Die Einführung der Event-Daten

Wertvolle Veranstaltungsdaten, um den ROI deiner Veranstaltung zu verbessern.

So wie sich die Definition von Veranstaltungserfolg weiterentwickelt hat, so haben sich auch die Instrumente zu seiner Messung und Bewertung weiterentwickelt. Wir freuen uns, die dritte unserer aufregenden neuen "Sweap 3"-Funktionen ankündigen zu können - unsere neue Insights-Funktion.

Das Argument für Event-Daten

Daten sind heute eine der wichtigsten Faktoren in der Veranstaltungsbranche. Vorbei sind die Zeiten, in denen lockere Behauptungen über Leads und die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen als Maßstab für den Erfolg einer Veranstaltung ausreichten. Stattdessen wird von Veranstaltungsfachleuten erwartet, dass sie anhand von Datenanalysen und -auswertungen zeigen, wie und warum ihre Veranstaltungen erfolgreich sind.

Die Bedeutung von Daten in der Branche nimmt zu. Dennoch haben nur wenige Führungskräfte die Zeit, sich mit komplexen Daten zu beschäftigen, um den Erfolg einer Veranstaltung zu ermitteln. Die neue Insights-Funktion unserer Event Efficiency Platform schlüsselt komplexe Veranstaltungsdaten automatisch und in Echtzeit auf und präsentiert sie in einer Reihe von hilfreichen, leicht verständlichen Diagrammen und Grafiken.

Die gewonnenen Erkenntnisse lassen sich in der Praxis in vielen Bereichen einsetzen. Dazu gehören unter anderem:

  • Demonstration des Erfolgs von Veranstaltungen gegenüber Vorgesetzten und CEOs. Mit einem Mausklick kann das Insights-Panel als PDF exportiert oder als attraktiver, farbiger Schnappschuss ausgedruckt werden, den du zu einem Meeting mitbringen kannst.

  • Echtzeitanalysen und/oder vergleichende Analysen nach der Veranstaltung, die zeigen, was funktioniert und was nicht. Ändere zum Beispiel den E-Mail-Ton und die Kommunikationsstrategie, wenn du deine Registrierungsziele nicht erreichst.

  • Planung zukünftiger Veranstaltungen auf der Grundlage von erwiesenen Schwächen oder Stärken. Entscheide, was du wiederholen und was du überdenken willst; lerne und optimiere ständig.

Das Insights-Panel in Aktion

Das Insights-Panel ist für persönliche, hybride oder virtuelle Veranstaltungen geeignet. Die Einblicke, die es bietet, sind in die Kategorien Anmeldung, Kommunikation und Check-in unterteilt.

Wenn du dir über irgendetwas unsicher bist, lies einfach weiter unten, um einen Überblick über die Funktionen zu erhalten.

Registrierung:

Nach einer einfachen Grafik, die deinen Fortschritt auf dem Weg zu deinem Anmeldeziel visualisiert, werden dir vier weitere Grafiken angezeigt.

Die erste Grafik, " Registrierungsstatus" (links unten), ist ein einfaches Tortendiagramm, das die Eingeladenen danach unterteilt, ob sie sich angemeldet, abgelehnt oder nicht geantwortet haben. Die zweite Grafik (rechts unten) geht mehr ins Detail, indem sie den Teilnehmendenstatus in einem Balkendiagramm im Stil eines “Registrierungs-Funnels" darstellt. Es reicht oft nicht aus zu wissen, wer gekommen ist und wer nicht; durch den Vergleich von Statistiken wie "Absagen", “Ohne Antwort" und “No-Show" erhalten Veranstaltungsexperten nützliche Einblicke, wo, warum und wann sie potenzielle Teilnehmende verlieren.

Die nächste Grafik, “Conversions", schlüsselt die Teilnehmenden nach ihrem Status der Konvertierung in Prozenten auf. Und die letzte Grafik dieses Abschnitts, ein Liniendiagramm mit dem Titel “Rückmeldungen im Laufe der Zeit", zeigt, wann sich die Eingeladenen Kontakte in deiner Zeitleiste entschieden haben, die Einladung anzunehmen oder abzulehnen. Diese letzte Grafik ist besonders nützlich, wenn du andere Event-Marketing-Maßnahmen messen willst: Korrelieren die Spitzen der angenommenen Einladungen mit deinen gezielten Werbemaßnahmen? Wenn nicht, warum nicht?

