Die Event Attendee Journey

Wie die alten Stoiker können wir uns auf das Schlimmste gefasst machen, um Schwächen vorherzusehen und uns anzupassen, damit wir unser Bestes geben können. Das ist der Hauptzweck der Karte für die Reise der Teilnehmenden einer Veranstaltung.

In diesem Artikel erklären wir den Nutzen und die Vorteile des Journey Mappings für Teilnehmende, stellen die wichtigsten Touchpoints dar und geben nützliche Tipps zur Kundensegmentierung. Außerdem bieten wir einen Link zu einer Vorlage für deine eigene Attendee Journey, die du kostenlos herunterladen kannst.

Was ist die Event Attendee Journey?

Die Erfahrungen der Teilnehmenden vor, während und nach einer Veranstaltung werden als "Event Attendive Journey" bezeichnet. Die detaillierte Erfassung der Teilnehmen-Reise ist ein wichtiger Schritt, um die Erfahrungen der Teilnehmenden und den Erfolg der Veranstaltungen zu verbessern.

Die Untersuchung und Darstellung jeder Phase der Attendee Journey ermöglicht es Veranstaltern, Manager*innen und Marketingfachleuten, die Leistung, Effizienz und Effektivität ihrer Veranstaltungen zu optimieren. Wenn du zum ersten Mal die Attendee Journey aufzeichnest, kannst du dir das Bild der Customer Journey einer B2C-Website zu Gemüte führen. Jeder Schritt, vom ersten Blick bis zum Verkauf, ist so konzipiert, dass der Kunde Klick für Klick zur Kasse geführt wird.

Dieser Schritt-für-Schritt-Ansatz ist auch wichtig, um die Customer Journey von Teilnehmenden bei Veranstaltungen effektiv zu gestalten. Sie sollten mit der allerersten Interaktion deiner Marke mit einem potenziellen Teilnehmenden beginnen und bis zu deiner allerletzten reichen.

Die Erstellung eines so detaillierten Plans mag wie zusätzliche Arbeit erscheinen, aber die gewonnenen Erkenntnisse sind die Mühe zweifellos wert.

Warum ist es wichtig, die Attendee Journey der Teilnehmenden zu verstehen?

Es gibt unzählige Vorteile, wenn du die Attendee Journey genau kennst. Ähnlich wie bei der Erstellung einer Customer Journey für UX-Designer*innen bringt auch das Mapping der Attendee Journey Vorteile, wenn sie in der strategischen Planungsphase eingesetzt wird. Hier sind einige Vorteile:

1) Schwächen vorhersehen

Die Attendee Journey Maps können als Instrument eingesetzt werden, um die Perspektive der Teilnehmenden zu erfassen, noch bevor die Veranstaltung öffentlich angekündigt wurde. Indem sie die einzelnen Berührungspunkte chronologisch abarbeiten, können Veranstaltungsorganisatoren Schwachstellen und potenzielle Hindernisse ausmachen, unter denen die Erfahrung der Teilnehmenden leidet. Dann können sie sie ändern, bevor sie zu einem Problem werden.

Vor der Veranstaltung könnte das zum Beispiel der Fall sein, wenn die Gäste verwirrt oder vernachlässigt sind, weil ihnen Informationen fehlen, oder wenn sie sich durch eine Flut von E-Mails frustriert und überfordert fühlen.

2) Glanz erzeugen

Der Wert einer umfassenden Event-Journey-Map liegt nicht nur darin, dass sie Schwachstellen aufdeckt, sondern auch Mittelmäßigkeiten und Schwachstellen.

Selbst die lehrreichste Veranstaltung braucht einen gewissen Spaßfaktor, um die Gäste bei der Stange zu halten. Es kann gut sein, dass du feststellst, dass dein Unterhaltungsangebot unausgewogen ist und dass ein Nachmittag deiner dreitägigen Veranstaltung etwas zu langweilig ist.

Ein umfassender Plan ermöglicht es dir, in jeden Teil deiner Veranstaltung ein wenig Spannung zu streuen. Finde heraus, wo es "langweilig" ist und sorge für mehr Spaß. Oder erkenne Bereiche, in denen es "zu viel Spaß" gibt, und tausche sie gegen ein wertsteigerndes Seminar aus.

Eine meisterhaft zusammengestellte Event-Reise kann einen großen Beitrag dazu leisten, dass deine Veranstaltung nicht nur "gut", sondern unvergesslich wird.

