Das E-Mail-Marketing galt lange als der effizienteste und kostengünstigste Weg, um Teilnehmende für Events zu gewinnen. Mit einem beeindruckenden ROI von 4.400 % ist es nach wie vor unschlagbar günstig, effektiv und schnell. Doch die Realität hat sich verändert: Überfüllte Postfächer, sinkende Öffnungsraten und strenge Datenschutzbestimmungen stellen Event-Manager*innen heute vor neue Herausforderungen.
Event-Profis stecken in der Bredouille: Einerseits bleibt die E-Mail unverzichtbar, andererseits wird es immer schwieriger, im Postfach der Zielgruppe wirklich wahrgenommen zu werden. Wie können wir die Stärken dieses Mediums nutzen, ohne in der Masse unterzugehen? Darum ging es bei der zweiten Ausgabe der Event-Held:innen.
Zwei Stunden wurde in lockerer Atmosphäre über E-Mail-Marketing diskutiert
Die zentralen Herausforderungen und Lösungen im Event-E-Mail-Marketing
Unsere Event-Held:innen hatten die Möglichkeit, Herausforderungen schon vor dem Event einzusenden. Weitere Herausforderungen kamen im Rahmen der offenen Diskussion auf.
Sinkende Öffnungsraten und Spam-Filter
Sinkende Öffnungsraten zählen zu den größten Herausforderungen im Event-Marketing. Selbst gut durchdachte Event-Einladungen schaffen es oft nicht, die Aufmerksamkeit der Empfänger*innen zu gewinnen – oder landen gleich im Spam-Ordner. Spam-Filter werden immer strenger, und überladene Postfächer tun ihr Übriges. Was bleibt, ist Frust bei den Event-Profis und leere Plätze bei den Veranstaltungen.
Während der Diskussion bei der zweiten Ausgabe der Event-Held:innen wurde klar, dass eine Lösung nicht allein in der Gestaltung der E-Mail liegt, sondern in einer ganzheitlichen Strategie. Die Pflege der Gästeliste spielt dabei eine entscheidende Rolle: Regelmäßiges Entfernen inaktiver Kontakte, das Sammeln sauberer Daten und die Implementierung von Authentifizierungsprotokollen wie SPF, DKIM und DMARC können helfen, die Zustellbarkeit zu verbessern.
Ebenso wurde über die Feinheiten des Inhalts gesprochen: Einladungen sollten persönlich und klar formuliert sein – ohne reißerische Sprache oder überflüssige Links, die Spam-Filter alarmieren könnten. Die Botschaft? Qualität vor Quantität. E-Mails, die gezielt auf die Interessen der Empfänger*innen eingehen, haben die besten Chancen, die digitale Hürde des Posteingangs zu überwinden.
Das überfüllte Postfach: Eine Bremse für Event-Manager*innen
Das Postfach der meisten Empfänger*innen gleicht einem digitalen Trubelplatz: Unzählige Nachrichten buhlen um Aufmerksamkeit, und viele E-Mails verschwinden ungelesen. Besonders Einladungen für Events haben es schwer, sich gegen Newsletter, Werbeaktionen und persönliche Korrespondenz durchzusetzen. Hinzu kommt die zunehmende E-Mail-Müdigkeit – je mehr Nachrichten jemand erhält, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie geöffnet oder beachtet werden. Für Event-Manager*innen wird es dadurch immer schwieriger, die Relevanz ihrer Einladungen zu vermitteln und ihre Zielgruppen tatsächlich zu erreichen.
Während der Event-Held:innen-Runde wurde deutlich, dass es hier keine Einzellösung gibt, sondern ein Zusammenspiel verschiedener Strategien notwendig ist:
Segmentierung der Zielgruppe: Eine der effektivsten Maßnahmen ist es, kleinere, gezielte Verteiler zu erstellen. Denn je genauer die E-Mails auf die Interessen der Empfänger*innen zugeschnitten sind, desto höher ist die Chance, dass sie geöffnet werden. Hier wurde diskutiert, wie Umfragen oder Feedback aus vergangenen Events genutzt werden können, um Themen und Interessen besser zu verstehen.
Personalisierung: Persönliche Ansprache macht den Unterschied. Eine E-Mail mit einer individuellen Betreffzeile – sei es durch den Namen des Empfängers oder ein spezifisches Interesse – wird weit eher wahrgenommen. Auch im Text selbst kann eine persönliche Note das Engagement steigern.
Betreffzeilen, die überzeugen: Kreativität zahlt sich aus. Dringlichkeit durch klare Zeitangaben, Emojis für visuelle Aufmerksamkeit oder A/B-Tests für verschiedene Varianten sind Möglichkeiten, um die Betreffzeilen zu optimieren.
