Workshops sind eine hervorragende Möglichkeit um ausführliche Themen mit einer kleinen Gruppe zu starten oder zu besprechen. Vollkommene Fokussierung auf ein Thema und das geballte Wissen und die Erfahrung aller Anwesenden können das Vorankommen beschleunigen.
Jeder, der schonmal bei einem professionell geführten Workshop teilgenommen hat weiß, dass das viel Arbeit seitens der Moderator*innen ist. Denn auch das zwischenmenschliche Miteinander spielt eine große Rolle. Menschen zu aktivieren und zum Mitmachen zu bewegen ist oft nicht leicht.
Wie kann so ein Format virtuell funktionieren? Die gute Nachricht: Es kann. Allerdings erfordert ein virtueller Workshop noch mehr Vorbereitung, Planung und auch einige Besonderheiten in der Durchführung und bei der Rollenverteilung. Statt Beamer und Flipcharts muss ein Tool zur virtuellen Zusammenarbeit her. Auch Interaktion und Engagement der Teilnehmenden spielen bei virtuellen Workshops noch eine größere Rolle.
Tipp 1: Vorbereitung
Der Erfolg oder auch der Misserfolg Ihres virtuellen Workshops steht und fällt mit der Vorbereitung.
Ausschlaggebend bei virtuell stattfindenden Zusammenkünften ist das reibungslose Funktionieren der Technik: Alle Teilnehmer*innen benötigen eine schnelle und auch stabile Internetverbindung, einen Bildschirm (je nach Programm auch zwei) eine Webcam und ein Headset oder Kopfhörer mit Mikrofon - so können Störgeräusche ausgeblendet werden, die sonst durch die Freisprecheinrichtung oder ein lautes Umfeld passieren.
Stell sicher, dass alle Teilnehmer ausreichend mit den virtuellen Tools vertraut sind, sodass im Workshop keine Zeit mit Erklärungen verloren geht. Wenn nötig, biete vor dem Workshop, Training-Sessions an oder verschicke kurze Briefings mit Links zu How-To-Videos, du könnten sonst auch vor dem eigentlich Beginn des Workshops kurz Raum für Erläuterung der Tools lassen.
Ansonsten gleicht die Vorbereitung eines virtuellen Workshops, die eines herkömmlichen Workshops. Stelle sicher, dass es eine Agenda gibt, gewisse Regeln und Methoden festgelegt sind und alle Teilnehmer*innen darüber informiert sind.
Tipp 2: Struktur
Den roten Faden zu finden und zu behalten ist wohl eine der größten Herausforderungen während eines Workshops - ein virtueller Workshop macht diese Herausforderung sogar noch größer. Denn Teilnehmende eines virtuellen Workshops sind schneller abgelenkt: durch ankommende Mails, Chatnachrichten oder den typischen Einflüssen des Home Offices.
Virtuelle Teilnehmer*innen bei der Stange zu halten ist eine große Herausforderung in dreierlei Hinsicht:
Zeitliche Struktur: Taktung und Einhalten der Zeiteinheiten, das sogenannte Timeboxing, sollte für virtuelle Workshops noch genauer beachtet werden. Plane Timeslots für bestimmte Aufgaben, Diskussionen und Pausen und den Workshop allgemein. Soweit möglich, wird es empfohlen, Workshops auf 3 Stunden zu begrenzen - Themen, die bei herkömmlichen Workshops in einem Tagesworkshop ermöglicht werden, lieber über zwei bis drei Slots an verschiedenen Tage aufteilen. Das sorgt für bessere Konzentration.
Inhaltliche Struktur: Eine realistische Agenda ist das A und O. Sie sollte im Vorfeld schon feststehen und nach Möglichkeit den Teilnehmer*innen bekannt sein. Erläutere sie kurz zu Beginn des virtuellen Workshops und mache währenddessen auch immer klar, an welcher Stelle du dich gerade befindest und was die Aufgabe, Fragestellung oder Priorität ist.
