Interaktive Checkliste für nachhaltige Veranstaltungen

Ein Leitfaden für Event-Manager*innen:

Mehr denn je steht Nachhaltigkeit bei Veranstaltungsplanern ganz oben auf der Agenda, denn sie hat für die Teilnehmende von Veranstaltungen höchste Priorität. Als große Produzenten von Abfall und Verbraucher wertvoller Ressourcen stehen Event-Manager*innen vor der Herausforderung, ihre Events nachhaltiger zu gestalten.

Die Eventindustrie unternimmt bedeutende Anstrengungen, um diesen Impact zu reduzieren, von der Optimierung des Energieverbrauchs bis zur Minimierung von Abfällen.

Um diese Herausforderungen zu meistern, haben wir die umfassendste und interaktivste Checkliste für nachhaltige Veranstaltungen entwickelt, die es derzeit gibt. Diese Checkliste ist ein praktisches Tool, das darauf abzielt, Event-Manager*innen dabei zu unterstützen, Veranstaltungen effektiv zu transformieren und die Nachhaltigkeit auf allen Ebenen zu fördern.

Bist du bereit, diese Herausforderung anzunehmen und deine Events nachhaltiger zu gestalten? Strukturiere und optimiere deine Nachhaltigkeitsanstrengungen, indem du die vollständige interaktive Checkliste hier herunterlädst.

Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen als Basis für zukünftigen Event-Erfolg

Die Organisation von Events trägt weltweit signifikant zu Umweltbelastungen bei. Von großen Konferenzen bis hin zu kleinen Zusammenkünften entstehen dabei Unmengen an Abfall, und es wird eine beträchtliche Menge an Ressourcen verbraucht. Nachhaltigkeit in der Event-Planung zu integrieren, bedeutet nicht nur, den ökologischen Fußabdruck zu minimieren, sondern auch, die soziale Verantwortung zu stärken und die ökonomische Effizienz zu verbessern.

Für Event-Manager*innen besteht zudem die ständige Herausforderung, mit den Nachhaltigkeitsbestrebungen ihrer Unternehmen und Kunden Schritt zu halten. Dies erfordert ein fortlaufendes Engagement für nachhaltige Praktiken und die Implementierung effektiver Maßnahmen, um diesen Anforderungen gerecht zu werden. Durch nachhaltige Praktiken können Events zur Schonung natürlicher Ressourcen beitragen, die Biodiversität schützen und gleichzeitig das Wohlbefinden der Gemeinschaft fördern. Darüber hinaus reagieren Teilnehmende zunehmend positiv auf umweltbewusste Initiativen, was die Markenwahrnehmung und Teilnehmerbindung verbessert.

Für tiefergehende Einblicke und praktische Tipps, wie du deine Veranstaltungen nachhaltiger gestalten kannst, empfehlen wir unseren Artikel "10 Tipps für nachhaltigere Veranstaltungen", der bewährte Methoden und innovative Ansätze vorstellt.

Glossar: Die wichtigsten Ausdrücke in der Checkliste für nachhaltige Veranstaltungen

Um die Checkliste für nachhaltige Veranstaltungen optimal nutzen zu können, ist es hilfreich, einige Schlüsselbegriffe zu verstehen, die darin verwendet werden:

• ESG (Environmental, Social, Governance): Bezieht sich auf Umwelt-, Sozial- und Unternehmensführungsstandards, die zur Bewertung der Nachhaltigkeits- und ethischen Auswirkungen einer Organisation herangezogen werden.

• Kohlenstoffkompensation: Maßnahmen zur Ausgleichung der CO2-Emissionen einer Veranstaltung durch Investitionen in Umweltprojekte wie Aufforstung oder erneuerbare Energien.

• Wiederverwendbare Ressourcen: Materialien oder Produkte, die mehrfach verwendet werden können, um den Abfall zu reduzieren und die Ressourcennutzung zu optimieren.

• Zero Waste: Ein Prinzip, das darauf abzielt, Abfall vollständig zu eliminieren oder signifikant zu reduzieren, durch Strategien wie Recycling und Kompostierung.

