Top 10 Tools für die Eventplanung 2022

Von der Zielsetzung über die Budgetierung und Koordination bis hin zur Durchführung sind viele Aktivitäten im Vorfeld einer Veranstaltung erforderlich. Leider stellen diese Aktivitäten Eventprofis auf der ganzen Welt vor Herausforderungen. Als ergebnisorientierter Profi willst du jedoch nicht, dass diese Herausforderungen den Erfolg deiner Veranstaltung behindern. 

Für Veranstaltungsplaner*innen ist es oft schwierig, ihre Arbeit zu erledigen, wenn sie nicht die richtigen Planungsinstrumente einsetzen. Egal, ob du eine große oder kleine Veranstaltung planst, es kann schwierig sein, alle Elemente zu verwalten. Eines der wichtigsten Merkmale einer erfolgreichen Veranstaltung ist die Verwendung eines guten Planungswerkzeugs.

Was sind Tools zur Eventplanung ?

Zu den Tools für die Veranstaltungsplanung gehören Projektmanagement-Tools, Kommunikations-Tools, Eventmanagement-Tools und Apps. Bei diesen Tools handelt es sich in der Regel auch um Online-Software oder -Plattformen, die zur Unterstützung der Veranstaltungsplanung entwickelt wurden. Eventplanungstools helfen dir, eine fantastische Offline- oder Online-Veranstaltung zu planen und zu verwalten.

10 besten Tools für die Eventplanung

Wenn du eine Veranstaltung planst, musst du einige Schritte unternehmen. Tools für die Veranstaltungsplanung helfen dir, diese Schritte ohne Zeitverlust zu erledigen.

Wir haben diesen umfassenden Leitfaden mit einer Schritt-für-Schritt-Liste der zehn besten Software-Tools erstellt, damit du deine Veranstaltungen erfolgreich planen kannst.   Wir möchten dir unsere 10 besten Tools für die Veranstaltungsplanung vorstellen, die sich an den 10 Phasen des Planungsprozesses orientieren: 

1. Event-Konzept-Erstellung 

Der erste Schritt bei der Planung einer Veranstaltung ist die Festlegung deiner Ziele und Vorstellungen. Viele Veranstaltungsplaner*innen stürzen sich gleich in die Planung, ohne diesen wichtigen Schritt zu bedenken. Wenn du Ziele für eine Veranstaltung festlegst, wird die Planung und Durchführung einfach.

Tool 1 für die Eventplanung: Miro 

Miro ist ein Online-Collaboration-Whiteboard-Tool für kleine und mittlere Unternehmen. Seine Werkzeuge ermöglichen es Menschen, sich überall auf der Welt zu treffen und gemeinsam zu arbeiten. Du kannst Miro in der Tat für Online-Brainstorming, Design Thinking und Strukturierung nutzen. Du kannst es auch für die Konzepterstellung, teamübergreifende Ideensammlungen, Strategie, Planung usw. nutzen. 

Das Tool verfügt über ein digitales Whiteboard, das die Recherche, das Brainstorming, die Strukturierung und die Diskussion in entfernten Teams ermöglicht. Du kannst die Tafeln nicht nur teilen und teamübergreifend Ideen sammeln, sondern auch als PDF, JPG, Google Docs und andere Formate exportieren. 

Auf der anderen Seite ist dieses vielseitige Tool nicht das günstigste, vor allem für große Arbeitsteams, da es pro Nutzer*in und nicht pro Gruppe abgerechnet wird. In der kostenlosen Version sind außerdem nur drei Boards pro Nutzer*in erlaubt und bestimmte Premiumfunktionen wie Abstimmungen sind nicht verfügbar. 

Miro ist für die Entwicklung von Veranstaltungskonzepten/Ideen und die Festlegung von Zielen von entscheidender Bedeutung, da es kreative Sitzungen wie Recherche, Prototyping, Brainstorming, Skizzieren und mehr ermöglicht. Und das Beste daran ist, dass Miro in unsere Event-Efficiency-Platform integriert ist.

