilder vor dem Event zu drucken, können diese mit Sweap for Events innerhalb von Sekunden on-demand direkt am Check-in der Veranstaltung gedruckt werden – und zwar nur die, die auch wirklich gebraucht werden.

Das Betrifft natürlich auch alle Arten von Broschüren, Bannern, Folien, Aufkleber, Flugblätter, Formulare - aber auch die gastronomische Versorgung Ihres Events. Inzwischen gibt es hervorragende biologisch abbaubare Alternativen zu herkömmlichen Papierservietten und Papptellern, die Sie dem Weg eines Green Events näher bringen.

Bringen Sie das Event zu Ihren Gästen statt andersherum. 80% Ihrer Gäste leben in Berlin? Warum dann alle nach Frankfurt holen? Machen Sie die Lage Ihrer Event Location regional und innerstädtisch zu einem der Hauptkriterien bei der Suche und bringen Sie Ihre Gäste dazu, Auto & Co. stehen zu lassen. Eine kleine Maßnahme, die je nach Teilnehmeranzahl einen nicht zu unterschätzenden Effekt haben kann und Ihr Event mehr zum Green Event macht.

Wenn es gar nicht anders geht, versuchen Sie darauf zu achten, dass die Location Ihrer Veranstaltung gut mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreichbar ist, bieten Sie Ihren Gästen die Kostenübernahme eines Zugtickets an oder organisieren Sie Fahrgemeinschaften. So bringen Sie die Gäste Ihres Green Events nicht nur ganz nebenbei dazu, nachhaltiger zu handeln, sondern ersparen ihnen auch weite Anreisen und innerstädtische Autofahrten, auf die – vor allem in der Rushhour – wirklich jeder gern verzichtet.

Erkundigen Sie sich bei Catering-Firmen für Ihr Green Event nach der Herkunft der von ihnen verwendeten Produkte. Green Catering versucht auf Massentierhaltung und Flugmangos zu verzichten. Achten Sie stattdessen auf hochwertige regionale und saisonale Lebensmittel. Vor allem bei den tierischen Produkten sollten Sie auf eine artgerechte Tierhaltung bestehen – oder Sie probieren je nach Anlass vielleicht sogar mal ein vegetarisches oder veganes Catering für Ihr Green Event aus. Ihre Gäste werden es Ihnen danken – und die Umwelt auch.

Wenn Sie nach nachhaltigen Partnern in Ihrer Stadt suchen, ist das lokale Convention Büro. Hier gibt es eine schöne Entdeckungstour durch das nachhaltige “Green Berlin”.

Klar, manchmal kommt ein Event einfach nicht ohne Plastik-Namensschilder und Druckerzeugnisse aus. Zeigen Sie Ihren Gästen, dass Sie das Thema Nachhaltigkeit für Ihr Event trotzdem im Kopf haben und laden Sie sie dazu ein, daran zu partizipieren. Beispielsweise indem Sie eine Möglichkeit zur Mülltrennung schaffen oder darum bitten, Namensschilder und unbenötigte Unterlagen am Ende der Veranstaltung zurückzugeben. Das sorgt bei Ihren Gästen für ein gutes Gefühl und macht sofort deutlich, dass das Thema Nachhaltigkeit auf der Agenda für Ihr Green Event steht.

Goodiebags sind oft voller Kram, den kein Mensch braucht. Statt des 300. Schlüsselanhänger, Stressballs oder mit Logo bedruckten Kugelschreibers überlegen Sie sich lieber etwas, das wirklich einen Mehrwert für Ihre Event-Teilnehmer hat. Hier gibt es jede Menge Möglichkeiten: wirklich praktisches Tech-Zubehör, ein thematisch passendes Zeitschriftenabo, ein hochwertiges Notizbuch oder Kleidung wie Hoodies oder Socken. Achten Sie auf nachhaltige Herstellung - bei einem Green Event kann auch der Goodiebag Sinn stiften. Wie wäre es dann mit einer nachfüllbaren Wasserflasche, einem Coffee-to-go-Becher, Blumensamen oder einer Spende im Namen des Event-Teilnehmers für ein gemeinnütziges Projekt? Denken Sie auch hier smart und überzeugen Sie mit kreativen Ideen – so bleiben Sie und Ihr Green Event nämlich viel eher in Erinnerung als mit einem Beutel voller billiger Werbegeschenke.

Indem Sie Ihre Veranstaltung Schritt für Schritt zum Green Event machen, tun Sie nicht nur etwas Gutes für die Umwelt, sondern auch für die inhaltliche Positionierung Ihres Unternehmens. Ganz zu schweigen von den wirtschaftlichen Vorteilen, die durch die Umstellung auf ein digitales Gästemanagement für Ihr Event entstehen. Nicht nur, dass dadurch einige Schritte wie der Versand von Remindern und News oder die Organisation von Zu- und Absagen, die bisher jede Menge Zeit und Geld gekostet haben, automatisiert werden können: Die Digitalisierung hat mittlerweile fast alle Bereiche unseres Lebens eingenommen, was dazu führt, dass Kunden digitale Lösungen erwarten, die ihnen den Alltag erleichtern. Warum zum Briefkasten laufen, um die Anmeldung für die Registrierung eines Events einzuwerfen, wenn es online viel schneller und unkomplizierter geht?

Ein anderer großer Vorteil ist die Auswertung des Events im Nachhinein, die analog ein riesiger Personal-, Zeit- und Papieraufwand war und plötzlich ganz easy wird, wenn alle Daten übersichtlich im Dashboard des Gästemanagementtools verfügbar sind und mit ein paar Klicks samt Auswertung vorliegen. Und ganz besonders profitieren natürlich virtuelle Veranstaltungen von den neuen Möglichkeiten, die durch die Digitalisierung entstanden sind.

Sie sehen schon: Die Umstellung auf ein Green Event muss kein wirtschaftlicher Nachteil sein, sondern bietet das Potenzial, alte Prozesse à la "Das haben wir aber schon immer so gemacht" zu hinterfragen und smarte, kreative Lösungen zu finden, von denen alle profitieren – Unternehmen, Gäste und Umwelt.