Das eigene Festival organisieren

Deutschland ist ein Festival Land! Jährlich lassen sich über 4 Millionen Besucher zu diversen Festivals locken. Während das Bochum Total rund 600.000 Gästen ein kostenloses Erlebnis bietet, lassen sich 80.000 Musikbegeisterte für das Parookaville Festival 200 € für das Wochenende kosten.

Die Termine in den relativ kurzen Deutschen Sommermonaten überschlagen sich und die motivierten Festivalbesucher müssen sich zwischen zu vielen guten Angeboten entscheiden. Daher ist es besonders wichtig, dass Sie mit Ihrer Veranstaltung herausstechen und sich keine Fehler leisten. Unsere 10 Tipps helfen Ihnen dabei, das perfekte Festival zu organisieren.

Die ersten Schritte um Ihr Festival zu organisieren

Aller Anfang ist schwer. Die ersten Schritte der Festival Organisation besonders. Wenn Sie nicht schon eine ganz klare Vorstellung haben, was ihr Festival beinhalten soll, dann ist das die erste Aufgabe: Ihr Event Konzept. Was ist die Zielgruppe Ihrer Veranstaltung? Welche Inhalte wollen Sie den Besuchern bieten? Welche Größe soll Ihr Festival haben? Gibt es genug potentielle Besucher in Ihrer Region? Wie soll das Festival organisiert werden?

Das Event Konzept beinhaltet somit alle Ziele, die Sie Ihrem eigenen Festival erreichen wollen, wie sie diese Ziele erreichen und wer dazu beiträgt. Das Ouishare Festival hat hierfür ein sehr hilfreiches Open-Source Toolkit erstellt, anhand dessen Sie Ihr Event Konzept strukturieren können.

Mit diesen 10 Tipps organisieren Sie ein erfolgreiches Festival

Die ersten Schritte sind also geschafft und man kann nun direkt in die praktische Festivalorganisation einsteigen. Eines ist klar: Ein Festival organisieren ist sehr aufwendig und zeitintensiv, doch auch sehr lohnend. Mit unseren 10 Tipps kann dann auch (fast) nichts schiefgehen!

Tipp 1: Kalkulieren Sie klug und seien Sie finanziell sicher

Egal ob 30 oder 30.000 Besucher: Nach dem Event zu merken, dass man sich verkalkuliert hat, tut weh. Daher: die Kalkulation muss schon bei der Festivalplanung passen! Wir haben ein paar der wichtigsten Kosten aufgezählt, die ein Festival Organisator zu erwarten hat.

Location

Hier kommt es vor allem auf Ihre Verhandlungssicherheit an. Holen Sie sich am besten verschiedene Angebote ein – denn kaum eine Location ist so einzigartig, dass es keine günstigere Alternative gibt.

Technik Deko und Bühne

Je nach Event Konzept kann dieser Punkt besonders teuer werden. Auch hier gibt es in der Regel unterschiedliche Anbieter. Unser Tipp: Es gibt zu jedem Dekokonzept auch eine nachhaltige Alternative.

Künstlergagen und Reisekosten

Die sagenumwobenen Künstlergagen sind immer heißes Thema. Wenn man hört, dass ein David Guetta bis zu 175.000 € pro Auftritt kassiert, mag sich einer Fragen, wie solche Events kostendeckend arbeiten können. Bei Eintrittspreisen ab 60 € Aufwärts, ist das natürlich möglich. Egal ob Guetta oder "Guy von nebenan", Künstlergagen und Reisekosten können das Budget empfindlich beeinflussen!

GEMA Abgabe

• Der ewige Nemesis der Veranstalter: die GEMA Abgaben. Gerne werden Sie vergessen bzw. nicht kalkuliert. Nach dem Event kommt dann das böse erwachen. Doch was ist die GEMA? Wofür zahlt man GEMA Gebühren?

• Diese Gebühren werden von der GEMA (Gesellschaft für musikalische Aufführungs- und mechanische Vervielfältigungsrechte) erhoben und dienen dazu, dass Musiker dafür bezahlt werden, wenn ihre Lieder irgendwo in Deutschland öffentlich gespielt werden. Das trifft auch auf Ihr Festival zu!

• GEMA Gebühren müssen rechtzeitig vor der Veranstaltungen bezahlt werden. Mehr dazu finden Sie auch der GEMA Webseite.

Security-Personal, Einlass & Ordner

Je nach Größe Ihrer Veranstaltung müssen Sie mit professionellem Sicherheits- und Ordnerpersonal zusammenarbeiten. Hier können Sie mit Kosten ab 15 € / Stunde pro Person rechnen.

