Herzlichen Glückwunsch! Du hast den schwierigsten Teil hinter dich gebracht: das Ausrichten einer erfolgreichen Veranstaltung. Aber es ist noch nicht vorbei. Auch wenn die Planung einer Veranstaltung oft schwierig und zeitaufwändig ist, ist das, was du danach tust, am wichtigsten. Du kannst die Beziehungen zu den Teilnehmer*innen pflegen, indem du auf der Begeisterung für deine Veranstaltung aufbaust. Dies wiederum hilft dir, Leads in den Trichter zu bringen. Follow-up-E-Mails sind eine der effektivsten
Kommunikationsstrategien nach der Veranstaltung. Sie steigern das Engagement der Teilnehmer*innen und binden sie an deine Marke oder Institution. Wie kannst du deine Kommunikationstools für die Zeit nach der Veranstaltung verbessern, und welche Elemente solltest du in deinen E-Mails stets berücksichtigen? Hier ist ein kurzer Leitfaden für E-Mails zur Nachbereitung einer Veranstaltung.
Benachrichtigung über den Eingang von E-Mail Nachrichten auf dem Laptop-Bildschirm.
Was ist Post-Event Kommunikation?
Bei der Post-Event Kommunikation geht es darum, den Kontakt zu den Teilnehmer*innen aufrechtzuerhalten, wenn die Veranstaltung vorbei ist. Dies ist einer der am meisten vernachlässigten Teile der Veranstaltungsplanung, aber auch einer der wichtigsten. Stell es dir so vor: Du hast viel Zeit und sorgfältige Planung investiert, um die Teilnehmer*innen für deine Veranstaltung zu gewinnen. Wahrscheinlich hast du mehrere Einladungen verschickt, die Veranstaltung auf sozialen Kanälen beworben und E-Mails an Interessierte verschickt. Dies hat letztlich einen Hype um die Veranstaltung ausgelöst und die Teilnehmerzahl erhöht.
Wenn die Veranstaltung vorbei ist, gehen die meisten Teilnehmer*innen schnell wieder ihrer Wege, und die Vermarkter von Veranstaltungen beginnen mit der Arbeit an der nächsten Veranstaltung. Das ist der Punkt, an dem sie sich irren. Du hast die einmalige Gelegenheit, dauerhafte Verbindungen zu den Teilnehmer*innen herzustellen, um deine Marke effektiv zu pflegen. An dieser Stelle kommt die Kommunikation nach der Veranstaltung ins Spiel. Sie ermöglicht es dir, auf den Erfahrungen der Veranstaltung aufzubauen, indem du dich mit den Teilnehmern*innen erneut in Verbindung setzt.
Dies wiederum ermöglicht es dir, das Engagement des Publikums nicht nur für die vergangene Veranstaltung, sondern auch für zukünftige Veranstaltungen zu steigern.
Ein kurzer Überblick über Post-Event Follow-up E-Mails
Studien haben gezeigt, dass E-Mails einen Return on Investment von bis zu 4200% haben. Das ist höchst beeindruckend! Außerdem sind sie erschwinglich, vor allem mit der richtigen E-Mail-Marketingplattform, was sie zum besten Kommunikationsinstrument nach einer Veranstaltung macht.
Event-Follow-up E-Mails werden in der Regel verschickt, um:
Die wichtigsten Kennzahlen der Veranstaltung hervorzuheben
Feedback von den Teilnehmern einzuholen
Digitale Medien von der Veranstaltung, einschließlich Fotos und Videos bereitzustellen
Exklusive Angebote für zukünftige Veranstaltungen zu machen
Dein Hauptziel ist es, die Markentreue zu erhöhen, indem du starke positive Emotionen in Bezug auf die Veranstaltung hervorrufst, lange nachdem sie vorbei ist.
Was muss in Follow-up E-Mails nach einer Veranstaltung enthalten sein?
Bevor du mit dem Versenden der E-Mails beginnst, solltest du 3 Dinge tun:
Erstelle eine schöne E-Mail-Vorlage: Vorlagen sparen nicht nur Zeit, sondern geben dir auch Raum für persönliche Gestaltung. Sie ermöglichen es dir auch, deine Markenpersönlichkeit in die Nachricht einzubringen und sind äußerst effizient. Wenn die E-Mail hauptsächlich aus Text besteht, werden nur wenige Menschen mit ihr interagieren. Das Gleiche gilt für E-Mail-Vorlagen mit Fotos und ungeordneten Elementen. Achte genau auf die von dir verwendete Vorlage, denn sie bestimmt die Interaktionsrate deiner Post-Event-E-Mail. Es ist auch wichtig, dass du eine E-Mail-Vorlage wählst, die zum Handeln anregt.
