Top 10 Tools für die Event-Planung 2024

Von der Zielsetzung über die Budgetierung und Koordination bis hin zur Durchführung sind viele Aktivitäten im Vorfeld einer Veranstaltung erforderlich. Leider stellen diese Aktivitäten Event-Planner*innen auf der ganzen Welt vor Herausforderungen. Als ergebnisorientierter Event-Profi willst du jedoch nicht, dass diese Herausforderungen den Erfolg deiner Veranstaltung behindern. 

Für Event-Manager*innen ist es oft schwierig, ihre Arbeit zu erledigen, wenn sie nicht die richtigen Planungsinstrumente einsetzen. Egal, ob du eine große oder kleine Veranstaltung planst, es kann schwierig sein, alle Elemente zu verwalten. Eines der wichtigsten Merkmale eines erfolgreichen Events ist die Verwendung von effektiven Tools zur Planung deines Events.

Was sind Tools zur Event-Planung ?

Zu den Tools für die Event-Planung gehören Projektmanagement-Tools, Kommunikations-Tools, Event-Management-Tools und Apps. Bei diesen Tools handelt es sich in der Regel auch um Online-Software oder -Plattformen, die zur Unterstützung der Event-Planung entwickelt wurden. Event-Planungs-Tools helfen dir, eine fantastische Offline- oder Online-Veranstaltung zu planen und zu verwalten.

Die 10 besten Tools für die Event-Planung

Wenn du eine Veranstaltung planst, musst du einige Schritte unternehmen. Tools für die Veranstaltungsplanung helfen dir, diese Schritte ohne Zeitverlust zu erledigen.

Wir haben diesen umfassenden Leitfaden mit einer Schritt-für-Schritt-Liste der zehn besten Software-Tools erstellt, damit du deine Veranstaltungen erfolgreich planen kannst.

Wir möchten dir unsere 10 besten Tools für die Veranstaltungsplanung vorstellen, die sich an den 10 Phasen des Planungsprozesses orientieren: 

1. Event-Konzept-Erstellung 

Der erste Schritt bei der Planung einer Veranstaltung ist die Festlegung deiner Ziele und Vorstellungen. Viele Event-Manager*innen stürzen sich gleich in die Vorbereitung, ohne diesen wichtigen Schritt zu bedenken. Wenn du Ziele für eine Veranstaltung festlegst, wird die Planung und Durchführung einfach.

Tool 1 für die Event-Planung: Miro 

Miro ist ein Online-Collaboration-Whiteboard-Tool für kleine und mittlere Unternehmen und ermöglicht es Menschen, sich überall auf der Welt zu treffen und gemeinsam an Projekten zu arbeiten. Du kannst Miro in der Tat für Online-Brainstorming, Design Thinking und Strukturierung nutzen. Du kannst es auch für die Konzepterstellung, teamübergreifende Ideensammlungen, Strategie, Planung usw. nutzen. 

Das Tool verfügt über ein digitales Whiteboard, das die Recherche, das Brainstorming, die Strukturierung und die Diskussion in entfernten Teams ermöglicht. Du kannst die Tafeln nicht nur teilen und teamübergreifend Ideen sammeln, sondern auch als PDF, JPG, Google Docs und andere Formate exportieren. 

Auf der anderen Seite ist dieses vielseitige Tool nicht das günstigste, vor allem für große Arbeitsteams, da es pro Nutzer*in und nicht pro Gruppe abgerechnet wird. In der kostenlosen Version sind außerdem nur drei Boards pro Nutzer*in erlaubt und bestimmte Premiumfunktionen wie Abstimmungen sind nicht verfügbar. 

Miro ist für die Entwicklung von Event-Konzepten und Ideen und die Festlegung von Zielen von entscheidender Bedeutung, da es kreative Sitzungen wie Recherche, Prototyping, Brainstorming, Skizzieren und mehr ermöglicht.

Vorteile von Miro zur Event-Planung

• Bessere Zusammenarbeit 

• Standardisierte und zentralisierte Kommunikation 

• Sicherheit für Unternehmen 

Nachteile von Miro zur Event-Planung

• Bildschirmfreigabe hat einige Bugs 

Integration mit Sweap:

Miro ist perfekt für teamübergreifende Zusammenarbeit bei Webinaren und virtuellen Veranstaltungen. Deswegen haben wir Miro in unsere Virtual Event Platform integriert.

