Als Event-Planer*innen tragen wir eine große Verantwortung – gegenüber der Umwelt, der Gesellschaft und den Teilnehmenden unserer Veranstaltungen. Die Entscheidungen, die wir in der Planung treffen, haben direkte Auswirkungen auf Ressourcen, Energieverbrauch und die Menschen, die wir erreichen.
Doch wie schaffen wir es, nachhaltige Events zu organisieren, ohne Budgets zu sprengen oder Kompromisse bei der Teilnehmererfahrung einzugehen? Mit diesen und weiteren Fragen haben wir uns beim 'KlimaKlatsch für nachhaltiges Event-Management' auseinandergesetzt – einem Event, das praxisorientierte Lösungen und Raum für offenen Austausch geboten hat.
Über zwei Stunden wurde in lockerer Atmosphäre über Nachhaltigkeit diskutiert
Event-Nachhaltigkeit als zentrales Thema unserer Zeit
Nachhaltigkeit ist längst kein Trend mehr – sie ist eine Notwendigkeit. Doch die Umstellung auf umweltfreundliche und ressourcenschonende Prozesse stellt die Veranstaltungsbranche vor enorme Herausforderungen.
Ob es um die Wahl des Veranstaltungsortes, den Einsatz nachhaltiger Technik oder umweltbewusstes Catering geht: Überall gibt es Potenziale, doch viele Event-Profis kämpfen mit knappen Budgets, begrenzten Teamkapazitäten und der oft schwierigen Verfügbarkeit nachhaltiger Dienstleister, besonders außerhalb städtischer Gebiete. Trotz dieser Hindernisse bleibt es unsere Aufgabe, innovative und umsetzbare Lösungen zu finden.
Der KlimaKlatsch: Ein Raum für Austausch
Der KlimaKlatsch, veranstaltet von den Event-Held:innen, war ein Raum für offenen und ehrlichen Austausch. Unser Ziel war es, eine entspannte, aber produktive Atmosphäre zu schaffen, in der lokale Event-Profis auf Augenhöhe miteinander diskutieren konnten.
Statt reiner Theorie lag der Fokus darauf, die realen Herausforderungen der Teilnehmenden zu beleuchten – von knappen Budgets bis hin zu begrenzten nachhaltigen Ressourcen und Dienstleistern.
Die wichtigsten Erkenntnisse beim KlimaKlatsch
Im Folgenden fassen wir einige der wichtigsten Erkenntnisse der Diskussionsrunde zusammen, die im Austausch zwischen den Teilnehmenden herausgearbeitet wurden.
Hohe No-Show-Raten als größte Herausforderung bei Event-Nachhaltigkeit
Das große Thema an diesem Nachmittag war die No-Show-Rate bei Events. Diese stellt nicht nur eine organisatorische Herausforderung dar, sondern hat auch direkte Auswirkungen auf die Nachhaltigkeit eines Events. Wenn Teilnehmende kurzfristig absagen oder einfach nicht erscheinen, führt das nicht nur zu überflüssigem Ressourcenverbrauch – insbesondere beim Catering - sondern betrifft auch Menschen, die gerne teilgenommen hätten, weil der Platz von jemandem blockiert wurde, der letztlich nicht erschienen ist. Die Folgen reichen von unnötigem Ressourcenverbrauch bis hin zu entgangenen Möglichkeiten für potenzielle Gäste.
Lösung 1: Nutzerverhalten analysieren
Eine der vorgeschlagenen Lösungen war die systematische Analyse des Nutzerverhaltens. Durch A/B-Tests lässt sich herausfinden, welche Kommunikationszeiten und -inhalte am besten funktionieren, um die Teilnehmenden zum rechtzeitigen Erscheinen zu motivieren.
Welche Uhrzeiten sind ideal, um Einladungen zu versenden? Mit welchen Themen und Botschaften kann man die Verbindlichkeit der Gäste erhöhen? Wie lange sollten Einladung, Erinnerung, etc. vor einem Event versendet werden, um die höchste Verbindlichkeit zu erzeugen?
Wichtig ist auch eine realistische Einschätzung der No-Show-Rate über mehrere Events hinweg. Wenn man in der Lage ist, z.B. durch Event-Insights in der Event-Management-Software, die durchschnittlliche No-Show-Rate pro Event-Format oder Typ zu analysieren, kann man Ressourcen besser planen.
