Live-Events sind seit Jahren das Rückgrat der Event-Branche. Meetings, Konferenzen und Messen nutzen den persönlichen Kontakt, um neue Kontakte zu knüpfen, Verbindungen aufzubauen und Verkaufsziele zu erreichen. Aber die Zeiten ändern sich. Und virtuelle Events sind auf dem Vormarsch. Und warum? Weil virtuelle Events grenzenlos und für alle leichter zugänglich sind.
Doch nur weil ein Event online stattfindet, heißt das nicht, dass nicht dieselbe Liebe zum Detail und kritisches Denken erforderlich sind - ganz im Gegenteil. Virtuelle Events bringen eine ganze Reihe von neuen Überlegungen und Herausforderungen mit sich.
Dieser Leitfaden wird dir helfen, erfolgreich zu sein. Angefangen bei der Frage, was ein virtuelles Event ist, bis hin zu der Frage, wie du eine solches Event in sieben oder weniger Schritten organisieren kannst, zeigen wir dir, wie du dir die Vorteile virtueller Events zunutze machen kannst.
Was ist ein virtuelles Event?
Fangen wir mit den Grundlagen an. Ein virtuelles, Online- oder digitales Event ist eine Veranstaltung, die vollständig online stattfindet. Dies unterscheidet sich von hybriden Events, die teilweise online und teilweise persönlich stattfinden.
Dank des technologischen Fortschritts gibt es nur wenige Einschränkungen bei der Art der virtuellen Veranstaltung, die du durchführen kannst. Von Messen über Filmpremieren und Konzerte bis hin zu Webinaren im Bildungsbereich – Online-Events ermöglichen es dir, globale Erfahrungen für ein bis zwei Teilnehmende bis hin zu mehreren Tausend Teilnehmenden zu veranstalten.
Warum ein virtuelles Event veranstalten?
Die Gründe für die Ausrichtung eines virtuellen Events ähneln denen für die Ausrichtung einer Präsenzveranstaltung: Du möchtest den Teilnehmenden einen Mehrwert bieten, die Kompetenz deiner Marke unter Beweis stellen, mit potenziellen und bestehenden Kund*innen in Kontakt treten und letztlich den Umsatz steigern.
Deine Events sollten Teil deiner übergreifenden Geschäftsstrategie sein und deine Ziele fördern. Es gibt jedoch einige entscheidende Vorteile der Ausrichtung virtueller Events:
Vielseitige Formate – Mit der richtigen Technologie und etwas Kreativität kannst du zahlreiche innovative Ideen und Formate für Events entwickeln. Von digitalen Workshops bis hin zu „Ask Me Anything“-Sessions mit Experten auf ihrem Gebiet – die Welt liegt dir zu Füßen.
Geringeres Budget – Bei virtuellen Events musst du keinen Veranstaltungsort buchen, keinen Caterer beauftragen und keine Speaker einfliegen. Dadurch sind sie eine kostengünstigere Möglichkeit, mit deinem Publikum in Kontakt zu treten.
Bessere Zugänglichkeit – Digitale Events ermöglichen es dir, Teilnehmende einzubeziehen, die aufgrund der damit verbundenen Kosten oder Reisebeschränkungen sonst möglicherweise nicht teilnehmen könnten. Was früher auf Teilnehmende im Umkreis von 30 km um den Hauptsitz deines Unternehmens beschränkt war, wird nun zu einem grenzenlosen Erlebnis, an dem jeder mit einer Internetverbindung teilnehmen kann – so erreichst du deine idealen Kund*innen überall auf der Welt.
Analysen auf Knopfdruck – Ein virtuelles Event bedeutet, dass du die beliebtesten Sessions überwachen, feststellen kannst, ob die Teilnehmenden engagiert sind oder nicht, und wie lange die Teilnehmenden im Durchschnitt bleiben. Diese Informationen können dir helfen, zukünftige Events zu optimieren.
Einige der oben genannten Vorteile gelten auch für hybride Events. Durch die Kombination von persönlichen Interaktionen mit der Möglichkeit für User weltweit, auch von deinem geteilten Wissen zu profitieren, kannst du deine Reichweite vergrößern und mit deinem Publikum grenzenlos in Kontakt treten. Die richtige Event-Management-Software sorgt dafür, dass deine hybriden Events ein Erfolg werden und bei allen Beteiligten Anklang finden.
Was macht eine erfolgreiches virtuelles Event aus?
Was macht eines gutes virtuelles Event aus? Es geht um das Erlebnis. Denn ein virtuelles Event kann so viel mehr sein als eine Person, die hinter ihrem Computer sitzt und den Teilnehmenden beim Sprechen in ihre Webcams zuschaut. Die besten Online-Veranstaltungen sind:
Live und interaktiv – Nimm einen Vortrag nicht im Voraus auf und zeige ihn deinem Publikum. Die besten virtuellen Veranstaltungen finden live statt. So können die Zuschauer*innen eine emotionale Verbindung zu den Speakern aufbauen.