2. Definiere deine Zielgruppe

Deine Zielgruppe sind Menschen, die deine Produkte und Dienstleistungen nachfragen. Sie sind eine bestimmte Gruppe von Menschen, die deine Werbekampagnen sehen sollten. Weitere Faktoren, die die Zielgruppe bestimmen können, sind Einkommen, Alter, Standort, Geschlecht, Interessen usw.

Tool 2 für die Event-Planung: HubSpot CRM 

HubSpot ist eine CRM-Plattform, mit der du die Interaktionen und Leads oder potenziellen Kund*innen verfolgen kannst. Damit kannst du Kontakte organisieren, Listen erstellen und deine Zielgruppe und deren Interessen verstehen. 

HubSpot hilft dir, deine Interaktionen mit (potenitiellen) Kund*innen zu verwalten, indem du verschiedene Produktfunktionen wie Marketing-, Service- und Operations-Hubs nutzt. 

HubSpot CRM hat einen der umfangreichsten kostenlosen Pläne auf dem Markt. Die kostenlose Option übertrifft sogar einige kostenpflichtige CRMs auf dem Markt. Andererseits sind die kostenpflichtigen Pläne teuer, vor allem für kleine und mittlere Unternehmen mit begrenzten Budgets.

HubSpot CRM kann dir dabei helfen, deine Zielgruppe genau zu definieren und zu verstehen, um dauerhafte Beziehungen zu ihr aufzubauen und ihre Loyalität zu verbessern. 

Außerdem hast du die Möglichkeit in Hubspot Gästelisten für dein Event zu erstellen.

Vorteile von Hubspot zur Event-Planung 

• Kostenlos verwendbar

• Es verfügt über Funktionen für das soziale Management 

• Website-Integration

• Kommunikation verfolgen 

Nachteile von Hubspot zur Event-Planung

• Schwer zu ändernde Vorlagen 

• Eingeschränktes Reporting

Integration mit Sweap:

Du kannst Sweap mit relevanten Teilnehmendendaten aus deinem CRM befüllen und diese, nach dem Event automatisiert und mit weiteren Datenpunkten angereichert an Hubspot zurücksenden. So bleiben deine Kontaktprofile in Hubspot stets aktuell und angereichert mit wertvollen Einsichten aus jedem deiner Events.

Mehr über die Sweap Integration mit Hubspot erfahren.

3. Erstelle konvertierende Gästelisten

Das Gästemanagement für eine Veranstaltung kann eine mühsame Aufgabe sein. Du musst dir richtige Zielgruppe definieren und verstehen, wie viele Teilnehmenden an deiner Veranstaltung teilnehmen werden. Zu wissen, wen du einladen willst, und diese Gästeliste zu argumentieren, ist essentiell. Die Verwaltung deiner Gästeliste ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche Veranstaltung. 

Tool 3 für die Event-Planung: Sweap Gästeliste

Vergiss manuelle Arbeit in Excel Datein und setze auf Automatisierung mit dem Gästelisten-Management von Sweap. Diese Funktion ermöglicht es dir, deine Gästelisten zu importieren und an einem Ort zu erfassen und zu speichern. Es ist eine flexible, leistungsstarke und dennoch einfache Plattform, die sich automatisch mit deinen CRM-Tools synchronisiert, Echtzeit-Analysen bietet und leicht zugänglich ist. 

Du kannst Einladungen online verwalten und hast immer im Blick, wer sich für deine Veranstaltung angemeldet hat. Die Software hält deine Daten auf dem neuesten Stand, sorgt für Ordnung, kümmert sich um Duplikate und erspart dir zeitaufwändige Dateneingaben. 

Das Sweap Gästelisten-Management ist einfach zu bedienen, liefert aktuelle Informationen (du kannst sie jederzeit und von überall aus aktualisieren) und bietet verwertbare Erkenntnisse aus deinen Daten. Erspare dir die mühsame manuelle Aufgaben durch Automatisierung und nutze dieses Tool, um erfolgreich Gästelisten zu erstellen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage deiner gesammelten Daten zu treffen. 