Diskussionsstruktur: Bei einem virtuellen Workshop sind Diskussionen noch etwas schwerer zu managen als sonst. Umso mehr sollten die Moderator*innen hier eingreifen und sicherstellen, dass nicht zu weit vom Thema oder der Fragestellung abgewichen wird.
Tipp 3: Troubleshooter
Während die Rollen der Moderatorinnen und der Teilnehmer*innen schon von herkömmlichen Workshops bekannt sind, empfiehlt es sich bei virtuellen Workshops noch eine weitere Rolle einzuführen: den/die Troubleshooter*in. Er/sie unterstützt den Moderator bei der Organisation der Abläufe im Vor- und Nachgang, kümmert sich um Tools und Technik, die Zugänge für die Teilnehmer*innen, unterstützt auch während des Workshops, in dem Fragen und Meldungen gesammelt werden und hilft Teilnehmenden bei Bedarf durch 1:1 Chat bei technischen Problemen bei Mikrofon, Ton oder Bild.
Der Moderator kann sich so ganz auf die Sache selbst konzentrieren. Der/die Troubleshooter*in ist sozusagen eine eigene kleine IT-Abteilung und hält den Moderator*innen den Rücken frei.
Tipp 4: Die richtigen Tools
Wie bereits angekündigt: Ohne die richtigen Tools geht bei einem virtuellen Workshop nichts. Grundlage wird für viele das jeweils in der Firma genutzte Tool zur digitalen Kommunikation sein: Zoom, Slack, Microsoft Teams, Webex - um nur einige zu nennen. Doch das ist nicht genug. Wir stellen noch weitere sinnvolle Tools für Ihren virtuellen Workshop vor:
Miro App- Miro ist eine App für virtuelles Zusammenarbeiten. Zusammen kann gebrainstormt werden oder genaue Prozesse ausgearbeitet. Sie können so ziemlich das machen, was Ihnen auch ein Clipboard ermöglicht. Nur eben virtuell.
Conceptboard, eine Alternative aus Deutschland, für alle, die darauf wert legen (oder deren IT- und Compliance Abteilung darauf wert legt)
Office 365, Google Docs, Google Sheets - die üblichen Verdächtigen bieten Textdokumente, Tabellenkalkulation und Präsentationen online zur Zusammenarbeit an
Time Boxing: Erfahrenen Moderatoren wird er bekannt sein, der Time Timer. Eine Art Stoppuhr zum Timeboxing - damit Zeitvorgaben für alle sichtbar eingehalten werden. Der Time Timer ist auch per App erhältlich für Smartphone und Tablets (iOS/Android).
Canva Whiteboard: Das Whiteboard eröffnet neue Möglichkeiten für Präsentationen mit unbegrenztem Platz. Du kannst im Team zusammenarbeiten und ein virtuelles Whiteboard mit vielen Funktionen wie kostenlosen Vorlagen und anpassbaren Diagrammen und Tabellen erstellen.
Alle Tools, die Sie verwenden, müssen auch ein Zuhause finden: die Event Plattform. Hier bündeln Sie die verschiedenen Workshops, Sessions und Breakouts zu einem großen Event. Doch nicht jede Plattform kann Ihre Lieblingstools integrieren. Achten Sie daher bei der Wahl auf flexible Integration, wie z.B. bei der Virtual Event Plattform von MATE, wo, neben den schon integrierten Tools, viele weitere individuell für Ihr Event hinzugefügt werden können.
Tipp 5: Interaktion/Engagement
Ein virtueller Workshop ist kein “no-camera”-Meeting. Videokonferenz-Tools bieten natürlich die Möglichkeit Kameras auszuschalten, weisen Sie aber die Teilnehmer schon vorher darauf hin, dass dies für eine aktive Teilnahme am Workshop keine Option ist. Kameras sind wichtig für den Moderator, um zu sehen, wie das Gesagte ankommt und ob alle Teilnehmenden beim Geschehen sind.