Kreativ – Gib deinem Publikum die Möglichkeit, mit deiner Marke, den Speakern und untereinander zu interagieren. Bringe sie zusammen, indem du einzigartige Ideen einbringst, um dein Event zum Leben zu erwecken.
Personalisiert – Deine Events sollten deinem Publikum auf die eine oder andere Weise einen Mehrwert bieten. Sei es durch die Beantwortung einer Frage, die Behandlung eines häufigen Problems oder durch Unterhaltung.
Sei deiner Marke treu – Veranstalte kein virtuelles Event, nur weil es alle anderen auch machen. Wähle ein Event-Format, ein Thema und ein Konzept, das deine Marke widerspiegelt.
Wie plant man ein virtuelles Event?
Nur weil ein Event online stattfindet, heißt das nicht, dass man es ohne viel Aufwand auf die Beine stellen kann. Der Planungsprozess ähnelt dem einer Präsenzveranstaltung. Es gibt jedoch einige wichtige Unterschiede zu beachten. Die folgende Liste enthält alles, was du für die Ausrichtung eines virtuellen Events vorbereiten musst.
1. Setze dir ein klares Ziel
Bevor du ein Datum auswählst oder Speaker kontaktierst, ist es wichtig zu entscheiden, warum du dieses Event veranstaltest. Wie passt es in eure allgemeine Geschäftsstrategie? Warum sollte euer Publikum teilnehmen? Welche Erfahrungen sollen sie machen und welche KPIs wollt ihr erreichen?
Wenn ihr versteht, warum ihr ein Online-Event veranstaltet und was ihr damit erreichen möchtet, wird euch dies bei der weiteren Planung helfen. Dadurch wird das Format, das Thema der Veranstaltung und die Art der Speaker und Gäste, die ihr einladen möchtet, eingegrenzt.
2. Lege ein Budget fest
Je nach Art des events, dass ihr ausrichten möchtet, und der Art der Erfahrung, die ihr eurem Publikum bieten möchtet, müsst ihr euer Budget entsprechend anpassen. Wenn ihr beispielsweise ein Bildungs-Webinar veranstaltet, wird euer Budget höchstwahrscheinlich relativ klein sein. Wenn ihr jedoch ein digitales Festival organisiert, müsst ihr mehr für andere Elemente wie Unterhaltung und erstklassige Speaker ausgeben.
3. Entscheide dich für die zu verwendende Technologie
Je nach Art der Veranstaltung, die ihr organisiert, benötigt ihr bestimmte Plattformen und Funktionen. Tools wie Event-Management-Software können euch bei der Planung, Durchführung und Auswertung eurer Veranstaltung helfen. Ob Live-Streaming, Hosting von Breakout-Sessions, Umfragen, Chats, virtuelles Networking oder Zusammenarbeit an digitalen Whiteboards und Gästelistenverwaltung – Event-Management-Software nimmt euch einen Teil des Stresses ab, indem sie sich um die Back-End- und technischen Aspekte kümmert.
4. Sprecht die Speaker an
Die Gewinnung von Speakern ist eine weitere große Aufgabe. Beginne mit einem Brainstorming aller potenziellen Speaker, die deinen Kriterien entsprechen könnten, und grenze dann deine Liste ein. Überlege als Nächstes, was du diesen Teilnehmenden als Gegenleistung für ihre Teilnahme anbieten kannst. Und dann beginne, sie zu kontaktieren.
Beschränke dich nicht darauf, nur eine Person zu kontaktieren. Stelle sicher, dass du ein paar Optionen und bei Bedarf auch Back-ups hast.
5. Entscheide über den Inhalt
Um dein Publikum zu fesseln, brauchst du herausragende Inhalte. Mit einem Thema und potenziellen Speakern im Gepäck ist es an der Zeit, darüber nachzudenken, welche Inhalte dein Publikum fesseln werden. Überlege dir, wie du die Speaker präsentieren möchtest, welche Präsentationen, Grafiken und Videos du unterstützen möchtest, zusätzlich zu Live-Umfragen oder Aktivitäten, die die Interaktion fördern.
6. Bewirb dein Event und kommuniziere mit deiner Zielgruppe
Die Welt soll wissen, dass du eine Veranstaltung ausrichtest. Daher musst du einen Großteil deiner Zeit für das Marketing und die Bewerbung deines virtuellen Events aufwenden. Nutze dazu alle dir zur Verfügung stehenden Mittel, um die Veranstaltung bekannt zu machen.
Nimm über soziale Medien organisch Kontakt zu den Teilnehmenden auf, erstelle kostenpflichtige LinkedIn-Kampagnen und verschicke einen Newsletter an relevante Personen in deiner Datenbank. Leite die Teilnehmenden auf eine spezielle Event-Landingpage weiter, die mit relevanten Details und starken Call-to-Actions gefüllt ist, die zur Anmeldung ermutigen. Behalte den Überblick über den Status der Teilnehmenden, die Anmeldungen und die Quellen durch intelligentes Gästelistenmanagement.