Vorteile von Sweap zur Event-Planung

• Modern und einfach zu bedienen 

• 100% DSGVO-konform

• Rechtemanagement ermöglicht standortübergreifende Zusammenarbeit 

• Kostenlos bis zu 250 Registrierungen

Nachteile von Sweap zur Event-Planung

• Keine bekannt

4. Visuelles und Kreatives für das Event schaffen 

Grafikdesign ist ein unverzichtbarer Teil der Event-Planung. Du brauchst starke Bilder, um die Aufmerksamkeit der Leute zu erregen und deine Anmeldungen zu erhöhen. Event-Planer*innen möchten vielleicht ein Konzept erstellen, das die Teilnehmenden begeistert. Visuelle Darstellungen interessieren das Publikum, fesseln es und sorgen dafür, dass es besser lerntund eine tiefere emotionale Bindung zu deinem Produkt aufbaut.

Tool 4 für die Event-planung: Canva 

Canva ist ein kostenloses Online-Grafikdesign-Tool zum Erstellen von Postern, Infografiken, Social-Media-Posts und jeder anderen Art von Grafik, die du brauchst. Es bietet außerdem verschiedene vorgefertigte Layouts, Filter, Bilder und Schriftarten, die du für die Erstellung professioneller Grafiken für deine Veranstaltung benötigst. Zu den Funktionen gehören Textanimationen, Größenänderung von Videos, Übergänge, Bildbeschneidung usw. 

Und das Interessanteste daran ist, dass Canva kostenlos ist. Es kann jedoch sein, dass du nicht die gewünschte Einzigartigkeit erreichst, da die meisten Bilder und Vorlagen ein wenig generisch wirken, was wahrscheinlich an den Millionen von Nutzer*innen liegt. Für einzigartige und aussagekräftige visuelle Botschaften kannst du Adobe in Betracht ziehen, das sehr anpassungsfähig ist, aber möglicherweise mehr Zeit zum Lernen benötigt. 

Vorteile von Canva zur Event-Planung

• Benutzerfreundlichkeit 

• Kostenlose Designplattform 

Nachteile von Canva zur Event-Planung

• Keine Quelldatei und lokale Dateispeicherung 

5. Vermarktung deines Events

Dein Event-Marketing sollte so viele Menschen wie möglich ansprechen, aber auch die richtigen Leute zur richtigen Zeit und mit relevanten Informationen, um die Beteiligung zu erhöhen. Auch wenn du dein Markenevent planst, solltest du Multitasking betreiben und es gut organisieren. Ob es sich um eine Konferenz, eine Messe, einen Workshop oder ein Webinar handelt, eine gut organisierte Veranstaltung wirkt Wunder für den Ruf einer Marke.

Veranstaltungen erhöhen das Markenbewusstsein und die Glaubwürdigkeit und stärken gleichzeitig die Bindungen zwischen Kund*innen und Partner*innen. Deswegen ist eine effektive Event-Marketing-Strategie unerlässlich. Das richtige Tool zur Umsetzung dieser Strategie kommt von Sweap:

Tool 5 für die Event-Planung: Event Marketing mit Sweap

Das Tool zur effektiven Event-Kommunikation von Sweap ist in dieser Phase sehr nützlich, um die Aufmerksamkeit deiner Zielgruppe zu wecken und durch automatisierte und personalisierte E-Mail-Kampagnen Anmeldungen zu fördern. 

Ganz zu schweigen von der Vielfalt an schönen Designs und Integrationen, die es bietet. Spare Zeit, indem du automatisch personalisierte E-Mails erstellst, um dein Event-Marketing zu verbessern. Die Planung und Terminierung von E-Mails zur Vermarktung einer Veranstaltung war noch nie so einfach wie mit dem E-Mail-Kommunikationstool von Sweap.

Event-Erfolg durch Künstliche Intelligenz: Verschaffe dir einen Wettbewerbsvorteil durch Künstliche Intelligenz in Sweap. Erstelle personalisierte, zielgruppenorientierte Texte für E-Mails und Webseiten, die mit nur einem Klick durch KI optimiert werden können.

