Virtuelle Events: Guide 2023

Wie Sie die Vorteile von virtuellen Veranstaltungen für sich nutzen können, welche Tools Sie dafür benötigen und wie Sweap Sie dabei unterstützen kann, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Anders als ein physisches Event, bei dem die Teilnehmer sich vor Ort treffen, findet ein virtuelles Event zum Teil oder ausschließlich online statt. Egal ob ein Webinar, ein Online-Konzert, ein digitaler Vortrag, eine virtuelle Konferenz oder alles zusammen: Dank des technologischen Fortschritts sind hier zahlreiche Formate möglich und der Kreativität fast keine Grenzen gesetzt. Auch hybride Veranstaltungen, die physische Events zusätzlich ins Internet übertragen, um so die Zielgruppe zu vergrößern, oder digital erweitert werden, um den Nutzern vor Ort neue Möglichkeiten zu bieten, das Event zu erleben, zählen zu den virtuellen Events.

Erstmal natürlich: Ein virtuelles Event fällt – zumindest wenn es ausschließlich online stattfindet – nicht dem Social Distancing zum Opfer. Im Gegenteil: Als Veranstalter kann man sogar davon profitieren, dass viele Menschen gerade mehr Zeit als gewöhnlich haben um sich fortzubilden, ihr Netzwerk zu erweitern und sich neuen Themen zu öffnen.

Aber auch unabhängig von Corona bringen virtuelle Events einige Vorteile mit sich. Eines davon ist die bereits angesprochene Vielseitigkeit, was Formate und Konzepte angeht. Mit innovativen Ideen und der passenden Technik können Sie Ihre Zielgruppe ohne großen logistischen Aufwand oder hohe Kosten direkt abholen. Weil Location, Catering, Anreise- und Übernachtungskosten wegfallen, sind virtuelle Events leichter zu managen und funktionieren auch mit kleinem Budget. Stattdessen können Sie sich voll und ganz auf die Inhalte fokussieren. Auch für Ihre Teilnehmer wird der organisatorische Aufwand geringer, weil Sie nicht extra anreisen müssen. Neben einer positiven Umweltbilanz sorgt das für gesteigerte Teilnehmerzahlen und damit für mehr Reichweite bei geringerem Aufwand. Das Gleiche gilt natürlich für potenzielle Speaker, die Sie ggf. leichter gewinnen, wenn Sie sie für einen Vortrag nicht extra einfliegen müssen. Mit den richtigen Tools ist eine Interaktion in Echtzeit zwischen Speakern und Publikum problemlos möglich. Und nach der Veranstaltung haben Sie alle Klick- und Viewzahlen auf einen Blick, sodass Sie bei der Auswertung des Events genau sehen können, was Ihre Teilnehmer spannend fanden und was eher nicht, und so folgende Events noch besser planen können.

Wenn Sie ein virtuelles Event veranstalten, dann aus den gleichen Gründen, aus denen Sie auch ein persönliches Event veranstalten würden: Weil Sie Leads und Umsätze fördern, sich mit Partnern und Kunden verknüpfen und die Botschaften Ihres Unternehmens vermitteln wollen. Ob eine persönliche, eine virtuelle oder eine hybride Veranstaltungen am sinnvollsten ist, hängt von verschiedenen Faktoren wie dem Budget, der Art des Events, der Zielgruppe und den äußeren Umständen ab.

Generell gilt: Jede Art der Veranstaltung bringt Vor- und Nachteile mit sich. Wenn Sie also darüber nachdenken, ob in Ihrem individuellen Fall ein virtuelles Event sinnvoll ist, überlegen Sie, mit welchem Ziel Sie die Veranstaltung durchführen. Was erhoffen Sie sich von dem Event? Was ist notwendig, damit Sie diese Ziele erreichen? Ist dafür eine persönliche Anwesenheit der Teilnehmer notwendig oder funktioniert das Ganze vielleicht digital besser? Was sind die Rahmenbedingungen, unter denen das Event stattfinden soll? Welche Tools kommen für die Umsetzung infrage? Dabei sollten virtuelle Veranstaltungen keinesfalls getrennt von anderen Veranstaltungen betrachtet werden. Vielmehr sollten alle Ihre Veranstaltungen ganzheitlich ineinander greifen, um so als Veranstaltungsprogramm in seiner Gesamtheit Ihre Ziele zu verfolgen und zu erreichen.

Corona hat die Veranstaltungsbranche ohne Frage ganz schön auf den Kopf gestellt. Und doch sollten Sie sich davon nicht verunsichern lassen: Diese Zeit ist auch die Chance, neue Möglichkeiten im Veranstaltungsmanagement zu erschließen, von denen Sie über die Krise hinaus profitieren. Immerhin gibt es auch unabhängig von Pandemie-bedingten Kontakteinschränkungen Szenarien, in denen ein virtuelles oder ein hybrides Event sinnvoller ist als ein persönliches – sei es aus Kostengründen, aus logistischen Gründen oder für eine Erweiterung der Zielgruppe.

Wichtig ist es, dabei immer die Teilnehmer im Blick zu behalten, um Ihnen unabhängig von der Art der Veranstaltung den Mehrwert zu bieten, für den sie an Ihrem Event teilnehmen. Mehr Informationen dazu, wie Sie Ihr virtuelles Event perfekt planen und umsetzen, finden Sie hier.