Visuelle Teaser: Auch die Gestaltung der E-Mail spielt eine Rolle. Interaktive Elemente wie GIFs oder Countdown-Timer, die auf ein bevorstehendes Event hinweisen, können die Neugier der Empfänger*innen wecken.
Die Essenz aus der Diskussion? Das überfüllte Postfach ist ein Problem, das Event-Manager*innen nicht alleine lösen können – aber durch personalisierte, strategisch geplante und visuell ansprechende E-Mails wird der eigene Platz im Posteingang wieder erobert.
Die Lösung für schönes E-Mail-Design: der neue E-Mail Builder in Sweap
Zielgruppen-Segmentierung als Erfolgsfaktor
Segmentierung wurde bereits im vorherigen Absatz als eine der Lösungen für das überfüllte Postfach erwähnt – und das aus gutem Grund: Sie war eines der zentralen Themen der Event-Held:innen-Diskussion. Segmentierung ist nicht nur ein Werkzeug, sondern ein entscheidender Erfolgsfaktor für effektives E-Mail-Marketing. Sie ermöglicht es, die richtigen Personen mit relevanten Botschaften zur richtigen Zeit anzusprechen.
Doch wie sieht das konkret aus?
Präzision statt Masse: Statt eine breite Masse mit generischen Einladungen zu überschütten, sollten E-Mails gezielt an kleinere, interessenbasierte Segmente verschickt werden. Die Diskussion zeigte, dass kleinere Verteiler oft bessere Anmeldequoten erzielen – einfach, weil die Inhalte relevanter sind.
Datenpflege als Grundlage: Segmentierung funktioniert nur, wenn die Datenbasis stimmt. Hier wurde betont, wie wichtig es ist, dass das gesamte Team – von Sales bis Kundenservice – zusammenarbeitet, um Interessensprofile im CRM aufzubauen. Diese Daten geben dem Event-Team die Möglichkeit, gezielt zu filtern und personalisierte Inhalte zu erstellen.
Zielgruppenanalyse: Die Segmentierung sollte auf klaren Personas basieren. Stammgäste, Neukund*innen oder Partner*innen haben unterschiedliche Bedürfnisse, die mit passenden Botschaften angesprochen werden können.
Interessen ermitteln: Um Interessen besser zu verstehen, bieten sich Umfragen, vergangene Interaktionen oder Feedback aus vorherigen Events an. Wer weiß, was seine Zielgruppe wirklich interessiert, hat einen entscheidenden Vorteil.
Das Fazit aus der Diskussion: Segmentierung erfordert Zeit und eine saubere Datenbasis – doch die Investition lohnt sich. Sie hilft nicht nur, bessere Anmeldequoten zu erzielen, sondern auch, Vertrauen und Relevanz bei der Zielgruppe aufzubauen. Ein gezielter Ansatz schlägt immer die Massenkommunikation.
Datenschutz und seine Hürden
Datenschutz ist für viele Event-Manager*innen nicht nur ein Hindernis, sondern eine ständige Herausforderung. Strenge Vorschriften wie die DSGVO schränken die Möglichkeiten ein, Interessen der Zielgruppe zu speichern oder persönliche Daten für Marketingzwecke zu nutzen. Für viele Unternehmen bedeutet dies: Daten, die nicht als „essentiell“ gelten, dürfen nicht erfasst oder genutzt werden. Doch genau diese Informationen – wie Interessen oder Präferenzen – sind essenziell, um zielgerichtetes E-Mail-Marketing zu betreiben.
Die Diskussion bei den Event-Held:innen zeigte, dass Datenschutz nicht nur als Barriere, sondern auch als Chance betrachtet werden kann. Transparenz im Umgang mit Daten schafft Vertrauen und kann die Beziehung zu den Empfänger*innen langfristig stärken.
Lösungsansätze aus der Diskussion:
Zweck klar kommunizieren: Ein transparenter Umgang mit der Datenerhebung und klare Informationen darüber, wofür die Daten genutzt werden, erhöhen das Vertrauen. Die Empfänger*innen sollen wissen, dass ihre Informationen sicher und sinnvoll verwendet werden.
Minimale Datenerfassung: Weniger ist manchmal mehr. Statt eine Vielzahl an Informationen zu sammeln, sollten nur die wirklich relevanten Daten abgefragt werden, die für die Einladung und Personalisierung notwendig sind.
Daten als Service verstehen: Daten können als Mehrwert für die Zielgruppe genutzt werden. Ein personalisiertes Erlebnis, basierend auf den angegebenen Interessen, zeigt den Empfänger*innen, dass ihre Daten sinnvoll eingesetzt werden.