• Nachhaltige Beschaffung: Der Einkaufsprozess, der darauf abzielt, Produkte und Dienstleistungen zu beziehen, die minimale negative Auswirkungen auf die Umwelt haben und soziale Gerechtigkeit fördern.

• Inklusivität: Sicherstellung, dass Veranstaltungen für alle Personen zugänglich und einladend sind, unabhängig von physischen oder sensorischen Einschränkungen.

Dieses Glossar erklärt grundlegende Begriffe, die dir helfen, die Checkliste vollständig zu verstehen und effektiv für die Planung deiner nachhaltigen Veranstaltungen zu nutzen.

Wie diese Event-Checkliste funktioniert

Unsere Checkliste für nachhaltige Veranstaltungen ist ein interaktives Google Sheet Tool, das darauf ausgerichtet ist, Event-Manager*innen durch den Prozess der Planung und Durchführung nachhaltiger Veranstaltungen zu führen. Hier erklären wir, wie du die Checkliste effektiv nutzen kannst:

1. Download und Personalisierung: Zuerst solltest du die Checkliste hier herunterladen. Da sie interaktiv ist, kannst du sie direkt an deine spezifischen Bedürfnisse anpassen.

2. Durchführung der Bewertung: Jede Kategorie der Checkliste beinhaltet eine Reihe von Fragen, die du mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten kannst. Diese Antworten helfen dir, Bereiche zu identifizieren, in denen deine Veranstaltung bereits gut aufgestellt ist, und solche, in denen Verbesserungspotenzial besteht.

3. Expertentipps nutzen: Bei jeder Frage, die mit „Nein“ beantwortet wird, bietet die Checkliste einen Expertentipp. Diese Tipps geben wertvolle Einsichten und Vorschläge, wie du spezifische Aspekte deiner Veranstaltung verbessern kannst.

4. Verfolgung des Fortschritts: Die Checkliste enthält auch einen Fortschrittsbalken, der dir zeigt, wie nah du daran bist, eine vollständig nachhaltige Veranstaltung zu erreichen. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Bewertung und Motivation während des Planungsprozesses.

5. Anpassung und Erweiterung: Du kannst bis zu zwei eigene Aufgaben zu jeder Liste hinzufügen, um sicherzustellen, dass alle spezifischen Anforderungen oder Ziele deiner Veranstaltung berücksichtigt werden.

In diesem Artikel stellen wir nur eine Vorschau der Fragen vor. Um Zugang zur vollständigen interaktiven Checkliste zu erhalten, lade sie hier herunter.

Event-Kommunikation

Effiziente Kommunikation ist der Schlüssel zu jedem erfolgreichen Event und bietet erhebliches Potenzial für Nachhaltigkeit. Durch den Einsatz digitaler Event-Kommunikation kannst du den Papierverbrauch drastisch reduzieren und gleichzeitig eine effektive, zeitnahe Informationsverbreitung sicherstellen.

• Nutzt du digitale Plattformen für alle Event-Kommunikation, um Papierverbrauch zu reduzieren?

• Ist dein Event-Marketing darauf ausgerichtet, die Nachhaltigkeitsbemühungen und -vorteile des Events hervorzuheben?

• Bietest du elektronische Event-Ticketing und Registrierungsoptionen an, um Papiermüll zu minimieren?

• Hast du sichergestellt, dass alle digitalen Kommunikationstools barrierefrei für Menschen mit Behinderungen sind?

• Sind deine Event-Marketing-Strategien inklusiv gestaltet, mit einer Sprache, die auf alle Demografien und Hintergründe Rücksicht nimmt?

• Nutzt du aktiv Social Media, um vor, während und nach dem Event mit den Teilnehmenden zu interagieren?

Event-Registrierung

Die Registrierung ist oft der erste Berührungspunkt für Teilnehmende und bietet eine ausgezeichnete Gelegenheit, Nachhaltigkeitsprinzipien umzusetzen. Indem du eine digitale und papierlose Registrierung anbietest, kannst du den Materialverbrauch senken und die Effizienz steigern.