3) Der einfühlsame Ansatz

Das Verständnis der Attendee Journey bietet Einblicke in die Perspektive der Teilnehmenden einer Veranstaltung. Kürzlich haben wir einen ausführlichen Branchenbericht veröffentlicht, der auf einer Umfrage unter mehr als 500 Veranstaltungsfachleuten basiert. Eine der wichtigsten Erkenntnisse des Berichts über die Event-Community war die Notwendigkeit, mehr Einfühlungsvermögen für die Teilnehmenden zu entwickeln.

Als Veranstaltungsexperten müssen wir uns ständig in die Lage der Teilnehmenden versetzen. Wie hast du dich bei deinem letzten Besuch einer Veranstaltung gefühlt? Was hätte man verbessern können? Was hat dir den größten Nutzen gebracht? Was hat dich motiviert? Ging es deinen aufgeschlosseneren oder schüchternen Kolleg*innen anders? Was hätte ihnen geholfen?

Die Aufzeichnung der Attende Journey ist eine wertvolle Übung, um Empathie zu entwickeln. Es hilft, die Motivationen, Ziele, Sorgen, Zweifel, Ängste und Aufmerksamkeitsspannen der Teilnehmenden zu verstehen. Dies ist Teil eines größeren (längst überfälligen) Veranstaltungstrends, der betont, wie wichtig es ist, Teilnehmende als geschätzte Individuen und nicht als Statistiken zu behandeln.

4) Nachhaltigkeit

Die Erfassung der Attendee Journey ist zwar wichtig, um die Emotionen der Teilnehmenden zu verstehen, aber im Grunde ist sie ein Prozess der Datenerfassung, -analyse und -auswertung. Die Daten können genutzt werden, um Probleme im Voraus zu erkennen, aber sie können auch für zukünftige Veranstaltungen sehr wertvoll sein.

Nach jeder Veranstaltung sollte sich das Veranstaltungsteam treffen, um zu besprechen, was schief gelaufen ist, was gut gelaufen ist und wie man es beim nächsten Mal besser machen kann. Das Problem bei solchen Besprechungen ist oft, dass es ihnen an Konkretheit fehlt; Aussagen wie "Wir hatten nicht genug Anmeldungen" oder "Die Teilnehmenden waren von Tag 2 nicht begeistert" sind unzureichend. Die Attendee Journey Map sollte das zentrale Instrument für diese Auswertung sein. Sie ermöglicht es dir, die einzelnen Touchpoints zu identifizieren, die beim nächsten Mal optimiert werden müssen.

Die wichtigsten Etappen der Attendee Journey

Veranstaltungen sind sehr unterschiedlich, aber sie folgen in der Regel einer ähnlichen Struktur. Hier sind die wichtigsten Phasen einer Veranstaltung und die Fragen, die du dir bei der Planung jeder einzelnen Phase stellen solltest:

1. Recherche vor dem Kontakt

• Hast du ähnliche Veranstaltungen analysiert, die gut oder schlecht gelaufen sind?

• Hast du eine segmentierte Zielgruppenforschung durchgeführt?

• Weißt du, wonach deine Teilnehmenden wirklich suchen?

2.1 Kontakt zur Voranmeldung: Einladungen und organische Registrierungen

• Wie erfahren die Teilnehmenden von deiner Veranstaltung?

• Ist deine Kommunikation SEO-optimiert?

• Nimmst du effektiv Kontakt zu potenziellen Teilnehmenden aus deinen Mailinglisten und Nutzerdatenbanken auf?

• Sind deine Einladungen visuell ansprechend, präzise und genau?

• Sehen deine Einladungen sowohl auf dem Handy als auch auf dem PC gut aus?

• Sind deine Einladungen mit allen E-Mail-Systemen kompatibel und werden sie an Junk-Ordner gesendet?

• Stimmen deine Einladungen mit den Werten und Zielen deiner Teilnehmenden überein?

2.2 Kontakt für die Vorregistrierung: Erinnerungen

• Enthalten deine Erinnerungen alle notwendigen Informationen?

• Kommen deine Erinnerungen zum richtigen Zeitpunkt?

• Sind deine Erinnerungen zu aufdringlich oder zu sanftmütig?

• Sind deine Erinnerungen auf deine Zielgruppensegmentierung zugeschnitten?

• Verschickst du zu wenige oder zu viele Erinnerungen?