Mit Sweap kannst du deine Veranstaltungen effektiv organisieren und die Gäste durch den Marketing-Funnel leiten. Die Software verfügt über hervorragende Funktionen für Event-Kommunikation über alle Kanäle hinweg. Dazu gehören Einblicke und Berichte, ein fortschrittlicher E-Mail- und Website-Builder und eine sehr funktionale E-Mail-Kampagnenfunktion.

Vorteile von Sweap zur Event-Planung

• Personalisierte und individualisierte Nachrichten

• Attraktive E-Mail-Designs & Vorlagen

• Hohe Zustellraten deiner Einladungen & E-Mails

• 100% DSGVO-konform

• Einfache Abmeldung für Teilnehmende

• Automatisierte E-Mail-Kampagnen

Nachteile von Sweap zur Event-Planung:

• Keine bekannt

6. Das Event rocken - vor-Ort, virtuell, hybrid

Der große Tag ist da: Die meisten Eventmanager*innen sagen, dass dier Tag der Grund ist, warum Event-Planung zu den stressigsten Jobs der Welt gehöhrt. Doch mit der richtigen Software ist die Durchführung von Veranstaltungen, egal ob vor-Ort, virtuell oder hybrid, überhaupt kein Stressfaktor. Sweap

Tool 6 für die vor-Ort Event-Planung:
Sweap Event-Management-Software

Wenn es sich um eine vor-Ort Veranstaltung handelt, bietet Sweap unktionen für den reibungslosen Check-in der Gäste vor Ort, damit diese einen guten ersten Eindruck gewinnen. Außerdem kannst du die Gäste vor-Ort verwalten, weißt sofort, wer tatsächlich vor Ort ist, und kannst wertvolle Daten über die Veranstaltung sammeln und speichern.

Deine Teilnehmenden erleben einen nahtlosen Check-in und können das Programm sofort genießen. Das Tool verfügt über QR-Codes, Badge-Druck und "Wallets", damit der Empfang deiner Gäste bequem und stressfrei wird. Außerdem ist alles automatisiert und papierlos.

Tool 6 für die virtuelle Event-Planung: Sweap's Virtual Event Platform
Begeistere deine Gäste mit der virtuellen Event-Plattform von Sweap. Erstelle deine virtuelle Event-Plattform, die deine Marke in den Vordergrund stellt - ohne Programmierkenntnisse.

Füge ganz einfach per Drag & Drop Module mit Logo, Referenten, Programm, Medien und Integrationen hinzu. Du hast außerdem die Möglichkeit, aus verschiedenen Integrationen zu wählen, die dein Event aufregenden und erfolgreicher machen. Dazu gehören Live-Streaming, Videoanrufe und Breakout-Sessions, Umfragen, Chats, virtuelles Networking oder die Zusammenarbeit an digitalen Whiteboards.

Sweaps umfassende Virtual Event Platform verfügt über viele Funktionen und Möglichkeiten, um die Veranstaltung für alle Teilnehmer zu optimieren und ihnen das beste Erlebnis zu bieten.

Vorteile von Sweap zur Event-Planung

• Events in unter 10 Minuten erstellen

• 100% DSGVO-konform

• Zahlreiche Integrationen 

• Einfach zu verwaltende Gasteinträge 

• Mobil, flexibel und schnell 

• Premium Support

Nachteile von Sweap zur Event-Planung:

• Keine bekannt

7. Teilnehmende bei der Veranstaltung aktivieren

In der Tat ist das Engagement bei Veranstaltungen entscheidend für den Erfolg des Programms. Eine Sache ist, dass die Technologie dieses Engagement normalerweise erleichtert. Allerdings musst du eine Technologie wählen, die das Engagement fördert und das Erlebnis deiner Gäste verbessert, anstatt sie abzulenken.

Tool 7 für die Event-Planung: Slido

Slido ist eine benutzerfreundliche Umfrage- und Q&A-Plattform. Sie bietet alles, was du brauchst, um dein Publikum einzubinden, seine Aufmerksamkeit zu gewinnen und ihm das Gefühl zu geben, dass es mit dir verbunden ist. Mit Slido kannst du deine Veranstaltungen nutzen, indem du eine Verbindung zwischen dem Publikum und den Rednern herstellst. Zu den Funktionen gehören Datenschutz für Veranstaltungen, Feedback-Umfragen, Fragenmoderation usw.