Die eigentliche Magie dieses Abschnitts liegt in der Dropdown-Box "Gastkategorie wählen" am oberen Rand. Anstatt einfach alle Eingeladenen zu erfassen, kannst du einzelne Teilnehmendenkategorien auswählen. Das können z. B. Referenten, VIPs, Journalisten oder jede andere Kategorie sein, die bei der Erstellung der Veranstaltung eingegeben wurde. Wähle einfach deine Kategorie aus und die Grafik wird automatisch angepasst.

Kommunikation:

Im zweiten Abschnitt werden nur zwei Grafiken angezeigt, deren Nützlichkeit jedoch nicht unterschätzt werden sollte. Beide Grafiken, der Trichter und das Diagramm "Registrierungswirkung", veranschaulichen die Wirksamkeit deiner E-Mail-Kommunikation. Über das Dropdown-Menü können diese Grafiken noch detaillierter werden, indem jede deiner E-Mails einzeln analysiert wird.

Unsere Funktion zur Erstellung von Veranstaltungen kann jetzt automatisch ein Dutzend verschiedene E-Mail-Vorlagen für deine Veranstaltung erstellen, von Early-Bird-Einladungen über Erinnerungsmails bis hin zu Abschlussaufrufen. Indem du die CTR jeder dieser E-Mails (oder deiner eigenen maßgeschneiderten E-Mails) verfolgst und sie in der untenstehenden Grafik darstellst, kannst du feststellen, welche E-Mails die größte oder die geringste Wirkung hatten.

Check-in:

Im letzten Abschnitt werden Informationen über die eingecheckten Personen in vier verschiedenen Grafiken angezeigt. Diese Grafiken zeigen das Verhältnis zwischen eingecheckten und nicht eingecheckten Personen sowie die Anwesenheitsrate und die No-Show-Rate. All das sind nützliche Statistiken, die du sowohl während als auch nach einer Veranstaltung zur Hand haben solltest.

Am nützlichsten ist aber wohl das Liniendiagramm, das anzeigt, wann genau die Teilnehmenden eingecheckt haben. Diese wichtige Information geht darüber hinaus, wer zu spät und wer zu früh kommt. Sie kann bei Serienveranstaltungen genutzt werden, um zu zeigen, ob die Einlasszeiten gestaffelt werden müssen oder ob die Anreise der Teilnehmenden durch längere Einlasszeiten verbessert werden könnte.

Export:

Deine Veranstaltung ist vorbei und war ein voller Erfolg. Was nun? Richtig - mit der Exportfunktion erhältst du eine schön gestaltete PDF-Datei, die du zum Reporting verwenden kannst oder um den Erfolg deiner Veranstaltung mit früheren Veranstaltungen zu vergleichen. Sieh dir hier ein Beispiel eines Datenexports an.

Tief genug geblickt?

Eventmanager*innen, Marketer und Eventprofis aller Art können von diesen Momentaufnahmen profitieren. Die Messung der Wirkung und des Erfolgs von Veranstaltungen wird in den kommenden Jahren immer wichtiger und präziser werden. Unabhängig davon, ob eine Veranstaltung ein Erfolg war oder ob es erhebliche Verbesserungsmöglichkeiten gab, ist es absolut wichtig zu wissen, warum.

Du hast nichts zu verlieren, wenn du unsere Event-Effizienz-Plattform und ihre neue Insights-Funktion ausprobierst, denn du kannst sie kostenlos testen.

Wir bei Sweap sind entschlossen, bei dem, was wir tun, die Allerbesten zu sein. Wir werden unsere Insights-Funktion im Laufe der Zeit weiter aktualisieren, um noch mehr Funktionen, Präzision und Anpassungsmöglichkeiten zu bieten. Wenn du möchtest, dass wir weitere Funktionen hinzufügen, klicke einfach auf die Schaltfläche "Gib uns Feedback", die du auf jeder Seite findest.

Bist du bereit?

Probiere die Insights-Funktion in Sweap kostenlos aus!

Artikel von Oliver Edwards
Ein kreativer Community Builder mit einem Händchen für Strategie, Kommunikation und Menschen.