• Hast du den Ton deiner Erinnerungen für Registrierungen in letzter Minute angepasst?

• Wenn du eine Veranstaltungs-App hast, versendest du dann auch Erinnerungen über diese App?

3.1 Registrierung: Registrierung Registrierungsseite

• Ist deine Registrierungsseite übersichtlich und ansprechend?

• Müssen potenzielle Teilnehmende zu viele Informationen ausfüllen?

• Ist die Registrierungsseite mit allen Browsern und Plattformen kompatibel?

• Hast du deine Zeitzonen festgelegt?

• Trägt die Registrierungsseite mit Bildern, Tagesordnungen, Sponsoren und anderen Informationen zur Attraktivität der Veranstaltung bei?

3.2 Registrierung: Bestätigungs-E-Mail

• Wird die Bestätigungs-E-Mail sofort nach der Registrierung verschickt?

• Enthält sie eine nützliche Zusammenfassung der wichtigsten Informationen?

• Gibt es einen Link zum Eintragen in den Kalender?

• Ist die E-Mail so betitelt, dass sie später leicht zu finden ist?

• Hast du in Erwägung gezogen, die angemeldeten Teilnehmenden mit Überraschungsinhalten zu belohnen?

3.3 Registrierung: Kommunikation vor der Veranstaltung

• Wie einfach ist es, die Agenda und/oder die Veranstaltungs-App zu finden und herunterzuladen?

• Ist deine Kommunikation vor der Veranstaltung personalisiert?

• Hast du den Teilnehmenden die Möglichkeit gegeben, selbst über ihre Kommunikationspräferenzen zu entscheiden?

• Wiederholst du unnötigerweise Informationen?

• Gelingt es dir, die Teilnehmenden für die Veranstaltung zu begeistern?

• Fühlen sich die Teilnehmenden durch deine Kommunikation wertgeschätzt?

• Verschickst du wertvolle Inhalte?

4.1 Teilnahme: Eintritt in die Veranstaltung

• Wird die Registrierung vor Ort koordiniert oder gestaffelt, um Warteschlangen zu vermeiden?

• Wird für die wartenden Gäste ein Unterhaltungsprogramm organisiert?

• Wird es leicht zugängliches und funktionierendes WLAN geben?

• Wird es Ladestationen geben?

• Ist das Personal leicht zu erkennen und gut verteilt?

4.2 Teilnahme: Virtuelle Veranstaltungsorte

• Ist die Anmeldung zur Plattform einfach?

• Ist die Software für alle Plattformen und Betriebssysteme optimiert?

• Welche technischen Probleme könnten auf deiner Seite und/oder auf der Seite der Teilnehmenden auftauchen?

• Gibt es ansprechende oder unterhaltsame Inhalte für Lade- und Ausfallzeiten?

• Steht ein effektiver technischer Support zur Verfügung?

4.3 Teilnahme: Sessions und Content

• Wie werden die Teilnehmenden über Änderungen im Zeitplan informiert?

• Ist es einfach genug, von einer Session zur nächsten zu gelangen?

• Haben die Teilnehmenden genug Zeit, um zu essen?

• Gibt es genügend Sitzplätze?

4.4 Teilnahme: Engagement

• Werden sich die Teilnehmenden irgendwann gehetzt, gelangweilt oder müde fühlen?

• Werden interaktive, nicht-passive Inhalte über die gesamte Veranstaltung verteilt sein?

• Haben die Teilnehmenden die nötigen Werkzeuge, um sich einzubringen?

• Sind die geplanten Inhalte relevant und wertschöpfend?

4.5 Teilnahme: Netzwerken

• Werden die Teilnehmenden sowohl an größeren Sessions als auch an kleineren, geselligeren Sessions teilnehmen?

• Wirst du die Sitzplätze so verteilen, dass möglichst viele Kontakte geknüpft werden können?

• Wie hast du den schüchternen Teilnehmenden das Networking erleichtert?

• Wird es genügend Pausen geben?

4.6 Teilnahme: Abschluss

• Werden die abschließenden Reden von höchster Qualität sein?

• Wie wirst du die Teilnehmenden über die nächsten Schritte, herunterladbare Inhalte, zukünftige Veranstaltungen und Möglichkeiten zur Teilnahme an der Community informieren?