Mit diesem Tool kannst du die Teilnehmer/innen einbinden, ihre Beiträge aufzeichnen und dafür sorgen, dass sich alle Anwesenden verbunden fühlen. Obwohl es das Engagement steigert, haben die anonymen Fragen oft für Aufregung gesorgt, da sie manchmal kontrovers sind. Slido kann vollständig in unsere Event-Effizienz-Plattform integriert werden, um das Engagement der Teilnehmer*innen zu erhöhen und eine bessere Wirkung zu erzielen.

Vorteile von Slido zur Event-Planung

• Einfache Einrichtung 

• Sicher und geschützt 

• Einfacher Zugang für Teilnehmer*innen durch QR-Code 

• Dieses Tool ist derzeit kostenlos 

Nachteile von Slido zur Event-Planung

• Keine bekannt

Integration mit Sweap:

Slido ist nativ in die Virtuelle Event Platform von Sweap integriert.
Mehr erfahren.

8. Live-Streaming für eine virtuelle hybride Veranstaltungen

Setze das Potenzial deiner virtuellen und hybriden Veranstaltungen durch Live-Streaming frei. Du kannst dein persönliches Erlebnis auch online erweitern. Ein virtueller Veranstaltungsort ermöglicht es deinen Teilnehmenden, an der gesamten Veranstaltung teilzunehmen, egal ob sie persönlich anwesend sind oder nicht.

Tool 8 für die Event-Planung: Ecamm Live 

Ecamm Live ist ein großartiges und intuitives Tool für Live-Streaming und Videoproduktion. Du kannst damit ein professionelles, einfaches und anpassbares Video erstellen. Außerdem kannst du Interviewgäste einladen, Videoclips einspielen, deinen Bildschirm teilen usw. 

Du findest hier ein unverzichtbares Tool für die Veranstaltungsplanung, mit dem du nahtlos Livestreams direkt von deinem Mac aus senden kannst. Ecamm Live ist eine vorbildliche und intuitive Streaming-Plattform, die individuell anpassbar ist und 4k-Streaming ermöglicht, was ein großer Vorteil ist. Außerdem gibt es einen kostenlosen Testplan.

Auf der anderen Seite ermöglicht Ecamm zwar einige Integrationen von Drittanbietern, lässt aber einige andere Integrationen, wie z.B. Vimeo, nicht zu. Ecamm Live ist trotzdem eine gute Option für erfolgreiches Live-Streaming von Veranstaltungen.

Vorteile von Ecamm zur Event-Planung

• Hilft, vorproduzierte Videos und professionelle Live-Streams schnell und einfach zu erstellen 

• Ermöglicht das Hinzufügen von Titeln, Logos und Grafiken 

• Tolle Dokumentation und Tutorials

Nachteile von Ecamm zur Event-Planung

• Viele Vorkenntnisse erforderlich

9. Datentransfer bei der Event-Planung 

Im dynamischen Bereich der Event-Planung spielt der Datenfluss eine entscheidende Rolle bei der Verbesserung deiner Event-Management-Aktiviäten. Tools wie Zapfer erlauben eine nahtlose Verbindungen, die Aufgaben rationalisieren und die Zusammenarbeit innerhalb deines Event-Teams fördern. Diese Synergie optimiert die Effizienz und Reaktionsfähigkeit während des gesamten Planungsprozesses.

Tool 9 für die Event-Planung: Zapier

Mit Zapier kannst du deine Event-Management-Software mit über 5.000 anderen Webdiensten verbinden. Automatisierte Verbindungen, sogenannte Zaps, die in wenigen Minuten und ohne Programmieraufwand eingerichtet werden, können deine täglichen Aufgaben automatisieren und Workflows zwischen Apps erstellen, die sonst nicht möglich wären.