• Nutzt du eine Software zur Event-Registrierung, um den Einsatz von Papierformularen und Postversand zu minimieren?

• Nutzt du die während der Registrierung gesammelten Daten, um die Ressourcenzuteilung effektiver zu planen, wie z.B. Sitzplatzverteilung, Materialien und Speisen?

• Sind deine Registrierungsprozesse mit mobiler Technologie integriert, die es Teilnehmenden ermöglicht, ihre Smartphones für Event-Check-in und Informationsabruf zu verwenden?

• Hast du den ökologischen Einfluss deiner Registrierungsabzeichen und -materialien berücksichtigt?

• Nutzt du die während der Registrierung gesammelten Daten, um die Nachhaltigkeit des Events zu verbessern, wie z.B. Ernährungsvorlieben und Zugänglichkeitsbedürfnisse?

Reisen & Transport

Mobilität spielt eine entscheidende Rolle für die Umweltbilanz einer Veranstaltung. Durch die Förderung von umweltfreundlichen Reiseoptionen wie öffentlichen Verkehrsmitteln oder Fahrradnutzung kannst du den CO2-Fußabdruck deiner Veranstaltung erheblich reduzieren.

Diese Kategorie bietet Richtlinien, wie du Transportmittel wählen und organisieren kannst, die sowohl praktisch als auch nachhaltig sind.

• Hast du sichergestellt, dass der Veranstaltungsort mit öffentlichen Verkehrsmitteln, Fahrrad oder zu Fuß erreichbar ist?

• Sind sichere Fahrradabstellplätze am Veranstaltungsort verfügbar?

• Bietest du Anreize für Teilnehmende, die mit umweltfreundlichen Verkehrsmitteln anreisen?

• Sind umfassende umweltfreundliche Reiseoptionen leicht verfügbar und werden allen potenziellen Teilnehmenden kommuniziert?

• Bietest du umweltfreundliche Transportoptionen wie Shuttle-Services, Fahrgemeinschaften oder Fahrradtaxi-Dienste an, wenn öffentliche Verkehrsmittel nicht praktikabel sind?

Veranstaltungsort

Die Wahl des Veranstaltungsorts kann die Nachhaltigkeit deines Events maßgeblich beeinflussen. Ein umweltfreundlicher Veranstaltungsort reduziert nicht nur den Bedarf an Ressourcen, sondern verbessert auch das Erlebnis für die Teilnehmenden.

Diese Kategorie hilft dir, Orte auszuwählen, die Umweltstandards erfüllen und nachhaltige Praktiken fördern.

• Verfügt der ausgewählte Veranstaltungsort über eine starke Umweltpolitik und Nachhaltigkeitszertifizierungen?

• Werden bestehende Gebäude und Flächen genutzt, um den Bedarf an temporären Strukturen zu vermeiden?

• Gibt es einen Erhaltungsplan, wenn dein Event im Freien in einer natürlichen Umgebung stattfindet?

• Sind die Unterkünfte für die Teilnehmenden umweltzertifiziert oder für ihre nachhaltigen Praktiken anerkannt?

• Unterstützt und bietet der Veranstaltungsort Einrichtungen für Teilnehmende mit Behinderungen, um Inklusivität und Zugänglichkeit zu gewährleisten?

• Sind die Einrichtungen am Veranstaltungsort mit energieeffizienter Beleuchtung und Klimasteuerungssystemen ausgestattet?

Essen & Trinken

Catering-Optionen haben großen Einfluss auf die Umweltverträglichkeit einer Veranstaltung. Durch die Auswahl von lokalen und saisonalen Lebensmitteln, die Reduzierung von Lebensmittelabfällen und die Vermeidung von Einwegprodukten kann das Catering nachhaltiger gestaltet werden.

Diese Kategorie bietet Ansätze, wie du deinen Teilnehmenden köstliche und umweltfreundliche Speisen bieten kannst.

• Hast du Catering-Dienste ausgewählt, die lokale und saisonale Lebensmittelquellen bevorzugen?