5.1 Nach der Veranstaltung: Dankeschön-E-Mail

• Hast du eine Dankes-E-Mail vorbereitet und bereit, sie innerhalb von 24 Stunden zu verschicken?

• Wie viele Folge-Inhalte wirst du bereitstellen?

• Wie persönlich wirst du deine Dankes-E-Mails gestalten?

5.2 Nach der Veranstaltung: Umfrage

• Wie umfangreich wird das Feedback der Teilnehmenden sein, das du einholst?

• Sind alle deine Fragen relevant?

• Wie schnell nach der Veranstaltung wirst du sie verschicken?

• Willst du die Teilnahme an der Umfrage mit Gewinnspielen, Werbegeschenken oder exklusiven Angeboten fördern?

5.3 Nach der Veranstaltung: On-Demand Content

• Sind deine Materialien von hoher Qualität?

• Wie wirst du die Teilnehmenden darüber informieren, dass die Präsentationen und andere Inhalte hochgeladen und verfügbar sind?

• Wirst du nach der Veranstaltung Wettbewerbe veranstalten und die Begeisterung aufrechterhalten?

• Wirst du Bilder und Videos der Veranstaltung mit den Teilnehmenden teilen? Hast du sie um ihre Erlaubnis gebeten, dies zu tun?

5.4: Nach der Veranstaltung: Einladung zur Community

• Verstehen die Teilnehmenden die Vorteile einer Mitgliedschaft in deiner Community?

• Hast du es ihnen einfach genug gemacht, um beizutreten?

Das Template zum Mapping der Attendee Journey

Wir haben ein Webinar zur "Frictionless Event Attendee Journey mit den Referenten Florian Kühne, CEO von Sweap, und Francesca Rodriguez, Moderatorin von The Events Cast, durchgeführt (wir halten, was wir predigen). Egal, ob du von der Veranstaltung hierher verlinkt wurdest oder nur zufällig auf Gold gestoßen bist, wir bieten dir ein kostenloses Template für die Attendee Journey, das dir hilft, die oben beschriebenen Phasen zu optimieren.

Die Bedeutung von Zielgruppenforschung, Segmentierung und Personalisierung

Das Geheimnis eines effektiven Attendee Journey Mappings liegt in der Zielgruppenforschung und -segmentierung. Dein Publikum wird wahrscheinlich sehr komplex sein. Um die Teilnehmenden wertzuschätzen und anzusprechen, musst du sie in kleinere Kategorien unterteilen und für jede detaillierte Datenprofile erstellen. Auf dieser Grundlage kannst du effektive, personalisierte Journeys für jede segmentierte Sub-Zielgruppe erstellen.

• Zu den Fragen, die du beantworten solltest, gehören:

• Haben die Teilnehmenden schon einmal eine deiner Veranstaltungen besucht?

• Welche Position oder Arbeit haben die Teilnehmenden?

• Sind sie VIPs?

• Sind sie mit deiner Marke vertraut?

• Sind sie bereits zu Kunden geworden?

• Werden sie sich aktiv an der Veranstaltung beteiligen wollen?

Du kannst dann personalisierte Mitteilungen für jede Untergruppe erstellen und sie so kontaktieren, dass sie am besten darauf reagieren. Ein guter Tipp ist es, den Teilnehmenden die Kontrolle über ihre eigene Veranstaltungskommunikation zu geben, indem du Kästchen für verschiedene Kommunikationsarten anbietest. Auf diese Weise kann dein Publikum sich selbst segmentieren.

Jeder Berührungspunkt nach der Zielgruppenforschung sollte auf diese maßgeschneiderte Journey abgestimmt sein. Einige Bereiche, die es zu personalisieren gilt, sind: der Registrierungsprozess, die Kommunikation, die Veranstaltung selbst, die Interaktion mit den Sponsoren und die Interaktion nach der Veranstaltung. Ein Beispiel für Letzteres: Stell dir vor, wie anders sich die Teilnehmenden fühlen, wenn sie eine E-Mail erhalten, in der es heißt: "Wir haben gesehen, dass du den Workshop ABC auf unserer Veranstaltung XYZ besucht hast...". Für einige wäre das ein beeindruckendes Maß an Wissen und Aufmerksamkeit. Für die anderen wäre es eine aufdringliche, ja sogar unheimliche Verletzung ihrer Privatsphäre.