Verpflegung Ihrer Gäste und Mitarbeiter

• Ein Festival ohne Essen ist kein Festival. Egal ob bei Ihnen getanzt, gearbeitet, an Workshops teilgenommen oder gebaut wird: die Gäste werden Essen erwarten. Im besten Falle eine Variation aus gesund, vegetarisch, fleischhaltig und vor allem leckeren Speisen, die sich einfach essen lassen.

• Je nachdem welches Essenskonzept sie wählen, kann dieser Punkt entweder eine Kostenstelle oder eine weitere Einnahme sein. Festivals mit viel Andrang vermieten sogar Stellplätze für Street Food Wagen. Hierbei entfällt natürlich die Möglichkeit, durch besonders guten Verkauf, eine extra Einnahmequelle zu schaffen. Dafür ist diese Variante besonders risikolos.

Marketing und Werbung

Viele Festivalveranstalter stecken besonders viele Liebe in Deko, Künstler, Essenskonzept und Programm. Wenn aber keiner von der Veranstaltung erfährt, wird auch der Besucherandrang sehr schwer kalkulierbar sein. Daher muss Ihr Event Marketing besonders gut geplant werden.

Tipp 2: Nische statt Masse: Event Konzept und die Zielgruppe

Wir wissen mittlerweile: Festivals gibt es wie Sand am Meer. Um aus der Masse herauszustechen, bietet es sich an, ein Nischenfestival zu organisieren. Vermeiden Sie ein zweites „Festival XYZ“ zu konzipieren und suchen Sie etwas, das es eventuell – zumindest in Ihrer Region – noch nicht gibt. Der potentielle Besucherkreis wird sich somit zwar verringern, andererseits können Sie sicher sein, dass jeder Besucher maximal involviert ist.

Tipp 3: Planen Sie Ihr Event Marketing im voraus

Ihr Vermarktungskonzept ist immens wichtig für den Erfolg ihrer Veranstaltung. Wenn Sie also Ihr eigenes Festival organisieren, achten Sie unbedingt darauf, schon vor der ersten Veröffentlichung ein durchdachtes Konzept zu haben.

Es gibt zahlreiche Wege, ihr Festival erfolgreich zu vermarkten. Gerade wenn Sie eine Nische bedienen, können Sie Gruppen mit Gleichgesinnten in den Sozialen Medien finden und Ihre Veranstaltung dort teilen. Außerdem bietet es sich an, direkt mit Blogs zu diesem Thema zu kollaborieren.

Tipp 4: Haben Sie eine Strategie für den Ticketverkauf

Der Ticketverkauf ist natürlich eine der wichtigsten Einnahmen bei Ihrem eigenen Festival. Daher muss dieser reibungslos und fehlerfrei passieren. Im Sinne der Nachhaltigkeit soll der gesamte Prozess nach Möglichkeit gänzlich digital verlaufen. Aber auch für die Einladungen per Post gibt es mittlerweile digitale Unterstützung.

Viele Mitstreiter, die ihr eigenes Festival organisieren setzen mittlerweile auf digitales Teilnehmermanagement, da hierbei die gesamte Kommunikation von Einladung und Registrierung bis Empfang und Ticketerstellung /–versand in einem Tool abgewickelt werden kann. Somit werden potentielle Fehler minimiert und viel Zeit gespart – Zeit, die man braucht, wenn man sein eigenes Festival organisiert.

Tipps zu Ihrer perfekten Eventeinladung finden Sie übrigens hier.

Tipp 5: Die Anmeldung muss einfach möglich sein

Gerade bei der Größe an Konkurrenz, ist es besonders wichtig, dass der Anmeldeprozess einfach und schnell funktioniert. Denn keiner möchte sich lange damit aufhalten. Seine potentiellen Gäste durch ein digitales Labyrinth aus Facebook Gruppe, Eventwebseite und E-Mail Bestätigungen zu führen, kann zu einer großen Ausfallrate im Kaufprozess führen und Leute langfristig verärgern.

Daher bietet es sich an, eine logisch gestaltete Eventwebseite mit detailliertem Registrierungsformular zu erstellen. Wie man das am besten macht erfahren Sie in unserem Guide zum perfekten Registrierungsformular. Sweap bietet Ihnen hierfür einen nutzerfreundlichen Editor, mit dem Sie in wenigen Klicks alle benötigten Informationen erfragen können.

Für jeden Besucher sollte direkt nach seiner Anmeldung in einer digitalen Gästeliste erscheinen. Warum erklären wir in unserem Tipp 6...

Tipp 6: Arbeiten Sie mit digitalen Gästelisten

Das Um und Auf für wenn Sie Ihr Festival organisieren: Ihre digitale Gästeliste! Hier kommt alles zusammen: Kontaktdaten der Teilnehmer, deren Vorlieben und Wünsche, spezifische lokale oder gesetzliche Maßnahmen.