7. Nachbereitung mit Leads nach einem Event
Das war's! Wenn dein Event vorbei ist, bedeutet das nicht, dass die Arbeit erledigt ist. Mache ein paar zusätzliche Schritte und stelle einen Plan auf, um mit den Leads nachzufassen und das Beste aus deinem Event herauszuholen.
Das kann so einfach sein wie eine E-Mail-Kette, die eine Aufzeichnung des Events anbietet und um Feedback bittet, oder so aufwendig wie eine mehrmonatige Kontaktpflege über verschiedene Berührungspunkte hinweg.
Egal, für welche Option du dich entscheidest, das Ziel ist es, in Kontakt zu bleiben und im Gedächtnis zu bleiben.
Wie du Sponsor*innen für dein virtuelles Event gewinnst
Wenn du ein großes virtuelles Event veranstalten möchtest, spielen Sponsoren eine entscheidende Rolle bei der Deckung der Kosten und können leicht in Webinare, Videos oder andere Event-Typen eingebunden werden. Und Online-Events bieten viele subtilere Möglichkeiten, Unternehmenssponsoren einzubeziehen, von einem Markenlogo im Titelbild deiner Veranstaltung bis hin zu einem Firmenbanner, das in deinen Live-Stream eingebettet ist; die Möglichkeiten sind zahlreich.
Der Schlüssel, um Sponsor*innen zu gewinnen und sie zum Anbeißen zu bringen, besteht darin, ihnen das zu bieten, was sie wollen, und sie über die Vorteile virtueller Events aufzuklären. Eine solche Partnerschaft bedeutet Zugang zu einem breiten Publikum weltweit, mehr Möglichkeiten zur Einbindung und nachweisbare Rendite.
Um potenzielle Sponsor*innen zu überzeugen, erstellt eine ansprechende Präsentation, die den Nutzen für das Unternehmen durch eine Partnerschaft mit euch in den Mittelpunkt stellt. Je nach Art des Events und der Anzahl der benötigten Sponsor*innen könnt ihr verschiedene Sponsoring-Pakete anbieten oder bestimmte Aspekte, wie z. B. die Hauptredner*innen, von Sponsor*innen finanzieren lassen.
Letztendlich stellt eine Mischung aus kleinen und großen Paketen sicher, dass ihr eine große Auswahl an Unternehmen ansprechen könnt.
So wird ein virtuelles Event noch fesselnder
Jetzt, da du weißt, wie du dein nächstes virtuelles Event zusammenstellst, wie kannst du sicherstellen, dass dein Publikum sich angesprochen fühlt? Die kurze Antwort lautet: Du solltest deinem Publikum Möglichkeiten zur Interaktion und Aktivitäten bieten, damit es sich einbezogen fühlt.
Hier sind einige Ideen für Elemente, die du einbauen kannst, um dein virtuelles Event auf die nächste Stufe zu heben:
Füge Live-Umfragen, Live-Chats oder Q&A-Momente hinzu – Gib den Teilnehmenden das Gefühl, Teil deines Events zu sein, indem du sie um ihre Teilnahme bittest. Umfrageergebnisse und Fragen aus dem Publikum helfen dabei, das Gespräch zu gestalten und das Verständnis der Teilnehmenden zu beurteilen.
Nimm dir Zeit für Networking – Je nach Art deines Events kann es von großem Wert sein, den Teilnehmenden Zeit zu geben, um in Breakout-Räumen oder im Chat miteinander zu chatten. Da der Veranstaltungsort kein Hindernis mehr darstellt, kannst du Teilnehmende aus der ganzen Welt zusammenbringen und ihnen ermöglichen, mit einem Klick Kontaktdaten auszutauschen.
Füge Elemente der Gamifizierung hinzu – Brich das Eis und sorge für eine etwas unterhaltsamere Atmosphäre, indem du Elemente der Gamifizierung hinzufügst. Ob es sich um ein Quiz oder ein belohnungsbasiertes Spiel handelt, Gamifizierungselemente sind eine wirkungsvolle Methode, um Menschen zur Teilnahme an deinem Event zu bewegen, die Teilnehmenden bei der Stange zu halten und ihnen ein gutes Gefühl zu vermitteln.
Fazit
Die Show muss weitergehen. Virtuelle Events mögen abschreckend wirken, aber die Technologie hat den Prozess viel einfacher und zugänglicher gemacht. Behandle deine virtuellen Events genauso, wie du auch persönliche Events planen würdest. Setze auf starke Inhalte, lade renommierte Speaker ein und finde Wege, dein Publikum zu begeistern und mit ihm zu interagieren.
Suchst du nach weiteren Ressourcen, um das perfekte Online-Event zu planen? Schau dir die folgenden Blog Artikel an. Kontaktiere uns um mehr Informationen dazu zu erhalten, wie du dein virtuelles Event perfekt planst und umsetzt.