Die wichtigste Herausforderung: Die Aufmerksamkeit der Teilnehmer während eines virtuellen Workshops nicht verlieren. Dafür muss natürlich auch die Technik stimmen: Video, Ton und auch Chat müssen funktionieren und die Tools für die virtuelle Zusammenarbeit auch. Auch in der Struktur und Agenda Ihres virtuellen Workshops sollte Interaktion eine große Rolle spielen. Halten Sie das Energielevel hoch, aber gewähren Sie auch Pausen. Bei virtuellen Workshops etwa 45 Minuten, damit sich Teilnehmer kurz vor dem Bildschirm erholen können.
Tipp 6: Das Sozialen Netzwerke nicht vergessen!
Obwohl alle Mitarbeiter*innen während des virtuellen Workshops räumlich getrennt sein sollten, ist Nähe ein durchaus wichtiger Aspekt - denn am besten funktioniert es, wenn alle Beteiligten eine Vertrauensbasis haben. Um die fehlende physische Nähe auszugleichen, hilft es, Platz für persönliche Gespräche zu schaffen. Setze “Ice-Breaker” zu Beginn des Workshops ein, lass Teilnehmer über etwas privates (aber gleichzeitig) unverfängliches sprechen - wie etwa einen Traumurlaub oder ein Hobby. Auch ein virtuelles Feierabendbier am Ende eines Nachmittagsworkshops kann Wunder wirken.
Tipp 7: Methoden
Virtuelle Workshops sind keine endlosen Monologe. Wie bereits erklärt, ist es wichtig, dass Teilnehmende energiegeladen und interaktiv dabei sind. Dabei kannst du alle dir bekannten und bevorzugten Methoden aus herkömmlichen Workshops einsetzen: kurze Vorstellungsrunden, Frage-Antwort Spiele, Brainstorming, Clustering oder Voting.
Eventuell brauchst du dafür aber etwas technische Hilfe von beispielsweise den bereits beschrieben Tools. Wenn deine Workshopgruppe zu groß ist, teile die Mitarbeiter einfach in kleiner Gruppen ein und lassen später wieder alle zusammenkommen.
Tipp 8: Visualisierung
Visualisierung ist sicher ein wichtiger Teil eines jeden Workshops, aber bei einem virtuellen Workshop kommt ihr gleich noch mehr Bedeutung zu. Wenn sich die Teilnehmer*innen nicht in einem Raum befinden, in dem die Agenda immer zugänglich ausgehängt ist, wird es manchmal schwierig nachzuvollziehen, bei welchen Teil des Workshops man sich gerade befindet.
Am besten du visualisierst sowohl den aktuellen Punkt in der Agenda, als auch das, was dokumentiert wird und woran gerade gearbeitet wird. Es kann auch hilfreich sein, wenn du das Timeboxing visualisierst.
Tipp 9: Dry Run
Wenn du zum ersten Mal einen virtuellen Workshop planst, kann es hilfreich sein, wenn du das gesamte Setup einmal per Generalprobe ausprobierst. Allen voran sollten sich natürlich Moderator*in und Troubleshooter*in bestens mit den Tools vertraut machen. Bitten sie doch auch einige Kollegen als Teilnehmer*innen die Tools zu testen. So kannst du eventuelle Schwachstellen ausmachen aber auch herausfinden, welche Funktion eines Tools eventuell mehr Erklärung bedarf.
Tipp 10: Nachbereitung
Wahrscheinlich hast du den Workshop aufgezeichnet und zusammen an virtuellen Dokumenten gearbeitet. Teile diese Dokumente und die Aufzeichnungen mit den Teilnehmer*innen und vergesse nicht, nach Feedback zu fragen. So findest du heraus, was die Teilnehmer*innen deines virtuellen Workshops besonders spannend fanden, was schwer nachzuvollziehen war oder auch welche Methoden und Tools besonders geholfen haben.
Fazit
Du siehst: Ein virtueller Workshop ist kein Hexenwerk, aber er erfordert eine gewisse Vorbereitung. Wir hoffen, du findest diese Tipps hilfreich und wünschen dir viel Erfolg für deinen nächsten virtuellen Workshop. Hast du noch Fragen oder möchtest du Unterstützung für deine nächste virtuelle Veranstaltung? Dann kontaktiere uns jederzeit!