Was auf den ersten Blick einfach und logisch erscheinen mag, kann sich als komplex und sehr zeitaufwendig erweisen. Man darf als Veranstalter eines eigenen Festivals jedoch die Bedeutung von digitalem Teilnehmermanagement auf keinen Fall unterschätzen. Besonders sichtbar wird das bei den Wartezeiten an Ihrem Einlass. Moderne Check-In Systeme (z.B. von Sweap) helfen Ihnen, Wartezeiten zu minimieren und den Gästeflow professionell zu steuern.

Tipp 7: Voll im Trend: Machen Sie das Festival nachhaltig

Die Zukunft ist grün und die Bedeutung von Green Events steigt. Für Ihr eigenes Festival bedeutet das: Zutaten aus regionaler Produktion, kein Plastik, kluge Toilettensysteme, nachhaltige Dekoration. Es gibt viele Wege sein Festival nachhaltig zu gestalten.

Der wichtigste Punkt ist hierbei die Nachhaltigkeit offen und ehrlich an seine Gäste zu kommunizieren und Ihnen die Möglichkeit zu geben, nachhaltig teilzunehmen. Machen Sie auf verschiedene (unkomplizierte)Anreisemöglichkeiten aufmerksam und bieten Sie ggf. einen Shuttleservice, um die Anfahrt per PKW zu vermeiden. Machen Sie bei angekündigtem schlechten Wetter auf die Mitnahme einer Regenjacke aufmerksam, um Einwegponchos zu vermeiden. Bieten Sie bei Ihrem Festival auch Trinkwasserstellen statt Einwegflaschen. So werden Ihre Teilnehmer auch von Ihrem nachhaltigen Ansatz profitieren.

Tipp 8: Prüfen Sie rechtzeitig die lokalen Verordnungen für Festivals #Corona

Gerade in Zeiten von Pandemie und Kontaktbeschränkungen, kann das Organisieren eines Festivals besonders riskant sein. Es gibt viele Worst-Case-Szenarios, wie z.B. eine kurzfristige Absage oder die Erkrankung Ihrer Teilnehmer. Da sich die Verordnungen ständig ändern, ist es besonders wichtig, Kreativität bei der Umsetzung lokaler oder gesetzlicher Maßnahmen. Haben Sie diese immer im Blick wenn Sie das Festival planen und organisieren.

Tipp 9: Kommunizieren Sie sicher mit den Gästen

"Communication is key!" Das was nach einem klassischen Marketing Spruch klingt, ist gerade durch die Digitalisierung wichtiger den je. Das gilt auch wenn Sie ihr erstes eigenen Festival organisieren. Nur wenn Sie sich sicher sein können, dass ihre Emails auch ankommen, wissen Sie, dass Ihre Teilnehmer alle Informationen erhalten haben.

Stellen Sie sicher, dass sie zum Versand Ihrer Mails, einen verlässlichen Anbieter wählen, der garantiert, dass Ihre Nachrichten nicht im Spam-Ordner der Teilnehmer landen. Ein professioneller E-Mail Log gibt Ihnen auch die volle Übersicht, welcher Teilnehmer schon welche Email erhalten hat. Wie Sie das machen und weitere Informationen zu diesem Thema gibt es in den Grundlagen für die erfolgreiche Zustellung von Emails.

Tipp 10: Nutzen Sie Daten aus dem Vorjahr

Nach der Show ist vor der Show! Sobald Sie Ihr erstes Festival erfolgreich abgehalten haben, werden Sie es nicht erwarten können, die Organisation für das Folgejahr zu starten. Hierbei ist es wichtig, die Lehren aus den vergangenen Auflagen zu ziehen. Was lief gut, was lief schlecht? `

Besonders hilfreich sind hierfür gesammelte Daten, um den Erfolg Ihrer Veranstaltung zu messen. Diese Daten können auf verschiedene Arten gesammelt werden. Am einfachsten ist es, Tools zu verwenden, die die KPI's (Key Performance Indicator) schon automatisch sammeln und für Sie auswerten.

Fazit

Ein Festival organisieren, ist nicht einfach und kostet viel Zeit und Nerven. Mit unseren 10 Tipps sind Sie jedoch schon einmal einen großen Schritt weiter!

Die Belohnung für Ihre Mühen sind Ihre glücklichen Besucher und im besten Falle der finanzielle Erfolg für Sie und Ihr Team. Ist beides gegeben, dann steht der Erfolgsgeschichte Ihres Festivals nichts mehr im Wege!