Ein Beispiel dafür, wie du über Zapier einen Workflow in Hubspot auslöst

Mit einer Zapier-Integration können Event-Planer*innen:

• die Verwaltung der Gästeliste automatisieren, indem Gästedaten aus anderen Apps mit Sweap und/oder zurück synchronisiert werden

• Veranstaltungspläne mit Kalender-Apps wie Google Calendar oder Outlook synchronisieren

• automatische Veranstaltungserinnerungen an Teilnehmende mit Messaging-Apps wie Twilio, Slack oder WhatsApp versenden

• personalisierte Umfragen mit Tools wie Jotform, SurveyMonkey oder Typeform erstellen und an die Teilnehmenden senden

• und vieles mehr!

Vorteile von Zapier zur Event-Planung 

• Erstmal kostenlos verwendbar

• Fast alle Tools in deinem Tech-Stack können verbunden werden

• Keine Datensilos mehr

• Ist in viele Software integriert

• Viele Templates zur Verfügung

Nachteile von Zapier zur Event-Planung

• Ein Verständnis für Daten ist vorausgesetzt

• Im Moment nur auf Englisch verfügbar

Integration mit Sweap:

Mit Zapier kannst du Sweap mit über 5.000 anderen Webdiensten verbinden.

Mehr über die Sweap Integration mit Zapier erfahren.

10. Tools zum Community-Building

Ein gutes Tool hilft dir, deine Community aufzubauen und deinen Umsatz zu steigern. Mit Tools zum Aufbau von Communities kannst du dein Netzwerk fördern und dein Publikum erreichen.

Tool 10 für die Eventplanung: Tribe

Den Abschluss unserer Liste der 10 besten Tools für die Veranstaltungsplanung bildet Tribe, eine Community-Plattform, mit der Unternehmen eine Community oder eine treue Basis von Kunden/Followern rund um ihre Veranstaltung, Dienstleistung oder ihr Produkt aufbauen können. Eine integrierte Community-Plattform, die es dir ermöglicht, eine Community rund um deine Veranstaltung, dein Produkt oder deine Dienstleistung aufzubauen. Du kannst deine bestehende Website mit Tribe verbinden und damit eine integrierte oder eigenständige Community aufbauen. 

Tribe ist ein hochgradig anpassungsfähiges Tool, das du brauchst, um mit deiner Fangemeinde in Kontakt zu treten, Feedback zu sammeln und sie über dein Unternehmen und Neuigkeiten in der Branche auf dem Laufenden zu halten. 

Die Nutzer*innen können auch Videos drehen, Artikel schreiben, Bilder posten und deiner Community Fragen stellen. Zu den Funktionen gehören Zeitreihenanalyse, Software-Themen und -Layout, Zuordnung von Domainnamen usw. 

Doch trotz der zahlreichen Integrationen argumentieren einige, dass sich die Anpassungsmöglichkeiten hauptsächlich auf Farbe und Design beschränken. Nichtsdestotrotz kann Tribe dabei helfen, deine Veranstaltung bekannt zu machen und mehr Anmeldungen zu erhalten.Vorteile von Tribe zur Event-Planung

Vorteile von Tribe zur Event-Planung

• Individuell anpassbar 

• API, Apps, und widgets

Nachteile von Tribe zur Event-Planung

• Schwierig auf dem Handy zu benutzen 

Welche Tools zur Event-Planung sind die richtigen für dich?

Zusammengefasst: Du kannst Sweap für die Vermarktung und das Veranstalten deiner virtuellen und vor-Ort Veranstaltungen verwenden. Miro, HubSpot CRM, Canva oder Adobe, Slido, Ecamm Live und Tribe sind wertvolle Tool, die dir helfen, den Prozess so effektiv wie möglich zu gestalten. Mit Zapier kannst du z.B. Sweap mit 5.000 weiteren Tools verbinden.

Nutze diese Kombination, um deine Event-Planung zu verbessern. In einem digitalen Zeitalter, in dem fast jeder irgendwie digital vernetzt ist, wäre es eher eine Ausrede als ein Grund, keine erfolgreichen, digital gestützten Veranstaltungen zu organisieren. Schau auf jeden Fall in unserem Blog vorbei, um weitere Einblicke und die neuesten Entwicklungen in der Branche zu erhalten.

Wenn du Fragen zu Sweap hast, zögere nicht, unser Sales Team zu kontaktieren.