Vorteile 

• Bessere Zusammenarbeit 

• Standardisierte und zentralisierte Kommunikation 

• Sicherheit für Unternehmen 

Nachteile 

• Bildschirmfreigabe hat einige Bugs 

2. Definiere deine Zielgruppe mit Tools zur Veranstaltungsplanung 

Deine Zielgruppe sind Verbraucherinnen und Verbraucher, die deine Produkte und Dienstleistungen nachfragen. Sie sind eine bestimmte Gruppe von Menschen, die deine Werbekampagnen sehen sollten. Weitere Faktoren, die die Zielgruppe bestimmen können, sind Einkommen, Alter, Standort, Geschlecht, Interessen usw.

Tool 2 für die Eventplanung: HubSpot CRM 

HubSpot ist eine CRM-Plattform, mit der du die Interaktionen und Leads von Kunden oder potenziellen Kundinnen verfolgen kannst. Damit kannst du Kontakte organisieren, Listen erstellen und deine Zielgruppe und deren Interessen verstehen. 

HubSpot hilft dir, deine Interaktionen mit Kunden und potenziellen Kundinnen zu verwalten, indem du verschiedene Produktfunktionen wie Marketing-, Service- und Operations-Hubs nutzt. 

HubSpot CRM hat einen der umfangreichsten kostenlosen Pläne auf dem Markt. Die kostenlose Option übertrifft sogar einige kostenpflichtige CRMs auf dem Markt. Andererseits sind die kostenpflichtigen Pläne teuer, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Budgets. HubSpot CRM kann dir dabei helfen, deine Zielgruppe genau zu definieren und zu verstehen, um dauerhafte Beziehungen zu ihr aufzubauen und ihre Loyalität zu verbessern. 

Vorteile 

• Kostenlos verwendbar

• Es verfügt über Funktionen für das soziale Management 

• Website-Integration

• Kommunikation verfolgen 

Nachteile 

• Schwer zu ändernde Vorlagen 

• Eingeschränkte Berichterstattung 

3. Erstelle aussagekräftige Gästelisten mit Tools zur Veranstaltungsplanung 

Das Erstellen einer Gästeliste für eine Veranstaltung kann eine mühsame Aufgabe sein. Du musst die Anzahl der Personen schätzen, die an deiner Veranstaltung teilnehmen werden. Zu wissen, wen du einladen willst, und diese Gästeliste durchzusetzen, ist sehr wichtig. Die Verwaltung deiner Gästeliste ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Veranstaltung. 

Tool 3 für die Eventplanung: Sweap Gästeliste

Vergiss die manuellen Tabellenkalkulationen und werde digital mit unserer Sweap Guestlist Management Software. Das Tool ermöglicht es dir, deine Gästelisten zu importieren und an einem Ort zu erfassen und zu speichern. Es ist eine flexible, leistungsstarke und dennoch einfache Plattform, die sich automatisch mit deinen CRM-Tools synchronisiert, Echtzeit-Analysen bietet und leicht zugänglich ist. 

Du kannst die Einladungen zu und die Teilnahme an Veranstaltungen online verwalten. Die Software hält deine Daten auf dem neuesten Stand, bringt Ordnung und kümmert sich um Duplikate und erspart dir zeitaufwändige Dateneingaben. 

Das Sweap Guestlist Management Tool ist einfach zu bedienen, liefert aktuelle Informationen (du kannst sie jederzeit und von überall aus aktualisieren) und bietet verwertbare Erkenntnisse aus deinen Daten. Erspare dir die mühsame Erstellung manueller Tabellenkalkulationen und nutze dieses Tool, um aussagekräftige Gästelisten zu erstellen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage deiner gesammelten Daten zu treffen. 

Vorteile 

• Modern und einfach zu bedienen 

• Nahtlose Zusammenarbeit 

Nachteile

• Keine 
   

4. Visuelles und Kreatives für das Event schaffen 

Grafikdesign ist ein unverzichtbarer Teil der Veranstaltungsplanung. Du brauchst starke Bilder, um die Aufmerksamkeit der Leute zu erregen und deine Anmeldungen zu erhöhen. Veranstaltungsplaner*innen möchten vielleicht ein Konzept erstellen, das die Teilnehmer*innen begeistert. Visuelle Darstellungen interessieren das Publikum, fesseln es und sorgen dafür, dass es lernt. Eine solide visuelle Botschaft kann deine Veranstaltung in der Tat bemerkenswert machen. 