• Bietest du vegetarische und vegane Speisen an, um den Kohlenstoff-Fußabdruck in Verbindung mit tierischen Produkten zu verringern?

• Vermeidest du Einwegkunststoffe und Einweggeschirr beim Catering?

• Nutzt du Großspender für Kondimente und Getränke, um Einzelverpackungen zu minimieren?

• Vermeidest du Flaschenwasser, indem du Wasserspender für nachfüllbare Flaschen bereitstellst?

• Hast du Vorkehrungen für übrig gebliebene Lebensmittel getroffen, sodass sie an lokale Unterkünfte oder Lebensmittelbanken gespendet werden können?

Abfallmanagement & Recycling

Effektives Abfallmanagement ist entscheidend für die Reduzierung des ökologischen Fußabdrucks einer Veranstaltung.

Diese Kategorie konzentriert sich auf Strategien zur Minimierung von Abfall durch Recycling, Kompostierung und die Wahl wiederverwendbarer Materialien. Sie zeigt auf, wie du ein Zero-Waste-Event planen und umsetzen kannst.

• Hast du Vorkehrungen für die Platzierung von Recycling- und Kompostbehältern im gesamten Veranstaltungsort getroffen, die klar gekennzeichnet sind, um Kontamination zu vermeiden?

• Verwendest du Schilder aus recycelbaren oder wiederverwendbaren Materialien, um eine korrekte Entsorgungspraxis zu leiten?

• Arbeitest du mit Anbietern und Caterern zusammen, die sich verpflichten, Plastik zu minimieren und umweltfreundliche Verpackungen zu priorisieren?

• Hast du einen Plan, um Elektronikschrott, wie gebrauchte Batterien oder alte Geräte, zu entsorgen?

• Ermutigst du die Teilnehmenden, eigene wiederverwendbare Gegenstände wie Wasserflaschen, Kaffeetassen und Besteck mitzubringen?

Energie & Wasser

Energie- und Wasserverbrauch effektiv zu managen, bedeutet, nachhaltig zu handeln.

In dieser Kategorie findest du Tipps, wie du den Verbrauch dieser Ressourcen minimieren und gleichzeitig sicherstellen kannst, dass deine Veranstaltung reibungslos abläuft. Von der Nutzung erneuerbarer Energien bis hin zur Implementierung von Wassersparmaßnahmen – jede Aktion zählt.

• Nutzt dein Event Energie aus erneuerbaren Quellen wie Solar-, Wind- oder Wasserkraft?

• Sind alle Beleuchtungs- und AV-Geräte am Veranstaltungsort energieeffizient, wie zum Beispiel LED-Beleuchtung und energiesparende Geräte?

• Hast du wassersparende Maßnahmen implementiert, wie Niedrigfluss-Armaturen und Toiletten oder Wasseraufbereitungssysteme?

• Gibt es ein System zur Überwachung und Steuerung der Heizung, Lüftung und Klimatisierung (HVAC), um Energieverschwendung zu minimieren?

• Engagierst du die Teilnehmenden über die Bedeutung des Energiesparens und des Wasserschutzes während des Events?

Gesundheit & Sicherheit

Die Gewährleistung von Gesundheit und Sicherheit bei Veranstaltungen ist essenziell, nicht nur zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen, sondern auch, um ein positives Erlebnis für alle Beteiligten zu schaffen.

In dieser Kategorie dreht sich alles darum, wie du sicherstellen kannst, dass deine Veranstaltung nicht nur ökologisch nachhaltig, sondern auch gesundheitsfördernd und sicher für alle Teilnehmenden ist.

• Hast du Gesundheits- und Sicherheitsaspekte in die Planung aller Eventbereiche integriert, um sicherzustellen, dass sie lokalen Vorschriften entsprechen und das Wohlbefinden fördern?

• Sind die bei der Eventgestaltung verwendeten nachhaltigen Materialien ungiftig und unterstützen eine gute Raumluftqualität?

• Befolgen die Speisen- und Getränkeangebote deines Events gesundheitsbewusste und sichere Praktiken, wie das Anbieten von allergenfreien Optionen und eine klare Kennzeichnung?