Sammel die E-Mails der Teilnehmer*innen: Achte darauf, dass du die Nachfass-E-Mail nur an die Personen sendest, die an deiner Veranstaltung teilgenommen haben. Als Eventvermarkter hast du wahrscheinlich schon viele Veranstaltungen durchgeführt und verfügst über Tausende von E-Mail-Adressen. Bringe diese nicht durcheinander. Segmentiere deine E-Mails immer, um sicherzustellen, dass du sie an die richtigen Empfänger*innen sendest. Du kannst sie zum Beispiel nach dem Namen der Veranstaltung segmentieren.
Plane die E-Mails: Der Schlüssel zum Erfolg von Follow-up E-Mails liegt darin, sie zum richtigen Zeitpunkt zu versenden. Nutze die Informationen, die du über deine Teilnehmer*innen hast, um zu bestimmen, wann diese am ehesten mit deiner E-Mail interagieren werden. Bei virtuellen Veranstaltungen können Menschen aus verschiedenen Regionen teilnehmen, also stelle sicher, dass du die Teilnehmer nach ihrer Zeitzone segmentieren.
Die wichtigsten Elemente einer Post-Event-Follow-up E-Mail
Wenn du die Follow-up E-Mails versendest, sollten sie folgende Elemente enthalten:
Dankesschreiben: Die Teilnehmer*innen haben sich aus ihrem vollen Terminkalender Zeit genommen, um an deiner Veranstaltung teilzunehmen. Sieh das nicht als selbstverständlich an. Lasse sie wissen, wie sehr du ihre Teilnahme zu schätzen weißt und wie ihre Teilnahme zum Erfolg deiner Veranstaltung beigetragen hat. Dies sollte einfach, direkt und aufrichtig sein. Du wirst überrascht sein, wie sehr diese einfache Geste dazu beiträgt, dass sie auch in Zukunft teilnehmen.
Entschuldigung, dass wir Sie verpasst haben": Beschränke dich bei der Nachbereitung nicht auf die Teilnehmer*innen deiner Veranstaltung. Wende dich auch an diejenigen, die ihr Interesse bekundet haben, aber nicht gekommen sind. Lass sie wissen, dass sie nicht anwesend waren, und gib ihnen eine Zusammenfassung der Ereignisse. Du solltest ihnen auch relevante Informationen zukommen lassen, z. B. eine Post-Event-Seite. Wahrscheinlich haben sie einen triftigen Grund, warum sie nicht teilnehmen konnten, und diese Notiz wird sie mit deiner Marke in Verbindung halten und sicherstellen, dass sie an zukünftigen Veranstaltungen teilnehmen.
Umfrage nach der Veranstaltung: Gehe nicht davon aus, dass deine Veranstaltung ein Erfolg war. Hole ein aussagekräftiges Feedback von den Teilnehmer*innen ein, damit du die Wirksamkeit deiner Veranstaltung bewerten kannst. Außerdem kannst du so die Erwartungen der Teilnehmer*innen und ihre Bereitschaft zur Teilnahme an künftigen Veranstaltungen ermitteln. Halte die Umfragen kurz und vermeide komplizierte Fragen.
Relevanter Inhalt: Erstelle eine Zusammenfassung der Veranstaltung und hebe die wichtigsten Punkte hervor. Du solltest auch Medien und Links zu den erforderlichen Seiten einbeziehen. Zum Beispiel eine YouTube-Seite mit dem Video der Veranstaltung.
Vergiss nicht, eine Seite für die Zeit nach der Veranstaltung einzurichten, auf der die Teilnehmer*innen ihre Erfahrungen teilen können. Dies wird weiteres Interesse an zukünftigen Veranstaltungen wecken, die du ausrichten.
Fazit: Pflege virtuelle Event-Leads mit Post-Event-Kommunikation
Der Erfolg der Veranstaltungsplanung hängt in hohem Maße davon ab, dass du weißt, was funktioniert und was nicht. Die Kommunikation nach der Veranstaltung ist der beste Weg, um hilfreiches Feedback zu erhalten, dass du nutzen kannst, um zukünftige Veranstaltungen noch besser zu machen. An dieser Stelle kommen Follow-up E-Mails ins Spiel. Sie steigern das Engagement des Publikums noch lange nach der Veranstaltung und helfen dir, die Leads im Marketingtrichter zu pflegen.
Veranstaltungsdaten und -berichte sind die Grundlage erfolgreicher Veranstaltungen, und unsere virtuelle Veranstaltungsplattform ermöglicht es dir, deine Marketingbemühungen zu beschleunigen und zu erweitern. Sie vereinfacht das Gästemanagement und optimiert die Nachbereitung der Veranstaltung. Lass uns dir helfen, der Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein. Kontaktiere uns noch heute!