Tool 4 für die Eventplanung: Canva 

Canva ist ein kostenloses Online-Grafikdesign-Tool zum Erstellen von Postern, Infografiken, Social-Media-Posts und jeder anderen Art von Grafik, die du brauchst. Es bietet außerdem verschiedene vorgefertigte Layouts, Filter, Bilder und Schriftarten, die du für die Erstellung professioneller Grafiken für deine Veranstaltung benötigst. Zu den Funktionen gehören Textanimationen, Größenänderung von Videos, Übergänge, Bildbeschneidung usw. 

Und das Interessanteste daran ist, dass Canva kostenlos ist. Es kann jedoch sein, dass du nicht die gewünschte Einzigartigkeit erreichst, da die meisten Bilder und Vorlagen ein wenig generisch wirken, was wahrscheinlich an den Millionen von Nutzer*innen liegt. Für einzigartige und aussagekräftige visuelle Botschaften kannst du Adobe in Betracht ziehen, das sehr anpassungsfähig ist, aber möglicherweise mehr Zeit zum Lernen benötigt. 

Vorteile 

• Benutzerfreundlichkeit 

• Kostenlose Designplattform 

Nachteile 

• Keine Quelldatei und lokale Dateispeicherung 

5. Vermarktung des Events

Deine Veranstaltungswerbung sollte so viele Menschen wie möglich ansprechen, aber auch die richtigen Leute zur richtigen Zeit und mit relevanten Informationen, um die Beteiligung zu erhöhen. Auch wenn du dein Markenevent planst, solltest du Multitasking betreiben und es gut organisieren. Du musst nicht nur alles in Ordnung bringen, sondern auch dafür sorgen, dass deine Gäste zufrieden sind. Beachte auch, dass eine effektive Kommunikation unerlässlich ist, und dafür brauchst du ein Eventplanungs-Tool.

Tool 5 für die Eventplanung: Sweap E-Mail-Kommunikationstool 

Das E-Mail-Kommunikationstool von Sweap kann in dieser Phase sehr nützlich sein, um die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe zu wecken und durch automatisierte und personalisierte E-Mail-Kampagnen Anmeldungen zu fördern. 

Ganz zu schweigen von der Vielfalt an schönen Designs und Integrationen, die es bietet. Spare Zeit, indem du automatisch personalisierte E-Mail-Nachrichten erstellst, um dein Eventmarketing zu verbessern. Die Planung und Terminierung von E-Mails zur Vermarktung einer Veranstaltung war noch nie so einfach wie mit dem E-Mail-Kommunikationstool von Sweap

Mit diesem Tool kannst du deine Veranstaltungen gut organisieren und die Gäste durch den Marketingtrichter leiten. Die Software verfügt über hervorragende Funktionen. So kannst du eine effektive Kommunikation über alle Kanäle hinweg sicherstellen. Dazu gehören Einblicke und Berichte, ein fortschrittlicher E-Mail- und Website-Builder, eine virtuelle Veranstaltungsplattform und die Segmentierung des Veranstaltungspublikums.

Advantages 

• Es hilft dir, jede Nachricht zu personalisieren 

• Attraktive E-Mail-Designs 

Nachteile 

• Keine 

6. Das Event veranstalten 

Die meisten Eventmanager/innen sagen, dass dies eine der schwierigsten Phasen der Eventplanung ist. Doch mit der richtigen Software ist die Durchführung von Veranstaltungen, egal ob persönlich oder online, überhaupt nicht entmutigend. Jeder fiebert diesem Moment entgegen. Das folgende Tool kann dir helfen, eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung auszurichten.

Tool 6 für die Eventplanung: Sweap Virtual Event Platform/ Sweap Vor-Ort Funktion

Begeistere deine Gäste mit der virtuellen Event-Plattform von Sweap. Sie ist eines der besten Tools, die in einer einzigen Plattform vereint sind. Die Software ist ideal für jede Veranstaltungsgröße, -art und -format. Du hast außerdem die Möglichkeit, aus verschiedenen integrierten Widgets zu wählen. Dazu gehören Live-Streaming, Videoanrufe und Breakout-Sessions, Umfragen, Chats, virtuelles Networking oder die Zusammenarbeit an digitalen Whiteboards.

Sweaps umfassende Virtual Event Platform verfügt über viele Funktionen und Möglichkeiten, um die Veranstaltung für alle Teilnehmer zu optimieren und ihnen das beste Erlebnis zu bieten.