• Hast du das Wohlbefinden der Teilnehmenden in Bezug auf die psychische Gesundheit berücksichtigt und Bereiche für Entspannung und Ruhe angeboten?

Soziale Verantwortung

Veranstaltungen bieten eine hervorragende Plattform, um positive soziale Wirkungen zu erzielen.

Diese Kategorie betont die Bedeutung von Inklusivität, Diversität und der Unterstützung lokaler Gemeinschaften. Sie zeigt, wie dein Event nicht nur umwelt-, sondern auch sozialverträglich sein kann.

• Hast du die sozioökonomischen Auswirkungen deines Events auf die lokale Gemeinschaft berücksichtigt?

• Bietet dein Event aktive Einbeziehung der lokalen Gemeinschaften in die Planung und Durchführung und bietet wirtschaftliche Vorteile für sie?

• Bietet dein Event Möglichkeiten für unterrepräsentierte Gruppen zur Teilnahme, zum Sprechen oder zur Aufführung?

• Gibt es klare Richtlinien und Praktiken, um Vielfalt und Inklusion bei deinem Event zu gewährleisten, um Teilnehmende aus verschiedenen Hintergründen aufzunehmen?

Werbegeschenke

Werbegeschenke sind eine gängige Praxis bei Veranstaltungen, können aber auch eine Quelle für Abfall sein.

Diese Kategorie hilft dir, nachhaltige Werbegeschenke zu wählen, die sowohl nützlich als auch umweltfreundlich sind, und gibt Tipps, wie du unnötigen Müll vermeiden kannst.

• Sind deine Event-Werbegeschenke praktisch, wiederverwendbar oder aus nachhaltigen Materialien hergestellt?

• Beziehst du Werbegeschenke von lokalen Lieferanten, um den Kohlenstoff-Fußabdruck, der mit dem Transport verbunden ist, zu reduzieren?

• Hast du digitale Werbegeschenke in Betracht gezogen, wie Rabattcodes, E-Books oder Online-Kurse, um physischen Abfall zu eliminieren?

• Kommunizierst du aktiv die Nachhaltigkeitsmerkmale deiner Werbegeschenke an die Teilnehmenden?

• Minimierst du die Verpackung der Werbegeschenke, indem du recycelte oder recycelbare Materialien verwendest, falls notwendig?

Evaluierung nach dem Event

Die Bewertung deiner Nachhaltigkeitsbemühungen ist entscheidend, um Verbesserungen vorzunehmen und Erfolge zu messen.

Diese Kategorie bietet Methoden zur Messung und Analyse der ökologischen und sozialen Auswirkungen deiner Veranstaltung, um sicherzustellen, dass deine Ziele erreicht werden.

• Nutzt du ein Nachhaltigkeitsberichtssystem, um den ökologischen Einfluss deines Events zu verfolgen und zu messen?

• Werden Net Promoter Score (NPS) Umfragen durchgeführt, um Feedback der Teilnehmenden speziell zu den Nachhaltigkeitspraktiken zu sammeln?

• Führst du mit deinem Team eine umfassende Nachbesprechung nach dem Event durch, um zu diskutieren, was in Bezug auf Nachhaltigkeit funktioniert hat und was nicht?

• Werden die Ergebnisse der Nachhaltigkeitsbemühungen kommuniziert, um Transparenz zu wahren und Vertrauen bei Stakeholdern und Teilnehmenden aufzubauen?

• Arbeitest du mit externen Auditoren oder Beratern zusammen, um die Nachhaltigkeitsansprüche und die Leistung deines Events zu validieren?

Es ist Zeit für mehr Nachhaltigkeit bei Veranstaltungen

Die Organisation einer nachhaltigen Veranstaltung kann einfach sein, wenn du die richtigen Werkzeuge zur Hand hast. Unsere Checkliste für nachhaltige Veranstaltungen ist ein entscheidender Schritt in diese Richtung, indem sie dir konkrete Maßnahmen und Praktiken aufzeigt, mit denen du deine Events umweltfreundlicher gestalten kannst.

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