5 Tipps für dein erstes virtuelles Event
What We Learned From the Event Engagement Session
Ein virtuelles Event zu veranstalten klingt auf dem Papier erstmal nicht wie die ganz große Herausforderung. Ein paar Webcams, die passende Event Plattform mit aktivierenden Features und spannende Speaker*innen, die die Teilnehmenden fesseln.
Spätestens, wenn die eigenen Entwickler*innen noch 24 Stunden vor Beginn das Blut in den Venen durch Kaffee ersetzten, die Marketing Abteilung aufgrund der unerwarteten Flut an Anmeldungen ins Schwitzen kommt und der Streaming-Partner ein halbes Filmstudio in der Büroküche aufbaut, ja, spätestens dann weiß man: Es wird spannend.
Als Event-Software Unternehmen mit eigener Plattform hatten wir für unsere Event Engagement Session, unserer ersten eigenen digitalen Veranstaltung, einen Vor- und Nachteil zugleich: volle Kontrolle über Inhalte, Features und Integrationen, aber auch volle Verantwortung für technische Herausforderungen. Die Erstaufführung würde herausfordernd werden. Dennoch war klar: Wir konnten es nicht erwarten unsere Virtual Event Platform mit der Welt zu teilen.
5 Tipps für dein erstes virtuelles Event
260 Teilnehmer*innen haben im Rahmen der Session Inhalte über Engagement bei den eigenen virtuellen Veranstaltungen gehört, Vorträgen gelauscht und interaktiv über unsere Tool-Integrationen auch aktiv an dem Event teilgenommen. Wir als Team haben hingegen viel über das Veranstalten gelernt. Diese Learnings wollen wir in den nächsten Zeilen in Form von 5 Tipps an Sie weitergeben.
Tipp 1 virtuelles Event: Weniger ist oft mehr
Wenn man aus dem „old normal“, der Welt der realen Veranstaltungen, kommt, ist man als Event Manager*in oft mit der Situation konfrontiert, dass immer mehr und mehr von einem verlangt wird. Größer soll das Event werden. Lauter und voller ist oft die Devise und das nicht zu Unrecht.
Bei virtuellen Veranstaltungen verhält es sich anders: Durch die limitierten Möglichkeiten macht es Sinn, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Gute Kameras und Mikrofone, ein optisch ansprechender Studioaufbau und gut gewählte Speaker*innen um die Teilnehmer*innen bei Laune zu halten. Extra Punkte gibt es noch für eine interaktive Event-Plattform, die zum Mitmachen einlädt.
Tipp 2 virtuelles Event: Die Teilnehmer*innen haben etwas zu sagen
Während reale Events oft die Möglichkeit bieten, mal mit seinem Sitznachbarn zu tuscheln oder in einer Fragerunde die Hand zu heben, geht das bei den virtuellen Veranstaltungen manchmal unter. Dadurch kann die Zeit vor dem Bildschirm für die Teilnehmer*innen manchmal auch recht langsam vergehen.
Unser Tipp: Verzichte nicht auf Tools für Umfragen sondern mach diese proaktiv zu einem Teil deines Events. Nutze die Vielfalt an Tools, die der Markt hergibt. Diese erlauben den Teilnehmer*innen ihre Meinung oder Idee mit den anderen Teilnehmer*innen zu teilen und somit indirekt auf den Inhalt der Veranstaltung einzugreifen.
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Tipp 3 virtuelles Event: „Out of the box” ist nicht unbedingt zielführend
Als Veranstalter*in sucht man sich seine Online Event Plattform natürlich ganz genau aus. Am besten sollte sie alle Funktionen, wie Umfragen, Live-Chat, Einzelsession uvm., direkt mit im Packet anbieten und somit alle Situation und Notwendigkeiten abdecken.
Spoiler alert: Diese perfekte Plattform gibt es nicht. Der Grund dafür liegt auf der Hand: Alle Funktionen selbst zu entwickeln ist für viele SaaS Unternehmen einfach nicht drinnen.
Die gute Nachricht: Wir haben einen „work-around“, der den Test schon bestanden hat! Die Sweap Virtual Event Platform funktioniert über Integrationen und gibt uns somit die Möglichkeit, Software von Drittherstellern zu integrieren. Somit wird jedes Event zu einem kleinen Baukasten, der genau auf die Bedürfnisse der Veranstalter*innen, der Veranstaltung oder im besten Falle: der Teilnehmer**innen ,zugeschnitten ist.
Tipp 4 virtuelles Event: Nimm die Speaker direkt mit auf die Reise
Veranstaltungen leben von guten Speaker*innen. Nur wer eine Meinung hat und diese gut vermitteln kann, kommt bei den Teilnehmern*innen an.
Damit Speaker*innen sich vollkommen frei entfalten können, brauchen sie vor allem eines: ein gutes Briefing. Was bei realen Events oft hinter den Kulissen einfacher geht, ist bei online-Events schon schwieriger. Plattformen verändern sich oft kurz vor der Veranstaltung, neue Tools kommen dazu und die Oberfläche sieht plötzlich anders aus.
Daher sollte man sich immer fragen: Sind meine Speaker*innen gerade auf dem neusten Stand? Sind alle Tools noch am selben Fleck und funktionieren Sie noch genauso wie beim Briefing? Es bietet sich an, kurz vor dem Event noch einmal alle Speaker*innen in einen Call zu bringen und alle übrigen Fragen in Ruhe durchzugehen.
Jetzt ist ein guter Moment, um noch einmal zu sagen: Liebe Speaker*innen, vielen Dank, ihr habt das toll gemacht.
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Tipp 5: Einfach mal Fragen!
Seit einiger Zeit beschäftigen wir uns bei Sweap mit unserem Storytelling. Ein Teil dieses Prozesses betrifft auch die Sprache, die wir verwenden, um mit unseren Kund*innen und Teilnehmer*innen zu kommunizieren. Du kennst es bestimmt selbst: Die Frage nach dem „Du“ oder „Sie“ kann schwierig zu beantworten sein.
Vor unserer Veranstaltung haben wir uns diese Frage erneut gestellt? Kann ein junges Software Unternehmen sein Publikum auch mal duzen? Wir waren uns nicht einig und haben beschlossen, die Frage direkt an unsere Teilnehmer*innen zu wenden. Das Ergebnis war dann, aufgrund der Eindeutigkeit, doch ein wenig überraschend. 98% der Teilnehmer*innen haben sich ein „Du“ gewünscht.
Einfach mal fragen kostet bekanntlich nichts und kann sehr interessante Ergebnisse bringen.
Fazit:
Online Events sind eine Herausforderung. Das potenzial für technische Fehler ist groß, die Teilnehmer*innen bei Laune zu halten nicht ganz so einfach und gerade aller Anfang ist schwer. Wie so vieles ist auch dieses Thema ein stetiger Lernprozess. Der Lohn für die Mühen sind Teilnehmerzahlen, Engagement und tolles Feedback.
Eines ist für uns ganz klar: wir haben noch lang nicht genug. Das war erst der Anfang und wir freuen uns auf zahlreiche weitere Sweap Sessions mit Ihnen. Vielen Dank an alle Teilnehmer*innen der Event Engagement Session.
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