Case Study: Freeride World Tour
Die Freeride World Tour ist der weltweite Wettbewerb des Freeride-Snowboardens und -Skifahrens, bei dem die besten Fahrer*innen der Welt auf den legendärsten und anspruchsvollsten alpinen Abfahrten in den bekanntesten Skigebieten der Welt gegeneinander antreten.
Als einer der führenden Verbände für den Wintersport musste die FWT ihren Teilnehmer*innen eine einwandfreie Veranstaltungskommunikation und Check-in-Erfahrung bieten und dabei manuelle und zeitintensive Aufgaben auf ein Minimum beschränken. Aus diesem Grund haben sie sich für Sweap entschieden.
Wir nutzen Sweap, um unsere gesamte Veranstaltungskommunikation zu optimieren und zu verhindern, dass wir den Überblick verlieren.
Charlotte Curtet
Account Management Koordinatorin
Die Herausforderung
Die FWT bietet ihren Teilnehmenden ein aufregendes Gastfreundschafts- und Event-Erlebnis auf den Gipfeln der besten Wintersportdestinationen der Welt. Dazu gehören verschiedene kleine und große Veranstaltungen wie VIP-Dinner und vieles mehr.
Die Herausforderung für das Team bestand darin, den Überblick über die Anmeldungen für die verschiedenen Veranstaltungen zu behalten, die Kommunikation mit den Teilnehmenden zu optimieren und das bestmögliche Erlebnis zu gewährleisten. In der Vergangenheit wurden die Gästelisten manuell in Excel bearbeitet und E-Mails einzeln verschickt - ein mühsamer Kapazitätskiller.
Außerdem war es in der Vergangenheit schwierig, den Überblick über die verschiedenen Gästekategorien zu behalten, die es bei einer solchen Veranstaltung gibt (Teilnehmenden - Partner*innen - VIPs). Die Veranstaltungen hatten verschiedene Bereiche und die Gäste konnten nur die privaten Bereiche mit einer bestimmten Kategorie betreten. Zudem erwies sich die Koordinierung der Veranstaltung zwischen den verschiedenen Veranstaltungsplaner*innen vor dem Einsatz von Sweap als kompliziert.
Die Lösung
Die FWT vertraute bei der Planung und Organisation ihrer wichtigsten Veranstaltung der Saison auf die Sweap Event Efficiency Platform. Die Veranstaltung wurde in Sweap eingerichtet, die Kommunikation wurde über den E-Mail-Builder erstellt, geändert und genehmigt und über den Kampagnenmanager verschickt - völlig automatisch.
Die Gäste meldeten sich über die Sweap-Registrierungsseiten an (wirf einen Blick auf unseren neuen Website-Builder) und je nach Gästekategorie wurden mehrere Websites verwendet. Die Kommunikation nach der Veranstaltung wurde mit Sweap-E-Mail-Vorlagen abgewickelt.
Dank der Multi-User-Einrichtung der Software konnte das gesamte Team die Veranstaltung an einem Ort planen und durchführen.
Die Ergebnisse
Die FWT resultierte in einer beträchtlichen Anzahl von Anmeldungen und verringerte die Zahl der No-Show-Rate im Vergleich zu den Vorjahren.
Die Kommunikation wurde optimiert, beschleunigt und koordiniert. Dank der genehmigten Vorlagen hatten die E-Mails für jeden E-Mail-Client das gleiche Aussehen und Gefühl.
Das Team war in der Lage, die FWT-Veranstaltung rechtzeitig, automatisiert und professionell nachzubereiten, was zu zufriedenen und informierten Veranstaltungsteilnehmer*innen führte.
Da so viel Zeit für sich wiederholende, lästige Aufgaben eingespart wurde, konnten sich die Organisator*innen auf die Qualität der Veranstaltung konzentrieren.
Durch die Kommunikation mit moderner Veranstaltungssoftware war die Kommunikation der FWT für das jüngere Publikum und die Extremsportler*innen attraktiver, was zu einer höheren Konversionsrate führte.
Das Team war in der Lage, die verschiedenen Gästekategorien auf einfache, automatisierte und personalisierte Weise zu verwalten.
Wir nutzen Sweap, um unsere gesamte Veranstaltungskommunikation zu optimieren und zu vermeiden, dass wir den Überblick verlieren. Die innovative Kampagnenfunktion hat uns dabei viel Zeit und Arbeit erspart. Wir haben großartiges Feedback zum Aussehen der E-Mails und der Registrierungsseiten erhalten. Wir schätzen den Kundensupport sehr und werden Swap auch für zukünftige Veranstaltungen nutzen."
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Charlotte Curtet,
Account Management Koordinatorin bei der Freeride World Tour