9 Tipps für Vor Ort-Veranstaltungen

1. Beginne früh mit der Planung: Nimm dir viel Zeit für die Planung und Vorbereitung des Ereignisses. So kannst du fundierte Entscheidungen treffen und Stress in letzter Minute vermeiden.

2. Definiere dein Zielpublikum: Finde heraus, für wen deine Veranstaltung gedacht ist und was sie sich davon erhofft. So kannst du die Veranstaltung auf ihre Bedürfnisse und Interessen zuschneiden.

3. Setze klare Ziele: Legt fest, was ihr mit der Veranstaltung erreichen wollt und wie ihr den Erfolg messen wollt. Das hilft dir, während des gesamten Planungsprozesses konzentriert und auf Kurs zu bleiben.

4. Erstelle einen detaillierten Reiseplan: Plane jeden Aspekt der Veranstaltung, von Anfang bis Ende, einschließlich der Sessions, Pausen, Mahlzeiten und Networking-Möglichkeiten.

5. Plane die Logistik: Überlege dir, welche Transportmittel, Unterkünfte und anderen logistischen Anforderungen die Teilnehmenden erfüllen müssen, um an der Veranstaltung teilnehmen zu können.

6. Biete ansprechende Inhalte an: Plane Sessions und Präsentationen, die für die Teilnehmenden informativ und ansprechend sind. Ziehe interaktive Elemente in Erwägung, wie z.B. Sessions mit Fragen und Antworten, Umfragen und Diskussionen, um die Teilnehmenden bei der Stange zu halten.

7. Biete Möglichkeiten zum Networking: Biete den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich untereinander zu vernetzen, z.B. in den Pausen und nach Feierabend.

8. Nachbereitung nach der Veranstaltung: Bedanke dich bei den Teilnehmenden für ihr Kommen und bitte sie um Feedback zu ihren Erfahrungen. So kannst du zukünftige Veranstaltungen verbessern und die Loyalität der Teilnehmenden stärken.

9. Evaluiere die Veranstaltung: Nimm dir nach der Veranstaltung die Zeit, um zu überprüfen, was gut gelaufen ist und was verbessert werden könnte. Nutze diese Informationen, um Anpassungen vorzunehmen und für zukünftige Veranstaltungen zu planen.

Zusätzliche Tipps für virtuelle Veranstaltungen

1. Wähle die richtige Plattform: Wähle eine virtuelle Veranstaltungsplattform, die einfach zu bedienen ist und die Funktionen und Möglichkeiten bietet, die du brauchst.

2. Teste die Technik: Teste die Technik vor der Veranstaltung, um sicherzustellen, dass alles richtig funktioniert und die Teilnehmenden ohne Probleme eine Verbindung herstellen und teilnehmen können.

3. Stelle eine klare Tagesordnung auf: Plane jeden Aspekt der virtuellen Veranstaltung, einschließlich der Sessions, Pausen und Networking-Möglichkeiten. Achte darauf, die Anfangs- und Endzeiten für jede Aktivität anzugeben.

4. Gib klare Anweisungen: Gib den Teilnehmenden klare Anweisungen, wie sie auf die virtuelle Veranstaltung zugreifen können, einschließlich der Plattform, der Anmeldeinformationen und aller anderen notwendigen Details.

5. Interagiere mit den Teilnehmenden: Nutze die virtuelle Veranstaltungsplattform, um mit den Teilnehmenden in Kontakt zu treten, z. B. durch Live-Sessions mit Fragen und Antworten, Umfragen und Diskussionen. Ermutige die Teilnehmenden dazu, Fragen zu stellen und sich an der Veranstaltung zu beteiligen.

6. Biete Möglichkeiten zum Networking: Biete den Teilnehmenden die Möglichkeit, sich untereinander zu vernetzen, z.B. durch virtuelle Netzwerkpausen.

7. Biete technische Unterstützung an: Halte einen Plan bereit, um den Teilnehmenden technischen Support zu bieten, falls sie während der virtuellen Veranstaltung Probleme haben. Das kann eine spezielle E-Mail- oder Telefonnummer für den Support sein oder eine Live-Chat-Funktion auf der virtuellen Veranstaltungsplattform.

Fazit

Die besten Veranstaltungen basieren auf gut recherchierten, gut geplanten, relevanten und aussagekräftigen Karten für die Attendee Journey. Wenn du die von uns beschriebenen Schritte befolgst, kannst du Pannen vermeiden und das Mittelmaß in etwas Außergewöhnliches verwandeln.