Warum uns in heutigen Zeiten gar nichts anderes übrig bleibt, als auf digital umzusatteln, und warum das sogar eine richtige Chance sein kann, darum ging es ausführlich in unserem Artikel "Virtuelle Events: Guide 2023". Außer Frage steht: Digitale Events haben durch die aktuelle Situation an Relevanz gewonnen, sie sind aber auch darüber hinaus ein Zukunftsformat.
Denn in puncto Zeit, Kosten und Nachhaltigkeit punktet das virtuelle Event. Jetzt ist also der perfekte Zeitpunkt, um sich mit den verschiedenen Möglichkeiten vertraut zu machen. Du hast keine Ahnung, wo du anfangen sollen? Keine Sorge:
Mit unseren 11 Tipps wird's ganz einfach!
Strukturieren
Am Anfang einer erfolgreichen Veranstaltung – ganz egal ob groß oder klein, virtuell oder persönlich – steht eine Strategie: Was ist das Ziel deines Events? Warum führst du das Event durch? Willst du dich mit neuen Kund*innen und Partner*innen vernetzen, den Abverkauf eines Produktes fördern, für Aufmerksamkeit sorgen?
Welcher Eindruck deines Unternehmens soll dabei vermittelt werden? Wen lädst du dafür ein? Mit welchem Gefühl sollen deine Teilnehmer nach Hause gehen bzw. den Laptop zuklappen? Aus deinen Antworten ergibt sich im Normalfall bereits ein grober Fahrplan: Ob das Event live stattfinden soll oder die Teilnehmer*innen selbst entscheiden, wann sie sich mit den Inhalten auseinander setzen. Zu welcher Tageszeit das Event stattfindet. Wen du einlädst und in welcher Form. Ob du Eintritt nimmst. Wie du das Event bewertest.
Denke an neue Eventformen
Ein virtuelles Event ist nicht einfach nur ein Event, das ins Netz übertragen wird. Nutze die technischen Möglichkeitenund traue dich, kreativ zu werden, wenn du darüber nachdenkst, wie du deine Inhalte digital vermitteln kannst. Eine Online-Veranstaltung hat keine physische Bühne, braucht aber natürlich trotzdem ein Set-up, das Speaker*innen und Zuschauer*innen zusammenbringt. Der virtuelle Raum ist begrenzt – und soll trotzdem den Look & Feel deiner Veranstaltung vermitteln.
Was dabei am besten zu deinem Event passt, hängt natürlich von der Branche, vom Rahmen, der Größe und der Art der Veranstaltung ab. Eine Übersicht über die verschiedenen Tools, die du in deiner Veranstaltung einbinden kannst, findest du hier. Für eine persönliche Beratung stelle bitte eine Anfrage.
Behalte deine Zielgruppe im Blick
Egal, an welchem Punkt im Planungsprozess du dich befindest: Denke an deine Zielgruppe – sie ist es, die dein Event am Ende zu einem erfolgreichen macht. Was interessiert sie? Wer gehört dazu? Ist sie homogen oder unterscheidet sie sich in gewissen Punkten wie z.B. Position oder Branche?
Je nachdem, wie groß die Unterschiede sind, kann es sich ggf. lohnen, für unterschiedliche Gruppen unterschiedlichen Content anzubieten. Dabei können auch Daten und Erkenntnisse, die du z.B. durch Social Listening, Keyword-Recherchen oder durch das Erstellen von Personas sammeln kannst, hilfreich sein.
Dein Inhalt ist deine Veranstaltung
Wenn Location, der persönliche Kontakt, Catering, Dekoration & Co. wegfallen, bleibt von deiner Veranstaltung nur dein Inhalt übrig – und macht ihn damit wichtiger denn je. Investiere also in Content, der deine Zielgruppe wirklich interessiert.
Und sei nicht zurückhaltend, wenn es darum geht, einen besonderen Speaker oder ein besonders branchenrelevantes Thema schon im Voraus anzukündigen. Schon Einladung und Programm müssen deine Teilnehmer triggern. Nutze also die Erkenntnisse, die du im vorherigen Punkt gewonnen hast, und stelle ein Programm zusammen, zu dem wirklich niemand Nein sagen kann.
Virtuelles Storytelling
Ein schöner Nebeneffekt virtueller Konferenzen sind die schier endlosen technischen Möglichkeiten. Wenn es thematisch passt, kannst du theoretisch innerhalb eines Vortrags fünf unterschiedliche Programme nutzen, Folien einbinden, etwas im Browser zeigen, ein Video abspielen, Dinge skizzieren und, und, und.
Klar, viel hilft nicht immer viel, und ein bisschen Übung erfordert es durchaus, um richtig gute (Online-)Präsentationen zu gestalten. Aber nutze die technischen Möglichkeiten, um deine Botschaften noch spannender und ansprechender zu verpacken.
Motivier deine Teilnehmer*innen zur Interaktion
Einer der wohl größten Herausforderungen virtueller Events ist das Wegfallen des persönlichen Kontakts. Das erschwert sowohl die Interaktion zwischen Speaker*innen und Publikum als auch das Networking generell. Überlege dir deshalb schon im Voraus, wie du deine Teilnehmer zur Interaktion anregen kannst, natürlich auch in Abhängigkeit von den Teilnehmerzahlen und den jeweiligen Formaten. Chat-Funktionen, Abstimmungen, Live-Q&As, Breakout-Sessions, um die Teilnehmer*innen in Kleingruppen etwas erarbeiten zu lassen – es gibt mittlerweile zahlreiche Möglichkeiten, trotz räumlicher Distanz keine soziale Distanz aufkommen zu lassen. Sinnvoll kann auch bei virtuellen Veranstaltungen ein Moderator bzw. eine Moderatorin sein, der/die, die Koordination übernimmt, gut gelaunt durch das Programm führt und für Fragen zur Verfügung steht. Und im Hintergrund sollte unbedingt ein gut vorbereitetes Community Management stehen, das schnell auf Userfragen reagiert, zu Interaktionen animieren, direkt antwortet und relevante Fragen an Speaker*innen weiterleiten kann. So verhinderst du, dass nicht ein Großteil der Teilnehmer*innen nur unbeteiligt vor dem Bildschirm sitzt, sondern ein echter Dialog zwischen allen Beteiligten entsteht.