Wenn es sich um eine persönliche Veranstaltung handelt, bietet Sweap außerdem Funktionen für den reibungslosen Check-in der Gäste vor Ort, damit diese einen unvergesslichen ersten Eindruck gewinnen. Außerdem kannst du die Veranstaltung ganz einfach verwalten, weißt sofort, wer tatsächlich vor Ort ist, und kannst wertvolle Daten über die Veranstaltung sammeln und speichern. Deine Teilnehmer erhalten einen nahtlosen Check-in und können das Programm sofort genießen. Das Tool verfügt über QR-Codes und Geldbörsen, damit der Empfang deiner Gäste bequem und stressfrei wird. Außerdem ist alles automatisiert und papierlos.
 
Vorteile 

• 100% DSGVO-Sicher

• Endlose Integrationen 

• Einfach zu verwaltende Gasteinträge 

• Mobil, flexibel und schnell 

Nachteile 

• Keine 

7. Teilnehmende bei der Veranstaltung engagen 

In der Tat ist das Engagement bei Veranstaltungen entscheidend für den Erfolg des Programms. Eine Sache ist, dass die Technologie dieses Engagement normalerweise erleichtert. Allerdings musst du eine Technologie wählen, die das Engagement fördert und das Erlebnis deiner Gäste verbessert, anstatt sie abzulenken.

Tool 7 für die Eventplanung: Slido

Slido ist eine benutzerfreundliche Umfrage- und Q&A-Plattform. Sie bietet alles, was du brauchst, um dein Publikum einzubinden, seine Aufmerksamkeit zu gewinnen und ihm das Gefühl zu geben, dass es mit dir verbunden ist. Mit Slido kannst du deine Veranstaltungen nutzen, indem du eine Verbindung zwischen dem Publikum und den Rednern herstellst. Zu den Funktionen gehören Datenschutz für Veranstaltungen, Feedback-Umfragen, Fragenmoderation usw.

Mit diesem Tool kannst du die Teilnehmer/innen einbinden, ihre Beiträge aufzeichnen und dafür sorgen, dass sich alle Anwesenden verbunden fühlen. Obwohl es das Engagement steigert, haben die anonymen Fragen oft für Aufregung gesorgt, da sie manchmal kontrovers sind. Slido kann vollständig in unsere Event-Effizienz-Plattform integriert werden, um das Engagement der Teilnehmer*innen zu erhöhen und eine bessere Wirkung zu erzielen.

Vorteile  

• Einfache Einrichtung 

• Sicher und geschützt 

• Einfacher Zugang für Teilnehmer*innen durch QR-Code 

• Dieses Tool ist derzeit kostenlos 
  

Nachteile 

• Keine 

8. Eventplanungstools für Live-Streaming für eine virtuelle und hybride Veranstaltung 

Setze das Potenzial deiner virtuellen und hybriden Veranstaltungen durch Live-Streaming frei. Du kannst dein persönliches Erlebnis auch online erweitern. Ein virtueller Veranstaltungsort ermöglicht es deinen Teilnehmenden, an der gesamten Veranstaltung teilzunehmen, egal ob sie persönlich anwesend sind oder nicht.

Tool 8 für die Eventplanung: Ecamm Live 

Ecamm Live ist ein großartiges und intuitives Tool für Live-Streaming und Videoproduktion. Du kannst damit ein professionelles, einfaches und anpassbares Video erstellen. Außerdem kannst du Interviewgäste einladen, Videoclips einspielen, deinen Bildschirm teilen usw. 

Du findest hier ein unverzichtbares Tool für die Veranstaltungsplanung, mit dem du nahtlos Livestreams direkt von deinem Mac aus senden kannst. Ecamm Live ist eine vorbildliche und intuitive Streaming-Plattform, die individuell anpassbar ist und 4k-Streaming ermöglicht, was ein großer Vorteil ist. Außerdem gibt es einen kostenlosen Testplan.

Auf der anderen Seite ermöglicht Ecamm zwar einige Integrationen von Drittanbietern, lässt aber einige andere Integrationen, wie z.B. Vimeo, nicht zu. Ecamm Live ist trotzdem eine gute Option für erfolgreiches Live-Streaming von Veranstaltungen.

