Case Study: Rolls Royce München

Rolls Royce ist eine Automarke, die für Luxus als Erlebnis steht.

Mehr noch, das High-End-Erlebnis eines Luxuswagens erfordert eine persönliche Betreuung, vorzugsweise ein persönliches Erlebnis vor Ort. Dies ist etwas, das unweigerlich von Vorschriften betroffen ist.

Als offizieller Händler und Repräsentant der Marke in Deutschland musste Rolls-Royce Motor Cars München mit den zahlreichen Vorschriften Schritt halten, die sich auf ihre Veranstaltungsprogramme auswirken, und gleichzeitig mit Interessenten und Kunden in Kontakt bleiben. 

Die Zusammenarbeit mit Sweap gab uns Zeit, uns auf die Ergebnisse des Events zu konzentrieren.

Benedict Heller
Marketing Manager

Die Herausforderung


Eines der Ziele von Rolls-Royce Motor Cars München in den vergangenen Jahren war es, ein jüngeres Publikum und eine Kundengruppe von zeitgenössischen Automobilenthusiasten anzusprechen.

Mit dem Black Badge Ghost Eventprogramm soll ein dynamisches, zeitgenössisches Publikum angesprochen werden, das sich von der exklusiven und kraftvollen Performance der Black Badge Markenreihe von Rolls-Royce inspirieren und antreiben lässt.

Das Autohaus in München plante die erste größere Veranstaltung des Jahres für den Black Badge Ghost - die Erwartung war also hoch.

Das Hauptziel der Organisatoren war es, schnell auf die sich ändernden Vorschriften reagieren zu können, einen besseren Überblick über die Teilnehmer der Veranstaltung zu haben und dafür zu sorgen, dass sich ihre Kunden und Interessenten sicher und geborgen fühlen.  

Die Lösung

Rolls-Royce München vertraute bei der Planung und Organisation seines ersten großen Events in diesem Jahr auf die Event Efficiency Platform Sweap.

Das Zielpublikum waren dynamische und zukunftsorientierte Liebhaber von Luxusautos und Markenliebhaber.

Rolls-Royce München richtete seine gesamte Veranstaltung mit der Sweap-Plattform ein. Mit einer speziellen Anmelde- und RSVP-Landingpage sowie automatisierter Kommunikation half Sweap Royce-Royce München, eine umfassende Eventkommunikation aufzubauen.

Dies führte zu einem schnelleren Gästemanagementprozess, einem organisierten Veranstaltungsablauf und half ihnen, die No-Show-Rate zu senken - sogar während der Vorschriften in Deutschland.  

Die Ergebnisse

  • Die Black Badge Ghost-Veranstaltung führte zu einer beträchtlichen Anzahl von Anmeldungen und hatte eine No-Show-Rate von nur 11 %.  

  • Dank der Event Efficiency Platform war das Planungsteam in der Lage, einfach mit den Gästen zu kommunizieren.

  • Das Team war in der Lage, die Black Badge Ghost-Veranstaltung zeitnah, automatisiert und professionell nachzubereiten, was zu zufriedenen und informierten Veranstaltungsteilnehmern führte. 

  • Die Organisatoren der Veranstaltung hatten mehr Zeit, sich auf das Wesentliche der Veranstaltung zu konzentrieren: den Aufbau von Beziehungen zu ihren Kunden und Interessenten.  

  • Der Einsatz einer professionellen Eventmanagement-Software für ihre Veranstaltungen sprach eine ihrer Zielgruppen an - ein jüngeres Publikum und moderne Autoliebhaber. 

  • Das Team war in der Lage, verschiedene Gästekategorien - Partner, VIPs, aktuelle Kunden und potenzielle Kunden - auf unkomplizierte, automatisierte und personalisierte Weise zu verwalten.

Das Team konzentrierte sich auf die Auswirkungen der Veranstaltung - nicht nur auf die Planung und den organisatorischen Teil. Sie konnten Gästelisten innerhalb von Sekunden verwalten oder Gäste manuell über ihr Smartphone hinzufügen.

Die Veranstaltungsplattform ermöglichte ihnen einen einfachen Zugriff auf die Gästedaten und eine bessere Orchestrierung der Kundendaten - jeder aus dem Team hatte Zugriff auf die Gästeliste und konnte schnell intern mit dem Rest des Teams kommunizieren.  

Was sie als Team und in ihrer Beziehung zu Interessenten und Kunden erreichen konnten, war mehr Vertrauen und Sicherheit für ihre eigene Arbeit.

Die Zusammenarbeit mit Sweap gab uns Zeit, uns auf die Ergebnisse des Events zu konzentrieren. Das Gästemanagement vor einer Veranstaltung ist für mich eine sehr wichtige Sache.

Die CEOs wollen einen besonderen Gast haben, die VIPs auch, und darauf muss man sich konzentrieren. Bevor wir Zugang zu Sweap hatten, hatte ich immer viele Sachen im Hinterkopf: Bist du sicher, dass du all diese Leute hinzugefügt hast, hast du alles, ist es korrekt - jetzt habe ich all diese Informationen über mein Smartphone abrufbar - ich kann diese Informationen leicht überprüfen.

Die Arbeit mit einer Event-Effizienz-Plattform gab uns die Möglichkeit, uns auf die Wirkung der Veranstaltung zu konzentrieren, anstatt auf die Vorbereitung der Gäste.

So hat man mehr Freiraum, um sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren. Man fühlt sich sicherer und ist mit dem Kundenmanagement auf dem Laufenden.


Benedict Heller,
Marketing Manager bei Rolls-Royce Motor Cars Munich

Artikel von Paulina Gueorguieva
Product Marketing @ Sweap