Steigere die Vorfreude
Wenn du willst, dass deine Teilnehmer*innen deine virtuelle Veranstaltung genauso ernst nehmen wie eine persönliche, tu auch du es. Sorge dafür, dass schon die Einladung Vorfreude weckt. Richte eine Registrierungsseite ein. Investiere in Storytelling und einen passenden Look. Verschicke mit der gleichen Sorgsamkeit Programm, Ankündigungen & Co.
Egal, welche Vorurteile deine Teilnehmer*innen (noch) haben: Mach deutlich, dass dein virtuelles Event eine Veranstaltung mit Mehrwert wird, für die es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen.
Bereite dich auf technische Schwierigkeiten vor
Genau wie bei Vor-Ort-Veranstaltungen gilt auch bei digitalen Events: Eine gute Vorbereitung auf mögliche Probleme ist die halbe Miete, um schnell und besonnen reagieren zu können, sollte irgendetwas anders laufen als geplant. Erstelle vorher einen detaillierten Ablaufplan und sorge dafür, dass jeder Beteiligte einen erhält, weiß, wann er dran ist und an wen er sich bei Problemen wenden kann. Wenn die Zeit vorhanden ist, kannst du einen Übungsdurchlauf machen; gerade bei den ersten digitalen Veranstaltungen kann das für Gelassenheit sorgen. Verabrede dich auf jeden Fall zum Tech-Check bevor es losgeht: Sind alle zu hören? Sind alle zu sehen? Gibt es irgendwelche Probleme mit dem Equipment? Liegen alle Präsentationen vor? Wer übernimmt im Worst-Case, wenn eine Internetverbindung tatsächlich unwiederbringlich reißen sollte? Und dann atme tief durch: sollte doch mal etwas schiefgehen, hat die Community meist Verständnis. Das Internet ist schließlich für uns alle Neuland.
Halte deine Teilnehmer*innen beschäftigt
Wer sich langweilt, verlässt das Spektakel. Das gilt online, wo man dafür einfach nur einen Tab schließen muss, noch mehr als offline.
Sorge also dafür, dass sich die Zeit, die deine Teilnehmer in dein Event investieren, wirklich lohnt. Das Feeling einer persönlichen Veranstaltung ins Netz zu holen ist eine der größten Herausforderungen. Versuche das Programm kurzweilig und die Teilnehmer*innen beschäftigt zu halten und echten Mehrwert zu bieten.
Bringen dein Event zu den Teilnehmer*innen nach Hause
Deine Teilnehmer*innen kennen dich bisher nur von Offline-Events? Wie wäre es denn, wenn du einen Teil der Offline-Erfahrung zu deinen Teilnehmer*innen nach Hause bringen kannst? Schon allein für deine Goodiebags war dein Event in der Branche bekannt? Schicken deinen Teilnehmer*innen doch einfach eine Goodiebag zu – entweder rein digital, z.B. mit einem digitalen Zeitschriftenabo, einem Tech-Gutschein oder einer Spende im Namen des Teilnehmers, oder ganz oldschool per Post. Das Gleiche gilt fürs Catering: Deine Offline-Veranstaltungen sind für gutes Essen bekannt? Wenn deine Teilnehmer aus der gleichen Region kommen, kannst du über ein Catering nachdenken, das den Teilnehmer*innen pünktlich zum Eventbeginn bis zur Haustür geliefert wird. Bei überregionalen Events bieten sich vielleicht Lieferando-Gutscheine an. Auch hier lohnt es sich jedenfalls, kreativ zu werden, um deinem virtuellen Event einen ganz persönlichen Touch zu geben und deinen Teilnehmer*innen etwas zu bieten, dass sie in Erinnerung behalten.
Werte die gesammelten Daten aus
Wer bleibt wie lange dabei? Wer klickt wann weg? Wer verlässt die Veranstaltung vorzeitig? So detaillierte Zahlen wie einem digitalen Event bekommst du bei einem persönlichen Event niemals. Nutze also unbedingt die Möglichkeit, die vorhandenen Daten für die Auswertung deiner Veranstaltung zu verwenden, um den Return of Investment einer Veranstaltung nachzuweisen und für zukünftige Veranstaltungen zu lernen. Noch mehr erfährst du, wenn du die Teilnehmenden anschreibst und um Kritik und Verbesserungsvorschläge bittest.
Fazit
Du siehst schon: Wenn du ein paar Dinge beachtest, ist die Organisation eines virtuellen Events gar nicht viel komplizierter als die eines persönlichen. Und mit ein paar guten Ideen und den passenden Tools ist es nicht nur eine temporär gute Alternative, sondern kann vielleicht sogar ein ganz eigenes Veranstaltungsformat werden, dass deinen Veranstaltungskalender auch über Corona hinaus ergänzen darf.
Du hast trotz unserer Tipps immer noch keine Ahnung, wo du anfangen sollst, oder brauchst Hilfe beim letzten Schliff? Für eine individuelle Beratung stelle bitte eine Anfrage.