Vorteile 

• Hilft, vorproduzierte Videos und professionelle Live-Streams schnell und einfach zu erstellen 

• Ermöglicht das Hinzufügen von Titeln, Logos und Grafiken 

• Tolle Dokumentation 

Nachteile 

• Live-Streaming-Fähigkeiten erforderlich 

9. Eventplanungstools für virtuelles Networking bei virtuellen Events 

Ob offline oder online, Networking mit Menschen kann nervenaufreibend und aufregend zugleich sein. Virtuelle Networking-Events sind eine hervorragende Möglichkeit, dein berufliches oder persönliches Netzwerk zu erweitern. 

Tool 9 für die Eventplanung: Wonder 

Mit Wonder kannst du virtuelle Events veranstalten, die Menschen dazu motivieren, zusammenzukommen. Außerdem bekommst du einen virtuellen Raum, der für natürliche, lustige und spontane Unterhaltungen sorgt. Zu den Funktionen gehören Textchats, Übertragungen, Eisbrecher usw. Nutze Wonder und verabschiede dich von der Videogesprächsmüdigkeit.  

Das Tool schafft automatisch einen virtuellen Raum, in dem die Gäste zusammenkommen, um auf natürliche und anregende Weise zu interagieren, wie das Unternehmen selbst sagt. Wonder verbessert nicht nur die Zusammenarbeit und das Engagement, sondern ist derzeit auch kostenlos und vollständig in unsere Event Efficiency Platform integriert.

Vorteile 

• Erweiterte Online-Vernetzung 

• Ermöglicht Networking, Gruppenzusammenarbeit und Chats zwischendurch 

• Dieses Tool ist derzeit kostenlos

• Wonder funktioniert jetzt auch auf Tablets

Nachteile 

• Keine 

10. Eventplanungstools zum bilden einer Community

Ein gutes Tool hilft dir, deine Community aufzubauen und deinen Umsatz zu steigern. Mit Tools zum Aufbau von Communities kannst du dein Netzwerk fördern und dein Publikum erreichen.

Tool 10 für die Eventplanung: Tribe 

Den Abschluss unserer Liste der 10 besten Tools für die Veranstaltungsplanung bildet Tribe, eine Community-Plattform, mit der Unternehmen eine Community oder eine treue Basis von Kunden/Followern rund um ihre Veranstaltung, Dienstleistung oder ihr Produkt aufbauen können. Eine integrierte Community-Plattform, die es dir ermöglicht, eine Community rund um deine Veranstaltung, dein Produkt oder deine Dienstleistung aufzubauen. Du kannst deine bestehende Website mit Tribe verbinden und damit eine integrierte oder eigenständige Community aufbauen. 

Tribe ist ein hochgradig anpassungsfähiges Tool, das du brauchst, um mit deiner Fangemeinde in Kontakt zu treten, Feedback zu sammeln und sie über dein Unternehmen und Neuigkeiten in der Branche auf dem Laufenden zu halten. 

Die Nutzer*innen können auch Videos drehen, Artikel schreiben, Bilder posten und deiner Community Fragen stellen. Zu den Funktionen gehören Zeitreihenanalyse, Software-Themen und -Layout, Zuordnung von Domainnamen usw. 

Doch trotz der zahlreichen Integrationen argumentieren einige, dass sich die Anpassungsmöglichkeiten hauptsächlich auf Farbe und Design beschränken. Nichtsdestotrotz kann Tribe dabei helfen, deine Veranstaltung bekannt zu machen und mehr Anmeldungen zu erhalten.

Vorteile 

• Individuell anpassbar 

• API, Apps, und widgets 

Nachteile 

• Schwierig auf dem Handy zu benutzen 

Welche Tools zur Eventplanung sind die richtigen für dich?

Das bedeutet, dass du Sweap für die Vermarktung und das Hosting deiner virtuellen und persönlichen Veranstaltungen, Miro, HubSpot CRM, Gästelistenmanagement-Software, Canva oder Adobe, Slido, Ecamm Live, Wonder und schließlich Tribe brauchst.

Nutze diese zehn Tools für die Veranstaltungsplanung, um deine Eventplanung zu verbessern. In einem digitalen Zeitalter, in dem fast jeder irgendwie digital vernetzt ist, wäre es eher eine Ausrede als ein Grund, keine erfolgreichen, digital gestützten Veranstaltungen zu organisieren. Schau auf jeden Fall in unserem Blog vorbei, um weitere Einblicke und die neuesten Entwicklungen in der Branche zu erhalten.

Wenn du Fragen hast, zögere nicht, unser Sales Team zu kontaktieren.