Lösung 2: Teilnehmende sensibilisieren
Ein weiterer Ansatz ist es, die Teilnehmenden vor, während und nach der Veranstaltung zu sensibilisieren. Hier wurde die Idee diskutiert, den Gästen durch persönliche Nachrichten bewusst zu machen, welche Auswirkungen No-Shows auf das Event haben. E-Mails wie "Schade, dass Sie nicht dabei waren" könnten bei No-Shows genutzt werden, um vorsichtig auf die Ressourcen hinzuweisen, die aufgrund des Nichterscheinens verschwendet wurden.
Auch die Einführung einer No-Show-Gebühr für kostenlose Events wurde als Option in den Raum gestellt, allerdings mit der berechtigten Frage, wie man dies in der Praxis effizient umsetzen könnte.
Anregende Gespräche über die Resultate unserer aktuellen Studie zu Event-Nachhaltigkeit
Lösung 3: Event-Kommunikation verbessern
Ein dritter Lösungsansatz war die Verbesserung der Event-Kommunikation. Bestätigungs-E-Mails mit der Möglichkeit Kalendereinträge bei Teilnehmenden zu generieren, können dazu beitragen, dass Teilnehmende das Event nicht vergessen. Zusätzlich kann ein "Wartelistendruck" klarstellen, dass eine Absage auch anderen Gästen die Möglichkeit gibt, am Event teilzunehmen.
Weitere Erkenntnisse am KlimaKlatsch
Die Diskussion über No-Shows war nur einer von vielen interessanten Aspekten, die wir hier noch um weitere ergänzen möchten:
Kommunikation der Bemühungen für mehr Nachhaltigkeit
Auch die Kommunikation über Nachhaltigkeit selbst wurde hinterfragt. Oft wird das Thema zu abstrakt und global formuliert und durch ein "Wir wollen die Welt retten"-Ansatz einfach zu groß gedacht.
Viel greifbarer wäre es, über konkrete lokale Maßnahmen zu sprechen: Kooperationen mit regionalen Partnern, die Förderung gesunder Ernährung durch vegetarische Menüs und der bewusste Umgang mit Ressourcen. Eine solche Kommunikation bietet nicht nur mehr Authentizität, sondern sensibilisiert auch ein breiteres Publikum.
Tools zur Messung des CO2-Fußabdrucks
Ein weiteres Problem ist der Zugang zu Tools zur Messung des CO2-Fußabdrucks von Events. Viele Veranstalter*innen würden gerne ihren Umwelteinfluss genauer verfolgen, doch die verfügbaren Tools sind entweder zu teuer oder zu komplex in der Anwendung. Die meisten beschränken sich daher auf die Messung der Anfahrtswege der Gäste.
Ein Vorschlag war, hier Checklisten zu nutzen, um den Prozess zu vereinfachen und dennoch so nahe wie möglich an realistische Werte heranzukommen.
Zertifizierungen als Anreiz zur Verbesserung
Auch Zertifizierungen wurden als Thema diskutiert. Diese sind oft mit hohen Kosten und großem Aufwand verbunden, bieten aber wertvolle Orientierungshilfen. Der „Blaue Engel“, der ab 2025 auch eine Zertifizierung für Veranstaltungen anbieten wird, wurde als Beispiel genannt.
Solche Umweltzeichen geben Veranstalter*innen nicht nur ein Gütesiegel, sondern auch handfeste Kriterien, an denen sie sich orientieren können, um ihre Events nachhaltig zu gestalten.
Die Pausen durften die Teilnehmenden auf unserer schönen Terrasse verbringen
Event-Management-Software als erster Schritt zu nachhaltigen Events
Nachhaltigkeit stand in den letzten Jahren immer stärker im Fokus der Event-Branche, die daraufhin begann, ihre Prozesse umweltfreundlicher zu gestalten. Die Umstellung auf nachhaltiges Event-Management erfordert jedoch nicht nur ein Umdenken, sondern auch neue technologische Lösungen.
Event-Management-Software wie Sweap kann hier einen entscheidenden Beitrag leisten. Durch die Digitalisierung vieler Prozesse, wie der Einladungsverwaltung und der Erfassung von Teilnehmenden-Daten, können nicht nur Ressourcen gespart, sondern auch (Papier-)Abfälle und Energieverbrauch reduziert werden. Dies hilft nicht nur der Umwelt, sondern senkt gleichzeitig auch die Kosten.
Eine erfolgreiche Diskussion
Der „KlimaKlatsch zur nachhaltigen Event-Planung“ hat gezeigt, dass die Branche bereit ist, sich den Herausforderungen der Nachhaltigkeit zu stellen. Die Diskussionen, Ideen und Lösungsansätze, die bei diesem Event entstanden sind, werden uns begleiten – und uns hoffentlich auf dem Weg zu einer nachhaltigen Event-Zukunft unterstützen.
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