Datenschutz in der Praxis: Unternehmen können Empfänger*innen aktiv einbeziehen, indem sie Wahlmöglichkeiten bieten. Zum Beispiel: „Teilen Sie uns mit, welche Veranstaltungen Sie interessieren.“ So wird die Datenerhebung als Service wahrgenommen und nicht als Zwang.
Die zentrale Erkenntnis war: Datenschutz wird nicht verschwinden – und genau deshalb müssen wir lernen, ihn als integralen Bestandteil unserer E-Mail-Marketing-Strategien zu betrachten. Vertrauen entsteht durch klare Kommunikation und die Bereitschaft, nur das Nötige zu erfassen.
Auch der Spaß darf bei den Event-Held:innen nicht fehlen
Event-Management-Software als erster Schritt zu effektiverem Event-Marketing
Das Event-Marketing stand in den letzten Jahren immer stärker im Fokus der Branche, die daraufhin begann, ihre Events gezielter und personalisierter zu vermarkten. Die Umstellung auf effizientes Event-Marketing erfordert jedoch nicht nur ein Umdenken, sondern auch zuverlässige technologische Lösungen.
Event-Management-Software wie Sweap kann hier einen entscheidenden Beitrag leisten. Durch die Digitalisierung vieler Prozesse, wie der Einladungsverwaltung und der Erfassung von Teilnehmenden-Daten, können nicht nur Ressourcen gespart, sondern Zielgruppen auch besser segmentiert werden.
Ausblick: Die Zukunft des E-Mail-Marketings
Die Zukunft des E-Mail-Marketings liegt in der Personalisierung – das war bei der Diskussion der Event-Held:innen ein zentraler Punkt. Aber wie lässt sich Personalisierung skalieren? Hier bietet Künstliche Intelligenz spannende Möglichkeiten, die über einfache Namensnennungen in der Betreffzeile hinausgehen.
Ein spannender Gedanke, der in der Runde aufkam, war: Wird KI bald unsere E-Mails für uns lesen? Statt selbst durch ein überfülltes Postfach zu scrollen, könnte die KI eines Endgeräts Nachrichten nach Wichtigkeit filtern und sortieren, sodass nur die wirklich relevanten Inhalte den Empfänger erreichen. Für Event-Manager*innen bedeutet das: Nur gut durchdachte, personalisierte E-Mails mit Mehrwert werden überhaupt noch Beachtung finden.
Ein weiterer Ansatz war die Idee, dass Mails auf die KI des Endgeräts abgestimmt werden könnten. Die Inhalte und Versandzeitpunkte wären dann genau auf die Gewohnheiten der Empfänger*innen angepasst, basierend auf Daten wie bisherigen Öffnungszeiten oder Interaktionen. Ein Teilnehmer brachte es auf den Punkt: „Ich bekomme meine Inhalte genau zu dem Zeitpunkt, an dem ich sie regelmäßig öffne.“
Doch eine interessante Gegenthese wurde ebenfalls aufgeworfen: Werden wir zurück zu alten Wegen gehen, wie postalischen Einladungen? In einer Welt, in der digitale Kanäle zunehmend überflutet sind, könnten analoge Methoden wie handgeschriebene Einladungen oder Postkarten eine erfrischende Alternative sein, die Aufmerksamkeit und Wertschätzung signalisiert - auch wenn das natürlich nicht die Besträbungen zu mehr Event-Nachhaltigkeit unterstützt.
Fazit: E-Mail bleibt – aber wir müssen umdenken
Das E-Mail-Marketing in Events steht vor großen Herausforderungen: Überfüllte Postfächer, sinkende Öffnungsraten und strenge Datenschutzrichtlinien erschweren es Event-Manager*innen, ihre Botschaften an die Zielgruppe zu bringen. Dennoch bleibt die E-Mail ein unverzichtbarer und unschlagbar effektiver Kanal – wenn er richtig eingesetzt wird.
Die Diskussionen bei der zweiten Ausgabe der Event-Held:innen zeigten, dass es nicht das Ende der E-Mail-Ära ist – aber wir müssen unsere Ansätze anpassen. Weniger, dafür gezielte und personalisierte E-Mails, die auf die Interessen der Empfänger*innen eingehen, sind der Schlüssel zum Erfolg.
Neue Technologien wie KI können helfen, E-Mails intelligenter und relevanter zu machen. Gleichzeitig sollten Event-Manager*innen offen für alternative Ansätze sein, wie Veranstaltungs-Newsletter oder postalische Einladungen.
E-Mail bleibt – aber sie verlangt ein bewussteres Umdenken. Mit einer klugen Strategie kann sie weiterhin ein starker Bestandteil der Event-Kommunikation sein.
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